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Was ist EDI?

EDI-Wissen für Ihre EDI-Anbindung

In unserem Leitfaden erfahren Sie alles Wichtige rund um den elektronischen Datenaustausch, kurz EDI. Hier lernen Sie die Funktionsweise von EDI kennen, erfahren welche EDI-Software Sie benötigen und erhalten einen Überblick über geeignete EDI-Betriebsmodells. Weiterhin erhalten Sie Informationen zu dem klassischen EDI-Projektablauf sowie der Implementierung Ihrer eigenen EDI-Lösung in Ihrem Unternehmen. Abschließend beantworten wir Ihnen in unseren FAQs alle häufig gestellten Fragen, die beim Thema EDI aufkommen.

Definition von EDI

EDI ist das Akronym von Electronic Data Interchange, worunter man den elektronischen Austausch von Geschäftsdokumenten versteht – also beispielsweise Bestellungen, Lieferscheinen und Rechnungen zwischen Geschäftspartnern. Diese Dokumente werden in Form von strukturierten Daten und ohne manuelle Eingriffe ausgetauscht.

Der EDI-Datenaustausch ist dabei keine spezifische Technologie, sondern ein Zusammenspiel von elektronischen Prozessen, Austauschprotokollen (Kommunikationsprotokollen) und etablierten, international gültigen Geschäftsdokumentenstandards. Der Austausch strukturierter Daten selbst erfolgt einfach und sicher über Geschäftsdokumentenstandards und unabhängig von den spezifischen Formaten oder ERP-Systemen (Enterprise Resource Planning, zu Deutsch Warenwirtschaftssystem) der beteiligten Geschäftspartner.

Eine EDI-Lösung bietet ein enormes Rationalisierungspotenzial und automatisiert Geschäftsprozesse so, dass der Austausch schneller, effizienter und weniger fehleranfällig abläuft.

Die Vorteile im täglichen operativen Geschäft sind somit beispielsweise:

  • Schnellere Übertragungs- und Abwicklungsgeschwindigkeit bei geringeren Kosten
  • Dateneingabefehler vermindern und so die Genauigkeit der Information erhöhen
  • Lagerhaltungskosten (z. B. durch Just-in-Time bzw. Just-in-Sequence) reduzieren
  • Wiederholende manuelle Prozesse und Durchlaufzeiten durch Automatisierung reduzieren

Aber auch für die Unternehmensleitung ergibt sich durch den Einsatz von EDI-Systemen ein breites Spektrum an Vorteilen, da geschäftsrelevante Informationen schneller und vor allem strukturierter vorliegen. Die Auswertung dieser Daten durch entsprechende Business-Intelligence-Methoden ermöglicht eine verbesserte Prozesssteuerung durch ständig verfügbare und aktuelle Daten.

Im Bereich der Planung, Entscheidung und Kontrolle ergibt sich also folgendes:

  • Geringere Fehleranfälligkeit der Daten durch Abweichungsanalysen und neue Prognoseverfahren
  • Bessere strategische Entscheidungen durch neu gewonnene statistische Erkenntnisse
  • Zeitersparnis durch schneller verfügbare Informationen
  • Bessere Simulationen und Bestandsübersicht durch einfachere Soll-Ist-Vergleiche
  • Effizienzsteigerung durch Produktivitätsauswertungen und verbessertes Cash-Management

Funktionsübersicht des EDI-Verfahrens

Der Nachrichtenaustausch mit dem EDI-Verfahren zwischen Unternehmen erfolgt entlang etablierter Geschäftsdokumentenstandards (auch EDI-Nachrichtenstandards), auf welche sich die Firmen einer Branche untereinander geeinigt haben. Beispielsweise nutzt die europäische Chemiebranche grundsätzlich die EDI-Norm EDIFACT, und davon das speziell für die Chemiebranche definierte Subset CEFIC (französisch für: Conseil Européen des Fédérations de l’Industrie Chimique).

Weil die ERP-Systeme in der Regel nicht nativ für diese Nachrichtenstandards ausgelegt sind, müssen die vom System zu versendenden Daten vom internen Format zunächst in den etablierten Nachrichtenstandard konvertiert werden. Erst danach können sie dem Empfänger über das vereinbarte elektronische Austauschprotokoll zugestellt werden. Zusammengefasst erfordert dieser Vorgang auf Seite des Senders folgende drei Verarbeitungsschritte:

  1. Konnektivität – Nachrichten werden im internen Format vom SAP-System entgegengenommen
  2. Konvertierung – Nachrichten werden vom internen Format in den Nachrichtenstandard überführt
  3. Kommunikation – Nachrichten werden über das vereinbarte Kommunikationsprotokoll versandt

Analog müssen auf der Seite des Empfängers die Verarbeitungsschritte in umgekehrter Reihenfolge durchlaufen werden: Im Verarbeitungsschritt Kommunikation wird der Empfang der Nachricht durch das Kommunikationsprotokoll bestätigt, dann wird die Nachricht in das interne Format konvertiert, und im letzten Schritt wird die Nachricht dem empfangenden ERP-System übergeben.

Die B2B/EDI-Funktion der SEEBURGER BIS unterstützt Sie bei der umfassenden Integration und beim Management aller B2B-Partner über das B2B-Gateway und verschiedene Portal/Cloud-Applikationen.

Über das SEEBURGER BIS B2B-Gateway sind meist die wichtigsten Geschäftspartner angebunden. Es übernimmt das Routing und die Weiterverarbeitung von B2B-/EDI-Nachrichten nach Branchenstandards.

Das Gateway wird ergänzt durch Portal-Applikationen zum effizienten Management der oft zahlreichen Geschäftspartner, z. B. die Community Management Application oder das BIS WebEDI Supplier Portal.

EDI-Nachrichtenstandards

Wenn Geschäftspartner beschließen, Daten und Dokumente elektronisch auszutauschen, müssen sie eindeutige Vereinbarungen treffen, denn nur so können sie ihre „Nachrichten“ gegenseitig verstehen. In der Praxis diktiert meist der dominierende Geschäftspartner (der „Hub“), der das EDI-Verfahren initiiert hat, die Standards, die alle sich anschließenden Partner (die „Spokes“) verwenden.

Der Vorteil dieser EDI-Nachrichtenstandards kann durch folgenden Vergleich einfach veranschaulicht werden: Stellen Sie sich eine Ansammlung mehrerer Menschen vor, die alle eine unterschiedliche Sprache sprechen. Versuchen sie miteinander zu kommunizieren, wird eine ins Unüberschaubare gehende Anzahl an Dolmetschern nötig, um eine Verständigung herzustellen:

2 Menschen unterschiedlicher Sprache -> 1 Dolmetscher

3 Menschen unterschiedlicher Sprache -> 3 Dolmetscher

4 Menschen unterschiedlicher Sprache -> 6 Dolmetscher

n Menschen unterschiedlicher Sprache -> n(n-1)/2 Dolmetscher

 

Wird hingegen eine Sprache zum internationalen Standard erklärt, benötigt jeder nur noch einen Dolmetscher von seiner Sprache in den Standard:

2 Menschen unterschiedlicher Sprache -> 2 Dolmetscher

3 Menschen unterschiedlicher Sprache -> 3 Dolmetscher

4 Menschen unterschiedlicher Sprache -> 4 Dolmetscher

n Menschen unterschiedlicher Sprache -> n Dolmetscher

 

Direkte und indirekte Kommunikation

Bei direkter Kommunikation wird jede Nachricht einzeln direkt vom Sender an jeden einzelnen Empfänger übermittelt. Diese Art Punkt-zu-Punkt-Verbindung eignet sich besonders zur Übertragung großer Datenmengen.

Wird hingegen ein Standard zur einheitlichen Verständigung aller Beteiligten eingeführt, spricht man von indirekter Kommunikation. Hierbei wird die Nachricht einmal vom Sender an einen VAN-Provider (Value-Added-Network) gesendet, von welchem aus dann die Verteilung an die einzelnen Empfänger gesteuert wird. Der Vorteil von Mailbox-Systemen ist, dass partnerunabhängig kommuniziert werden kann. Es genügt daher, eine Verbindung zur eigenen Box aufzubauen.

Prämissen zur EDI-Implementierung

Die EDI-Software besteht im Wesentlichen aus drei Komponenten:

  1. Der ERP-Konnektor integriert das eigene ERP-System mit der EDI-Software und sendet und empfängt Nachrichten an und vom ERP-System im internen Format.
  2. Der Konverter transformiert Inhouse-Formate bzw. -Nachrichten vom internen Format in den von der Branche für den Nachrichtenaustausch vereinbarte Branchenstandard.
  3. Der EDI-Kommunikationsadapter wickelt die technische Zustellung der „EDI Message“ an die Geschäftspartner ab.

Der ERP-Konnektor für EDI

Ein ERP-System ist in vielen Unternehmen die Basis für die Steuerung interner Geschäftsabläufe. Es wird an das EDI-System angeschlossen, um den elektronischen Datenaustausch mit externen Geschäftspartnern zu ermöglichen.

Der ERP-Konnektor verbindet die EDI-Software mit der ERP-Software. So können Nachrichten zwischen ERP-System und EDI-Software automatisch übertragen werden.

Weit verbreitete ERP-Systeme, für die am Markt EDI-Konnektoren verfügbar sind, sind:

  • SAP
  • Microsoft Dynamics AX / NAV
  • Infor
  • Oracle E-Business Suite
  • abas
  • ProAlpha
  • JD Edwards
  • APplus
  • IFS
  • Peoplesoft
  • NetSuite

Mit den modernen B2B/EDI-Funktionen der SEEBURGER BIS lässt sich der passende Konnektor für jedes ERP-System bauen.

EDI-Betriebsmodelle

Unsere B2B/EDI-Funktion der SEEBURGER BIS ist als stressfreier, fully managed, cloudbasierter Service oder als On-Premises-Paket erhältlich, das Sie in der öffentlichen Cloud Ihrer Wahl, in Ihrer eigenen privaten Cloud oder in Ihrer eigenen Hardware installieren können.

Möchten Sie einige Aspekte im Haus behalten und andere auslagern? Mit unserer Integrationsplattform als Service (iPaaS) können Sie wählen, was Sie selbst verwalten und was Sie an SEEBURGER auslagern möchten.

Mit WebEDI können Sie auch Handelspartnern anbinden, die noch nicht mit EDI vertraut sind.

EDI als Fully Managed Cloud Service

Nutzen Sie die Vorteile von EDI ohne Stress. Mit einem Fully Managed Cloud Service in der SEEBURGER BIS Plattform, kümmert sich SEEBURGER um alles - von Einrichtung über Onboarding und Wartung bis hin zu Sicherheit und Compliance. Wir können Ihr cloudbasiertes EDI sogar mit den Geschäftsanwendungen Ihrer Wahl integrieren.

Dadurch werden nicht nur interne Ressourcen freigesetzt. Auch die anfänglichen Kosten und die Gesamtbetriebskosten (TCO) sind deutlich geringer als bei On-Premises-Software, und die monatlichen Kosten lassen sich leichter in Ihrem Jahresbudget unterbringen.

EDI als Cloud-Service ist besonders geeignet für:

  • Unternehmen, die möglicherweise nicht über die Ressourcen für den 24/7-Betrieb einer EDI-Lösung vor Ort verfügen
  • Unternehmen, die keine eigenen EDI-erfahrenen Mitarbeiter beschäftigen
  • Unternehmen, die zeitaufwändige Wartungs- und Sicherheitsupdates auslagern möchten, damit sich ihre Mitarbeiter auf andere Aufgaben konzentrieren können.

Cloud-Services bieten einen unkomplizierten Zugang zu IT-Ressourcen, mehr Flexibilität und kurze Markteinführungszeiten, ermöglichen, agil zu agieren und erweisen sich zunehmend als Ursprung neuer, innovativer Geschäftsmodelle.

Die Kosten für den Betrieb von Software im eigenen Haus, einschließlich Hardware, Software, Personal, Schulung und Support, sind oft höher als eine feste monatliche Gebühr für einen Cloud-Service.

Erfahren Sie mehr über B2B/EDI-Funktionen im englischsprachigem Whitepaper "Move your Business into the Cloud".

Erfolgskriterien eines EDI-Projekts

Um ein EDI-Projekt erfolgreich im Unternehmen umzusetzen, sind drei Faktoren ausschlaggebend: Die volle Unterstützung durch das Management, ein professionelles Projektmanagement und eine exakte und klare Zieldefinition.

Managementunterstützung

Eine positive Haltung des Managements beeinflusst die Akzeptanz des Systems bei den Mitarbeitern wesentlich.

Die Unterstützung durch das Management ist der wichtigste Erfolgsfaktor bei der Einführung eines EDI-Projekts. Das gesamte Management ist über die betroffenen Fachabteilungen hinweg gefordert, Sinn und Zweck des EDI-Einsatzes zu verdeutlichen und aktiv in allen Bereichen zu unterstützen.

Die Priorität des EDI-Projektes im Unternehmen wird beispielsweise durch die Einführung eines klassischen Controllings durch übergeordnete Stellen von Beginn an für alle Mitarbeiter klar erkennbar.

Eindeutig definierte Berichtswege und Entscheidungsverantwortliche des Managements machen es für allen Beteiligten einfacher, die Projektabläufe zu verstehen und die richtigen Ansprechpartner zu finden.

Bausteine eines EDI-Projektes

Die Vorstudie

Eine Vorstudie hat zum Ziel, mit möglichst wenig Aufwand zu prüfen, in welchen Bereichen und mit welchen Ressourcen der Einsatz eines EDI-Projektes sinnvoll erscheint. Dadurch können folgende Aspekte definiert werden:

  • Produktstrategie
  • Projektdimensionen
  • Aufwände für Detailanalysen
  • Planung des Einführungs- und Realisierungsprojektes
  • Potenzial des EDI-Projektes
  • Interessen und Bedarf der derzeitigen Handelspartner

Die Vorstudie umfasst eine Beschreibung des Ist-Zustands, also der bestehenden Systeme in jedem Funktionsbereich und ermittelt, auf welche Art und Weise diese Systeme mit EDI verbessert werden können.

Sie bildet die Grundlage für die endgültige Entscheidung über das EDI-Projekt, die beste unmittelbare Nutzung in der Organisation und die besten Einsatzmethoden der Technologie.

Der Bericht sollte finanzorientiert sein und der Geschäftsleitung als fundierte Entscheidungsgrundlage dienen.

 

Anforderungskriterien und Systemauswahl

Sobald das Lösungskonzept für die gewünschte EDI-Lösung definiert ist, werden detaillierte Anforderungen aus dem Soll-Konzept abgeleitet. Diese Anforderungen bilden die Basis für ein späteres Lastenheft.

Neben den technischen Anforderungen muss generell die Entscheidung getroffen werden, ob eine Inhouse- oder SaaS-Lösung angestrebt wird.

Hierfür sollten u. a. folgende Kriterien herangezogen werden:

  • Implementierungskosten der EDI-Lösung
  • Zusätzliche Soft- und Hardwarekosten für den Betrieb der EDI-Lösung
  • Laufende Kosten für Administration, Wartung, Transaktion
  • Interne Personalressourcen

Implementierung der EDI-Lösung in Ihrem Unternehmen

Die Implementierung der EDI-Lösung in Ihrem Unternehmen teilt sich in drei Phasen auf: die EDI-Konzeptphase, die EDI-Testphase und abschließend die Produktivsetzung sowie der Live-Betrieb.

Die EDI-Konzeptphase

Die EDI-Konzeptphase findet vor der Installation statt, um eine optimale Lösung zu erzielen. In dieser Phase können EDI-Standardeinstellungen in einer praxisnahen Umgebung installiert und die Parameter entsprechend getestet werden.

Im Rahmen der Konzeptphase erfolgt die

  • Installation der EDI-Lösung auf dem Test-Server,
  • Grundinstallation und -parametrisierung der EDI-Lösung,
  • Überprüfung und ggf. Bereinigung der Stamm- und Bewegungsdaten,
  • mögliche Anpassungen der Prozesse und der Schnittstellen,
  • Fixierung und Dokumentation der Installation,
  • Entscheidung über die Produktivsetzung der EDI-Lösung,
  • Erstellung von Testszenarien und Testplänen mit entsprechenden Referenzdaten.

Die EDI-Konzeptphase ermöglicht den Projektinhabern, die Funktionen der Software und Dienste frühzeitig und ganzheitlich nachzuvollziehen. So können Sie ein umfassendes Verständnis für die EDI-Lösung und ihre technischen Möglichkeiten entwickeln.

EDI-Migration

Eine EDI-Migration impliziert die Implementierung eines neuen EDI-Systems in einem Unternehmen. Im Allgemeinen beinhaltet dies den Transfer von Daten, Systemen und Infrastrukturen von der bisherigen EDI-Landschaft in eine neu konzipierte Umgebung. Nicht zuletzt könnte dies auch eine Neuausrichtung mit einem neuen Anbieter oder eine Migration in die Cloud umfassen.

Warum wechseln Unternehmen ihren EDI-Anbieter oder entscheiden sich für eine Cloud-Migration? Die Gründe reichen von technologischer Weiterentwicklung, über wachsende Anforderungen an Skalierbarkeit und Flexibilität aufgrund eines dynamischen Unternehmens oder Marktes, bis hin zu gestiegenen Anforderungen durch neue Integrationsmöglichkeiten. Expandiert ein Unternehmen in internationale Märkte, erfordert dies häufig die Berücksichtigung neuer branchenspezifischer oder regionaler Anforderungen an die EDI-Lösung, die der aktuelle Anbieter oft nicht mehr erfüllen kann. Nicht zuletzt kommt es vor, dass der aktuelle EDI-Anbieter seine Dienste einstellt. In diesem Fall ist eine EDI-Migration keine Option mehr, sondern ein Muss. Eine moderne EDI-Lösung von einem kompetenten und erfahrenen Anbieter schafft die sichere Basis für reibungslosen Datenaustausch in einem digitalen Ökosystem.

Merkmale und Kriterien eines EDI-Anbieters

Bei der Auswahl eines geeigneten neuen Anbieters kommt es auf folgende Merkmale und Kriterien besonders an, um langfristige Erfolge in der IT zu erzielen:

  • Eine optimale EDI-Lösung ist skalierbar und passt sich an die wandelnden Anforderungen Ihres Unternehmens an.
  • Dank neuer Lösung stehen automatisierte EDI-Prozesse zur Verfügung, die wiederkehrende Geschäftsabläufe wie beispielsweise das Partner-Onboarding optimieren. So werden manuelle Eingriffe und hierdurch verursachte Fehler reduziert.
  • Der neue Dienstleister sichert die strikte Einhaltung sämtlicher branchenspezifischer Vorschriften und relevanter Standards unter Wahrung der Datensicherheit zu.
  • Eine geeignete EDI-Lösung bietet umfassende Integrationsoptionen für die nahtlose Anbindung an die bestehende Infrastruktur. Ist eine umfassende Cloud-Migration Auslöser für eine EDI-Migration, wird in diesem Zuge Aufbau und Betrieb einer B2B/EDI-Integrationsplattform an einen erfahrenen Cloud-Provider abgegeben. Idealerweise verfügt dieser auch über umfassende EDI-Erfahrung und kann beide Migrationen mit einem erfahrenen Consulting- und Support-Team professionell betreuen.
  • Auch zeitaufwendige, kostenintensive und nicht zuletzt sich wiederholende Aufgaben wie Onboarding sowie Wartung als auch Themen rund um Sicherheit und Compliance werden ebenfalls vom Anbieter betreut damit sich der User voll und ganz auf seine Kernaufgaben konzentrieren kann.

Sichere Ablösung veralteter B2B-Integrationsplattformen

Eine konkrete Motivation zur EDI-Migration kann die Ablösung von Legacy-Systemen sein, wenn diese den Anforderungen eines modernen, dynamischen Unternehmens nicht mehr genügen. Vorausschauende Unternehmen stellen sich dieser Herausforderung und ersetzen veraltete B2B-Lösungen rechtzeitig durch eine vollständig digitale, sichere, zuverlässige und skalierbare Integrationsplattform. Die Migrationstools der SEEBURGER BIS Plattform gewährleisten eine sichere Ablösung.

FAQs rund um EDI

Häufige Fragen rund um die Implementierung eines EDI-Systems

Sie haben sich grundsätzlich entschieden, eine EDI-Lösung zur Automatisierung von Prozessen zwischen Ihren Geschäftspartnern und Ihrem Unternehmen zu implementieren. Doch wie fangen Sie an? Antworten auf die drängendsten Fragen zu den ersten Schritten in die EDI-Welt:

Wer kann EDI in meinem Unternehmen umsetzen?

Bevor Sie sich mit der Implementierung eines EDI-Projektes auseinandersetzen, stellen Sie sicher, dass es einen Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen gibt, der die erforderlichen Kenntnisse besitzt, um die Leitung Ihres EDI-Projektes zu übernehmen. Alternativ kann für die EDI-Projekt- und Implementierungsphase ein externer Experte herangezogen werden.

Was muss der EDI-Projektverantwortliche können?

Der EDI-Projektverantwortliche muss sowohl die internen Prozessabläufe gut kennen, als auch über grundlegendes IT-Wissen verfügen. So kann er als Schnittstelle zwischen Ihrem Unternehmen und dem IT-Partner, der Ihr EDI-Projekt implementiert, optimal zu einer möglichst reibungslosen und schnellen Umsetzung beitragen. Mit einem kompetenten Projektleiter an der Seite können Sie die nächsten Schritte in Angriff nehmen.

Welche Prozesse sollen in Zukunft per EDI ablaufen?

Ob der Impuls, EDI im Unternehmen zu implementieren, von außen an Sie herangetragen wurde, oder Sie selbst Ihr Unternehmen durch die Automatisierung von Geschäftsprozessen wettbewerbsfähig halten möchten – konsequenterweise müssen die Prozesse, die über ein EDI-System automatisiert werden sollen, definiert werden. Dabei spielen Faktoren wie Lieferantenanforderungen oder die Möglichkeiten des eigenen ERP-Systems eine Rolle.

Ist eine ERP-Software Voraussetzung für die Implementierung einer EDI-Lösung?

Viele kleine Unternehmen werden von extern zum Einsatz einer EDI-Lösung verpflichtet. Das Thema Digitalisierung stellt daher eine Herausforderung dar, vor allem, wenn im Unternehmen keine einheitliche ERP-Software zur Anbindung eines EDI-Systems vorhanden ist.

Datenaustausch über WebEDI bietet hier eine einfache und leistungsstarke Lösung, bei der die EDI-Dienste über eine Web-Lösung bereitgestellt werden, ohne dass umfangreiche Investitionen in Hardware nötig werden.

Verfügt mein ERP über Schnittstellen?

Arbeiten Sie bereits mit einem ERP-System, gilt es herauszufinden, ob dieses EDI-fähig ist. Ihr ERP-System benötigt sogenannte Schnittstellen, um mit einem EDI-System zu kommunizieren. Gängige ERP-Systeme verfügen über diese. Nutzen Sie ein selbst entwickeltes ERP-System, müssen Schnittstellen meist noch entwickelt und programmiert werden .

Einen Überblick über gängige ERP-Systeme, die über Schnittstellen verfügen, finden Sie unter den ERP-Konnektoren.

Welche Kommunikationswege kann ich nutzen?

Der Datenaustausch kann sowohl über ein Mailbox-System, eine Punkt-zu-Punkt-Verbindung oder das Internet erfolgen. Entscheidend bei der Auswahl des geeigneten Kommunikationsweges ist, ob Sie partnerunabhängig kommunizieren möchten, eine intensive Kommunikationsbeziehung zu Ihrem Geschäftspartner unterhalten, oder lediglich kleine Datenmengen kostengünstig transportieren möchten.

Nähere Informationen zu den Möglichkeiten, die Ihnen diese drei Kommunikationswege bieten, finden Sie unter dem Punkt „Was brauchen Sie, um EDI im Unternehmen zu implementieren?”.

Für Ihre Branche gelten spezielle Anforderungen?

Informieren Sie sich über die branchenspezifischen Lösungen von SEEBURGER!