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Was ist eine VDA-4987-Nachricht?

Die VDA-4987-Nachricht, allgemein bekannt als Advanced Shipping Notice (ASN) bzw. Lieferschein und Transportnachricht, ist ein Dokument, das der Lieferant an den Kunden sendet, um ihn über eine erwartete Lieferung zu informieren. Die Datei folgt den Standards des VDA (Verband der Automobilindustrie e. V.) und wird von vielen Herstellern in der Automobilindustrie verwendet.

Die Verwendung der VDA-4987-Nachricht

VDA-4987-Nachrichten werden verwendet, um Kunden über die vom Lieferanten gelieferten Lieferungen zu informieren. Die Informationen enthalten alle relevanten Details zur Sendung wie z.B. Materialnummern. Dazu gehören z.B. Liefermenge, Lieferadresse, Werk, Lieferbedingungen (INCOTERMS), etc. Darüber hinaus enthält eine VDA-4987-Nachricht Verpackungsinformationen, die beschreiben, wie die versendeten Materialien verpackt sind.

Wenn die VDA-4987-Nachricht beim Kunden eintrifft und akzeptiert wurde, werden die Sendungsinformationen automatisch in das ERP-System des Kunden gebucht. Im nächsten Schritt können die ASN-Informationen zur Planung der künftigen Bestandsverwendung verwendet werden, und beim Wareneingang muss die physische Sendung mit den Daten aus der bereits verarbeiteten VDA-4987-Nachricht abgeglichen werden.

Wie sieht eine typische VDA-4987-Struktur aus?

Eine ASN-Nachricht verwendet Segmente und Elemente, die in der VDA-4987-Richtlinie definiert sind. Es ist erwähnenswert, dass VDA 4987 auf dem EDIFACT-DESADV-D.07-Standard basiert und DESADV als Ausgangspunkt für die Nutzung des Automobilstandards verwendet. EDI-Lösungen können entweder eine On-Premises-Lösung oder ein EDI-Cloud-Service sein – sie senden, empfangen oder verarbeiten EDI-Nachrichten wie VDA 4987. In der Automobilindustrie ist es erforderlich, die VDA-4987-Standards zu befolgen, um eine hohe Qualität zu gewährleisten.

Eine typische VDA-4987-Nachricht enthält:

  • Informationen über die zu versendenden Teile (Materialnummer, Materialbeschreibung)
  • Versendete Mengen
  • Versand- und Ankunftsdatum
  • Lieferadresse (Werk, Dock/Gate-Adressen)
  • Frachtführerdaten (Name des Frachtführers, Transportmittel, etc.)
  • Verpackung (Packstücknummer, Packstücktyp, Seriennummer)
Typical VDA 4987 (DESADV_D07A) Sample – Structure of an ASN message

Verarbeitung der VDA-4987-Nachricht

Der Lieferant erzeugt in der Regel eine VDA-4987-Nachricht aus seinem System, wenn eine Sendung an den Kunden geht. Sobald das Empfangssystem des Kunden die Datei erhält, validiert es die ASN-Nachricht des Lieferanten anhand der VDA-4987-Spezifikationen und sendet eine Empfangsbestätigung (VDA 4937 - APERAK) zurück. Die Empfangsbestätigung bestätigt den Empfang der VDA-4987-Nachricht. Sobald diese Datei empfangen wurde, wird die ASN-Nachricht an das ERP-System weitergeleitet, wo sie als geplante Sendung angezeigt wird.

VDA-4987-Nachricht im Kontext von VDA-4984-Nachrichten

Eine VDA-4987-Nachricht wird in der Fertigung verwendet und ist eine Folgemeldung zu einem Lieferabruf, der üblicherweise über eine VDA-4984-Nachricht gesendet wird. In diesem Szenario sendet der Kunde zunächst einen Lieferplan als VDA 4984, der angibt, was der Lieferant wann zu liefern hat. In der Lieferstufe erstellt der Lieferant eine VDA-4987-Nachricht zu diesem Lieferplan.

EDI-Workflow für die Verarbeitung der VDA-4987-Nachricht

Die zwischen EDI-Handelspartnern ausgetauschten Dokumente folgen einer typischen Abfolge von Geschäftsprozessen. Die folgenden Abbildungen zeigen die Rolle des Standards VDA 4987 in einem Fertigungsszenario:

Workflow für den Austausch einer VDA-4987-Nachricht - ASN-Nachricht in der Automobilbranche
Workflow für den Austausch einer VDA-4987-Nachricht - ASN-Nachricht in der Automobilbranche

Wie wird das Format VDA 4987 in anderen EDI-Nachrichtenstandards genannt?

VDA 4987 ist eigentlich ein EDIFACT-DESADV-Derivat und kann als automobilspezifische DESADV betrachtet werden. EDIFACT-Formate wie DESADVs sind in der EU und ASIA allgemein bekannt und werden dort verwendet. In der NAFTA-Region hingegen wird die ANSI-X12-856-Nachricht für den Austausch solcher Lieferdaten verwendet.

Vorteile von EDI und der VDA-4987-Nachricht

Die Vorteile des Austauschs von Sendungsinformationen über VDA 4987 sind sowohl für den Kunden als auch für den Lieferanten Folgende:

  • Erhebliche Entlastung der Mitarbeiter, da die Daten nicht manuell eingegeben werden müssen und die Sendungsinformationen somit sehr schnell ausgetauscht werden können
  • Weniger Fehler, da die Daten automatisch vom System generiert werden und menschliche Interaktion vermieden wird
  • Geringere Kosten, da weniger Papier ausgetauscht werden muss

Spezifische Vorteile für Lieferanten

  • Automatische Generierung von Sendungsinformationen in Form einer VDA 4987 spart Zeit und reduziert Kosten
  • Die Erfüllung der VDA 4987 führt zu einer höheren Akzeptanz bei neuen Kundenprojekten, insbesondere bei Automobil-OEMs

Spezifische Vorteile für Kunden

  • Geringerer Arbeitsaufwand und weniger Fehler, da die Informationen bereits in der VDA-4987-Nachricht enthalten sind und nicht vom Kundenpersonal eingegeben werden müssen
  • Der Wareneingang wird beschleunigt, da die Daten zur Sendung bereits auf Kundenseite vorliegen. Mit Barcode-Etiketten können die Daten aus der VDA-4987-Nachricht mit RFID- oder Barcode-Scannern schnell abgeglichen werden, was menschliche Fehler beim Wareneingang enorm reduziert.
  • Ermöglicht JIS-Prozesse mit Lieferanten

Typische Fehler bei der Verwendung der VDA-4987-Nachricht

Probleme, die beim Austausch von VDA-4987-Nachrichten auftreten, beruhen häufig auf falschen Angaben zur Sendung. Falsche Packstückinformationen oder die fehlerhafte Abbildung der Packstückstruktur in der VDA-4987-Nachricht sind typische Fehler, auf die Kunden stoßen. Aus diesem Grund haben einige Kunden damit begonnen, Strafen für Lieferanten einzuführen, die keine oder keine korrekten VDA-4987-Nachrichten senden. Es ist ein erheblicher Aufwand auf deren Seite, die Daten zu korrigieren oder zu ergänzen. Typische Probleme beim Senden von VDA-4987-Nachrichten sind:

  • Menge im ASN stimmt nicht mit der gelieferten Menge überein
  • Verpackungsnummern können falsch sein oder fehlen
  • Die Verpackungsstruktur (welche Kisten gehören zu welcher Palette) stimmt nicht mit der Sendung überein

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Weiterführende Informationen

Was ist EDI?

Was ist AS2?

Was ist AS4?

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Was ist EDIFACT?

EDI-Nachrichtenstandards - ein Überblick

Was ist ANSI X12?

Was ist ein EDI-Mapping?

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EDI-Betriebsmodelle: On-Premises, iPaaS oder Fully Managed Service

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