Automatisierte Rechnungseingangsverarbeitung bei der DEUTZ AG

SEEBURGER Purchase-to-Pay-Lösung integriert in SAP

Die Herausforderung

DEUTZ erhält pro Jahr über 100.000 Rechnungen sowohl in Papierform als auch per E-Mail. Danach erfolgt die weitere Verarbeitung der Rechnungen mittels einer OCR-Software, welche allerdings nur für die Erfassung von Papierdokumenten geeignet ist und eine zusätzliche Prüfung erfordert. Angestrebt wird deshalb, den Rechnungseingang in Bezug auf digitale Formate (ZUGFeRD, EDI) zu erweitern mit dem Ziel, den Prozess vollständig in SAP zu integrieren

Die SEEBURGER Purchase-to-Pay-Lösung

DEUTZ setzt die SEEBURGER Purchase-to-Pay-Lösung »On-Premises« zur Abwicklung sämtlicher eingehender Rechnungen als Konzernlösung ein. Diese in SAP integrierte Lösung ermöglicht es DEUTZ zum einen, die papier-gebundenen Rechnungen durch OCR und workflowgebundene Nachbearbeitung zu digitalisieren. Zum anderen können auch hybride Rechnungen (z.B. ZUGFeRD-Dateien) sowie PDF-Rechnungen stabil abgewickelt werden. Die für alle Rechnungsarten einheitliche Nachbearbeitungsoberfläche ermöglicht die Korrektur und Vervollständigung der Rechnungen, welche damit von den beteiligten Mitarbeitern in SAP^® innerhalb der gewohnten Arbeitsoberfläche bearbeitet werden können.

Branche:
Maschinen- & Anlagenbau

Lösungen:
SAP & ERP

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Ursprünglicher Workflow der DEUTZ AG ausschließlich OCR-basiert

DEUTZ AG setzt auf SEEBURGER P2P-Lösung

Die SEEBURGER Purchase-to-Pay-Lösung bietet die Möglichkeit der Verteilung des Arbeitsvorrats sowie der Aufgaben nach vielfältigen Kriterien. Workflows zur Klärung und Freigabe von Rechnungen mit Eskalationen und Vertreterregelungen sind integriert. Darüber hinaus bietet die Lösung eine Protokollierung und Archivierung mit direktem Zugriff auf Objekte über eine Anlageliste.

DEUTZ hatte bereits vor Einführung der SEEBURGER P2P-Lösung eine OCRSoftware im Einsatz, hat sich aber schließlich für die Umstellung auf die ganzheitliche SEEBURGER P2P-Lösung, d.h. Scan- und Capture-Software sowie digitalisierte Workflows, entschieden.

Fazit

Zusammenfassend lässt sich feststellen, dass die Zielsetzung bei DEUTZ mit der automatisierten Rechnungseingangsverarbeitung erreicht wurde und nun alle Rechnungen integriert in SAP nach einheitlich definierten Regeln geprüft werden. Darüber hinaus setzt DEUTZ im Rahmen der Digitalisierung auf die bewährte SAP-GTS-Lösung von SEEBURGER, ebenfalls »On-Premises«. Hierüber werden die „Business-kritischen“ Exportanmeldungen beim deutschen Zoll abgewickelt und somit der störungsfreie Versand der Antriebe gewährleistet.

Vorteile der SEEBURGER P2P-Lösung

Alle Rechnungseingangskanäle und -formate wie z.B. Papier, PDF, ZUGFeRD und EDI möglich
Sofortige Berichterstattung auf Rechnungsebene
Ausgezeichnete Steuerung der Ressourcen in der Rechnungseingangsverarbeitung
Maximierung der Skontoausnutzung
Einhaltung der Prozess-Compliance
Reduktion der operativen Tätigkeiten und der Medienbrüche
Nützliche Standard- und Ad-hoc Berichte sowie
End-to-End-Protokollierung der Rechnungsprozesse

SEEBURGER Purchase-to-Pay-Lösung der DEUTZ AG

Über Deutz

DEUTZ ist einer der weltweit führenden Hersteller innovativer Antriebssysteme. Die Kernkompetenzen des Unternehmens liegen in der Entwicklung, Produktion, dem Vertrieb und Service von Diesel-, Gas- und elektrifizierten Antrieben für professionelle Einsätze. 1864 als N.A. Otto & Cie. in Köln gegründet, ist die DEUTZ AG heute die älteste Motorenfabrik der Welt und einer der weltweit führenden unabhängigen Motorenhersteller. Mit 13 Vertriebsgesellschaften, Vertriebsbüros und über 800 Vertriebs- und Servicepartnern in mehr als 130 Ländern bietet DEUTZ seinen Kunden eine nahezu flächendeckende Betreuung mit sehr kurzen Reaktionszeiten.

www.deutz.com

Ich empfehle die Lösung weiter, denn sie ermöglicht eine automatisierte, schnelle und transparente Rechnungsverarbeitung. Darüber hinaus ist sie für unseren Konzern flexibel einsetzbar und wird die Effizienz in der Rechnungseingangsverarbeitung steigern.

Susann Tschirschwitz, Head of Trade Finance, DEUTZ AG