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Was ist eine VDA-4984-Nachricht?

Die VDA-4984-Nachricht ist eine elektronische Darstellung eines Dispositionsplans, der von einem Kunden an einen Lieferanten gesendet wird. Sie folgt den Standards des VDA (Verband der Automobilindustrie e. V.) und ist ein wesentliches Dokument für elektronische Einkaufsprozesse in der Fertigungs- und Automobilindustrie. Als Basisformat für die VDA-4984-Nachricht hat der VDA das EDIFACT-DELFOR-Format (konkret DELFOR D.04) gewählt. Die neue VDA-4984-Nachricht ersetzt die alte VDA-4905-Nachricht.

Die Verwendung der VDA-4984-Nachricht

Fertigungsunternehmen verwenden das Format VDA 4984, um ihre Lieferanten über den erwarteten künftigen Bedarf zu informieren. Die Nachricht stellt eine Prognose dar, die aus mehreren Zeilen mit Daten und Mengenangaben zu den angeforderten Materialien besteht. Darüber hinaus kann eine VDA-4984-Nachricht auch verwendet werden, um über den letzten Wareneingang, die Produktion und Materialfreigaben zu informieren.

Typischerweise werden die Prognosen im ERP-System durch eine Planungsroutine (Disposition) erstellt und von dort in ein ERP-spezifisches Datenformat exportiert. Mit einer EDI-Software wird dieses Format in die VDA-4984-Nachrichten umgewandelt und an die Lieferanten gesendet. Wenn die Lieferanten die VDA-4984-Nachricht erhalten, erstellen oder aktualisieren sie Planungspläne und füllen die Informationen über mögliche Auftragsabrufe auf. Außerdem wird festgelegt, dass eine neue VDA-4984-Nachricht immer den Plan der vorherigen VDA-Nachricht ersetzt.

Wie sieht eine typische VDA-4984-Struktur aus?

Planungspläne bestehen aus Segmenten und Elementen, die in der VDA-4984-Richtlinie festgelegt sind. Ein EDI-Planungsdokument wie VDA 4984 wird von einer EDI-Lösung (entweder mit einer EDI-Software On-Premises oder mit einem EDI-Cloud-Service) gesendet, empfangen und verarbeitet. Um einen reibungslosen, automatisierten Prozess zu gewährleisten, ist es zwingend erforderlich, die anerkannten Standards der VDA 4984 einzuhalten. Andernfalls kann es zu Fehlern kommen oder sogar dazu, dass das Dokument gar nicht erst beim Lieferanten ankommt.

Eine typische VDA-4987-Nachricht enthält:

  • Informationen über die bestellten Teile (Material-Nr., Materialbezeichnung)
  • Mehrere Zeilen mit Angaben zu Terminen und Mengen der Lieferungen (Was wird wann geliefert?)
  • Vertrags- und Bestellnummer
  • Material- und Produktionsfreigaben
  • Lieferanschrift (Werks- und Toradressen)
  • Letzte Eingangsdaten (Lieferdatum, Liefermenge, Lieferscheinnummer)
Typisches EDIFACT-VDA-4984-Beispiel aus der Automobilindustrie

EDI-Workflow zur Verarbeitung der VDA-4984-Nachricht

Die VDA-4984-Nachricht wird auf der Seite des Herstellers erstellt und an den Lieferanten gesendet. Nach Erhalt der EDI-Nachricht prüft das Empfängersystem des Lieferanten das Dokument anhand der VDA-4984-Spezifikationsstandards und sendet gegebenenfalls eine Empfangsbestätigung (VDA 4937 - APERAK) zurück. Der Zweck der VDA 4937 ist es, den erfolgreichen Empfang einer Planung zu bestätigen und transparent zu protokollieren.

Nach Erhalt einer VDA-4984-Nachricht kann der Lieferant eine VDA-4985-Nachricht erhalten, die eine Ergänzung zu den Dispositionsnachrichten darstellt und die zukünftigen Bedarfe näher spezifiziert. Wenn der Lieferant dann die Waren an den Hersteller sendet, nutzt er die Informationen aus der Nachricht VDA 4985.

Im Allgemeinen folgen die zwischen Kunden und Lieferanten über EDI ausgetauschten Dokumente einer typischen Abfolge von Geschäftsprozessen, die von der Art der Branche abhängt. Die folgende Tabelle zeigt, welche Rolle eine VDA-4984-Nachricht spielt und welche anderen Nachrichtentypen in einem Automobilszenario verwendet werden:

Workflow für den Austausch eines VDA-4984-Beispiels – Terminplanung in der Fertigungsindustrie
Workflow für den Austausch eines VDA-4984-Beispiels – Terminplanung in der Fertigungsindustrie

Wie wird das Format VDA 4984 in anderen EDI-Nachrichtenstandards genannt?

Der VDA-Standard ist im EU-Raum beim Austausch von EDI-Nachrichten mit Automobilherstellern weit verbreitet. Die VDA-Formate werden vom Verband der Automobilindustrie definiert. Im Gegensatz zur EU-Region werden in der NAFTA-Region üblicherweise auch ANSI-X12-Nachrichtentypen für eine breite Palette von Branchen verwendet, nicht nur für die Automobilindustrie. In Asien und auch in der EU ist EDIFACT ein weit verbreiteter Standard, der ebenfalls in vielen verschiedenen Branchen eingesetzt wird. Die EDIFACT-Nachricht DELFOR (DELivery FORcast) und die ANSI X12 830 werden insbesondere für den Austausch von Lieferplaninformationen verwendet.

Die VDA-4905-Nachricht ist der Vorgänger der VDA-4984-Nachricht zum Austausch von Planabrufen und wird noch von vielen Unternehmen im EU-Raum verwendet.

Vorteile durch EDI und die VDA-4984-Nachricht

Die Vorteile des Planungsaustauschs über VDA 4984 sind für beide Seiten – Kunde und Lieferant – folgende:

  • Entlastung der Mitarbeiter, da die Daten nicht manuell eingetippt werden müssen
  • Fehlervermeidung, da die Daten automatisch vom System generiert werden, ohne menschliches Zutun
  • Der gesamte Datenaustausch wird papierlos und reduziert den Verwaltungsaufwand
  • Die Zeitersparnis ermöglicht den Unternehmen eine bessere Konzentration auf strategische Aufgaben

Spezifische Vorteile für Lieferanten

  • Die Lieferplanung erfolgt schneller und ist weniger fehleranfällig. Dies ist wichtig für die Lieferantenbewertung, die in der Automobilindustrie mit Just-in-Time- (JIT) und Just-in-Sequence- (JIS) Produktion üblich ist.
  • Falsche oder verpasste Lieferungen aufgrund menschlicher Fehler werden vermieden, was eine bessere Lieferantenbewertung bedeutet
  • Automatische Integration des Lieferplans spart Zeit und senkt die Kosten

Spezifische Vorteile für Kunden

  • Weniger Interaktion mit dem Lieferanten ist notwendig, da Tippfehler vermieden werden
  • Aktualisierungen der Planung können schneller kommuniziert werden, so dass Out-of-Stock- oder Überlieferungsszenarien weniger wahrscheinlich sind

Typische Fehler bei der Verwendung der VDA-4984-Nachricht

Typische Probleme, die beim Austausch von Dispositionsplänen auftreten, haben ihren Ursprung in der Übertragung fehlerhafter Stammdaten. Immer dann, wenn innerhalb einer VDA-4984-Nachricht Daten übertragen werden, die das ERP-System des Lieferanten nicht kennt, ist ein manueller Eingriff erforderlich.

  • Neue Teile werden angefordert, deren Identifikation nicht im System gepflegt ist
  • Neue Dock-/Tor-Codes werden auf der Kundenseite eingeführt, sind aber im ERP-System des Lieferanten noch nicht eingetragen worden

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Weiterführende Informationen

Was ist EDI?

Was ist AS2?

Was ist AS4?

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EDIFACT: Der universelle Nachrichtenstandard

EDI-Nachrichtenstandards – ein Überblick

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