Was ist eine EDIFACT-ORDRSP-Nachricht?

Die EDIFACT ORDRSP (purchase ORDer ReSPonse bzw. Bestellungsantwort) ist eine Nachricht, die von einem Verkäufer an einen Käufer gesendet wird, um auf eine zuvor gesendete Bestellung (ORDERS) oder einen Antrag auf Bestellungsänderung (ORDCHG) zu antworten. Sie folgt dem EDI-Nachrichtenstandard UN/EDIFACT und ist ein wichtiger Nachrichtentyp für den elektronischen Einkaufsprozess im Einzelhandel und in der Fertigungsindustrie.

Eine ORDRSP-Nachricht wird vom Verkäufer versandt, um den Empfang der ORDER-Datei und die Kenntnisnahme ihres Inhalts zu bestätigen. Diese Antwortnachricht kann bestätigen, dass der Verkäufer alle in der Bestellung geforderten Artikel liefern kann, Ergänzungen oder Änderungen zu einer oder mehreren Einzelanforderungen vorschlagen oder auf Teile (oder alle) hinweisen, die nicht geliefert werden können, mit Angabe der Gründe. Die ORDRSP kann sich auf eine oder mehrere separate Bestellungen beziehen; auf eine einzige Bestellung kann jedoch auch mit mehreren Antwortnachrichten geantwortet werden, wenn die Geschäftspraxis dies erfordert.

Diese Nachrichten werden in der Regel über ein ERP-System des Verkäufers generiert und in ein ERP-internes Datenformat exportiert, z. B. in ein SAP-IDoc. Die Daten werden dann von diesem internen Format über die EDI-Lösung des Kunden in dessen spezielle EDI-ORDRSP-Struktur konvertiert. Sobald der Kunde die Daten erhalten hat, kann er die Rückmeldung sehen und sie für seine Planung und seine Zeitpläne nutzen.

Die EDIFACT-ORDRSP-Nachricht kann ein breites Spektrum an Informationen enthalten und in verschiedenen Szenarien sehr unterschiedlich aussehen. Von der Annahme einer gesamten Bestellung ohne Änderungen bis hin zu einer ORDRSP-Nachricht, in der jede einzelne Position hinsichtlich Menge und Datum geändert wird, kann der Inhalt sehr unterschiedlich sein.

Eine typische EDIFACT-ORDRSP-Nachricht enthält:

Message Function Code, der die Annahme, Teilannahme oder Ablehnung angibt
Bestellnummern und -codes
Daten der geplanten Lieferung
Spezifische Angaben zu Artikeln oder Waren, die nicht vollständig geliefert werden können, sowie Änderungsvorschläge
Gründe für die Ablehnung
Informationen zu Transport und Lieferschema

Wenn der potenzielle Käufer eine ORDRSP-Nachricht erhält, die wiederum auf der Grundlage einer zuvor erstellten ORDERS-Anfrage generiert wurde, prüft sein EDI-System den Inhalt der Datei anhand seiner EDIFACT-ORDRSP-Spezifikation und aktualisiert sein ERP-System mit den akzeptierten oder geänderten Auftragsdaten. Das ERP-System könnte dann eine funktionale Bestätigung für den Empfang der EDI-Nachricht erstellen und zurücksenden.

EDIFACT-ORDRSP-Beispiel im EDI-Workflow

Im Rahmen von EDI werden Nachrichten zwischen den Geschäftspartnern in einer typischen Abfolge von Dateien ausgetauscht, die von der jeweiligen Branche abhängt, in der sie arbeiten. Das folgende Beispiel zeigt einen Standard-Workflow für den Einzelhandel, in dem hervorgehoben wird, wann das ORDRSP erzeugt und gesendet wird, sowie andere Standardnachrichten.

Im ANSI-X12-Format, das in Nordamerika weit verbreitet ist, würde anstelle eines ORDRSP eine 855 Bestellbestätigung gesendet werden. Wenn das Unternehmen TRADACOMS als Format verwendet, müsste es eine ACKHDR, eine Acknowledgement-Nachricht, senden.

Sofortige Bestätigung oder Ablehnung von zuvor gesendeten Aufträgen

Vermeidung der manuellen Dateneingabe, was sowohl Zeit als auch Kosten spart

Die Daten können automatisch empfangen werden, was alle zukünftigen Bestellungen und die Planung der Lieferung erleichtert

Spezifische Vorteile für Kunden

Sofortige Rückmeldung der angeforderten Bestellungen
Verringerung der Rücksendungen, da weniger Falschlieferungen
Sofortige Information über gewünschte Liefertermine und -zeiten

Spezifische Vorteile für Lieferanten

Vorgeschlagene Änderungen an Bestellungen können vorgenommen werden
Rückmeldung über eine vollständige oder teilweise Lieferung einer oder mehrerer Bestellungen
Bessere Lieferantenbewertung durch weniger Fehler
Kostensenkung durch effizienteres Handeln

Für einen modernen digitalen Bestellprozess mit EDI-Technologie sollten Sie alle Möglichkeiten prüfen, um kosteneffizient zu arbeiten. SEEBURGER bietet einen EDI Cloud Service in der SEEBURGER Cloud oder in Public-Cloud-Umgebungen wie Google, Azure, AWS, etc. sowie eine On-Premises-Lösung an.