SEEBURGER Business Integration

"PDF zu eRechnung"

Mit "PDF zu eRechnung" kann jedes Unternehmen einfach, schnell und kostengünstig automatisiert E-Rechnungen erstellen und versenden – ob an öffentliche Auftraggeber wie Bundes-, Landes-, Kreis-, Stadt- oder Gemeindeverwaltungen oder an Unternehmen der Privatwirtschaft.

Seit dem 27. November 2020 akzeptieren öffentliche Verwaltungen und Behörden Rechnungen mit einem Nettobetrag von mehr als 1.000 Euro ausschließlich im digitalen Format XRechnung. Und auch die Privatwirtschaft fordert zunehmend E-Rechnungen, allerdings bevorzugt im europäischen Format ZUGFeRD. Papier oder reine PDF-Rechnungen werden zunehmend durch XRechnung und ZUGFeRD ersetzt. Unsere bewährte Cloud-Lösung "PDF zu eRechnung" unterstützt Sie dabei, E-Rechnungen gesetzeskonform, sicher, einfach und kostengünstig umzusetzen

Beschreibung

Mit der Cloud-Lösung "PDF zu eRechnung" können Sie individuell für jeden Kunden entscheiden:

Zielformat

  • XRechnung (öffentlicher Sektor in Deutschland)
  • ZUGFeRD (Privatwirtschaft)
  • PDF

Übertragungskanal

Die Einführung von E-Rechnungen war noch nie so einfach

  1. Sie stellen uns 10 Musterrechnungen als PDF-Dateien zur Verfügung
  2. Wir erstellen eine „Lesebrille“ für Ihre PDF-Rechnungsformate
  3. Sie lassen sich von uns in einer Testphase von der 100-prozentigen Extraktionsqualität überzeugen
  4. Sie schalten auf Produktivbetrieb um

 

Leistungsportfolio und Bedienkomfort der Cloud-Lösung "PDF zu eRechnung"

"PDF zu eRechnung" ist die derzeit einfachste, umfassendste und zugleich systemunabhängige Cloud-Lösung, die es Kunden ermöglicht, ohne nennenswerte Eingriffe in die eigenen Systeme oder Prozesse auf elektronische Rechnungen umzustellen. Die Cloud-Lösung "PDF zu eRechnung" bietet folgende Funktionalitäten:

  • Rechnungsausgangsbuch
    "PDF zu eRechnung" bietet Kunden ein intuitives zentrales Rechnungsausgangsbuch. Der Status aller Rechnungen kann rund um die Uhr im Detail eingesehen werden. Ein umfassendes Reporting und die automatische Benachrichtigung bei Zustellungsfehlern (falsche Post- oder E-Mail-Adressen, Formatfehler) erleichtern die tägliche Arbeit.
    Bei einem hohen Rechnungsaufkommen profitieren Kunden von der schnellen und erweiterten Suche mit konfigurierbaren Suchprofilen. So kann z. B. nach Rechnungen mit einem bestimmten Betrag oder Kunden gesucht werden, was dem Anwender viel Zeit bei der Recherche spart.
  • Rechnungseingangsbuch
    Rechnungsempfänger erhalten kostenlos ein Rechnungseingangsbuch, das einen Überblick über alle Eingangsrechnungen derjenigen Rechnungsversender gibt, die über "PDF zu eRechnung" versendet haben. Der Rechnungsempfänger hat zudem die Möglichkeit Rechnungen, die verloren gegangen sind, erneut herunterzuladen.
  • Corporate Identity
    Als besonderes Highlight unserer Cloud-Lösung bieten wir Ihnen optional eine Anpassung des Erscheinungsbildes nach Ihren Wünschen an. Auf diese Weise schaffen Sie ein Höchstmaß an Corporate Identity.
  • Zeitverzögertes Versenden und Löschen von Rechnungen
    Die Cloud-Lösung "PDF zu eRechnung" ermöglicht den zeitverzögerten Versand von Rechnungen. So können z. B. alle Wartungsrechnungen zu einem bestimmten Stichtag versendet werden. Geparkte Rechnungen können bei Bedarf geprüft und ggfs. gelöscht werden. Auch das nachträgliche Hinzufügen von rechnungsbegleitenden Dokumenten (Rechnungsanlagen) wird unterstützt.
  • Rechnungen erneut versenden
    Bereits versendete Rechnungen können bei Bedarf erneut an den Empfänger gesendet werden.
  • Personenbezogene Rechnungen (DSGVO)
    Personenbezogene Rechnungen können einfach und verschlüsselt per Download-Link an den Empfänger übertragen werden.
  • Revisionssichere Archivierung
    Die Cloud-Lösung "PDF zu eRechnung" bietet optional eine revisionssichere, cloudbasierte Archivierung und Recherche an. Auf Wunsch werden alle Rechnungen mit allen zugehörigen Rechnungsanlagen und Verarbeitungsprotokollen revisionssicher archiviert. Als Format für die Langzeitarchivierung wird das internationale ISO PDF/A-3 Format verwendet. Dies garantiert höchste Reproduzierbarkeit, da das Format mit jedem PDF-Viewer visualisiert werden kann.

 

Kompetenz und Lösung im Detail

"PDF zu eRechnung" ist eine exklusive Kooperationslösung zwischen Supedio und SEEBURGER. Supedio ist ein Spezialist für die Extraktion von PDF-Inhalten. Smarte Algorithmen ermöglichen eine absolut präzise Extraktion von Inhalten aus PDF-Rechnungen. Dabei kommt keine fehleranfällige OCR-Lösung zum Einsatz, sondern Augmented-Intelligence-Technologien auf Basis von künstlicher Intelligenz (KI) und Machine Learning. SEEBURGER, mit seiner mehr als 30-jährigen Expertise im E-Invoicing, überführt die PDF-Rechnungsextrakte in die gewünschten Zielformate und versendet die Rechnungen entsprechend den gewünschten Übertragungswegen. "PDF zu eRechnung" beinhaltet somit das Beste aus beiden Welten: KI und E-Invoicing.

Die Cloud-Lösung kann für jedes Unternehmen genutzt werden. Sie bietet eine benutzerfreundliche Oberfläche und einfache Prozesse. Die PDF-Rechnungen können aus Word, Excel, Navision, SAP oder auch aus einem kundenindividuellen Programm stammen. Die einzige Voraussetzung ist, dass das PDF nicht durch einen Scan-Vorgang erzeugt wurde. Egal ob Sie ein kleines oder großes Unternehmen sind, "PDF zu eRechnung" ist die passende Einstiegslösung. Alle Rechnungsdaten (Kopf-, Fuß- und Positionsdaten) werden in 100%iger Datenqualität ausgelesen und in das gewünschte E-Rechnungsformat konvertiert. Für größere Unternehmen mit mehreren tausend Ausgangsrechnungen pro Monat bietet die SEEBURGER AG auch die klassische Umstellung von EDI an. Hierbei werden die Rechnungsdaten aus ERP/FiBu-System exportiert und in das gewünschte Zielformat über die SEEBURGER E-Invoicing-Lösung gewandelt.

Die Zustellung über den Download-Link ist die sicherste Art der Übermittlung, insbesondere bei personenbezogenen Rechnungen, die der DSGVO unterliegen, und bei kritischen Rechnungen. Zudem erhalten Sie eine Download-Bestätigung, dass der Kunde die Rechnung heruntergeladen hat.

Unabhängig von ZUGFeRD oder XRechnung bieten wir eine 100%ige Garantie der Formatkonformität, die durch externe Validierungsprozesse sichergestellt wird. Dies garantiert einen rechtssicheren Zugang zu allen Behörden, Kommunen, Bundesministerien sowie der Privatwirtschaft. Der Rechnungsversand erfolgt kostengünstig und rechtskonform.

Auch um Änderungen des E-Invoicing-Formats müssen Sie sich nicht kümmern. Dafür sorgen unsere erstklassigen SEEBURGER E-Invoicing-Experten, die aktiv in allen Normierungsgremien mitarbeiten. So können Sie sich ausschließlich auf Ihr Geschäft und das, was Ihnen wichtig ist, konzentrieren.

Steigen Sie mit uns in nur wenigen Tagen auf E-Invoicing um und überzeugen Sie sich von unserem höchsten Niveau an Qualität, Funktionalität und Komfort. Wir bieten Ihnen eine 100%ige Zufriedenheitsgarantie. Sollten wir Ihre Erwartungen nicht erfüllen, können Sie den Cloudvertrag auf monatlicher Basis kündigen.

Auch ohne IT-Know-how erfüllen Sie mit unserer einfachen, schnellen und kostengünstigen „PDF zu eRechnung“-Cloud-Lösung alle Anforderungen.

Jetzt Broschüre ansehen

Vorteile der Kooperationslösung "PDF zu eRechnung"

  • Schnelle, einfache, kostengünstige Umstellung auf E-Rechnungen ohne nennenswerte Eingriffe in Ihre eigenen Systeme.
  • Sie erfüllen die gesetzlichen Anforderungen (EU-Richtlinie 2014/55/EU) für den Versand elektronischer Rechnungen an öffentliche Auftraggeber. Papier- oder reine PDF-Rechnungen werden nicht mehr akzeptiert.
  • Sie entsprechen den Anforderungen von Großunternehmen und Konzernen, die von ihren Lieferanten zunehmend Rechnungen in den Formaten ZUGFeRD und XRechnung erwarten. Nicht-konforme Rechnungen werden von diesen Unternehmen bereits heute abgelehnt und zurückgewiesen.
  • 100%ige Sicherstellung der Formatkonformität durch integrierte externe Validierungsprozesse.
  • 100%ige Zufriedenheitsgarantie mit monatlicher Kündigungsfrist.
  • Rechnungen in den Formaten ZUGFeRD und XRechnung können von den Rechnungseingangslösungen Ihrer Kunden weiterverarbeitet werden. Dies erspart Ihren Kunden viel Zeit und umständliche Prozesse.
  • Das intuitive, zentrale Rechnungsausgangsbuch ermöglicht Ihnen die Nachverfolgung von Rechnungen rund um die Uhr, ein umfassendes Reporting und eine automatische Benachrichtigung bei Zustellungsfehlern.
  • Eine revisionssichere Archivierung und Recherche für Rechnungen und alle zugehörigen Rechnungsanlagen und Protokolle kann optional dazu gebucht werden.
  • Formate und Zustellungsart sind für jeden Ihrer Kunden frei wählbar. So können Sie sicherstellen, dass Ihre Kunden Ihre Rechnungen elektronisch erhalten und Sie gleichzeitig Kosten sparen (Wegfall des Portos).
  • Personenbezogene Rechnungen (DSGVO) können verschlüsselt per Download-Link versendet werden.

Preise

Der Preis für die monatliche Nutzung errechnet sich aus der Anzahl der Rechnungen und der zusätzlichen Leistungen.

Monatsgrundgebühr 80 € inkl. 100 Rechnungen pro Monat


Für weitere Rechnungen pro Monat gelten die folgenden Staffelpreise:

Staffel vonbisRechnungspreis
101
1.001
2.001
5.001
10.001
20.001
50.001
100.001
1.000
2.000
5.000
10.000
20.000
50.000
100.000
200.000
0,65 €
0,57 €
0,51 €
0,45 €
0,40 €
0,32 €
0,25 €
0,20 €

 

Einmalige Anbindungskosten:

  • Einrichtung eines „Fingerprints“ pro Drucklayout 195,00 €
  • Test und Produktivsetzung inkl. E-Mail-Anbindung 489,00 €

 

Optionale Komponenten:

  • SFTP- statt E-Mail-Anbindung 1.140,00 € (einmalig)
  • AS/2- statt E-Mail-Anbindung 1.140,00 € (einmalig)
  • Online-Archiv pro Rechnung und MegaByte für 10 Jahre inkl. 5 Recherche-User 0,25 €
  • Hotline-Support pro angefangene halbe Stunde 135,00 €

*Alle Preise zzgl. der gesetzlichen Mehrwertsteuer.

Welche Herausforderung dürfen wir für Ihr Unternehmen lösen?

Wir freuen uns hier über Ihre Nachricht.

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