All in One – KAESER digitalisiert global die Rechnung mit SEEBURGER E-Invoicing

Das Familienunternehmen KAESER KOMPRESSOREN ist einer der weltweit führenden Hersteller und Anbieter von Produkten und Dienstleistungen im Bereich Druckluft. Im Jahr 1919 als Maschinenbauwerkstatt gegründet produziert es heute an zwei Standorten in Deutschland. Mit rund 5.700 Mitarbeitern ist KAESER einer der Innovationsführer in der Digitalisierung des Produktangebots und treibt auch die digitale Transformation im Unternehmen immer stärker voran.

Die Anforderungen von KAESER an eine zukunftsfähige SAP^®-integrierte E-Invoicing-Lösung waren, dass diese alle Rechnungsformate und Austauschwege sowie eine SAP-integrierte Weiterverarbeitung unterstützt. Schrittweise sollten Lösungen für E-Invoicing In- und Outbound auf- und ausgebaut werden.

KAESER nutzte bereits vor Einführung des SEEBURGER E-Invoicings die Purchase-to-Pay-Lösung von SEEBURGER »On-Premises« zur Abwicklung sämtlicher eingehender Rechnungen (Inbound). Diese in SAP integrierte Purchase-to-Pay-Lösung ermöglicht es KAESER zum einen, die papiergebundenen Rechnungen durch OCR und workflowgebundene Nachbearbeitung zu digitalisieren. Zum anderen können auch hybride Rechnungen (Bild mit Daten) sowie PDF-Rechnungen stabil abgewickelt werden. Über eine für alle Rechnungsarten einheitliche Nachbearbeitungsoberfläche können die Rechnungen korrigiert und vervollständigt werden.

Die Purchase-to-Pay-Lösung ermöglicht die Verteilung des Arbeitsvorrats und der Aufgaben nach vielfältigen Kriterien. Workflows zur Klärung und Freigabe von Rechnungen mit Eskalationen und Vertreterregelungen sind integriert. Ebenso bietet die Lösung eine Protokollierung und Archivierung mit direktem Zugriff auf Objekte über eine Anlageliste.

Die monatlich über 14.000 ausgehenden Rechnungen (Outbound) in Deutschland hingegen wurden bei KAESER bislang zu 100 Prozent im klassischen Papierformat erstellt und versendet. Um damit einhergehende Zeit- und Kostennachteile sowie fehlende Empfangsbestätigungen künftig zu vermeiden, plante das Unternehmen, 80 Prozent dieser Rechnungen in einem standardisierten Format per E-Mail zu versenden. Für die Umsetzung der globalen E-Invoicing-Pläne überzeugte SEEBURGER als verlässlicher Partner mit dem E-Invoicing Service (Cloud/Hybrid), der sämtliche Unternehmensanforderungen erfüllt. KAESER startete im Bereich B2B mit dem SEEBURGER ZUGFeRD-Outbound Service für Deutschland. Ferner wurden die B2G-Lösungen für Ungarn und Italien (FatturaPA inkl. B2B) erfolgreich in Betrieb genommen. Die Lösung für Mexico wird momentan angepasst bzw. getestet.

Zur Erfüllung aller kommenden EU-weiten Direktiven bzgl. elektronischer Rechnungsstellung plant KAESER mit SEEBURGER als Full-Services-Anbieter für E-Invoicing weitere erforderliche B2B-Hybridformate und B2G-Lösungen international umzusetzen, um eine All-in-One-Plattform zu realisieren.