Case Study | KAESER
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All in One – KAESER digitalisiert weltweit die Rechnungen mit SEEBURGER und TCG

Die Anforderungen von KAESER an eine zukunftsfähige SAP-integrierte E-Invoicing-Lösung waren, dass diese alle Rechnungsformate und Austauschwege sowie eine SAP-integrierte Weiterverarbeitung unterstützt. Schrittweise sollten Lösungen für E-Invoicing In- und Outbound auf- und ausgebaut werden.

 

Rechnungseingangslösung:

KAESER nutzte bereits vor Einführung des E-Invoicing-Projektes andere B2B-Lösungen aus dem Hause SEEBURGER. Die SEEBURGER-E-Invoicing-Lösung überzeugte mit ihrem ganzheitlichen Ansatz gemeinsam mit ihrem langjährigen Partner TCG Process GmbH für den Bereich der Abwicklung sämtlicher eingehender Papier- und PDF-Rechnungen (Inbound).

Diese in SAP integrierte Purchase-to-Pay-Lösung ermöglicht KAESER

  • papiergebundene Rechnungen durch OCR, Extraktion der fachlichen Informationen, automatische Validierung und workflowgebundene Nachbearbeitung zu digitalisieren
  • alle elektronischen Rechnungen (EDI, ZUGFeRD, XML) zu verarbeiten

Purchase-to-Pay von SEEBURGER gemeinsam mit DPS Invoice von TCG deckt somit alle Rechnungseingangskanäle ab. Über eine für alle Rechnungsarten einheitliche Nachbearbeitungsoberfläche können die Rechnungen korrigiert und vervollständigt werden.

KAESER Kompressoren

Wir setzen bei KAESER in allen Funktions- und Geschäftsbereichen auf die Digitalisierung und sind auf verlässliche und starke Partner angewiesen. SEEBURGER ist einer dieser Partner, mit dem wir die Herausforderungen in der Business Integration insbesondere für das E-Invoicing angehen.

Dietmar Maurus, KAESER Kompressoren SE

Effizienter, automatisierter Rechnungseingangsprozess

  • Die eingehenden Rechnungen werden unabhängig vom Eingangskanal oder Format erfasst, die notwendigen Fachinformationen aus Kopf-, Fußzeile und den einzelnen Positionen extrahiert, bei Rechnungen mit Bestellbezug die Wareneingangsprüfung durchgeführt, und weitere automatische Prüfregeln wie zum Beispiel gemäß UStG §14 für Deutschland auf Mehrwertsteuerkonformität angewandt.
  • Bei erfolgreicher automatischer Validierung und korrekt hinterlegten Stammdaten werden die eingehenden Rechnungen vollständig automatisiert verarbeitet und an den nachfolgenden Workflow gegeben, ohne die manuelle Nachbearbeitung zu durchlaufen.
  • Dank der integrierten maschinellen Selbstlernfunktion lernt die Lösung im laufenden Betrieb bei jeder Nachbearbeitung mit. So wurde die Dunkelverarbeitungsquote (automatisiert ohne manuellen Eingriff) bei KAESER stetig erhöht und erreicht heute etwa 70 Prozent. Dieses hervorragende Ergebnis ist auf die gute Stammdatenqualität der selbstlernenden Freiformerkennung (TCG) zurückzuführen. Bei der Dunkelbuchung ist keine Nachbearbeitung der Rechnungen mehr notwendig.

KAESER konnte das Ziel, die Eingangsrechnungsverarbeitung über alle Eingangskanäle hinweg zu automatisieren, erreichen und damit die Produktivität dank SEEBURGER und TCG signifikant steigern.

Die Purchase-to-Pay-Lösung bietet zudem

  • Verteilung des Arbeitsvolumens und der Aufgaben nach vielfältigen Kriterien
  • Integrierte Workflows zur Klärung und Freigabe von Rechnungen mit Eskalationen und Vertreterregelungen
  • Protokollierung und Archivierung
Dunkelbuchungen

Globale Rechnungsausgangslösung:

Darüber hinaus setzt KAESER im Bereich Rechnungsausgang ebenfalls SEEBURGER-Lösungen ein. Früher wurden mehr als 14.000 ausgehende Rechnungen pro Monat in Deutschland (Outbound) bei KAESER im klassischen Papierformat erstellt und versendet. Um die damit einhergehenden Zeit- und Kostennachteile sowie fehlende Empfangsbestätigungen zu vermeiden, werden heute 80 Prozent dieser Rechnungen mit der SEEBURGER E-Invoicing-Lösung in standardisierten Formaten versendet. Für die Umsetzung der globalen E-Invoicing-Strategie nutzt das Unternehmen mehrere SEEBURGER-Produkte und -Services. KAESER startete im Bereich B2B mit dem SEEBURGER ZUGFeRD-Outbound Service für Deutschland. Ferner wurden zahlreiche B2G-Lösungen weltweit erfolgreich in Betrieb genommen bzw. werden aktuell implementiert.

Mit SAP-integrierten E-Invoicing-Lösungen automatisiert KAESER die Rechnungseingangsverarbeitung über alle Eingangskanäle und Formate und wahrt mit der globalen Rechnungsausgangslösung die Compliance.

Die Erfüllung aller kommenden Direktiven bzgl. elektronischer Rechnungsstellung plant KAESER mit SEEBURGER als Full-Services-Anbieter E-Invoicing weltweit umzusetzen.

Über KAESER Kompressoren

Das Familienunternehmen KAESER KOMPRESSOREN ist einer der weltweit führenden Hersteller und Anbieter von Produkten und Dienstleistungen im Bereich Druckluft.

Im Jahr 1919 als Maschinenbauwerkstatt gegründet, produziert es heute an zwei Standorten in Deutschland. Mit rund 7.000 Mitarbeitern ist KAESER einer der Innovationsführer in der Digitalisierung des Produktangebots und treibt auch die digitale Transformation im Unternehmen immer stärker voran.

www.kaeser.de