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Was ist eine ANSI-X12-EDI-820-Nachricht?

Eine ANSI-X12-EDI-820-Nachricht (Payment Order / Zahlungsavis (EFT)) informiert einen Lieferanten gegen Ende eines EDI-Workflows darüber, wie viel Vergütung für die gelieferten Waren oder Dienstleistungen überwiesen wird oder dass die Überweisung gerade erfolgt ist. EDI 820 erleichtert die Zahlung, da es eine Voraussetzung ist, um mehrere Rechnungen mit einer Überweisung zu bezahlen. EDI 820 ist ein Zahlungsavis im Rahmen eines elektronischen Datenaustauschs und wird manchmal auch als EFT (Electronic Funds Transfer) bezeichnet, wenn EDI verwendet wird. EFT bezieht sich auf den Electronic Funds Transfer Act in den Vereinigten Staaten und legt die Pflichten und Rechte von Banken und Verbrauchern bei der elektronischen Überweisung von Verbrauchergeldern fest. Ein EFT ist also nicht genau dasselbe wie ein EDI 820.

Die EDI-820-Nachricht ist eine optionale Antwort auf EDI-810-Rechnungsnachrichten.

Verwendung der ANSI-X12-EDI-820-Nachricht

Der Lieferant erstellt zunächst eine EDI-Rechnungsnachricht oder mehrere Rechnungsnachrichten an den jeweiligen Kunden, bei ANSI X12 geschieht dies durch eine EDI-810-Nachricht.

Der Kunde verwendet im Gegenzug typischerweise eine EDI-820-Nachricht, wenn mehrere Rechnungen in einer Überweisung bezahlt werden. Der Lieferant kann die Informationen aus der ANSI-X12-EDI-820-Nachricht nutzen, um die durch die Überweisung beglichenen Rechnungen miteinander zu verbinden.

Die Verwendung einer EDI-820-Nachricht ist optional und nicht so häufig wie einige der obligatorischen Dokumenttypen in einem EDI-Workflow. Größere Kunden und ihre Lieferanten haben mehr Verwendung für EDI-820-Nachrichten.

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Die ANSI-X12-EDI-820-Struktur und Beispiel

Zahlungsauftragsnachrichten enthalten zahlungsrelevante Informationen und beziehen sich auf verschiedene Geschäftsprozesse und die entsprechenden Finanztransaktionen.

EDI-820-Zahlungsavises folgen einer bestimmten Struktur von Segmenten und Elementen, die durch den ANSI-X12-Standard definiert sind. Das ERP-System des Kunden erstellt die Nachricht mit allen erforderlichen Rechnungspaketinformationen, z. B. in SAP IDoc, und übersetzt sie dann in EDI 820. Die EDI-Lösung, die die Konvertierung vornimmt, kann ein EDI-Cloud-Service oder eine EDI-Software für den internen Gebrauch sein.

Eine typische ANSI-X12-EDI-820-Nachricht enthält:

  • Kunden- und Lieferanteninformationen
  • Details zu früheren Rechnungen wie Rechnungsnummern und -beträge
  • Kürzungsgründe für Rabatte und Zuschläge
  • Teilweise oder noch fällige Überweisungen, etc.
Abbildung: Typisches ANSI-X12-EDI-820-Beispiel – Zahlungsavis (EFT)
Abbildung: Typisches ANSI-X12-EDI-820-Beispiel – Zahlungsavis (EFT)

Verarbeitung der ANSI-X12-EDI-820-Nachricht

Sobald der Kunde eine EDI-810-Rechnungsnachricht erhalten hat, prüft sein EDI-System die Nutzdaten mit den verfügbaren Daten. Wenn diese Nachricht syntaktisch korrekt ist, kann das ERP-System neue Informationen hinzufügen. Es kann dann eine EDI-997-Funktionsbestätigung zurückgeschickt werden, um zu bestätigen, dass die Nachricht empfangen und technisch akzeptiert wurde. Werden mehrere Zahlungsavise in einer Übertragung gebündelt, kann dem Lieferanten anschließend ein Zahlungsauftrag erteilt werden.

In einem Workflow für den Einzelhandel spielt die ANSI-X12-EDI-820-Nachricht erst am Ende der Austauschsequenz eine Rolle:

Abbildung: ANSI-X12-Muster EDI 820 als Teil des Workflows – Ablauf von ANSI-X12-EDI-Nachrichten im Einzelhandel
Abbildung: ANSI-X12-Muster EDI 820 als Teil des Workflows – Ablauf von ANSI-X12-EDI-Nachrichten im Einzelhandel

In einem Automotive-Workflow taucht die Rolle einer ANSI-X12-EDI-820-Nachricht am Ende der Austauschsequenz auf:

Abbildung: ANSI-X12-Muster EDI 820 als Teil des Workflows – Ablauf von ANSI-X12-EDI-Nachrichten in der Automobilbranche
Abbildung: ANSI-X12-Muster EDI 820 als Teil des Workflows – Ablauf von ANSI-X12-EDI-Nachrichten in der Automobilbranche

Was ist vergleichbar mit ANSI X12 EDI 820 in anderen EDI-Standardformaten?

ANSI X12 in Nordamerika verwendet den Zahlungsavis 820. TRADACOMS ist ein britischer Einzelhandelsstandard, und das Äquivalent heißt SRMHDR. UN/EDIFACT in Europa und Asien nutzt REMADV für den gleichen Zweck.

Vorteile der ANSI-X12-EDI-820-Nachricht

Die Übermittlung von Zahlungsinformationen bietet mehrere Vorteile:

  • Automatisierung von Finanzprognosen
  • Batch-gesteuerte Zahlungsläufe mit einer großen Anzahl von Lieferungen
  • EDI 820 ermöglicht Lieferanten und Kunden eine bessere Vorhersage und ein besseres Cashflow- und Finanzmanagement, da ihr ERP-System bereits über Informationen über die Begleichung ausstehender Rechnungen verfügt, bevor diese auf ihren Konten eingehen
  • Weniger Fehler
  • Papierlose Rechnungen
  • Zahlungsinformationen beschleunigen den gesamten Buchhaltungsprozess

Vorteile von EDI 820 für Kunden

  • Ermöglicht die Erfassung mehrerer Rechnungen und deren Begleichung mit einer Zahlung
  • Kostensenkung durch optimierte und automatisierte Abrechnung

Vorteile von EDI 820 für Lieferanten

  • Vorhersage des Zahlungseingangs, um die finanzielle Situation besser planen und kontrollieren zu können
  • Frühzeitiges und automatisches Erkennen von Zahlungsfehlern
  • Stabilerer Cashflow
  • Bessere Lieferantenbewertung

Typische Fehler bei der Verwendung der ANSI-X12-EDI-820-Nachricht

Falsche oder fehlende Stammdaten führen zu Problemen und die EDI-820-Nachricht wird möglicherweise nicht akzeptiert:

  • Skonti werden ohne vorherige Absprache angewendet
  • Rechnungsnummern stimmen im ERP-System des Lieferanten nicht überein

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