EDI Solution

Was ist EDI?

EDI Wissen für Ihre EDI Anbindung – der Leitfaden

In unserem Leitfaden finden Sie alles rund um EDI! Lernen Sie die Definition von EDI und die Funktionsweise von EDI kennen. Erfahren Sie, welche EDI-Software Sie benötigen. Erhalten Sie Tipps zur Auswahl eines geeigneten EDI-Betriebsmodells. Lernen Sie den klassischen EDI-Projektablauf kennen und erfahren Sie, wie eine EDI-Lösung in Ihrem Unternehmen implementiert wird. In unseren FAQs haben wir für Sie Antworten auf die häufigsten Fragen rund um EDI gesammelt.

  1. Definition EDI
  2. Wie funktioniert EDI?
  3. Warum überhaupt Nachrichtenstandards?
  4. Was braucht man, um EDI im Unternehmen zu implementieren?
  5. Die Auswahl des geeigneten EDI-Betriebsmodells
  6. Wie wird mein EDI-Projekt erfolgreich?
  7. Projektbausteine eines EDI Projektes
  8. Implementierung der EDI-Lösung in Ihrem Unternehmen
  9. EDI-FAQ

1. Definition EDI

Was ist überhaupt EDI?

Unter EDI (Electronic Data Interchange) versteht man den elektronischen Austausch von Geschäftsdokumenten. Dies können beispielsweise Bestellungen, Lieferscheinen und Rechnungen zwischen Geschäftspartnern sein. Diese Dokumente werden in Form von strukturierten Daten und ohne manuelle Eingriffe ausgetauscht. 

Der EDI-Datenaustausch ist dabei keine spezifische Technologie, sondern ein Zusammenspiel von elektronischen Prozessen, Austauschprotokollen (Kommunikationsprotokollen) und etablierten, international gültigen Geschäftsdokumentenstandards. Der Austausch der strukturierten Daten selbst muss einfach und sicher erfolgen. Er erfolgt über die etablierten Geschäftsdokumentenstandards und unabhängig von den spezifischen Formaten oder ERP-Systemen (Enterprise Resource Planning, zu Deutsch Warenwirtschaftssystem) der beteiligten Geschäftspartner.

Die Automatisierung der Geschäftsprozesse durch eine EDI-Lösung ist schneller, effizienter und weniger fehleranfällig als der Austausch über andere Verfahren. Die EDI-Lösung bietet also ein enormes Rationalisierungspotenzial.

Die Vorteile im täglichen operativen Geschäft sind beispielsweise:

  • Schnellere Übertragungszeiten
  • Geringere Übertragungskosten im Vergleich zu Papier
  • Weniger wiederholte Eingaben
  • Reduzierte Doppelarbeit
  • Erhöhung der Genauigkeit der Information
  • Weniger papiergebundener Dokumentenfluss
  • Eingesparte Kosten bei Tätigkeiten zum Datenhandling
  • Erhöhte Abwicklungsgeschwindigkeit
  • Reduzierte Lagerhaltungskosten (z. B. durch Just-in-Time bzw. Just-in-Sequence)
  • Reduzierte Durchlaufzeiten
  • Zeitlich verkürzte Vorgänge

Für die Unternehmensleitung ergeben sich durch den Einsatz von EDI viele Vorteile, da geschäftsrelevante Informationen schneller und vor allem strukturierter vorliegen. Die Auswertung dieser Daten durch entsprechende Business-Intelligence-Methoden ermöglicht eine verbesserte Prozessteuerung durch ständig verfügbare und aktuelle Daten.

Im Bereich der Planung, Entscheidung und Kontrolle sind dies beispielsweise:

  • Einfachere Soll-/Ist-Vergleiche
  • Abweichungsanalysen
  • Neue Prognoseverfahren
  • Neugewonnene statistische Erkenntnisse
  • Schneller verfügbare Information
  • Simulationen
  • Produktivitätsauswertungen
  • Verbessertes Cash-Management
  • Bessere Bestandsübersicht

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2. Wie funktioniert EDI?

Wie bereits erläutert, erfolgt der Nachrichtenaustausch zwischen Unternehmen entlang etablierter EDI-Nachrichtenstandards. Auf diese haben sich die Firmen einer Branche untereinander geeinigt. Beispielsweise nutzt die europäische Chemiebranche grundsätzlich die EDI-Norm EDIFACT, und davon das speziell für die Chemiebranche definierte Subset CEFIC (von französisch: Conseil Européen des Fédérations de l’Industrie Chimique).

Die ERP-Systeme (Enterprise Resource Planning) beherrschen diese Nachrichtenstandards in der Regel nicht nativ. Daher müssen die vom ERP zu versendenden strukturieren Daten (internes Format) zunächst in den etablierten Nachrichtenstandard konvertiert werden. Erst danach können sie dem Empfänger über das vereinbarte elektronische Austauschprotokoll (Kommunikationsprotokoll) zugestellt werden. Im Grunde bedeutet das dann drei Verarbeitungsschritte:

Konnektivität

(Nachrichten im internen Format vom SAP-System entgegennehmen)

Konvertierung

(Nachrichten vom internen Format in den Nachrichtenstandard überführen)

Kommunikation

(technischer Versand über das vereinbarte Kommunikationsprotokoll)

Analog werden auf Empfängerseite die Verarbeitungsschritte in umgekehrter Reihenfolge durchlaufen: Im Verarbeitungsschritt Kommunikation wird der Empfang der Nachricht durch das Kommunikationsprotokoll bestätigt, im Schritt Konvertierung wird die Nachricht in das interne Format konvertiert, und im dritten Schritt wird die Nachricht dem empfangenden ERP-System übergeben.

3. Warum überhaupt Nachrichtenstandards?

Beschließen Geschäftspartner, Geschäftsdaten elektronisch auszutauschen, müssen sie eindeutige Vereinbarungen treffen. Nur so können sie ihre „Nachrichten“ gegenseitig verstehen. In der Praxis diktiert meist der dominierende Geschäftspartner (der so genannte „Hub“), der die EDI-Initiative initiiert hat, die Standards. Diese Standards verwenden alle sich anschließenden Partner (die „Spokes“). Es handelt sich um bereits bestehende Branchenstandards.

Der Vorteildieser EDI-Nachrichtenstandards kann durch folgenden Vergleich einfach veranschaulicht werden: Stellen Sie sich eine Ansammlung mehrerer Menschen vor, die alle eine unterschiedliche Sprache sprechen. Versuchen sie miteinander zu kommunizieren, wird eine ins Unüberschaubare gehende Anzahl an Dolmetschern nötig, um eine Verständigung herzustellen:

2 Menschen unterschiedlicher Sprache -> 1 Dolmetscher

3 Menschen unterschiedlicher Sprache -> 3 Dolmetscher

4 Menschen unterschiedlicher Sprache -> 6 Dolmetscher

n Menschen unterschiedlicher Sprache -> n(n-1)/2 Dolmetscher

 

Wird hingegen die Sprache Englisch zum internationalen Standard erklärt, benötigt jeder nur noch einen Dolmetscher von seiner Sprache ins Englische:

2 Menschen unterschiedlicher Sprache -> 2 Dolmetscher

3 Menschen unterschiedlicher Sprache -> 3 Dolmetscher

4 Menschen unterschiedlicher Sprache -> 4 Dolmetscher

n Menschen unterschiedlicher Sprache -> n Dolmetscher

Direkte und indirekte Kommunikation

Das erste genannte Beispiel ist die direkte Kommunikation. Hierbei wird jede Nachricht einzeln direkt vom Sender an jeden einzelnen Empfänger übermittelt. Diese Art Punkt-zu-Punkt-Verbindung eignet sich besonders zur Übertragung großer Datenmengen.

Das zweite Beispiel mit einer internationalen standardisierten Sprache Englisch heißt indirekte Kommunikation. Hierbei wird die Nachricht einmal vom Sender an einen VAN-Provider (Value Added Network) gesendet. Vom VAN-Provider aus wird dann die Verteilung an die einzelnen Empfänger gesteuert. Der Vorteil von Mailboxsystemen ist, dass partnerunabhängig kommuniziert werden kann. Es genügt, eine Verbindung zur eigenen Box aufzubauen.

Erfolgreich mit dem elektronischen Datenaustausch durchstarten

Erfahren Sie mehr über Einführung und Erfolgsfaktoren eines EDI-Projekts

SEEBURGER Ratgeber zur Einführung eines EDI-Projekts

4. Was brauchen Sie, um EDI im Unternehmen zu implementieren?

Die EDI Software besteht im Wesentlichen aus drei Komponenten:

ERP-Konnektor

zur Integration des eigenen ERP-Systems dockt die EDI-Software an das ERP-System an. Empfängt und versendet Nachrichten an und vom ERP-System im internen Format.

Konverter

für die Umwandlung/Transformation von Inhouse-Formaten bzw. -Nachrichten.
Konvertiert Nachrichten vom internen Format in den von der Branche für den Nachrichtenaustausch vereinbarte Branchenstandard.

Kommunikationsadapter

für die technische Zustellung der "EDI Message" an die Geschäftspartner.

Der ERP-Konnektor für EDI

Ein ERP-System ist in vielen Unternehmen die Basis für die Steuerung interner Geschäftsabläufe. Dieses ERP-System wird an das EDI-System angeschlossen, um den elektronischen Datenaustausch mit externen Geschäftspartnern zu ermöglichen.

Der ERP-Konnektor verbindet die EDI-Software mit der ERP-Software. So können Nachrichten zwischen ERP-System und EDI-Software automatisch übertragen werden.

Weit verbreitete ERP-Systeme, für die am Markt EDI-Konnektoren verfügbar sind:

  • SAP
  • Microsoft Dynamics AX / NAV
  • Infor
  • Oracle E-Business Suite
  • abas
  • ProAlpha
  • JD Edwards
  • APplus
  • IFS
  • Peoplesoft
  • NetSuite

Mit dem modernen Seeburger EDI-System lässt sich der passende Konnektor für jedes weitere ERP-System bauen.

Der EDI-Konverter

Aufgabe des EDI-Konverters ist die Umwandlung von Daten (Nachrichten) des ERP-Systems in standardisierte EDI-Nachrichten. Im übertragenen Sinne also die Übersetzung in die benötigten Sprachen, um eine Kommunikation zu ermöglichen. Beide Geschäftspartner müssen sich für die Verwendung eines bestimmten Standards entscheiden, damit Daten elektronisch ausgetauscht werden können. Diese Standards werden von verschiedenen Organisationen wie der UN, ANSI, DIN oder dem VDA festgelegt.

  • Beim EDI-Konvertieren wird die Information der Quellstruktur mit Hilfe einer individuell erstellten Zuordnung, dem sogenannten Mapping, auf die Zielstruktur übertragen.

Um Nachrichten per EDI-Lösung auszutauschen, nutzen Geschäftspartner einheitliche EDI-Nachrichtenstandards.

Neben dem globalen Standard EDIFACT existieren noch weitere regionale oder branchenspezifische Standards. Einen Überblick finden Sie in unserem Leitfaden zu den EDI-Standards.

Internationale Standards von EDI-Nachrichtenformaten (Auszug):

  • EDIFACT (global)
  • XML (global)
  • ANSI X.12 (regional)
  • EIAJ (regional)
  • TRADACOMS (regional)
  • VDA (regional)
  • AECMA (branchenspezifisch)
  • HL7 (branchenspezifisch)
  • SWIFT (branchenspezifisch)

Mit einem EDI-Konverter von SEEBURGER kann eine Vielzahl weiterer, am Markt anzutreffender Datenformate konvertiert werden.

Der EDI-Kommunikationsadapter

Die EDI Software besteht im Wesentlichen aus zwei Komponenten:

Der Kommunikationsadapter stellt eine Verbindung zwischen Sender und Empfänger her und überträgt nach dem Verbindungsaufbau die zuvor konvertierte Nachricht sicher an den Geschäftspartner.

Die EDI-Software besteht im Wesentlichen aus zwei Komponenten: Der EDI-Datenaustausch kann also sowohl über ein Mailboxsystem oder eine Punkt-zu-Punkt-Verbindung auf Basis des TCP/IP Internetprotokolls erfolgen.

Mailboxsysteme

Ein Mailbox-System ist als elektronischer Briefkasten zu verstehen. Die Daten werden vom Sender auf eine Mailbox gesendet und vom Empfänger dort wieder abgeholt. Dazu wird überwiegend das X.400 Protokoll verwendet.

Der Vorteil von Mailboxsystemen ist, dass Unternehmen nicht ständig empfangs- und sendebereit sein müssen. Dadurch kann partnerunabhängig kommuniziert werden. Es genügt, eine Verbindung zur eigenen Box aufzubauen.

Anbieter von X.400 Mailboxen sind VAN-Provider wie beispielsweise die Deutsche Telekom, IBM oder British Telecom. Die Daten verbleiben bis zur aktiven Abholung in der Box.

Punkt-zu-Punkt-Verbindung

Der Absender baut bei der Punkt-zu-Punkt-Verbindung für die Dauer des Datentransfers eine Direktverbindung zum Empfänger auf. Die Sender- und Empfängersysteme müssen daher permanent erreichbar sein. Die Punkt-zu-Punkt-Verbindung wird vor allem in der Automobilindustrie, aber auch vielen anderen Branchen verwendet. Sie eignet sich besonders zur Übertragung großer Datenmengen.

Gängige Übertragungsprotokolle sind beispielsweise HTTPs, (s)FTP, AS2, AS4 und OFTP2.
Erfahren Sie mehr über 
EDI-Nachrichtenstandards und EDIFACT-Nachrichten.

Die Auswahl eines geeigneten Übertragungsverfahrens ist von zwei Faktoren abhängig:

  1. der Übertragungsfrequenz und
  2. dem Datenvolumen.

Neben bekannten Übertragungswegen wie E-Mail und FTP existieren zahlreiche nationale, produkt- oder branchenspezifische Übertragungswege für die Kommunikation im EDI-Umfeld.

Gängige Übertragungsprotokolle für EDI-Nachrichten:

  • Value Added Network(VAN) 
    Atlas, AT&T, EXITE, IBM, KPN, OpenText GXS, Telebox X.400, Tradanet
  • Direktverbindung 
    OFTP(2), AS2, AS4, FTP(S), SFTP, http(S)

In der Praxis sind auch noch viele weitere Kommunikationsprotokolle anzutreffen, die durch eine moderne EDI-Lösung zu unterstützen sind.

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5. Die Auswahl des geeigneten EDI-Betriebsmodells

Die EDI-Software kann On-Premises (in Eigenbetrieb), als Cloud-Modell oder über das Internet, als sogenanntes WebEDIbei einem Provider betrieben werden.

 
  • EDI-Lösung On-Premises (Eigenbetrieb)

Bei einer On-Premises-Lösung erwirbt das Unternehmen die EDI-Software. Sie wird im eigenen Rechenzentrum betrieben, also auf eigener oder eigenverwalteter Hardware. Betrieb und Betreuung erfolgen zumeist ebenfalls in Eigenverantwortung, können aber auch an einen Hosting-Partner ausgelagert werden.

Der Vorteil einer On-Premises-Lösung ist, dass alle EDI-Anforderungen ohne Abhängigkeit von externen Partnern umgesetzt werden können. Oft schreibt schon die Unternehmenspolitik vor, dass keine Daten nach außen gegeben werden. Dann kommt für EDI nur der Eigenbetrieb in Frage. In diesem Fall ist der Aufbau von umfassendem Know-how rund um EDI erforderlich.

 
  • EDI als Cloud Service

Mit Cloud-Services lassen sich IT-Dienste an externe Dienstleister auslagern. Daten, Software, Plattformen oder auch Rechenleistung befinden sich beim Cloud-Anbieter und werden über das Internet genutzt. Auch EDI ist als Cloud-Service buchbar. Bei diesem Betriebsmodell entfällt die Investition in eine EDI-Software komplett, stattdessen wird auf den meist standardisierten EDI-Cloud Service eines Dienstleisters zurückgegriffen.

Gerade für mittelständische Unternehmen bietet sich ein EDI-Cloud Service an. Der 24/7-Eigenbetrieb einer EDI-Lösung kann für diese häufig eine zu große Herausforderung darstellen. Die Gesamtkosten eines klar kalkulierbaren EDI-Cloud Service liegen zudem meist deutlich unter denen eines Eigenbetriebes.

Eine Cloud-Lösung als Alternative zum Eigenbetrieb sollte insbesondere in folgenden Fällen erwogen werden:

  • Personalengpässe und/oder Abhängigkeit von bestimmten Mitarbeitern.
  • Investitionen in neue Lösungen oder wesentliche Erweiterungen stehen an.
  • Steigende Betriebsanforderungen (echter 24/7-Betrieb) können nicht abgedeckt werden.
  • Eine Vielzahl neuer Partner oder Prozesse ist anzubinden.
  • Gesamtkosten (TCO) des Eigenbetriebs (Hardware, Software, Personal, Training, Support) übersteigt die Kosten eines transparenten, kalkulierbaren Cloud-Services.

Die Vorteile: Cloud Services

  • bilden die ideale Grundlage für den unkomplizierten Zugriff auf IT-Ressourcen.
  • bieten optimale Voraussetzungen, um die Digitalisierungsstrategien von Unternehmen zu unterstützen.
  • bieten vorgefertigte, standardisierte, skalierbare und sofort lauffähige Prozessbausteine mit klar definierten Schnittstellen.
  • können oft im Self-Service gebucht werden.
  • erfüllen den Wunsch der Fachabteilungen nach mehr Flexibilität und kurzer Time-to-Market.
  • ermöglichen damit der sogenannten „Old Economy” agiles Handeln (schnell).
  • erweisen sich immer häufiger als Keimzelle neuer und zum Teil disruptiver Geschäftsmodelle (innovativ).

Mehr darüber erfahren Sie auf unserer Website zu denSEEBURGER B2B/EDI-Cloud Services und im Whitepaper „Move your Business into the Cloud“.

 
  • WebEDI als Alternative für kleine und mittlere Unternehmen

Für KMU bietet sich der elektronische Datenaustausch über WebEDI an. Mit WebEDI empfangen, erfassen und versenden Sie an Ihre Geschäftspartner EDI-basierte Nachrichten teilautomatisiert über elektronische Formulare mittels Web-Browser über das Internet.

Vorteilhaft ist dabei natürlich, wenn über eine solche WebEDI-Lösung möglichst viele Kunden (z.B. Retailer) erreicht werden können. Dann rechnet sich die Investition gleich mehrfach!

Mehr Informationen über EDI für kleine und mittlere Unternehmen finden Sie in unseren englischsprachigen Broschüren Seeburger for small and medium sized enterprises und Seeburger express for EDI/B2B

6. Wie wird Ihr EDI-Projekt erfolgreich?

Um ein EDI-Projekt erfolgreich im Unternehmen umzusetzen, sind drei Faktoren ausschlaggebend: Die volle Unterstützung durch das Management, ein professionelles Projektmanagement und eine exakte und klare Zieldefinition.

 

  • Managementunterstützung

Die Unterstützung durch das Management ist der wichtigste Erfolgsfaktor bei der Einführung eines EDI-Projekts. Das gesamte Management ist über die betroffenen Fachabteilungen hinweg gefordert, Sinn und Zweck des EDI-Einsatzes zu verdeutlichen und aktiv in allen Bereichen Unterstützung zu leisten. Gutes Change-Management ist die Basis für ein erfolgreiches IT-Projekt.

Die Priorität des EDI-Projektes im Unternehmen wird beispielsweise durch die Einführung eines klassischen Controllings durch übergeordnete Stellen von Beginn an für alle Mitarbeiter klar erkennbar. Außerdem ist die erfolgreiche und gezielte Mitarbeiterkommunikation im Zuge der EDI-Einführung ausschlaggebend für den Projekterfolg.

Eindeutig definierte Berichtswege und Entscheidungsverantwortliche des Managements machen es für allen Beteiligten einfacher, die Projektabläufe zu verstehen und die richtigen Ansprechpartner zu finden.

  • Eine positive Haltung des Managements beeinflusst die Akzeptanz des Systems bei den Mitarbeitern wesentlich.
  • Projektmanagement

Das Einführungsprojekt muss mit den notwendigen personellen Ressourcen für alle Phasen der Einführung – angefangen von der Vorbereitung bis zur Endabnahme und Freigabe der Lösung – ausgestattet sein. IT-Schulungen der Mitarbeiter sind das A und O für eine erfolgreiche EDI-Einführung.

In unserer SEEOcta Blogreihe erhalten Sie eine ausführliche Zusammenstellung aller Perspektiven, die Sie bei Ihrem erfolgreichen Projektmanagement unterstützen.

Hiermit Hand in Hand geht die erforderliche Entscheidungskompetenz, die den Projektbeteiligten zugesprochen wird. Denn durch kurze Entscheidungswege und ausreichende Zeit- und Personalpuffer lässt sich ein gut einzuhaltender Zeitplan aufstellen und Termindruck vermeiden.

  • Wesentlich für einen reibungslosen Projektablauf sind eine stringente Projektplanung und -steuerung, klare Aufgabenzuweisung durch die Projektleitung, hohe Führungsqualitäten und eine enge Zusammenarbeit mit dem EDI-Lösungsanbieter.
  • Exakte Zieldefinition

Die exakte Definition der EDI-Projektziele ist der Beginn jeder Planung. Die Zieldefinition stellt den Maßstab für die Zielerreichung dar und ermöglicht die Kontrolle der Zieleinhaltung während des gesamten Projektverlaufs.

  • Das Projektziel wird durch eine eindeutige, vollständige und überprüfbare Beschreibung des Sollzustands beschrieben, der durch das Projekt herbeigeführt werden soll.

 

Was erreicht man durch eine exakte Zieldefinition?

  • Gesicherte Planungs- und Aktionsgrundlage für den Projektleiter
  • Ausgangspunkt für den Aufbau der gesamten Projektplanung
  • Fixierung des Projektabschlusses

Wie sieht eine exakte Zielformulierung aus?

Ein korrekt formuliertes Projektziel sollte folgende Attribute besitzen:

  • erreichbar
  • vollständig 
  • widerspruchsfrei 
  • nicht interpretierbar 
  • prüfbar 
  • lösungsneutral 
  • dokumentiert

 

Welche Fragen helfen bei der Definition der Zielsetzung?

  • Warum wird eine EDI-Lösung eingeführt? (Kosteneinsparung, Transparenz, Compliance etc.)
  • Was soll mit dem EDI-Projekt erreicht werden? (z.B. Steigerung der Lieferantenzufrieden, Beschleunigung der Prozesszeit um 10%, Verbesserung des Unternehmensimages am Markt)
  • Wie tief soll die Integration erfolgen bzw. wie hoch soll der Grad der Automatisierung sein?
  • In welchen Standorten und Ländern soll die EDI-Lösung betrieben werden?

Weitere Antworten finden Sie in unserem Ratgeber zur Einführung eines EDI Projektes oder direkt bei den EDI-FAQ.

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7. Projektbausteine eines EDI Projektes

Die Vorstudie

Eine Vorstudie hat zum Ziel, mit möglichst wenig Aufwand zu prüfen, in welchen Bereichen und mit welchen Ressourcen der Einsatz eines EDI-Projektes sinnvoll erscheint.

Was kann in einer Vorstudie definiert werden?

  • Projektdimensionen
  • Produktstrategie
  • Aufwände für Detailanalysen
  • Planung des Einführungs- und Realisierungsprojektes
  • Potenzial des EDI-Projektes
  • Interessen und Bedarf der derzeitigen Handelspartner

Die Vorstudie umfasst eine Beschreibung der bestehenden Systeme in jedem Funktionsbereich und ermittelt, auf welche Art und Weise diese Systeme durch EDI verbessert werden können.

Sie bildet die Grundlage für die endgültige Entscheidung über das EDI-Projekt, die beste unmittelbare Nutzung in der Organisation und die besten Einsatzmethoden der Technologie.

Der Bericht sollte finanzorientiert sein und der Geschäftsleitung als fundierte Entscheidungsgrundlage dienen.

 

Anforderungskriterien und Systemauswahl

Sobald das Lösungskonzept für die gewünschte EDI-Lösung definiert ist, werden detaillierte Anforderungen aus dem Soll-Konzept abgeleitet. Diese Anforderungen bilden die Basis für ein späteres Lastenheft.

Neben den technischen Anforderungen muss generell die Entscheidung getroffen werden, ob eine Inhouse- oder SaaS-Lösung angestrebt wird.

Hierfür sollten u.a. folgende Kriterien herangezogen werden:

  • Implementierungskosten der EDI-Lösung
  • Zusätzliche Soft- und Hardwarekosten für den Betrieb der EDI-Lösung
  • Laufende Kosten für Administration, Wartung, Transaktion
  • interne Personalressourcen

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8. Implementierung der EDI-Lösung in Ihrem Unternehmen

Die Implementierung der EDI-Lösung in Ihrem Unternehmen besteht aus folgenden Phasen: die EDI-Konzeptphase, die EDI-Testphase und abschließend die EDI-Produktivsetzung sowie der Live-Betrieb der EDI-Lösung.

Die EDI-Konzeptphase

Die EDI-Konzeptphase findet vor der Installation statt, um eine optimale Lösung zu erzielen. In dieser Phase können EDI-Standardeinstellungen in einer praxisnahen Umgebung installiert und die Parameter entsprechend getestet werden.

Im Rahmen der Konzeptphase erfolgt die

  • Installation der EDI-Lösung auf dem Test-Server,
  • Grundinstallation und -parametrisierung der EDI-Lösung,
  • Überprüfung und ggf. Bereinigung der Stamm- und Bewegungsdaten,
  • mögliche Anpassungen der Prozesse und der Schnittstellen,
  • Fixierung und Dokumentation der Installation,
  • Entscheidung über die Produktivsetzung der EDI-Lösung,
  • Erstellung von Testszenarien und Testplänen mit entsprechenden Referenzdaten.

Die EDI-Konzeptphase ermöglicht dem Kunden, die Funktionen der Software und Dienste frühzeitig und ganzheitlich nachzuvollziehen. So kann er ein umfassendes Verständnis für die EDI-Lösung und ihre technischen Möglichkeiten entwickeln.

 

Die EDI-Testphase

In der EDI-Konzeptphase wurden Testpläne und Referenzdaten definiert. Diese werden nun in der EDI-Testphase intensiv mit den angeschlossenen Handelspartnern geprüft.

In dieser Phase wird in einem iterativen Prozess ermittelt, ob und welche Korrekturen hinsichtlich des Prozesses bzw. der EDI-Lösung erforderlich sind. Diese Testläufe ziehen wiederum eine Änderung der Definition und Dokumentation des Gesamtsystems nach sich. Dieser Prozess endet schließlich mit Abnahme des Systems.

 

Produktivsetzung und Live-Betrieb

Ist die Testphase erfolgreich abgeschlossen, wechselt das EDI-System vom Testsystem ins Produktivsystem.

Projekterfahrungen haben gezeigt, dass es nach einem zweimonatigen Live-Betrieb sinnvoll ist, eine zusätzlich nachgelagerte Schulung für die Key-User, Administratoren und den Endanwender durchzuführen. So werden noch offene Fragen und eventuelle Anwendungsprobleme gelöst.

Ausführliche Informationen rund um EDI finden Sie in unserem EDI-Ratgeber.

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9. EDI-FAQ

Häufige Fragen rund um die Implementierung von EDI

Sie haben sich grundsätzlich entschieden, eine EDI-Lösung zur Automatisierung von Prozessen zwischen Ihren Geschäftspartnern und Ihrem Unternehmen zu implementieren. Doch wie fangen Sie an? Antworten auf die drängendsten Fragen zu den ersten Schritten in die EDI-Welt:

Bevor Sie sich mit der Implementierung eines EDI-Projektes auseinandersetzen, stellen Sie sicher, dass es einen Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen gibt, der die erforderlichen Kenntnisse besitzt, um die Leitung Ihres EDI-Projektes zu übernehmen. Alternativ kann für die EDI-Projekt- und Implementierungsphase ein externer Experte herangezogen werden.

Der EDI-Projektverantwortliche muss sowohl die internen Prozessabläufe gut kennen, als auch über grundlegendes IT-Wissen verfügen. So kann er als Schnittstelle zwischen Ihrem Unternehmen und dem IT-Partner, der Ihr EDI-Projekt implementiert, optimal zu einer möglichst reibungslosen und schnellen Umsetzung beitragen. Mit einem kompetenten Projektleiter an der Seite können Sie die nächsten Schritte in Angriff nehmen.

Es gibt zwei Möglichkeiten, die Ihren Einstieg in ein EDI-Projekt definieren:

a) In den meisten Fällen wird das Anliegen, eine EDI-Lösung im Unternehmen einzuführen, von extern an Sie herangetragen. Beispielsweise hat ein Lieferant oder Kunde Sie dazu verpflichtet, die Arbeitsprozesse digital abzuwickeln, damit die zukünftige Zusammenarbeit gewährleistet ist. Er fungiert in diesem Falle als Hub, der sich über EDI mit vielen Spokes, also Ihnen, verbindet.

-> Sie, als Spoke, passen Ihre EDI-Umgebung zunächst an die Vorgaben der B2B-/EDI-Infrastruktur Ihres Lieferanten oder Kunden (dem Hub) an. Sie können jedoch auf dieser Basis weitere Geschäftspartner mit einbeziehen und gleichzeitig die Automatisierung und Digitalisierung weiterer interner Geschäftsabläufe in Betracht ziehen.
 

b) Sie sind der Hub, also der Initiator der Automatisierung Ihrer Geschäftsprozesse, weil Sie von den Vorteilen des elektronischen Datenaustausches in Ihrem Unternehmen profitieren möchten. Durch die Implementierung von B2B/EDI bleiben Sie wettbewerbsfähig, da Sie Abläufe transparenter, sicherer und effizienter gestalten.
 

-> Sie planen und gestalten Ihre EDI-Umgebung optimal auf Ihren Bedarf zugeschnitten. Sie entscheiden, mit welchen Prozessen und mit welchen Geschäftspartnern (Spokes) Sie Ihre EDI-Lösung auf B2B-Ebene sinnvollerweise einführen möchten.

Ob Hub oder Spoke – eine detaillierte Aufstellung der Geschäftspartner, mit denen Sie diese Lösung sinnvoller Weise einführen, hilft Ihnen, das Projekt einzugrenzen.

Wurde der Impuls, EDI im Unternehmen zu implementieren, von außen an Sie herangetragen? Möchten Sie Ihr Unternehmen durch die Automatisierung von Geschäftsprozessen wettbewerbsfähig halten? Die Prozesse, die über ein EDI-System automatisiert werden sollen, müssen in jedem Fall definiert werden. Dabei spielen Faktoren wie Lieferantenanforderungen oder die Möglichkeiten des eigenen ERP-Systems eine Rolle.

Viele kleine Unternehmen werden von extern zum Einsatz einer EDI-Lösung verpflichtet. Das Thema Digitalisierung stellt daher eine Herausforderung dar, vor allem, wenn im Unternehmen keine einheitliche, ERP-Software zur Anbindung eines EDI-Systems vorhanden ist.

Datenaustausch über WebEDI bietet hier eine einfache und leistungsstarke Lösung, bei der die EDI-Dienste über eine Web-Lösung bereitgestellt werden, ohne dass umfangreiche Investitionen in Hardware nötig werden.

Arbeiten Sie bereits mit einem ERP-System, gilt es herauszufinden, ob dieses EDI-fähig ist.
Ihr ERP-System benötigt sogenannte Schnittstellen, um mit einem EDI-System zu kommunizieren. Gängige ERP-Systeme verfügen über diese. Nutzen Sie ein selbstentwickeltes ERP-System, müssen Schnittstellen meist noch entwickelt und programmiert werden.

Einen Überblick über gängige ERP-Systeme, die über Schnittstellen verfügen, finden Sie unter den ERP-Konnektoren.

Damit Daten zwischen Geschäftspartnern elektronisch ausgetauscht werden können, müssen sich beide für die Verwendung eines bestimmten Nachrichtenstandards entscheiden. Diese Standards werden von verschiedenen Organisationen wie der UN, ANSI, DIN oder dem VDA festgelegt.

Das am häufigste verwendete Format ist die UN/EDIFACT-Nachricht (United Nations rules for Electronic Data Interchange For Administration, Commerce and Transport) der UNO. Unterhalb dieses Formats gibt es noch eine Reihe von Abwandlungen (meist durch eine Branche definiert, zum Beispiel EANCOM). Diese Dialekte werden üblicherweise als Subsets bezeichnet.

Inhouse-Nachrichten werden individuell für die speziellen Bedürfnisse des hausinternen Systems angepasst.

Verschaffen Sie sich einen Überblick über die gängigen Nachrichtenstandards sowie über EDIFACT-Nachrichten.

Der Datenaustausch kann sowohl über ein Mailbox-System, eine Punkt-zu-Punkt-Verbindung oder das Internet erfolgen. Entscheidend bei der Auswahl des geeigneten Kommunikationsweges sind folgende Faktoren: Möchten Sie partnerunabhängig kommunizieren, eine intensive Kommunikationsbeziehung zu Ihrem Geschäftspartner unterhaltenoder lediglich kleine Datenmengen kostengünstig transportieren?

Nähere Informationen zu den Möglichkeiten, die Ihnen diese drei Kommunikationswege bieten, finden Sie unter dem Punkt Was braucht man, um EDI im Unternehmen zu implementieren.

Die EDI-Software kann On-Premises (in Eigenbetrieb), als Cloud-Modell oder über das Internet, als sogenanntes WebEDI bei einem Provider betrieben werden.

Der Vorteil einer On-Premises-Lösung ist, dass alle EDI-Anforderungen ohne Abhängigkeit von externen Partnern umgesetzt werden können.

Ein EDI-Cloud Service ist für mittelständische Unternehmen geeignet, da diese einen 24/7-Eigenbetrieb einer EDI-Lösung nicht immer gewährleisten können. Zusätzlich liegen die Gesamtkosten bei einem klar kalkulierbaren EDI-Cloud Service meist deutlich unter denen eines Eigenbetriebes.

Die WebEDI-Lösung ist besonders geeignet für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) mit etwas geringerem Nachrichtenvolumen und fehlender ERP-Anbindung.

Näheres zu den EDI-Plattformen finden Sie unter dem Punkt Die Auswahl des geeigneten EDI-Betriebsmodells.

Erfahrungen aus größeren EDI-Projekten haben gezeigt, dass Softwarelizenz- und Hardwarekosten zusammen nur 20 bis 30 Prozent der Gesamteinführungs- und Betriebskosten in den ersten drei Jahren ausmachen. Die überwiegenden Kosten entfallen auf organisatorische Maßnahmen, Anpassungen der EDI-Lösung an die unternehmensspezifischen Anforderungen, den Betrieb sowie die Weiterentwicklung des Systems.

EDI-Lösungen können daher nur bei einer langfristigen Strategie, die auch künftige Anforderungen eines Unternehmens einbezieht, wirtschaftlich eingesetzt werden. Erst die organisatorischen Vorarbeiten ermöglichen die technische Implementierung eines solchen Systems. Bei allen EDI-Projekten gilt daher der Grundsatz: »Strategie vor Organisation, Organisation vor Technik!«

Umfangreiche Informationen zum Thema EDI, Electronic Data Interchange, finden Sie in unserer Broschüre Was ist EDI?

Die Broschüre Einführung eines EDI-Projektes in Ihrem Unternehmen fasst alles Wesentliche zusammen, was Sie vor dem Start eines EDI-Projektes wissen sollten.

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