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E-Invoicing erfolgreich einführen
Zur Durchsetzung ihrer Steuergesetze suchen viele Länder nach neuen Wegen. Sie verpflichten Unternehmen, ihre Rechnungen elektronisch zu melden.
Erfahren Sie, wie die SEEBURGER Global E-Invoicing-Lösung den Austausch von Rechnungsdaten zwischen Unternehmen und öffentlichen Verwaltungen verbessert.
Mit zunehmender Zahl internationaler Handelsbeziehungen steigt die technische Komplexität gesetzeskonformer E-Rechnungen. Dies gilt insbesondere für Business-to-Government-Lieferanten (B2G) und für Business-to-Business-Rechnungen mit Steuerfreigabe (B2Tax).
Pflicht zum Empfang und Weiterverarbeitung elektronischer Rechnungen durch die öffentliche Verwaltung.
Das E-Rechnungsgesetz setzt die Vorgaben der Europäischen Richtlinie 2014/55/EU vom 16. April 2014 in nationales Recht in Deutschland um. Das E-Rechnungsgesetz schafft damit eine verbindliche Rechtsgrundlage für den Empfang und die Verarbeitung elektronischer Rechnungen durch öffentliche Auftraggeber.
XRechnung ist die nationale Ausgestaltung der Europäischen Norm für die deutsche Verwaltung und von der Koordinierungsstelle für IT Standards (KoSIT) herausgegeben.
Die E-Rechnungsverordnung des Bundes hält an den ursprünglichen Umsetzungsfristen fest, die in der EU-Richtlinie vorgesehen waren, d.h.:
Basierend auf dem Erwägungsgrund der EU-Richtlinie führt der Bund eine E-Rechnungspflicht für Lieferanten zum 27. November 2020 ein.
Ausnahmen sind:
Gemäß Durchführungsbeschluss von 16. Oktober 2017 der Europäischen Kommission sind die folgenden zwei Syntaxen für den Empfang und die Weiterverarbeitung für die öffentlichen Verwaltungen verpflichtend:[1]
UN/EDIFACT als globaler Standard ist der weltweit meistgenutzte Standard in der Wirtschaft im B2B-Bereich. Daneben hat sich seit 2014 das branchenübergreifende Hybrid-Format ZUGFeRD im B2B-Bereich etabliert. ZUGFeRD bietet insbesondere für kleine- und mittelständische Unternehmen im Rahmen des E-Rechnungsaustausches die Rechnung als Bild (PDF-A/3) sowie als maschinenlesbaren E-Rechnungs-Datensatz als XML-Datei auf Basis der Cross Industry Invoice XML von UN/CEFACT. Das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) der AWV – Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e. V. ist der Herausgeber des Standard ZUGFeRD.
Die aktuellste ZUGFeRD Version 2.0/Factur-X ist konform zur Europäischen Norm (EU-Rechnung) und ermöglicht damit das B2G-E-Invoicing („XRechnung“).
Neben dem gemeinsamen deutsch-französischen Standard Factur-X/ZUGFeRD 2.0 basiert die deutsche Spezifikation XRechnung für Behörden auch auf der Europäischen Norm – Electronic Invoice, beide Standards bilden zwei sogenannte Kernrechnungsanwendungsspezifikation („Core Invoice Usage Specification“, CIUS).
Gemäß der E-Rechnungsverordnung des Bundes ist eine E-Rechnung grundsätzlich als XRechnung einzureichen oder als EU-Rechnung.
Ebenso wie Factur-X/ZUGFeRD 2.0 stellt die XRechnung auch eine CIUS dar und bildet für die Verwaltung in Deutschland die Europäische Norm zur elektronischen Rechnung ab und ergänzt diese um weitere nationale, für die Verwaltung in Deutschland relevante Regelungen, z.B. durch die Heraufstufung von optionalen Feldern zu Pflichtfeldern. Damit kann die Verwaltung gezielt notwendige Angaben in einer Rechnung fordern, die für die Rechnungsverarbeitung in der Verwaltung wichtig sind. Durch XRechnung werden die europäischen Vorgaben verbindlich den nationalen Erfordernissen angepasst.
Die E-Rechnung ist über ein zentrales E-Rechnungsportal des Bundes einzureichen durch:
Das Rechnungsportal ist eine besondere Fachanwendung des übergreifenden Verwaltungsportals und auf föderale Erweiterung ausgelegt. Es ist immer eine vorherige Registrierung für ein Servicekonto erforderlich. Die E-Rechnungen werden vom E-Rechnungsportal per ERP-Integration in Buchungssysteme der Behörden übertragen, z.B. MACH oder SAP.
[1] Dieses Dokument ist zur Verfügung gestellt unter https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/PDF/?uri=CELEX:32017D1870
[2] Diese Dokumente werden von der UNECE (Wirtschaftskommission der Vereinten Nationen für Europa) zur Verfügung gestellt unter https://unece.org/trade/uncefact/xml-schemas
[3] Diese Dokumente werden von Oasis UBL (Universal Business Language) zur Verfügung gestellt unter http://docs.oasis-open.org/ubl/cs1-UBL-2.1/UBL-2.1.pdf
ZUGFeRD kommt – die Stadtwerke Augsburg sind bereit!
“Mithilfe der SEEBURGER ZUGFeRD-Lösung können wir schnell und kostengünstig auf Ausschreibungen reagieren und steigern nebenbei auch noch unseren Cash-Flow. Wir sind sehr zufrieden mit der Umsetzung und gewohnten professionellen Zusammenarbeit. Die swa ist bereits auf den ZUG aufgesprungen!”
Michael Schnall, Teamleiter Strategie und Daten Energiewirtschaft der swa
Mehr erfahren
Alle B2G (Business to Government) oder G2G (Government to Government) E-Rechnungen in Frankreich werden auf der speziellen Plattform Chorus Pro zentral abgewickelt.
Alle B2B (Business to Business) E-Rechnungen in Frankreich müssen den DEMAT-Anforderungen entsprechen.
»DEMAT«-Anforderung mit Standardlösung flexibel erfüllt
"Aufgrund von jahrzehntelangen guten Erfahrungen mit den SEEBURGER-Lösungen und gewohnt gutem Support, ist uns die Entscheidung für die SEEBURGER E-Invoicing-Lösung leicht gefallen."Martina Wemcken, EDI & ERP Specialist, NGK Spark Plug Europe GmbH
Die Lösung von SEEBURGER erfüllt die Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung in Italien.
Mit der Verabschiedung des Haushaltsgesetzes 2018 wurde die obligatorische elektronische Rechnungsstellung zwischen privaten Unternehmen in Italien endgültig beschlossen. Sie wird für inländische B2B- und B2C-Rechnungen obligatorisch.
Mit der Verabschiedung des Haushaltsgesetzes 2018 wurde die obligatorische elektronische Rechnungsstellung zwischen privaten Unternehmen in Italien endgültig beschlossen. Sie wurde für inländische B2B- und B2C-Rechnungen obligatorisch:
Seit 1. Juli 2018
Seit 1. September 2018
Seit 1. Januar 2019:
Jede Rechnung eines italienischen Lieferanten an einen italienischen Käufer muss im FatturaPA-Format über das SdI-Austauschsystem eingereicht werden, bevor sie aus steuerlicher Sicht als ausgestellt gilt. Mit dieser Verpflichtung ist Italien einen ähnlichen Weg gegangen wie Clearance-Länder wie Mexiko, Türkei etc.
E-Invoicing in Mexiko mit CFDI 3.3 und New Complement for Payments.
CFDI steht für "Comprobante Fiscal Digital por Internet" – wörtlich übersetzt „digitales Steuerdokument via Internet (Rechnung)“. Die CFDI-Rechnung muss sowohl die Unterschrift des Ausstellers als auch die eines Zertifizierungsanbieters PAC "Proveedor Autorizado de Certificación" enthalten. Der PAC muss von der mexikanischen Steuerbehörde (SAT) zertifiziert werden.
Es gibt vier Arten von CFDI's: Rechnungen, Lastschriften, Gutschriften und Frachtbriefe. Das Attribut CFDI tipoDeComprobante kann dazu folgende Werte haben:
Die Verwendung der CFDI Version 3.3 inklusive "payment complemento" und der "Käuferfreigabe einer CFDI Rücknahme" sind im Laufe es Jahres 2018 verpflichtend geworden.
Wegen des §5 IKT-Konsolidierungsgesetzes (IKTKonG) akzeptieren die Bundesressorts nur elektronische Rechnungen.
Über E-RECHNUNG.GV.AT ist es möglich, elektronische Rechnungen an den Bund und an angeschlossene Institutionen anderer Bereiche des öffentlichen Sektors zu übermitteln. Es kann der nationale XML-Standard ebInterface oder der internationale Peppol UBL Standard als Rechnungsformat verwendet werden.
Aufgrund der Bestimmungen des § 5 IKT-Konsolidierungsgesetzes (IKTKonG) akzeptiert die österreichische Bundesregierung nur elektronische Rechnungen (e-Invoices) für die Bereitstellung von Waren und Dienstleistungen. Die Institutionen des Bundes sind im Allgemeinen:
Eine detaillierte Auflistung aller Rechnungsempfänger anderer an die E-RECHNUNG.GV.AT angeschlossener öffentlicher Einrichtungen ist ebenfalls verfügbar. Derzeit besteht keine rechtliche Verpflichtung zur Nutzung von E-Rechnungen für diese anderen Institutionen des öffentlichen Sektors.
Peppol ist innerhalb der Europäischen Union die standardisierte Lösung für grenzüberschreitende elektronisch unterstützte öffentliche Beschaffungsverfahren (Public eProcurement).
Der Zweck von Peppol ist, dass jedes Unternehmen in Europa – egal welcher Größe – mit jedem öffentlichen Auftraggeber und jedem privatwirtschaftlichen Unternehmen, welches ebenfalls teilnimmt, in einem jeden EU-Land auf Basis von standardisierten Lösungen elektronische Nachrichten austauschen kann.
Die elektronische Rechnungslegung ist ein Teilprozess im Rahmen der öffentlichen Beschaffung. Daher ist Peppol ein wichtiger Schritt in Richtung E-Rechnung. Es werden hohe Kostenersparnisse aufgrund von schnelleren Rechnungslegungsprozessen, bei weniger Fehlern aufgrund manueller Interaktion und einheitlichem Datenmanagement, ermöglicht.
Die Peppol-Transportinfrastruktur basiert auf verschiedenen technischen Spezifikationen, technischen Standards und Geschäftsprozessen.
Bei Buchung des SEEBURGER E-Invoicing Cloud Service für Österreich können die SEEBURGER-Kunden die präferierte Anbindungsvariante (über ebInterface oder Peppol) entsprechend wählen.
Abwicklung mit SII – Neues MwSt-Managementsystem auf der Grundlage von Informationen aus Geschäftsvorgängen.
Ravensburger nutzt die SEEBURGER E-Invoicing-Lösung zur SII-Umsatzsteuervoranmeldung an die spanische Steuerbehörde
“Die Einführung und Nutzung der SEEBURGER E-Invoicing-Lösung für SII in Spanien gelang in gewohnter Ravensburger-Manier ‚spielerisch‘. Auch die durch die neue Version 1.1 des SII-Systems hervorgerufenen Anpassungen an die Lösung waren in kurzer Zeit berücksichtigt.”
Markus Deiß, Head of Business Development and Process Analysis, Ravensburger AG
STAEDTLER implementiert die SEEBURGER E-Invoicing-Lösung zur SII-Umsatzsteuermeldung an die spanische Steuerbehörde
“Dank SEEBURGER haben wir eine aktuelle E-Invoicing-Lösung für SII in Spanien, die auch die Neuerungen ab dem 1. Juli 2018 abdeckt. Dazu gehört das aktualisierte AEAT XML-Format mit zusätzlichen Feldern und Inhalten sowie die neue Webservices-Version zur Kommunikation mit dem SII-System. Wir sind mit der Einführung und Umsetzung der E-Invoicing-On-Premise-Lösung sehr zufrieden.”
Ulrich Hagenbucher, Projekt Manager Globale Informationstechnologie, STAEDTLER Mars GmbH & Co. KG
Strafen werden ab dem 1. Januar 2018 erhoben, wenn die Steuerpflichtigen nicht über SII berichten.
Würth setzt auf SEEBURGER bei globaler E-Invoicing-Strategie und nutzt die SEEBURGER E-Invoicing-Lösungen zur elektronischen Meldung von Steuerinformationen an die spanische und ungarische Steuerbehörde
“Die SEEBURGER Lösungen zur elektronischen Rechnungsstellung für Spanien (SII) und Ungarn (NAV) meistern sowohl die Compliance-Anforderungen als auch technische Komplexität. Sie sorgen für eine sichere Übergabe der sensiblen Daten und eine zuverlässige Basis zur Nutzung weiterer SEEBURGER E-Invoicing-Lösungen in diesem dynamischen Umfeld.”
Markus Worsch, E-Business Manager, Würth Industrie Service GmbH und Co. KG
Aufgrund gesetzlicher Bestimmungen akzeptiert der öffentliche Sektor in Spanien nur elektronische Rechnungen. Seit 2015 gilt dies für alle Rechnungen größer 5.000 Euro; Rechungen in Papierform dürfen nur noch unter 5.000 Euro akzeptiert werden.
Über das FACe GATEWAY – https://www.facturae.gob.es/Paginas/index.aspx – ist es möglich, elektronische Rechnungen an die spanische Zentralregierung und an angeschlossene Institutionen anderer Bereiche des öffentlichen Sektors zu übermitteln. Als Rechnungsformat muss der nationale XML-Standard Facturae mit einer eSignatur nach dem XAdES-Standard verwendet werden.
FACe ist die einzige Anlaufstelle für elektronische Rechnungen an die Zentralregierung in Spanien. Lokalen und regionalen Regierungen steht es frei, eigene Lösungen zu entwickeln oder eine Lösung anderer Verwaltungen nutzen; in der Regel nutzen sie jedoch ebenfalls FACe. Alle E-Invoice-Empfangssysteme sind in das Rechnungsregister integriert, das den Zahlungsprozess zentral steuert.
Die von FACe angebotenen elektronischen Rechnungsstellungsdienste können über das Portal der Plattform abgerufen werden. Um die direkte Integration von Anwendungen zur Rechnungsbearbeitung zu unterstützen, steht eine Webservice-Schnittstelle zur Verfügung.
Lieferanten können FACe als "Gelbe Seiten" des öffentlichen Sektors nutzen, um die E-Invoicing-Adressen einer öffentlichen Verwaltung (auch solcher, die nicht an FACe angeschlossen sind) zu erhalten.
KAESER Kompressoren nutzt die SEEBURGER E-Invoicing Cloud Services jetzt auch für Umsatzsteuermeldungen an die ungarische Steuerbehörde (NAV) in Echtzeit
“In SEEBURGER haben wir einen Service Provider, der sämtliche Anforderungen an eine globale Rechnungsstellung gesetzeskonform umsetzt und wirtschaftlich als Cloud Service anbietet. Mit dieser zentralen E-Invoicing-Strategie sind wir für die Zukunft bestens aufgestellt.”
Dietmar Maurus, IT Manager, KAESER Kompressoren
B2T E-Invoicing in Ungarn mit dem NAV KOBAK-System
Die Nationale Steuer- und Zollverwaltung Ungarns (Nav Nemzeti Adoes Vamhivatai) bietet zusätzliche Dienste für den Steuerzahler, um den Betrieb und die Verwendung nötiger Upgrades zu erleichtern:
Bis zu 500.000 HUF/1.600 € können pro Rechnung fällig werden, wenn der Steuerpflichtige nicht an den NAV meldet.
.
OASE meldet Umsatzsteuerdaten mit SEEBURGER fristgerecht an die Steuerbehörde NAV in Ungarn seit dem 1. Juli 2018
"Die elektronische Anbindung von OASE an die NAV wurde in nur 6 Wochen mit minimalem Einrichtungsaufwand fristgerecht umgesetzt. Die Funktionalität, Sicherheit und Effizienz der globalen SEEBURGER-E-Invoicing-Lösungen in der Cloud sowie die Kompetenz in SAP überzeugten uns. Nach Ungarn steht nun B2B E-Invoicing in Italien mit der SEEBURGER Cloud an."
Herr Vossen, Leiter IT, OASE GmbH
Über die Unterstützung aller E-Invoicing-Messaging-Formate hinaus ist es wichtig, die Eingangs- und Ausgangsrechnungsprozesse von und zu Ihrem ERP zu automatisieren und ordnungsgemäß zu verwalten. Diese kann in Ihre bestehenden EDI-Prozesse integriert werden und mit einer länderbezogenen Compliance-Komponente angereichert werden.
E-Invoicing kann verschiedene Technologien beinhalten, mit denen eine Rechnung einem Kunden elektronisch zur Zahlung vorgelegt wird.
Eine E-Rechnung kann als strukturierte Rechnungsdaten definiert werden, die als EDI-Nachricht (Electronic Data Interchange) ausgegeben werden. Eine E-Rechnung baut in der Regel auf früheren Prozessschritten wie Bestellungen, Auftragsbestätigungen und Lieferankündigen auf.
Bei geringeren Integrationsanforderungen steht nur die Bearbeitung der Rechnung im Vordergrund.
Handelspartner, die ihre Rechnungsprozesse elektronisch automatisiert abwickeln, können zwischen 60 und 80 Prozent der Kosten einsparen – im Vergleich zu einem papierbasierten Prozess. Erreicht wird dies durch verkürzte Durchlaufzeiten bei gleichzeitig erhöhter Qualität und Transparenz. E-Invoicing verbessert auch die Geschäftsbeziehung zu Ihren Lieferanten und Kunden: keine verlorenen Rechnungen, bessere Nutzung von Rabatten und optimiertes Cash-Management.
Es gibt zwei Arten von E-Invoicing-Vorschriften, allgemein bekannt als Clearance und Post-Audit.
Für Clearance-Regelungen verlangen die regulierenden Länder, dass Rechnungen an Unternehmen in ihrem Land über eine zwischengeschaltete Regulierungsbehörde beglichen werden müssen. Diese Echtzeit-Kontrollen beinhalten in der Regel digitale Signaturen.
Die Rechnungsstellung macht es einfach, den Steuerbehörden Mehrwertsteuer-/GST-Daten in Echtzeit zu melden. Es wird erwartet, dass die Clearance („Freigabe“) weltweit wächst und mittel- bis langfristig die Prüfung im Nachgang („Post Audit“) vollständig ersetzen wird.
Post-Audit bedeutet, dass die Vorschriften des Landes einen Mindestzeitraum festlegen, in dem elektronische Versionen der Rechnungen für eine mögliche Prüfung aufbewahrt werden müssen.
Pionierländer wie Mexiko fördern seit 2011 E-Invoicing als Voraussetzung einer Freigabe. Der Staat verpflichtet die Verwendung eines einzigen XML-Formats. Jede Transaktion findet in Echtzeit für jeden B2B-Prozess statt.
In den meisten Ländern der Europäischen Union wird nach wie vor Post Audit eingesetzt, was bedeutet, dass ein Audit zu einem späteren Zeitpunkt stattfinden kann.
Das folgende Bild zeigt die Länder, in denen heute Post-Audit- und Clearance-Modelle eingesetzt werden.
Aktuelle Gesetzesänderung in Italien schreibt die Nutzung der Online-Plattform SdI für B2B E-Invoicing vor.
Strafzahlungen vermeiden und Daten automatisiert zur NAV übertragen.
Rechnungen an die öffentliche Verwaltung in Frankreich über die Plattform Chorus Pro verschicken.
SII zur Umsatzsteuermeldung an die span. Steuerbehörde nutzen und Strafzahlungen vermeiden.
Electronic VAT returns will become obligatory in the UK as of 1st of April, 2019.
MTD requirements UK
Seit mehr als zwei Jahrzehnten gibt es in der Schweiz die elektronische Rechnung (E-Invoicing).
Mit SEEBURGER Cloud Services schnell und einfach elektronische Rechnungen an Behörden und andere Peppol Teilnehmer weltweit verschicken.
Was ist eine elektronische Rechnung und was sind Herausforderungen beim E-Invoicing?
Wir freuen uns über Ihr Interesse an SEEBURGER.