Wem nützt Managed File Transfer?

Wem nützt Managed File Transfer?

Kurz gesagt: Jedem, der unternehmenskritische oder sensible Daten über unsichere Kanäle übertragen muss und die damit verbundenen Risiken minimieren möchte.
Vielfältige Einsatzmöglichkeiten im Managed File Transfer

Vielfältige Einsatzmöglichkeiten im Managed File Transfer

Leistungsfähige MFT-Lösungen eignen sich für unterschiedliche Datenaustausch-Szenarien, z. B. für die spontane (Ad-hoc-)Datenübertragung, geplante Datentransfers, Teamarbeit oder auch den Datenaustausch zwischen gekoppelten Systemen.

Was ist Managed File Transfer (MFT)?

Dateien jeder Größe sicher und nachvollziehbar übertragen

Jeder Geschäftsprozess eines Unternehmens geht mit dem Austausch von Daten einher. Damit diese sicher übertragen werden, empfiehlt sich der Einsatz einer professionellen Lösung für Managed File Transfer (MFT).
MFT umfasst Softwaretechnologien, die den kompletten Prozess des elektronischen Datenaustauschs absichern, steuern, dokumentieren und automatisieren.

Richtiger Einsatz von Managed File Transfer im Unternehmen

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Die verschiedenen Aspekte einer sicheren MFT-Lösung

Die Koordination unternehmensweiter Datenströme erfordert Sicherheit, Kontrolle und Transparenz. Eine geeignete MFT-Lösung richtet sich nach den unterschiedlichen Einsatzmöglichkeiten im Unternehmen und ihren Auswahlkriterien.

Überblick

Unstrukturierter Datenaustausch


 

Ohne MFT-Software erfolgt der Datenaustausch unstrukturierter Daten wie bspw. Verträge, Zeichnungen, Businesszahlen, Mitarbeiterinformationen, Projekt-, Kunden- oder Lieferantendaten ohne Übersicht und ohne Kontrolle…. Risiken etc.

 

MFT-Software

Besser ist es, alle Übertragungen auf einer zentralen, überwachten Kommunikationsplattform zu konsolidieren. Mit MFT lassen sich geschäftskritische Daten mit Geschäftspartnern, Systemen und Anwendungen sicher, nachvollziehbar und transparent austauschen. Datenmanipulation und -verlust werden dadurch wirksam verhindert. Das ist insbesondere für unstrukturierte Geschäftsdaten (z.B. Office-Dokumente, PDFs oder Bilddateien) von Bedeutung, die nicht über sichere Industriestandards per EDI versendet werden.

Unternehmen können dadurch die Risiken unsicherer und ineffizienter Datenübertragungen vermeiden und ihre operativen Kosten reduzieren. Gleichzeitig behalten sie stets den Überblick, welche sensiblen Daten – gewollt oder ungewollt – wohin intern oder extern weitergeleitet wurden und können zeitnah auf Probleme reagieren. Darüber hinaus hilft ihnen MFT, eigene Datenschutzregelungen (Policies) sowie branchenspezifische Compliance-Anforderungen (bspw. in den USA SOX für Finanzdaten, HIPAA für Gesundheitsdaten) einzuhalten.

Nutzen

Wem nützt MFT?
Kurz gesagt: Jedem, der unternehmenskritische und/oder sensible Daten sicher übertragen und die damit verbundenen Risiken reduzieren möchte.

Etwas ausführlicher:
Jeder Geschäftsprozess eines Unternehmens geht mit dem Austausch von Daten einher – ob unternehmensintern oder mit Geschäftspartnern wie Kunden, Lieferanten oder Dienstleistern. Ob Ausschreibungen, Preislisten, Angebote, Aufträge oder Rechnungen, Konstruktions- oder Maschinendaten, vertrauliche Reports oder personenbezogene Informationen – ihre zuverlässige elektronische Übertragung ist kritisch für den Geschäftserfolg. Vor allem in Entwicklungs- oder Implementierungsprojekten ist ein schneller und verlässlicher Austausch auch großer Datenmengen essentiell, der in Echtzeit die Zusammenarbeit zwischen Teams an mehreren Standorten oder mit mehreren Partnern und Lieferanten ermöglicht.

Das Problem:
Der Datentransfer erfolgt in der Regel über unsichere Kanäle (Internet) und häufig noch mit Technologien, die nicht mehr für aktuelle Anforderungen an Übertragungssicherheit, Datenintegrität, Zuverlässigkeit und Performance geeignet sind.

„Managed File Transfer“ (MFT) umfasst Softwaretechnologien, die den kompletten Prozess des elektronischen Datenaustauschs steuern, absichern, dokumentieren und automatisieren. Anders als herkömmliche Datenübertragung z.B. per E-Mail oder FTP-Server bietet eine sichere MFT-Lösung die folgenden Kernfunktionalitäten:

  • Zentrale und einheitliche Verwaltung von Datenübertragungen über verschiedene Technologien und Protokolle
  • Zuverlässige Übertragung großer Dateien und Datenmengen
  • Steuerung des Datenzugriffs, Datensicherung und Verschlüsselung
  • Protokollierung und Überwachung von Dateiaktivitäten.

Einsatzmöglichkeiten

Leistungsfähige MFT-Lösungen eignen sich für unterschiedliche Datenaustausch-Szenarien, zum Beispiel die spontane (Ad-hoc-) Datenübertragung, geplante Datentransfers, Teamarbeit oder auch den Datenaustausch zwischen gekoppelten Systemen:

  • Ad-hoc-Datenübertragung per E-Mail oder Web-Browser
    Der spontane Austausch von Dateien zwischen Kollegen oder Geschäftspartnern findet meist per E-Mail oder browserbasiert über Webservices statt. Kommt eine MFT-Lösung zum Einsatz, wird dafür eine gesicherte Punkt-zu-Punkt-Verbindung aufgebaut. Die Übermittlung von Dateien erfolgt nicht im E-Mail-Anhang, sondern über einen eigenen Server.
    Beispiel: Marketing-, Personal- und Finanzinformationen
    Nutzen: Integration in den Arbeitsalltag, Reduktion der Mailbox-Größen
     
  • Geplante Datenübertragung
    Bei regelmäßigen, geplanten Datentransfers zwischen zwei oder mehreren Anwendern, Geschäftspartnern oder Systemen spielen MFT-Lösungen ihre Stärken aus: Sie sichern nicht nur die Übertragung, sondern bieten auch Automatisierungsfunktionen für mehr Effizienz.
    Beispiel: Automatisierter Versand von Reports an Verteilerkreise (Preislisten-Updates, Abverkaufszahlen usw.)
    Nutzen: Verwendungskontrolle, Limitierung der Verfügbarkeit von Downloads (Berechtigungen, Zeitraum, Anzahl Downloads)
     
  • Teamarbeit
    Arbeiten mehrere Kollegen oder Geschäftspartner gemeinsam an einer Aufgabe, bietet die MFT-Lösung ihnen einen geschützten virtuellen Raum, in dem sie gemeinsam Daten nutzen, bearbeiten und sicher austauschen können. Sie stellt Dateien und Dokumente beliebiger Größe zeitlich begrenzt oder unbegrenzt zur Verfügung und sorgt dafür, dass nur autorisierte Personen darauf zugreifen können.
    Beispiel: Sichere Hinterlegung von Projektplänen, Zeichnungen und Reports etc.
    Nutzen: Einfache und schnelle Bereitstellung, Delegation der Administration an Anwender
     
  • Kopplung von Systemen
    Eine weitere mögliche Anwendung für MFT-Lösungen ist der sichere, automatisierte Datenaustausch zwischen verschiedenen Systemen und Anwendungen über definierte Schnittstellen und standardisierte Protokolle.
    Beispiel: Automatisierter Stammdatenabgleich zwischen Zentrale und Filialen
    Nutzen: Reduzierte Aufwände für den Betrieb, Nachvollziehbarkeit des Datenaustauschs.

Auswahlkriterien

MFT-Funktionalitäten sind entweder als eigenständige Anwendungen oder integriert in umfassendere Enterprise-Softwarelösungen erhältlich. Die angebotenen MFT-Lösungen unterscheiden sich deutlich in Architektur, Funktionsumfang, Skalierbarkeit, Preis- und Betriebsmodellen oder Serviceleistungen der Anbieter. Die folgenden Tipps helfen Ihnen bei der Auswahl.

  • Einsatzszenarien
    Eine MFT-Lösung erfüllt nur dann ihren Zweck, wenn sie sämtliche Datentransfer-Szenarien eines Unternehmens oder Konzerns abdeckt. Prüfen Sie daher sorgfältig Ihre Anforderungen und vergleichen sie die angebotenen Funktionalitäten.
     
  • Compliance-Eignung
    Unternehmen stehen vor der Herausforderung, eine zunehmende Anzahl von organisatorischen Regelungen bei der Handhabung sensibler Informationen, Dokumente und Files einhalten zu müssen. Sie unterliegen Datenschutz- und Sicherheitsrichtlinien sowie der Einhaltung gesetzlicher und Branchenvorgaben. Möglichst alle diese Vorgaben sollten von einer MFT-Lösung umfassend unterstützt werden. Beispiele hierfür sind generelle Datenschutzregelungen, die EU Datenschutzverordnung oder vielfältige branchenspezifische Vorgaben wie bspw. EPCIP, PCI, FDIC etc.
     
  • Integration in die Geschäftsprozesse
    Wichtig ist, dass sich MFT-Funktionen nahtlos in Ihre gewohnten Arbeitsabläufe und Anwendungen integrieren lassen (z.B. Office-, E-Mail- oder Windows-Explorer-Integration). Anwender, die seit Jahren ihre Dokumente per E-Mail versenden, sind wahrscheinlich weder bereit noch ohne weiteres in der Lage, dieses vertraute Verfahren aufzugeben.

MFT Managed File Transfer – Funktionen und Vorteile

Unternehmen können mit MFT unsichere, ineffiziente Datenübertragungen vermeiden und dabei operative Kosten reduzieren

  • Effiziente Datenübertragung
    Schnellere und effizientere Übertragung (fünf Mal so schnell wie FTP) beliebiger, auch unstrukturierter Daten jeglicher Größe bei garantierter Zustellung unabhängig von Länder- oder Branchenstandards

  • Durchgehende Datensicherheit
    Mit End-zu-End-Verschlüsselung beim Transport (sichere Übertragungsprotokolle wie FTS, OFTP, SFTP, SCP, AS2 und HTTPS) sowie verschlüsselter Datenablage

  • Gesicherte Urheberschaft
    Die Authentizität des Absenders wie auch Integrität der Nachricht sichert die elektronische Signatur

  • Zentrale Verwaltung und Zugriffsteuerung von Dateiübertragungen
    Dateiübertragungen verschiedenster Einsatzbereiche, inklusive Automatisierung, Monitoring und Rechtemanagement werden zentral verwaltet. Rollen- und Rechtevergabe sowie Authentifizierung verhindern nicht autorisierte Dateizugriffe

  • Einhaltung von Vorschriften und Compliance
    Unternehmensweite Durchsetzung von Datenschutz- und Sicherheitsrichtlinien sowie Einhaltung gesetzlicher und Branchenvorgaben (Compliance)

  • Transparenz und Nachvollziehbarkeit
    Dateiaktivitäten, wie Datenbewegungen und -zugriffe, sind transparent und jederzeit nachvollziehbar

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