Was ist eine EDIFACT-ORDERS-Nachricht?

UN/EDIFACT ORDERS ist ein Bestellformat, das von Kunden an Lieferanten gesendet wird, um Waren oder Dienstleistungen zu bestellen. Eine EDI (Electronic Data Interchange)-Bestellnachricht ist ein zentrales Geschäftsdokument für den automatisierten B2B-Dokumentenaustausch, der mit den meisten EDI-Workflows einhergeht.

Die Verwendung der EDIFACT-ORDERS-Nachricht

Einkaufsorganisationen verwenden EDI-Einkaufsbestellungen, um Dienstleistungen oder Waren zu bestellen und sie an Vertriebszentren, Geschäfte oder ihre Endverbraucher zu schicken.

Das ORDERS-Format ist das Bestelldokument, das EDI-Nachrichtenstandards verwendet, die auf EDIFACT als allgemeinem EDI-Standardformat basieren.

Die Bestellung wird normalerweise im ERP-System des Kunden in einem ERP-spezifischen Datenformat erstellt. Mit Hilfe einer EDI-Lösung wird dieses interne Format dann in das EDIFACT-ORDERS-Format konvertiert. Nach der Konvertierung wird die Nachricht an den Lieferanten gesendet, der eine Bestellung für Waren oder Dienstleistungen aufgibt.

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EDIFACT-ORDERS-Beispiel

Die Bestellinformationen folgen einer für EDIFACT ORDERS spezifizierten Struktur aus sogenannten Segmenten und Elementen. Ein EDI-Bestellnachrichtendokument wie EDIFACT ORDERS wird von einer EDI-Lösung (entweder unter Verwendung einer EDI-Software On-Premises oder unter Nutzung eines EDI-Cloud-Service) gesendet, empfangen und verarbeitet. Um einen reibungslosen, automatisierten Prozess zu gewährleisten, ist es zwingend erforderlich, die akzeptierten EDIFACT-ORDERS-Standards einzuhalten, da es sonst zu Fehlern kommen kann oder das Dokument gar nicht erst beim Lieferanten ankommt.

Der Inhalt einer typischen EDIFACT-ORDERS-Nachricht enthält:

  • Kosten des bestellten Artikels
  • Bestellte Mengen
  • Rechnungsstellungsinformationen wie Datum und Bestellnummer
  • Zieladresse (einzelne oder mehrere Standorte, an die gesendet werden soll, wie bei Cross-Dock-Bestellungen)
  • Zusätzliche Logistikanweisungen
  • Details für den Logistikdienstleister

EDI-Workflow für die Verarbeitung des EDIFACT-ORDERS-Dokuments

Nach Erhalt der EDIFACT-ORDERS-Nachricht prüft der Lieferant das Dokument anhand der EDIFACT-ORDERS-Standardspezifikation und übermittelt eine Funktionsbestätigung (EDIFACT CONTROL). Das Ziel einer solchen Funktionsbestätigung ist die Bestätigung des Bestelleingangs.

Dokumente, die zwischen EDI-Handelspartnern von Kunden und Lieferanten ausgetauscht werden, folgen einer standardisierten Abfolge von Geschäftsprozessen, die je nach Art der vertikalen Industrie variiert. Die folgende Abbildung zeigt, welche Rolle eine EDIFACT-ORDERS-Nachricht spielt und welche anderen Nachrichtentypen in einem Einzelhandelsszenario verwendet werden:

Wie wird das EDIFACT-ORDERS-Format in anderen EDI-Nachrichtenstandards genannt?

EDIFACT ist der von der UNO vorgeschlagene Standard, der in Europa und den meisten Teilen Asiens weit verbreitet ist. UN/EDIFACT verwendet ein einziges ORDERS-Dokument, das alle Bestellnachrichten abdeckt.

EDIFACT ist der von der UNO vorgeschlagene Standard, der in Europa und den meisten Teilen Asiens weit verbreitet ist. UN/EDIFACT verwendet ein einziges ORDERS-Dokument, das alle Bestellnachrichten abdeckt:

Der ANSI X12-Standard ist in Nordamerika weit verbreitet und verfügt über zwei EDI-Bestelldokumenttypen, 850 (CPG Retail) und 875 (für frische Lebensmittel wie Lebensmittelgeschäfte). TRADACOMS ist ein Standard, der im britischen Einzelhandel immer noch verwendet wird. Die TRADACOMS-Bestellnachricht heißt ORDHDR.

Vorteile von EDI und der EDIFACT-ORDERS-Nachricht

Der Einsatz von EDI bietet sowohl für den Kunden als auch für den Lieferanten zahlreiche Vorteile:

  • Vermeidung manueller Dateneingabeprozesse: Erhöhung der Datenqualität und Reduzierung von Fehlern
  • Schnelle Abwicklung der Lieferung: Dadurch können Produktions- und Lieferprozesse wesentlich effizienter gestaltet werden. Kunden und Lieferanten können auf diese Weise mit kleineren Beständen arbeiten und zum Beispiel Vendor Managed Inventory (VMI) im Handel einführen
  • Die gesamte B2B-Transaktion wird papierlos und ohne administrativen Aufwand
  • Durch den geringeren Aufwand für Einkauf und Lieferung können sich Unternehmen besser auf strategische Aufgaben konzentrieren

Spezifische Vorteile für Lieferanten

  • Schnellere Auftragsabwicklung
  • Bessere Lieferantenbewertung durch weniger Rückbuchungen
  • Kostensenkung durch effizientere Verkaufsabwicklung

Spezifische Vorteile für Kunden

  • Schnelleres Aufgeben von Bestellungen
  • Geringere Kapitalallokation aufgrund niedrigerer Lagerbestände
  • Kostensenkung durch rationalisierten und automatisierten Einkauf

Typische Fehler bei der Verwendung der EDIFACT-ORDERS-Nachricht

Die Effizienz des täglichen EDI-Workflows hängt von der Qualität der beteiligten Daten ab. Typische Herausforderungen sind neue Datensätze im ERP-System des Kunden, die im ERP-System des Lieferanten nicht rechtzeitig bekannt sind und zu Konflikten mit der ORDERS-Bestellnachricht führen:

  • Neue Adressen für den Versand: Mit einer neuen Lieferanschrift, die im Lieferantensystem noch nicht vorhanden ist
  • Neue Artikel: Ein Kunde kann neue Artikel oder Artikelnummern in eine Bestellnachricht aufnehmen, die im System des Lieferanten noch nicht vorhanden sind
  • Unterschiedliche Preisauszeichnungen: Wenn ein Kunde in der Bestellnachricht einen anderen Preis angibt als den, dem der Lieferant zugestimmt hat, kann es zu Fehlern aufgrund von Preisangaben kommen

Automatisieren Sie die EDIFACT-ORDERS-Bestellnachricht mit flexiblen Betriebsmodellen

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