Case Study | Zumtobel Group

Erfolgsfaktoren im Migrationsprojekt: Einführung der SEEBURGER Cloud zur Unterstützung der neuen Unternehmensstrategie

Als Innovationsführer bietet die Zumtobel Group ein umfassendes Portfolio an hochwertigen LED-Leuchten und Lichtmanagementsystemen für die professionelle Gebäudebeleuchtung in den Bereichen Büro, Bildung, Verkauf, Handel, Hotel und Wellness, Gesundheit, Kunst und Kultur sowie Industrie an.

Ausgehend von österreichischen Wurzeln setzt die Zumtobel Group für nachhaltiges Wachstum auf internationale Kundenbeziehungen. Im Rahmen der FOCUSED-Strategie stehen die Buchstaben „E“ für „Environment and Engaged Employees” und „D“ für „Digitalisation” im Zentrum der Gestaltung von Kundenprozessen – von Auftragseingang bis After-Sales.

 

Neuausrichtung in Vertrieb, Logistik und Finanzbuchhaltung

Zur Unterstützung der digitalen Unternehmensstrategie entschied sich das gebildete Gremium aus Experten der Bereiche IT und Sales für SEEBURGER als Digitalisierungspartner.

In diesem Zusammenhang erfolgte die Migration eines internen B2B/EDI-Systems in die SEEBURGER Cloud. Die Zusammenarbeit ermöglicht:

  • Ausbau der digitalisierten Vertriebsaktivitäten durch standardisierte Anbindung globaler Kunden wie z.B. Behörden und Distributoren
  • Verschlankung und Automatisierung von Bestell- und Logistikprozessen in Zusammenarbeit mit Lieferanten und Logistikdienstleistern
  • Digitalisierte Rechnungsprozesse mit B2B-E-Invoicing für Österreich und B2G-E-Invoicing für Nordics via PEPPOL

Im Rahmen des Migrationsprojekts wurden zahlreiche bestehende Partner-Anbindungen konsolidiert und neue Formate eingeführt.

SEEBURGER Cloud zur digitalen Vernetzung der Zumtobel Gruppe mit Kunden, Lieferanten und Logistikern (Kategorien)

Umfassende Digitalisierung durch breites Portfolio der SEEBURGER Cloud

Im Rahmen eines Initialprojekts wurden innerhalb von 6 Monaten die SEEBURGER Cloud eingeführt. Dabei wurden zahlreiche Logistikdienstleister, Lieferanten und Großkunden von einem bestehenden EDI-System migriert. Zusätzlich erfolgte die Integration des ERP-Systems bei paralleler Einführung von SAP S/4HANA und internationaler E-Invoicing-Lösungen.

In Summe übernimmt die SEEBURGER Cloud:

  • Anbindung von SAP R/3 und zukünftig SAP S/4HANA als konsolidierte ERP-Plattform für alle Bereiche der Zumtobel Group
  • B2B-E-Invoicing für Österreich und B2G-E-Invoicing für Nordics via PEPPOL
  • Standardisierte B2B-Integration von Kunden, Lieferanten und Logistikern, digitalisiert mit allen erforderlichen Geschäftsprozessen

Durch das methodische Vorgehen gelang die Umstellung mit einem kleinen,  effizient arbeitenden Projektteam, risikoarm und im engem Zeitrahmen, so dass bereits jetzt weitere Anbindungen realisiert werden – ganz im Sinne der systematischen Umsetzung vollständig digitalisierter „End-to-End”-Prozessabläufe.

Nutzen für die Zumtobel Group

  • Sicherheit bei der Migration durch erprobtes Vorgehensmodell
  • Standardisierung und Harmonisierung von Prozessen
  • Effiziente, papierlose und digitalisierte Geschäftsabläufe
  • Full-Service Cloud-Lösung zur Auslagerung operativer Aufgaben und Konzentration auf Kernaufgaben
  • Unterstützung der Unternehmensziele in Richtung Kundenorientierung, Reduktion von Komplexität und Kostenoptimierung
  • Zukunftsfähigkeit der Cloud-Lösung in Bezug auf weitere Digitalisierungsinitiativen bis hin zu Echtzeit-Szenarien

Die Nutzung der SEEBURGER Cloud fügt sich gleich in mehrfacher Hinsicht nahtlos in unsere Unternehmensstrategie und unsere Kernwerte ein. Dank der Partnerschaft sind wir in der Lage, in einem hochdynamischen Wettbewerbsumfeld eine wertvolle Steigerung unserer Performance zu erzielen – mit Fokus auf  Digitalisierung, Cloud und Nachhaltigkeit.

Thomas Steinmayer, Vice President Global Sales – Trade & E-Commerce, Zumtobel Lighting

Effiziente Migration in die SEEBURGER Cloud

Für einen reibungslosen Übergang in die Cloud erfolgte die Umstellung der Kommunikation des bestehenden EDI-Systems auf die SEEBURGER Managed Services anhand verschiedener Geschäftspartner-Kategorien und in einzelnen Arbeitspaketen. In Zusammenarbeit von technisch Verantwortlichen, Fachexperten und SEEBURGER Consultants wurden die Partneranbindungen eingerichtet, schrittweise getestet und produktiv gesetzt.

Professionelles Projektmanagement zur Transition in die Cloud:

Als gemeinsame Arbeitsgrundlage diente das SEEBURGER-ProjektmanagementSystem, das von allen Standorten aus erreichbar war. So konnten sich internationale Projektmitglieder zu jeder Zeit über den aktuellen Projektfortschritt informieren, Aufgaben koordinieren sowie Termine und Kosten im Blick behalten.

Vorteilhaft war, dass die gesamte Projektdokumentation auf diese Weise erfolgte. So blieb die Kommunikation sowohl von Besprechungen als auch zwischen einzelnen Projektbeteiligten für alle transparent. Sie konnte bei Projektabschluss ohne größeren Arbeitsaufwand mit allen Anhängen exportiert und abgelegt werden.

Insgesamt wurden durch das Vorgehen zahlreiche Arbeitsabläufe beschleunigt, Zeit und Kosten gespart sowie eine hohe Qualität termingerecht fertiggestellt.

Erfolgsfaktoren bei der Zumtobel Group

  • Zielorientierte abteilungsübergreifende Zusammenarbeit
  • Klare Verantwortlichkeiten und Prioritäten mit schnellen Entscheidungswegen
  • Kontinuierliche Kommunikation und Collaboration anhand wöchentlicher Jourfixes, situativ mit weiteren Experten
  • Ad-hoc-Meetings für schnelles Feedback
  • Klare Vertretungsregelung
  • Regelmeetings für Folgeprojekte
  • Einsatz des gemeinsamen Projektmanagement-Tools als single-souce of truth
  • Tracking der Prozesse auf Partnerebene über das SEEBURGER Message Tracking

Die Zusammenarbeit mit dem SEEBURGER Consulting-Team hat super funktioniert und die gemeinsame Nutzung des Projektmanagement-Systems hat uns die tägliche Arbeit sehr erleichtert. Doch das beste Tool kann die Ad-hoc-Kommunikation nicht ersetzen, die zur übergreifenden Koordination eines globalen Digitalisierungsprojekts für den B2B-E-Commerce erforderlich und den Erfolg entscheidend ist.

Katharina Fesl, Senior Expert eCommerce, Global Sales, Zumtobel Lighting

Erfolgreiches Migrationsprojekt bei Zumtobel Group unter Berücksichtigung der zentralen Parameter

Volle Transparenz durch das SEEBURGER-Projektmanagement-System

Alle Phasen des Migrationsprojekts werden über das SEEBURGER-Projektmanagement-System abgewickelt:

  • Planung eines Standardvorgehens
  • Migration und Implementierung bestehender Partneranbindungen
  • Onboarding neuer Partner

Die gesamte Kommunikation, Setup mit Test und Go-Live sowie die zu bearbeitenden Prozesse sind dort ersichtlich.

SEEBURGER Projektmanagement-Tool als gemeinsame Arbeitsgrundlage

Je Kategorie sind einzelne Arbeitspakete angelegt und können von Projektbeteiligten priorisiert, zugewiesen und bearbeitet werden. Der Status jeder einzelnen Partneranbindung ist ebenso ersichtlich wie der der gesamten Kategorie. Die Reihenfolge der Migration wurde mit den jeweiligen Partnern und Seeburger definiert und agil während der Projektphase angepasst.

Übersicht über Arbeitspakete und Projektstatus je Kategorie z.B. kurz vor Projektende

Über die Zumtobel Group

Die Zumtobel Group ist ein internationaler Lichtkonzern und ein führender Anbieter von innovativen Lichtlösungen, Lichtkomponenten und den dazugehörigen Services. Mit ihren Marken Thorn, Tridonic und Zumtobel bietet die Unternehmensgruppe ihren Kunden in aller Welt ein umfassendes Produkt- und Serviceportfolio. Die Unternehmensgruppe ist an der Wiener Börse (ATX Prime) notiert, beschäftigt aktuell rund 5.800 Mitarbeiter und ist in rund 90 Ländern vertreten.

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