Was ist eine VDA-4938-Nachricht?

Die VDA 4938 wird auch als VDA Global Invoice bezeichnet und dient dem Austausch von Rechnungs- und Gutschriftsdaten. Dabei werden Rechnungsdaten vom Lieferanten an den Kunden und Gutschriftsdaten umgekehrt vom Kunden an den Lieferanten unter Verwendung des VDA-4938-Formats gesendet.

Das Format VDA 4938 basiert auf EDIFACT (Version D.07A) und ist als solches ein Subset von EDIFACT INVOIC, die speziell für die Prozesse in der Automobilindustrie entwickelt wurde.

Die Partner können die VDA-4938-Nachricht nutzen, um automatisch Rechnungsinformationen auszutauschen und die Rechnungen direkt mit den repräsentativen Bestellungen abzugleichen. Dazu besteht die VDA-4938-Nachricht aus Segmenten, die Abrechnungsinformationen für die ausgetauschten Materialien/Dienstleistungen und Informationen über Absender und Empfänger enthalten. Damit soll die VDA-4938-Nachricht die papiergebundene Rechnung bei der EDI-Kommunikation zwischen den Partnern ersetzen.

Da das Format VDA 4938 in verschiedenen Szenarien verwendet wird, hat der VDA die Beschreibung in 4 Teile aufgeteilt:

• Teil 1: Prozess-Rahmendokumentation zur Erläuterung des Prozesses im Allgemeinen
• Teil 2: Global INVOIC Anwendungshinweise mit Erläuterungen zum Aufbau und den Segmenten einer VDA-4938-Nachricht
• Teil 3: Elektronischer Rechnungsaustausch mit kleinen und mittelständischen Unternehmen, in dem beschrieben wird, wie der Prozess mit diesen Unternehmen umgesetzt werden kann
• Teil 4: Datenstruktur für den Austausch von Rechnungsdaten für Transportdienstleistungen, die einen standardisierten Austausch von Rechnungsdaten für solche Partner beschreibt

Die VDA-4938-Richtlinie legt die Segmente und Elemente fest, die für den korrekten Aufbau einer VDA-4938-Nachricht verwendet werden müssen. EDI-Lösungen – die entweder eine On-Premises-Lösung oder ein EDI-Cloud-Service sein können – senden, empfangen und verarbeiten EDI-Nachrichten wie die VDA 4938. Um eine hohe Qualität des elektronischen Rechnungsprozesses zu gewährleisten, ist es zwingend erforderlich, die VDA-4938-Standards zu befolgen.

Eine typische VDA 4938-Nachricht enthält:

Die VDA 4938-Nachricht wird vom Lieferanten erzeugt und an den Kunden gesendet, wenn sie als Rechnung verwendet werden soll. Das Empfangssystem auf Kundenseite validiert die Nachricht anhand der VDA-4938-Spezifikationen und sendet nach erfolgreichem Empfang eine Funktionsbestätigung zurück. Die Funktionsbestätigung bestätigt dem Lieferanten den Empfang der Rechnungsnachricht. Anschließend werden die VDA-4938-Daten an das ERP-System des Kunden weitergeleitet, wo sie als neuer Rechnungsdatensatz angezeigt werden.

Wenn die VDA-4938-Nachricht als Gutschrift verwendet wird, bereitet der Kunde die Gutschriftsdaten auf seiner Seite vor und sendet sie über eine VDA-4938-Nachricht. Anschließend wird die Nachricht vom System des Lieferanten empfangen und validiert, bevor sie an dessen ERP-System weitergeleitet wird. Dort werden die Gutschriftsdaten mit den Sendungen abgeglichen, die in der VDA-4938-Nachricht referenziert sind.

Aufgrund der Definition der Finanzprozesse ist es möglich, dass eine VDA-4988-Nachricht als Folgebeleg zur VDA-4938-Nachricht vom Kunden (Käufer) an den Lieferanten (Zahlungsempfänger) gesendet wird. Die VDA-4988-Nachricht oder das Zahlungsavis enthält weitere Anweisungen, wie die Zahlung durchgeführt wird. Diese Informationen helfen den Lieferanten, die erhaltenen Zahlungen mit den von ihnen ausgestellten Rechnungen abzustimmen.

Im Allgemeinen folgen die Dokumente, die zwischen EDI-Handelspartnern ausgetauscht werden, einer typischen Abfolge von Geschäftsprozessen, die von der Art der Branche abhängt. Die folgende Abbildung zeigen, welche Rolle der Standard VDA 4938 spielt und welche anderen Nachrichtentypen in einem Automobilszenario verwendet werden:

Der Standard VDA 4938 definiert ein Format, das in der Automobilindustrie als EDIFACT Subset weit verbreitet ist. In der EU und in Asien ist der EDIFACT-INVOIC-Standard für den Austausch von Rechnungsdaten auch in anderen Branchen wie der Konsumgüterindustrie oder dem Einzelhandel weit verbreitet.

Das Format ANSI X12 810 hingegen ist in der NAFTA-Region für den gleichen Zweck weit verbreitet.

Häufige Probleme, die beim Austausch von Rechnungsnachrichten auftreten, beruhen auf falschen oder fehlenden Daten. Werden innerhalb einer VDA-4938-Nachricht Daten übermittelt, die im ERP-System des Lieferanten oder Kunden nicht bekannt sind, führt dies zu einem Fehler im Verarbeitungsprozess. Typische Probleme im Zusammenhang mit VDA-4938-Nachrichten sind:

• Teile, betrachtete Lieferung oder betrachtete Bestellung sind nicht vorhanden (fehlender oder falscher Bezug)
• Preise oder Preiseinheiten fehlen
• Zahlungsempfänger oder Zahlerreferenz ist falsch oder fehlt

EDI-Lösungen müssen heute stabil, kosteneffizient und flexibel laufen. Betreiben Sie für Ihre EDI-Lösung der nächsten Generation EDI im eigenen Haus, buchen Sie es als EDI-Cloud-Service in der SEEBURGER Cloud oder betreiben Sie die EDI-Lösung in Public-Cloud-Umgebungen wie die von Google, Azure, AWS etc.

Was ist EDI?

Was ist AS2?

Was ist AS4?

Was ist OFTP2?

EDI-Nachrichtenstandards – ein Überblick

Was ist ANSI X12?

Was ist ein EDI-Mapping?

Was sind die EDI-Vorteile?

Was bedeutet es, EDI-fähig zu sein?

EDI-Betriebsmodelle: On-Premises, iPaaS oder Fully Managed Service EDI