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Was ist eine EDIFACT-ORDERS-Nachricht?

UN/EDIFACT ORDERS ist ein Bestellformat, das von Kunden an Lieferanten gesendet wird, um Waren oder Dienstleistungen zu bestellen. Eine EDI (Electronic Data Interchange)-Bestellnachricht ist ein zentrales Geschäftsdokument für den automatisierten B2B-Dokumentenaustausch, der mit den meisten EDI-Workflows einhergeht.

Die Verwendung der EDIFACT-ORDERS-Nachricht

Einkaufsorganisationen verwenden EDI-Einkaufsbestellungen, um Dienstleistungen oder Waren zu bestellen und sie an Vertriebszentren, Geschäfte oder ihre Endverbraucher zu schicken.

Das ORDERS-Format ist das Bestelldokument, das EDI-Nachrichtenstandards verwendet, die auf EDIFACT als allgemeinem EDI-Standardformat basieren.

Die Bestellung wird normalerweise im ERP-System des Kunden in einem ERP-spezifischen Datenformat erstellt. Mit Hilfe einer EDI-Lösung wird dieses interne Format dann in das EDIFACT-ORDERS-Format konvertiert. Nach der Konvertierung wird die Nachricht an den Lieferanten gesendet, der eine Bestellung für Waren oder Dienstleistungen aufgibt.

EDIFACT-ORDERS-Struktur und -Beispiel

Die Bestellinformationen folgen einer für EDIFACT ORDERS spezifizierten Struktur aus sogenannten Segmenten und Elementen. Ein EDI-Bestellnachrichtendokument wie EDIFACT ORDERS wird von einer EDI-Lösung (entweder unter Verwendung einer EDI-Software on-Premises oder unter Nutzung eines EDI Cloud Service) gesendet, empfangen und verarbeitet. Um einen reibungslosen, automatisierten Prozess zu gewährleisten, ist es zwingend erforderlich, die akzeptierten EDIFACT-ORDERS-Standards einzuhalten, da es sonst zu Fehlern kommen kann oder das Dokument gar nicht erst beim Lieferanten ankommt.

Der Inhalt einer typischen EDIFACT-ORDERS-Nachricht enthält:

  • Kosten des bestellten Artikels
  • Bestellte Mengen
  • Rechnungsstellungsinformationen wie Datum und Bestellnummer
  • Zieladresse (einzelne oder mehrere Standorte, an die gesendet werden soll, wie bei Cross-Dock-Bestellungen)
  • Zusätzliche Logistikanweisungen
  • Details für den Logistikdienstleister

UNB+UNOC:3+4000000000000:14+4019315000007:14+150819:0640+00003+++++EANCOM'
UNH+1+ORDERS:D:01B:UN:EAN010'
BGM+220+0813034'
DTM+137:20190913:102'
DTM+2:20190918:102'
NAD+BY+4000000000000::9'
NAD+DP+4000000000000::9'
NAD+SU+4019315000007::9+SEEBURGER AG+EDISONSTRASSE 1+BRETTEN++75015+DE'
CTA+PD+:ADAM'
COM+?+49 7252 96 0:TE'
COM+?+49 7252 96 2222:FX'
COM+INFO@SEEBURGER.COM:EM'
LIN+1++4000000000000:SRV'
PIA+1+10000-100:SA'
PIA+1+1000000000000:IN'
IMD+F++:::RAW HAM:ABRAHAM'
QTY+21:60'
LIN+2++4000000000001:SRV'
PIA+1+10000-112:SA'
PIA+1+1000000000000:IN'
IMD+F++:::BLACK FOREST HAM:EVA'
QTY+21:54'
UNS+S'
CNT+1:114'
UNT+24+1'
UNZ+1+00003'

EDI-Workflow für die Verarbeitung des EDIFACT-ORDERS-Dokuments

Nach Erhalt der EDIFACT-ORDERS-Nachricht prüft der Lieferant das Dokument anhand der EDIFACT-ORDERS-Standardspezifikation und übermittelt eine Funktionsbestätigung (EDIFACT CONTROL). Das Ziel einer solchen Funktionsbestätigung ist die Bestätigung des Bestelleingangs.

Dokumente, die zwischen EDI-Handelspartnern von Kunden und Lieferanten ausgetauscht werden, folgen einer standardisierten Abfolge von Geschäftsprozessen, die je nach Art der vertikalen Industrie variiert. Die folgende Abbildung zeigt, welche Rolle eine EDIFACT-ORDERS-Nachricht spielt und welche anderen Nachrichtentypen in einem Einzelhandelsszenario verwendet werden:

Wie wird das EDIFACT-ORDERS-Format in anderen EDI-Nachrichtenstandards genannt?

EDIFACT ist der von der UNO vorgeschlagene Standard, der in Europa und den meisten Teilen Asiens weit verbreitet ist. UN/EDIFACT verwendet ein einziges ORDERS-Dokument, das alle Bestellnachrichten abdeckt.

Der ANSI-X12-Standard ist in Nordamerika weit verbreitet und verfügt über zwei EDI-Bestelldokumenttypen, 850 (CPG Retail) und 875 (für frische Lebensmittel wie Lebensmittelgeschäfte). TRADACOMS ist ein Standard, der im britischen Einzelhandel immer noch verwendet wird. Die TRADACOMS-Bestellnachricht heißt ORDHDR.

Typische Fehler bei der Verwendung der EDIFACT-ORDERS-Nachricht

Die Effizienz des täglichen EDI-Workflows hängt von der Qualität der beteiligten Daten ab. Typische Herausforderungen sind neue Datensätze im ERP-System des Kunden, die im ERP-System des Lieferanten nicht rechtzeitig bekannt sind und zu Konflikten mit der ORDERS-Bestellnachricht führen:

  • Neue Adressen für den Versand: Mit einer neuen Lieferanschrift, die im Lieferantensystem noch nicht vorhanden ist
  • Neue Artikel: Ein Kunde kann neue Artikel oder Artikelnummern in eine Bestellnachricht aufnehmen, die im System des Lieferanten noch nicht vorhanden sind
  • Unterschiedliche Preisauszeichnungen: Wenn ein Kunde in der Bestellnachricht einen anderen Preis angibt als den, dem der Lieferant zugestimmt hat, kann es zu Fehlern aufgrund von Preisangaben kommen

Vorteile von EDI und der EDIFACT-ORDERS-Nachricht

Der Einsatz von EDI bietet sowohl für den Kunden als auch für den Lieferanten zahlreiche Vorteile

Vermeidung manueller Dateneingabeprozesse: Erhöhung der Datenqualität und Reduzierung von Fehlern
Schnelle Abwicklung der Lieferung

 Dadurch können Produktions- und Lieferprozesse wesentlich effizienter gestaltet werden. Kunden und Lieferanten können auf diese Weise mit kleineren Beständen arbeiten und zum Beispiel Vendor Managed Inventory (VMI) im Handel einführen

Die gesamte B2B-Transaktion wird papierlos und ohne administrativen Aufwand
Durch den geringeren Aufwand für Einkauf und Lieferung können sich Unternehmen besser auf strategische Aufgaben konzentrieren

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