Compliance – Hinweisgebersystem

Informationssicherheit wird von SEEBURGER als ein wesentliches Unternehmensziel betrachtet und in allen Unternehmensprozessen berücksichtigt. Der Schutz der Informationen von Kunden, Partnern und Mitarbeitern ist für uns ebenso wichtig wie der Schutz unseres eigenen Know-hows.

Daher ist es Aufgabe der Unternehmensleitung, in regelmäßigen Abständen Ziele zu setzen, um den hohen Standard an Informationssicherheit zu erreichen.

Auf diese Weise stellen wir sicher, dass die Organisations- und Betriebsstruktur in Bezug auf die Informationssicherheit klar geregelt ist, sie in alle relevanten Geschäftsprozessen integriert ist, Verantwortlichkeiten geregelt sind und dass die zuverlässige Umsetzung von Prozessen und Verfahren sichergestellt ist.

Unsere Global Head of Governance, Risk, and Compliance ist verantwortlich für das weltweite SEEBURGER Informationssicherheitsmanagementsystem und für die Erstellung der Informationssicherheitsrichtlinien. Sie berichtet direkt an den Co-CEO Michael Kleeberg.

Im Rahmen unseres ISMS ist das Lieferantenmanagement für uns von großer Bedeutung, da es einen direkten Einfluss auf die Sicherheit der Daten und Systeme unserer Organisation haben. Um ein effizientes Lieferantenmanagement zu gewährleisten, befolgen wir die folgenden Praktiken:

• Umfassendes Verfahren zur Auswahl von Anbietern
• Klare und detaillierte Verträge
• Regelmäßige Leistungsüberwachung
• Offene Kommunikationskanäle

Die themenspezifischen Richtlinien werden definiert, von der Geschäftsleitung genehmigt, veröffentlicht, an die relevanten Mitarbeiter und interessierten Parteien weitergeleitet und von diesen bestätigt.

Unsere Richtlinien werden regelmäßig – mindestens einmal im Jahr oder bei wichtigen Änderungen – überprüft. So stellen wir die Eignung, Angemessenheit und Wirksamkeit der Managementrichtlinien sicher und bestätigen, dass sie weiterhin den geschäftlichen, rechtlichen, gesetzlichen, regulatorischen und vertraglichen Anforderungen entsprechen.

Anfragen von Behörden oder Anwaltskanzleien werden unverzüglich an den Global Chief Compliance Officer (CCO) Dr. Zsófia Körmendy und an den zuständigen Co-CEO Michael Kleeberg weitergeleitet. Diese werden zentral dokumentiert, sodass alle relevanten Informationen zu einer Anfrage an einem Ort erfasst und gespeichert werden. Die rechtliche Bewertung wird von den qualifizierten Mitarbeitern der Rechts- und Compliance-Abteilung von SEEBURGER durchgeführt. Bei Bedarf werden externe Rechtsberater hinzugezogen.

Dabei wird sorgfältig geprüft, ob die angeforderten Daten als vertraulich oder besonders schutzwürdig eingestuft werden.

Wir setzen auf eine transparente und kooperative Zusammenarbeit mit den Behörden, um Missverständnisse zu vermieden. Ist eine Anfrage rechtswidrig oder unangemessen, wird SEEBURGER der Anfrage widersprechen und gegebenenfalls rechtliche Schritte einleiten, um die Rechte von Kunden und Mitarbeitern zu schützen.

SEEBURGER informiert betroffene (Cloud-) Kunden unverzüglich und holt, soweit möglich, dessen Einwilligung zur Offenlegung der Daten ein, nachdem eine Auskunftsanfrage einer staatlichen Behörde eingegangen ist. Eine Ausnahme besteht, wenn die geltende Rechtsgrundlage, auf die sich die staatliche Behörde stützt, dies verbietet oder es eindeutige Hinweise gibt, dass eine rechtswidrige Handlung im Zusammenhang mit der Nutzung des Cloud-Dienstes vorliegt.

Bedingungen für den Zugriff auf oder die Offenlegung von Daten im Rahmen von Ermittlungen:

Der Zugriff auf oder die Offenlegung von Daten von (Cloud-) Kunden oder Mitarbeitern im Rahmen von Ermittlungsersuchen von Regierungsbehörden erfolgt nur, wenn die rechtliche Prüfung ergibt, dass eine anwendbare und gültige Rechtsgrundlage vorliegt und das Ermittlungsersuchen auf dieser Grundlage gewährt werden muss.

Beschränkungen in Bezug auf Zugriff auf oder Offenlegung von Daten im Rahmen von Ermittlungen:

In Bezug auf die Verfahren zur Einrichtung des Zugangs zu oder der Offenlegung von Daten aufgrund von Ermittlungsersuchen von Regierungsbehörden werden nur die Daten offengelegt, die zur Erfüllung der Anforderungen der Anfrage notwendig sind. Damit soll sichergestellt werden, dass der Eingriff in die Privatsphäre unserer Kunden und Mitarbeiter auf das absolut notwendige Minimum beschränkt bleibt. Soweit möglich, werden die angeforderten Daten anonymisiert oder pseudonymisiert, um die Identität der betroffenen Personen zu schützen.

Jede Auskunftsanfrage und die anschließende Offenlegung von Daten werden detailliert dokumentiert und aufgezeichnet, um Transparenz und Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten.

Schulungen:

Alle relevanten Mitarbeiter werden regelmäßig geschult, um sicherzustellen, dass sie mit den Verfahren für den Umgang mit Untersuchungsersuchen vertraut sind und diese korrekt umsetzen.