Electronic Invoice

Was Sie über E-Invoicing wissen sollten

Das Thema E-Invoicing ist in aller Munde. Digitalisierte Rechnungsprozesse versprechen enorme Kosteneinsparungen zwischen 60 und 80 Prozent im Vergleich zum papierbasierten Rechnungsprozess. Als positive Nebeneffekte werden Erfassungsfehler reduziert, Durchlaufzeiten verkürzt und Skontoerträge gesteigert. Außerdem wird E-Invoicing vermehrt gesetzlich verpflichtend (z.B. europäische Richtlinie 2014/55/EU).

Doch was genau ist eine elektronische Rechnung, was sind die Herausforderungen beim E-Invoicing und welche Bestandteile sollte eine E-Invoicing-Lösung haben? Diese und weitere Fragen beantwortet der nachfolgende Leitfaden zum Thema E-Invoicing.

1. Was ist eine elektronische Rechnung?

Es ist ineffizient, umweltschädlich und teuer, eine Rechnung zu drucken, zu kuvertieren, zu frankieren und zu versenden – nur um sie vom Empfänger erneut digitalisieren zu lassen, bevor sie gebucht und bezahlt werden kann. Seit dem 01. Juli 2011 dürfen Rechnungen ohne elektronische Signatur per E-Mail versendet werden, da der Gesetzgeber die elektronische Rechnung der Papierrechnung gleichgestellt hat. Doch welche Formen und Arten der E-Rechnungen gibt es?

Eine elektronische Rechnung ist – im einfachsten Sinne – zum Beispiel eine Rechnung im PDF-Format, welche per E-Mail an den Rechnungsempfänger übertragen wird. Eine solche elektronische Rechnung besitzt keine strukturierten, maschinell verwendbaren Daten, wodurch eine vollautomatische Verarbeitung unmöglich wird.

Der Gesetzgeber definiert als Antwort zur europäischen Richtlinie 2014/55/EU im Gesetz zur Förderung der elektronischen Verwaltung eine elektronische Rechnung wie folgt:

 

Eine Rechnung ist elektronisch, wenn

1. sie in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und
2. das Format die automatische und elektronische Verarbeitung der Rechnung ermöglicht.

Quelle: §4a Abs. 2 EGovG

 

Im Gegensatz zur E-Invoice mit unstrukturierten Daten ist hier das Rechnungsabbild (z.B. PDF) von geringer Bedeutung, da es nicht zur Weiterverarbeitung beiträgt. Dieser Typ der elektronischen Rechnung besteht häufig nur aus einer fest vordefinierten Zeilenfolge, in welcher die Informationen in einer vorgeschriebenen Reihenfolge hintereinander aufgelistet werden.

Neben den strukturierten und unstrukturierten elektronischen Rechnungen gibt es noch hybride E-Invoicing-Formate, welche ein Rechnungsabbild sowie strukturierte Daten zur automatisierten Weiterverarbeitung beinhalten. Die oben dargestellte Abbildung zeigt zum Beispiel eine ZUGFeRD-Rechnung, welche ein für Menschen lesbares PDF inklusive strukturierter Rechnungsdaten im XML-Format beinhaltet.

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2. Digitalisierung mit E-Invoicing – zukunftssicher ins digitale Zeitalter

Sind Sie Lieferant des öffentlichen Sektors? Ist Ihr Unternehmen international tätig? Wenn Sie eine dieser beiden Fragen mit ja beantworten, ist es sehr wahrscheinlich, dass Sie entweder bereits heute oder in naher Zukunft elektronische Rechnungen versenden müssen.

Trotz der enormen Einsparungspotenziale durch die Digitalisierung des Rechnungseingangs sowie Rechnungsausgangs ist der Treiber des E-Invoicing der Gesetzgeber.

Die EU-Norm 2014/55 regelt die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen und verpflichtet über 300.000 öffentliche Administrationen in EU-Ländern ab November 2018/2019 system- wie prozessmäßig fit für das E-Invoicing zu sein. Rein bildhafte E-Rechnungen sind jedoch keine elektronischen Rechnungen im Sinne dieser Richtlinie. Da typischerweise 45 bis 65 Prozent aller Unternehmen eines Landes Lieferanten des öffentlichen Sektor sind, wird der besagten EU-Norm eine große Hebelwirkung aufs E-Invoicing prognostiziert. Lieferanten von öffentlichen Auftraggebern müssen überwiegend elektronische Rechnungen mit strukturierten Daten stellen.

Immer mehr Staaten fordern E-Invoicing: Die Hauptursache für die wachsende Zahl von Rechnungsstellungs- beziehungsweise E-Invoicing-Vorschriften ist banal: Die Regierungen suchen nach neuen Wegen, ihre Steuergesetze durchzusetzen und mehr fällige Mehrwertsteuer auch einzunehmen. Aus dem VAT GAP Report 2018 entgingen den EU-Mitgliedstaaten in 2016 geschätzt ca. 147,1 Mrd. Euro – oder relativ ausgedrückt 12,3% der insgesamt erwarteten Mehrwertsteuer. Die sogenannte Steuerlücke aus der erwarteten und der tatsächlich eingenommenen Mehrwertsteuer ist damit seit 2015 um ca. 4,4 Mrd. Euro gesunken.

 

Digitalisierung mit E-Invoicing – zukunftssicher ins digitale Zeitalter

 

Aber vor dem Hintergrund angespannter Länderhaushalte und abflachendem Wirtschaftswachstums wird die Motivation in den EU-Mitgliedstaaten, mehr der erwarteten Steuer auch tatsächlich einzunehmen, sicherlich weiter steigen.

Dies gelingt ihnen am einfachsten, indem sie Unternehmen, die innerhalb ihrer Landesgrenzen tätig sind, dazu verpflichten, sämtliche Rechnungen elektronisch bereitzustellen und – wie in einigen Ländern bereits umgesetzt – entweder die ganze Rechnung oder zumindest die darin enthaltenen Umsatzsteuerinformationen elektronisch an die Steuerbehörden in Echtzeit zu melden.

Italien nimmt in Europa durch eine aktuelle Gesetzesänderung eine Vorreiterstellung beim elektronischen Rechnungsaustauch ein: Spätestens seit dem 1. Januar 2019 müssen in Italien alle inländischen Rechnungen in einem definierten elektronischen Format ausgestellt und über ein staatliches Rechnungsportal ausgetauscht werden. In Ungarn ist seit August 2018 die elektronische Umsatzsteuermeldung von ausgehenden Rechnungen unter bestimmten Voraussetzungen zwingend notwendig.

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3. Was sind die Vorteile von E-Invoicing?

Der Hauptvorteil von E-Invoicing liegt im enormen Einsparungspotential, welches die Einführung der elektronischen Rechnungen in Unternehmen mit sich bringt. Druck und Versandkosten fallen weg, Rechnungen können schneller zugestellt werden und Fehler bei der Eingangsrechnungsverarbeitung werden reduziert. Liegt ein Bestellbezug zu einer eingehenden Rechnung vor, kann diese vollautomatisiert verbucht werden. Außerdem verkürzt der Einsatz von E-Invoicing die Zeit von der Rechnungsstellung bis zur Bezahlung und erhöht damit Ihre Liquidität.

Alle Vorteile von E-Invoicing im Überblick:

  • Geringere Kosten & schneller ROI: Mit der Umstellung auf E-Invoicing entfallen 60 bis 80% Ihrer Prozesskosten je Rechnung.
  • Effizientere Prozesse & höhere Compliance: Sorgen Sie für effizientere und transparentere Prozesse bei der Abwicklung Ihrer Rechnungen und halten Sie so gesetzliche Anforderungen besser ein.
  • Mehr Sicherheit: Sicherer Austausch aller Rechnungen durch verschlüsselte Übertragungsverfahren.
  • Besserer Cashflow: Sofortige Zustellung der Rechnungen verkürzt den Zeitraum bis zur Zahlung und verbessert so Ihren Cashflow.
  • Komplette Transparenz & schnelle Buchung: Automatisierte Abwicklung eingehender Rechnungen mit workflowbasierten Freigabeprozessen sorgt für komplette Transparenz und schnellere Buchungen der Rechnungen.

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4. E-Invoicing für den Rechnungsausgang

Erstellung und Versand von Papierrechnungen sind hochgradig manuelle und wenig effiziente Unternehmensprozesse. Diese verursachen hohe Kosten und führen zu Fehlern und Zahlungsverzug.

 

Papier versus digital

 

Ein digitalisierter Rechnungsausgang durch E-Invoicing optimiert diese internen Prozesse, spart Kosten, erhöht die Transparenz der innerbetrieblichen Prozesse und verbessert die Ökobilanz. Unternehmen können dadurch Ihre Kundenbindung verbessern und sich Marktchancen und Wettbewerbsvorteile sichern.

Der Prozess beim digitalen Rechnungsausgang lässt sich vereinfacht in vier Schritte unterteilen: Eingang, Aufbereitung, Portal und Übergabe/Export.

 

E-Invoicing für den Rechnungsausgang

 

Eingang: Nach Erstellung der Rechnungen mit einem ERP-System wird die Ausgangsrechnungen über eine Schnittstelle automatisiert an die E-Invoicing-Lösung für den digitalen Rechnungsausgang übergeben.

Aufbereitung: Je nach E-Invoicing Standard (z.B. ZUGFeRD) werden die empfangenen Rechnungsdaten in das gewünschte Format konvertiert.

Portal: In einer Portalanwendung kann optional das Rechnungsausgangsbuch zentral eingesehen werden und ein revisionssicheres Archiv mit angebunden werden.

Übergabe/Export: Die elektronische Rechnung wird im letzten Schritt zum Beispiel per E-Mail im Anhang oder als gesicherter Downloadlink an den Rechnungsempfänger zugestellt. Ein Anbindung von Rechnungsempfänger per EDI (EDIFACT) ist ebenso ein geläufiger Ansatz.

Durch den Einsatz einer E-Invoicing-Lösung für den Rechnungsausgang werden manuelle Rechnungsausgangsprozesse eliminiert und die Forderungslaufzeit durch die sofortige Zustellung erheblich verkürzt.

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5. E-Invoicing im Rechnungseingang

Durch den Einsatz von E-Invoicing lassen sich eingehende Rechnungen in einem durchgehenden, automatisierten Prozess verarbeiten: von der Erfassung der Rechnungseingänge bis zur abschließenden Buchung.

 

Papier versus digital

 

Der Prozess beim digitalen Rechnungseingang lässt sich vereinfacht in drei Schritte unterteilen: Eingang, Aufbereitung und Bearbeitung.

 

E-Invoicing im Rechnungseingang

 

Eingang: die Rechnungen werden automatisiert über verschiedene Eingangskanäle empfangen.

Aufbereitung: Nach dem Rechnungseingang werden die Rechnungsinhalte in einen internen Standard umgewandelt. Elektronische Rechnungen, welche bereits strukturierte Daten enthalten, werden konvertiert. Eingescannte Papierrechnungen und PDF-Rechnungen werden mittels einer OCR-/Texterkennungs-Software identifiziert und extrahiert.

Bearbeitung: Die aufbereiteten Rechnungsdaten werden mit Stamm- und Bestelldaten des ERP-Systems angereichert und automatisch hinsichtlich Bestellbezug, Mengen- und Preisabweichungen oder landesspezifischen Regeln geprüft. Bestenfalls können Rechnungen automatisch zur Buchung übergeben werden. Alle anderen Rechnungen müssen an einen integrierten Klärungs- oder Freigabeprozess geleitet werden.

Alle Schritte, die eine Rechnung im Prüfungsprozess durchläuft, werden protokolliert. Der für die Buchung benötigte Rechnungsinhalt wird zum ERP-System des Kunden übertragen. Die Rechnung, Anlagen im Bearbeitungsprozess, Konvertierungs- und Bearbeitungsprotokolle müssen revisionssicher gemäß geltenden Landesanforderungen archiviert werden.

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6. Globales E-Invoicing

International tätige Unternehmen sind aufgrund staatlicher Vorgaben zunehmend dazu verpflichtet, ihre Rechnungen elektronisch zu erstellen und zu versenden. Doch in jedem Land gelten andere rechtliche Regelungen. Entsprechende E-Invoicing-Regelungen existieren bereits in mehr als 60 Ländern weltweit und ihre Zahl steigt. Daher gestaltet sich der Prozess der elektronischen Rechnungsstellung oft komplex.

Grundsätzlich gibt es zwei Arten von Vorschriften für die elektronische Rechnungstellung, allgemein bekannt als Clearance und Post-Audit.

 

Lebenszyklus der Rechnung

 

Clearance-Regelungen: die regulierenden Staaten verlangen, dass Rechnungen an Unternehmen in dem jeweiligen Land über eine zwischengeschaltete Regulierungsbehörde beglichen werden müssen, so dass unter anderem Echtzeit-Kontrollen möglich sind. Diese Echtzeit-Kontrollen beinhalten in der Regel digitale Signaturen. Die Clearance-Regelung wird z.B. in Mexiko, Brasilien, Italien, Türkei, Portugal, Spanien und Ungarn angewendet.

Post-Audit: die Vorschriften der einzelnen Länder legen eine Mindestdauer fest, über die elektronische Versionen der Rechnungen für eine mögliche automatisierte Prüfung aufbewahrt werden müssen. Das Post-Audit-Verfahren wird in der EU mit wenigen Ausnahmen angewendet.

 

Internationale E-Invoicing-Timeline

 

In fast allen 60 Ländern, in denen bereits heute eigene E-Invoicing-Vorschriften gelten, gibt es feine Unterschiede, welche Daten erhoben werden müssen, wie diese Daten erhoben werden müssen, und welche Anforderungen an die digitale Signatur gestellt werden. Die Umsetzung der EU-Norm EN 16931 fordert, dass Rechnungsempfänger Rechnungen elektronisch empfangen und verarbeiten können. Das bedeutet aber nicht, dass sie es Ihren Lieferanten auch vorschreiben. Soweit gehen heute bei weitem nicht viele Mitgliedstaaten.

Für den Rechnungssteller entstehen in 2019 daraus teilweise Pflichten oder auch neue Möglichkeiten zum E-Invoicing und elektronischen Mehrwertsteuermeldungen:

 

 Neue MandateNeue Möglichkeiten

B2T

Business to Tax

01.01.2019 Kanarische Inseln
01.04.2019 UK
01.01.2019 Litauen

B2B

Business to Business

01.01.2019 Italien
01.01.2019 Kolumbien
01.08.2019 Panama

B2G

Business to Government

01.01.2019 Frankreich
01.04.2019 Schweden
01.04.2019 Polen
18.04.2019 Irland
18.04.2019 Niederlande
18.04.2019 Portugal

B2C

Business to Consumer

01.01.2019 Italien 

 

Internationale Vorschriften ändern sich in einer rasanten Geschwindigkeit. Länder, welche E-Invoicing in irgendeiner Form fordern, nehmen stetig zu und zahlreiche Regulierungsdetails einzelner Länder, welche es zu beachten gibt, steigern die Komplexität des E-Invoicing für international tätige Unternehmen.

Eine der größten Herausforderungen im internationalen Geschäft ist es dabei, mit den regulatorischen Veränderungen Schritt zu halten. Hierfür drei Beispiele:

 

NAV, XML

In Ungarn wurde zum 1. Juli 2018 die elektronische Übermittlung mehrwertsteuerrelevanter Daten an die Steuerbehörde gesetzlich vorgeschrieben.

FatturaPA, XML

In Italien, der zehntgrößten Volkswirtschaft der Welt, muss ab dem 1. Januar 2019 bei allen B2B-Rechnungen E-Invoicing eingesetzt werden.

MTDIn Großbritannien wird ab dem 1. April 2019 die elektronische Meldung mehrwertsteuerrelevanter Daten gesetzlich verpflichtend.

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Herausforderung weltweite elektronische Rechnungsstellung

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7. Sonderformen für E-Invoicing: PEPPOL

Das Pan-European Public Procurement On-Line (PEPPOL) Projekt wurde 2008 mit dem Ziel gestartet, die elektronische Beschaffung grenzüberschreitend zu vereinfachen. Es wurden Technologiestandards entwickelt, die von allen europäischen Regierungen umgesetzt wurden. PEPPOL ist der wichtigste Treiber für die elektronische Auftragsvergabe durch Behörden in der EU und unterstützt dabei selbstverständlich die Richtlinie 2014/55/EU. PEPPOL ist nicht auf den elektronischen Rechnungsaustausch begrenzt, sondern deckt den gesamten elektronischen Beschaffungsprozess ab.

E-Invoicing in Österreich über PEPPOL ist zum Beispiel bereits heute eine anerkannte Methode der elektronischen Rechnungsstellung. Die Einführung von PEPPOL in den Benelux-Ländern wird ebenfalls von den entsprechenden Regierungsbehörden gefördert und vorangetrieben.

 

4-Corner-Model

 

Der Austausch von Rechnungen im PEPPOL-Netzwerk basiert auf dem sogenannten 4-Corner-Model. Das 4-Corner-Model besteht aus einem Sender, einem Empfänger und deren Access Points. Für die nahtlose Zusammenarbeit der unterschiedlichen Systeme wird das PEPPOL-Format UBL („Universal Business Language“) verwendet. Die Kommunikation findet über das PEPPOL-Netzwerk statt. Das PEPPOL-Netzwerk stellt ein Partnerverzeichnis zur Verfügung, über welches Empfänger, die unterstützen Prozesse (wie z.B. die elektronische Rechnung) sowie der Empfänger Access Point identifiziert werden.

Um Teil des PEPPOL-Netzwerks zu werden, benötigen Sie Zugriff auf einen PEPPOL Access Point. Ein PEPPOL Access Point nimmt dabei die Rolle des sendenden sowie des empfangenen Access Points ein und ermöglicht den elektronischen Austausch von Dokumenten wie Katalogen, Bestellungen, Versandmeldungen und insbesondere Rechnungen. SEEBURGER ist zertifizierter PEPPOL Access Point Provider für AS2 und AS4.

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8. Welches Betriebsmodell ist das optimale für Ihr E-Invoicing?

Eine der Vorüberlegungen zur Einführung der elektronischen Rechnung betrifft die Betriebsart der E-Invoicing-Lösung. Dabei sollten drei strategische Fragen im Vorfeld beantwortet werden:

Hosting

Hosting:
soll die E-Invoicing-Lösung im eigenen Rechenzentrum stehen oder soll der Betrieb an einen Rechenzentrumsbetreiber auslagert werden?

Betriebsart

Betriebsart:
soll die Lösung als Lizenzprodukt on-Premises oder als Cloud Service auf einer pay-per-Use-Basis betrieben werden?

Standards und Formate

Standards und Formate:
welche E-Invoicing-Standards und -Formate benötige ich aktuell und ggf. in der Zukunft?

 

Wenn Sie die maximale Kontrolle über Ihre Rechnungslegungs- und Abwicklungsprozesse als Priorität sehen, bietet sich die klassische, auf Lizenzen basierte on-Premises-Installation an. Möchten Sie jedoch die größtmögliche Flexibilität haben, bietet sich eine Cloud-Lösung an. Neben der größtmöglichen Flexibilität spricht noch mehr für die cloudbasierte Rechnungseingangsbearbeitung: eine schnelle Implementierung, einfache Integration und hohe Betriebssicherheit.

 

Vergleich Cloud und lokaler Betrieb

 

Im Unterschied zum flexiblen Cloud-Betrieb sind die Anschaffungskosten der Hard- und Software, sowie die Implementierung und technische Einrichtung, nur die Spitze des Eisbergs beim on-Premises-Betrieb. Die laufenden Kosten für Personal und Wartung einer on-Premises-E-Invoicing-Lösung sind nicht zu unterschätzen.

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9. Zusammenfassung

In diesem Leitfaden haben wir erläutert, was eine elektronische Rechnung ist, und warum E-Invoicing heute und zukünftig relevant ist. Der Treiber des e-Invoicing ist der Gesetzgeber und internationale Vorschriften. Doch auch die vielen Vorteile, insbesondere das Kosteinsparungspotential, machen das Thema E-Invoicing für Unternehmen interessant.

Manuelle Rechnungsausgangsprozesse werden durch Digitalisierung eliminiert und somit die Forderungslaufzeit durch die sofortige Zustellung immens verkürzt.

Durch die Digitalisierung des Rechnungseingangs steigt die Verarbeitungsqualität, da manuelle Fehler vermieden werden können. Unsere Datenerhebungen zeigen außerdem, dass bereits ab 12.000 eingehenden Rechnungen pro Jahr die Kosten um bis zu 85% durch den Einsatz von E-Invoicing reduziert werden – verglichen mit der konventionellen manuellen Rechnungsverarbeitung.

International tätige Unternehmen stehen vor der Problematik die unterschiedlichen E-Invoicing-Standards unterstützen und verarbeiten zu können. Die PEPPOL-Initiative könnte dieser Problematik entgegensteuern, falls sie sich durchsetzen kann. Um den ständig sich ändernden Vorschriften Herr zu werden, empfiehlt sich der Einsatz einer cloudbasierten E-Invoicing-Lösung.

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10. Weitere Informationen

United Kingdom: Making Tax Digital – MTD

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Italien: FatturaPA

Aktuelle Gesetzesänderung in Italien schreibt die Nutzung der Online-Plattform SdI für B2B E-Invoicing vor.

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