EDI Solution

Was ist EDI?

EDI Wissen für Ihre EDI Anbindung – der Leitfaden

Alles rund um EDI haben wir hier für Sie zusammengestellt: Von der Funktionsweise und Definition von EDI, der dazu benötigten EDI-Software, der Auswahl eines geeigneten EDI-Betriebsmodells, über den klassischen EDI-Projektablauf bis hin zur Implementierung der EDI-Lösung in Ihrem Unternehmen. In unseren FAQs haben wir für Sie auch Antworten auf die häufigsten Fragen rund um EDI gesammelt.

  1. Überblick
  2. Wie funktioniert EDI?
  3. Warum überhaupt Nachrichtenstandards?
  4. Was braucht man, um EDI im Unternehmen zu implementieren?
  5. Die Auswahl des geeigneten EDI-Betriebsmodells
  6. Wie wird mein EDI-Projekt erfolgreich?
  7. Projektbausteine eines EDI Projektes
  8. Implementierung der EDI-Lösung in Ihrem Unternehmen
  9. EDI-FAQ

1. Überblick

Unter EDI (Electronic Data Interchange) versteht man den elektronischen Austausch von Geschäftsdokumenten wie beispielsweise Bestellungen, Lieferscheinen und Rechnungen. Diese Dokumente werden zwischen den Geschäftspartnern in Form von strukturierten Daten und ohne manuelle Eingriffe ausgetauscht. EDI ist dabei keine spezifische Technologie, sondern ein Zusammenspiel von elektronischen Prozessen, Austauschprotokollen (Kommunikationsprotokollen) und etablierten, international gültigen Geschäftsdokumentenstandards. Der Austausch der strukturierten Daten selbst muss einfach und sicher erfolgen – d.h. über die etablierten Geschäftsdokumentenstandards und unabhängig von den spezifischen Formaten oder ERP-Systemen (Enterprise Resource Planning, zu Deutsch Warenwirtschaftssystem) der beteiligten Geschäftspartner.

Die Automatisierung der Geschäftsprozesse durch EDI, ist schneller, effizienter und weniger fehleranfällig als der Austausch über andere Verfahren und bietet ein enormes Rationalisierungspotenzial.

Die Vorteile im täglichen operativen Geschäft sind beispielsweise:

  • schnellere Übertragungszeiten
  • geringere Übertragungskosten im Vergleich zu Papier
  • Reduktion wiederholter Eingaben
  • Reduktion von Dateneingabefehlern
  • Erhöhung der Genauigkeit der Information
  • Reduktion des papiergebundenen Dokumentenflusses
  • Kosteneinsparungen bei Tätigkeiten zum Datenhandling
  • Erhöhung der Abwicklungsgeschwindigkeit
  • Reduktion von Lagerhaltungskosten (z.B. durch Just-in-Time bzw. Just-in-Sequence)
  • Vermeiden von Doppelarbeit
  • Reduktion von Durchlaufzeiten
  • zeitliches Verkürzen von Vorgängen

Aber auch für die Unternehmensleitung ergibt sich durch den Einsatz von EDI ein breites Spektrum an Vorteilen, da geschäftsrelevante Informationen schneller und vor allem strukturierter vorliegen. Die Auswertung dieser Daten durch entsprechende Business-Intelligence-Methoden ermöglicht eine verbesserte Prozessteuerung durch ständig verfügbare und aktuelle Daten.

Im Bereich der Planung, Entscheidung und Kontrolle sind dies beispielsweise:

  • einfachere Soll-/Ist-Vergleiche
  • Abweichungsanalysen
  • neue Prognoseverfahren
  • Neugewonnene statistische Erkenntnisse
  • Schneller verfügbare Information
  • Simulationen
  • Produktivitätsauswertungen
  • Verbessertes Cash-Management
  • Bessere Bestandsübersicht

nach oben

2. Wie funktioniert EDI?

Wie bereits erläutert wurde, erfolgt der Nachrichtenaustausch zwischen Unternehmen entlang etablierter Geschäftsdokumentenstandards (auch EDI-Nachrichtenstandards), auf die sich die Firmen einer Branche untereinander geeinigt haben. Beispielsweise nutzt die europäische Chemiebranche grundsätzlich die EDI-Norm EDIFACT, und davon das speziell für die Chemiebranche definierte Subset CEFIC (von französisch: Conseil Européen des Fédérations de l’Industrie Chimique). Da die ERP-Systeme (Enterprise Resource Planning) diese Nachrichtenstandards in der Regel nicht nativ beherrschen, müssen die vom ERP zu versendenden strukturieren Daten (internes Format) zunächst in den etablierten Nachrichtenstandard konvertiert werden, bevor sie dem Empfänger über das vereinbarte elektronische Austauschprotokoll (Kommunikationsprotokoll) zugestellt werden können. Im Grunde bedeutet das dann drei Verarbeitungsschritte:

ERP-konnektieren

(Nachrichten im internen Format vom SAP-System entgegennehmen)

Konvertierung

(Nachrichten vom internen Format in den Nachrichtenstandard überführen)

Kommunikation

(technischer Versand über das vereinbarte Kommunikationsprotokoll)

Analog müssen auf Empfängerseite die Verarbeitungsschritte in umgekehrter Reihenfolge durchlaufen werden, indem im Verarbeitungsschritt Kommunikation der Empfang der Nachricht durch das Kommunikationsprotokoll bestätigt, im Schritt Konvertierung die Nachricht in das interne Format konvertiert, und im dritten Schritt die die Nachricht dem empfangenden ERP-System übergeben wird.

3. Warum überhaupt Nachrichtenstandards?

Beschließen Geschäftspartner, Geschäftsdaten elektronisch auszutauschen, müssen sie eindeutige Vereinbarungen treffen, damit sie ihre „Nachrichten“ auch gegenseitig verstehen können. In der Praxis diktiert jedoch meist der dominierende, die EDI-Initiative initiierende Geschäftspartner (der so genannte „Hub“) die Standards fest, die alle sich anschließenden Partner (die Spokes) verwenden. Die Metapher von der Radnabe und den Speichern rührt dabei aus Sicht des dominierenden Geschäftspartners her, der alle seine kleinen Geschäftspartner standardisiert und auf die gleiche Art und Weise anbinden möchte.

Hierbei handelt es sich um bereits bestehende Branchenstandards.

Der Vorteil dieser EDI-Nachrichtenstandards kann durch folgenden Vergleich einfach veranschaulicht werden: Versuchen viele Menschen, die alle eine unterschiedliche Sprache sprechen, miteinander zu kommunizieren, wird eine ins Unüberschaubare gehende Anzahl an Dolmetschern nötig, um eine Verständigung herzustellen:

2 Menschen unterschiedlicher Sprache -> 1 Dolmetscher

3 Menschen unterschiedlicher Sprache -> 3 Dolmetscher

4 Menschen unterschiedlicher Sprache -> 6 Dolmetscher

n Menschen unterschiedlicher Sprache -> n(n-1)/2 Dolmetscher

 

Wird hingegen die Sprache Englisch zum internationalen Standard erklärt, benötigt jeder nur noch einen Dolmetscher von seiner Sprache ins Englische:

2 Menschen unterschiedlicher Sprache -> 2 Dolmetscher

3 Menschen unterschiedlicher Sprache -> 3 Dolmetscher

4 Menschen unterschiedlicher Sprache -> 4 Dolmetscher

n Menschen unterschiedlicher Sprache -> n Dolmetscher

Direkte und indirekte Kommunikation

Bei der direkten Kommunikation wird jede Nachricht einzeln direkt vom Sender an jeden einzelnen Empfänger übermittelt. Die Punkt-zu-Punkt-Verbindung eignet sich besonders zur Übertragung großer Datenmengen.

Bei der indirekten Kommunikation wird die Nachricht einmal vom Sender an einen VAN (value added network) Provider gesendet, von wo aus dann die Verteilung an die einzelnen Empfänger gesteuert wird. Der Vorteil von Mailboxsystemen ist, dass partnerunabhängig kommuniziert werden kann. Es genügt, eine Verbindung zur eigenen Box aufzubauen.

Erfolgreich mit dem elektronischen Datenaustausch durchstarten

Erfahren Sie mehr über Einführung und Erfolgsfaktoren eines EDI-Projekts

SEEBURGER Ratgeber zur Einführung eines EDI-Projekts

4. Was braucht man, um EDI im Unternehmen zu implementieren?

Die EDI Software besteht im Wesentlichen aus drei Komponenten:

ERP-Konnektor

zur Integration des eigenen ERP-Systems
(um die EDI-Software an das ERP-System anzudocken und Nachrichten im internen Format vom ERP-System empfangen und zustellen zu können)

Konverter

für die Umwandlung/Transformation von Inhouse Formaten bzw. Nachrichten.
(um die Nachrichten vom internen Format in das von der Branche für den Nachrichtenaustausch vereinbarten Branchenstandard konvertieren zu können)

Kommunikationsadapter

für die technische Zustellung  der "EDI Message" an die Geschäftspartner.

 

Der ERP-Konnektor für EDI

Ein ERP-System ist in vielen Unternehmen die Basis für die Steuerung interner Geschäftsabläufe. Um den elektronischen Datenaustausch mit externen Geschäftspartnern zu ermöglichen, wird dieses ERP-System an das EDI-System angeschlossen.

Der ERP-Konnektor verbindet die EDI-Software mit der ERP-Software, so dass Nachrichten zwischen ERP-System und EDI-Software automatisch übertragen werden können.

Weit verbreitete ERP-Systeme, für die am Markt EDI-Konnektoren verfügbar sind:

  • SAP
  • Microsoft Dynamics AX / NAV
  • Infor
  • Oracle E-Business Suite
  • abas
  • ProAlpha
  • JD Edwards
  • APplus
  • IFS
  • Peoplesoft
  • NetSuite

Mit dem modernen Seeburger EDI-System lässt sich der passende Konnektor für jedes weitere ERP-System bauen.

Der EDI-Konverter

Aufgabe des EDI-Konverters ist die Umwandlung von Daten (Nachrichten) des ERP-Systems in standardisierte EDI-Nachrichten – also im übertragenen Sinne, die Übersetzung in die benötigten Sprachen, um eine Kommunikation zu ermöglichen. Damit Daten zwischen Geschäftspartnern elektronisch ausgetauscht werden können, müssen sich beide für die Verwendung eines bestimmten Standards entscheiden. Diese Standards werden von verschiedenen Organisationen wie der UN, ANSI, DIN oder dem VDA festgelegt.

  • Beim Konvertieren wird die Information der Quellstruktur mit Hilfe einer individuell erstellten Zuordnung, dem sogenannten Mapping, auf die Zielstruktur übertragen.

Um Nachrichten per EDI auszutauschen, nutzen Geschäftspartner einheitliche EDI-Nachrichtenstandards.

Neben dem globalen Standard EDIFACT existieren noch weitere regionale oder branchenspezifische Standards. Einen Überblick finden Sie hier.

Internationale Standards von EDI-Nachrichtenformaten (Auszug):

  • EDIFACT (global)
  • XML (global)
  • ANSI X.12 (regional)
  • EIAJ (regional)
  • TRADACOMS (regional)
  • VDA (regional)
  • AECMA (branchenspezifisch)
  • HL7 (branchenspezifisch)
  • SWIFT (branchenspezifisch)

Mit einem Konverter von Seeburger kann eine Vielzahl weiterer, am Markt anzutreffender Datenformate, konvertiert werden.

Der EDI-Kommunikationsadapter

Die EDI Software besteht im Wesentlichen aus drei Komponenten:

Der Kommunikationsadapter stellt eine Verbindung zwischen Sender und Empfänger her und überträgt nach dem Verbindungsaufbau die zuvor konvertierte Nachricht sicher an den Geschäftspartner.

Der Datenaustausch kann sowohl über ein Mailbox-System, eine Punkt-zu-Punkt-Verbindung oder das Internet erfolgen.

Mailboxsysteme

Ein Mailbox-System ist als elektronischer Briefkasten zu verstehen. Die Daten werden vom Sender auf eine Mailbox gesendet und vom Empfänger dort wieder abgeholt. Dazu wird überwiegend das X.400 Protokoll verwendet.

Der Vorteil von Mailboxsystemen ist, dass Unternehmen nicht ständig empfangs- und sendebereit sein müssen. Nur beim Versand bzw. Empfang der Daten wird eine Online-Verbindung benötigt. Dadurch kann partnerunabhängig kommuniziert werden. Es genügt, eine Verbindung zur eigenen Box aufzubauen.

Anbieter von X.400 Mailboxen sind beispielsweise die Deutsche Telekom (Telebox), IBM oder General Electric (GE-Box). Der Nachteil dieser Systeme besteht darin, dass ein Unternehmen erst dann seine Daten erhält, wenn es sie aus der Box abholt.

Punkt-zu-Punkt-Verbindung

Dadurch, dass sich der Absender bei dieser Verbindungsart direkt beim Empfänger einwählt, wird zwischen ihnen eine Standleitung aufgebaut. Die Daten werden ohne Umwege versendet. Diese Verbindung setzt eine intensive Kommunikationsbeziehung zwischen den Partnern voraus, da der andere stets empfangsbereit sein muss.

Die Punkt-zu-Punkt-Verbindung eignet sich besonders zur Übertragung großer Datenmengen und wird vor allem in der Automobilindustrie verwendet, da die minutengenaue Einhaltung der Zeit ein wichtiger Faktor ist.

Gängige Übertragungsprotokolle und -wege sind beispielsweise TCP/IP, AS2, AS4, OFTP2 und Modem.

Erfahren Sie mehr über EDI-Nachrichtenstandards und EDIFACT-Nachrichten.

Kommunikation über das Internet

Der Datenaustausch über das Internet ist bei kleinen Datenmengen wesentlich kostengünstiger. Allerdings muss man bei der Nutzung des Internets stets Sicherheitsaspekte berücksichtigen. Eine Nachricht sollte beispielsweise nie unverschlüsselt und ohne elektronische Unterschrift übermittelt werden.

Gängige Übertragungsprotokolle und -wege sind beispielsweise FTP, HTTPs, SMTP, POP3 und IMAP4.

Kleinen Unternehmen mangelt es häufig an Know-how und Kapital, um EDI im klassischen Sinne zu betreiben. Sie bevorzugen daher den Datenaustausch über WebEDI. Bei WebEDI können EDI-Nachrichten über Formulare mittels Web-Browser empfangen, erfasst und versendet werden. Das Verfahren bietet sich an zur Anbindung von Geschäftspartnern ohne EDI-Infrastruktur unter Nutzung des Internets sowie zur Generierung und zum Empfang von EDI-basierten Nachrichten.

Erfahren Sie mehr über WebEDI.

Die Auswahl eines geeigneten Übertragungsverfahrens ist von drei Faktoren abhängig:

  1. der Übertragungsfrequenz,
  2. dem Datenvolumen und
  3. der Anzahl an Positionen in der Nachricht.

Neben bekannten Übertragungswegen wie E-Mail und FTP existieren zahlreiche nationale, produkt- oder branchenspezifische Übertragungswege für die Kommunikation im EDI-Umfeld.

 

Gängige Übertragungsprotokolle für EDI-Nachrichten:

  • Value Added Network(VAN) 
    Atlas, AT&T, EXITE, IBM, KPN, OpenText GXS, Telebox X.400, Tradanet
  • Direktverbindung 
    OFTP(2), AS2, AS4, FTP(S), SFTP, http(S)

In der Praxis sind auch noch viele weitere Kommunikationsprotokolle anzutreffen, die durch eine moderne EDI-Lösung zu unterstützen sind.

nach oben

5. Die Auswahl des geeigneten EDI-Betriebsmodells

Die EDI-Software kann on premises (in Eigenbetrieb), als Cloud-Modell oder über das Internet, als sogenanntes WebEDI bei einem Provider betrieben werden.

 
  • EDI-Lösung on premises (Eigenbetrieb)

Bei einer On-Premises-Lösung erwirbt das Unternehmen die EDI-Software und betreibt sie im eigenen Rechenzentrum, also auf eigener oder eigenverwalteter Hardware. Betrieb und Betreuung erfolgen zumeist ebenfalls in Eigenverantwortung, können aber auch an einen Hosting-Partner ausgelagert werden.

Der Vorteil einer On-Premises-Lösung ist, dass alle EDI-Anforderungen ohne Abhängigkeit von externen Partnern umgesetzt werden können. Bisweilen schreibt schon die Unternehmenspolitik vor, dass keine Daten nach außen gegeben werden. Somit kommt für EDI nur der Eigenbetrieb in Frage. In diesem Fall ist der Aufbau von umfassendem Know-how rund um EDI erforderlich.

 
  • EDI als Cloud Service

Mit Cloud Services lassen sich IT-Dienste an externe Dienstleister auslagern. Daten, Software, Plattformen oder auch Rechenleistung befinden sich ausgelagert beim Cloud-Anbieter und werden über das Internet genutzt. Auch EDI ist als Cloud Service buchbar. Bei diesem Betriebsmodell entfällt die Investition in eine EDI Software komplett, stattdessen wird auf den meist standardisierten EDI Cloud Service eines Dienstleisters zurückgegriffen.

Gerade für mittelständische Unternehmen bietet sich ein EDI Cloud Service an, da der 24/7-Eigenbetrieb einer EDI-Lösung für diese häufig eine zu große Herausforderung darstellt. Die Gesamtkosten eines klar kalkulierbaren EDI Cloud Service liegen zudem meist deutlich unter denen eines Eigenbetriebes.

Eine Cloud-Lösung als Alternative zum Eigenbetrieb sollte insbesondere in folgenden Fällen erwogen werden:

  • Personalengpässe und/oder Abhängigkeit von bestimmten Mitarbeitern.
  • Investitionen in neue Lösungen oder wesentliche Erweiterungen stehen an.
  • Steigende Betriebsanforderungen (echter 24/7-Betrieb) können nicht abgedeckt werden.
  • Eine Vielzahl neuer Partner oder Prozesse ist anzubinden.
  • Gesamtkosten (TCO) des Eigenbetriebs (Hardware, Software, Personal, Training, Support) übersteigt die Kosten eines transparenten, kalkulierbaren Cloud-Services.

Die Vorteile: Cloud Services

  • bilden die ideale Grundlage für den unkomplizierten Zugriff auf IT-Ressourcen.
  • bieten optimale Voraussetzungen, um die Digitalisierungsstrategien von Unternehmen zu unterstützen.
  • bieten vorgefertigte, standardisierte, skalierbare und sofort lauffähige Prozessbausteine mit klar definierten Schnittstellen.
  • können oft im Self-Service gebucht werden.
  • erfüllen den Wunsch der Fachabteilungen nach mehr Flexibilität und kurzer Time-to-Market.
  • ermöglichen damit der sogenannten „Old Economy” agiles Handeln (schnell).
  • erweisen sich immer häufiger als Keimzelle neuer und zum Teil disruptiver Geschäftsmodelle (innovativ).

Mehr über Cloud Services erfahren Sie hier und im Whitepaper „Move your Business into the Cloud“.

 
  • WebEDI als Alternative für kleine und mittlere Unternehmen

Um EDI im klassischen Sinn zu betreiben, fehlt kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) mit geringem Nachrichtenvolumen oft das Know-how. Zugleich ist in vielen Fällen die wirtschaftliche Verhältnismäßigkeit nicht gegeben. Eine weitere Hürde kann die technische Anbindung an das interne ERP-System sein.

Wird im Unternehmen keine einheitliche ERP-Software eingesetzt, entfällt häufig ein EDI Cloud Service als Alternative, da in diesem Falle Daten nicht vollständig elektronisch bereitgestellt werden können.

Für ein solches KMU bietet sich der Datenaustausch über WebEDI an. Mit WebEDI empfangen, erfassen und versenden Sie an Ihre Geschäftspartner EDI-basierte Nachrichten teilautomatisiert über elektronische Formulare mittels Web-Browser über das Internet.

Vorteilhaft ist dabei natürlich, wenn über eine solche WebEDI-Lösung möglichst viele Kunden (z.B. Retailer) erreicht werden können. Dann rechnet sich die ohnehin überschaubare Investition gleich mehrfach!

Mehr Informationen über EDI für kleine und mittlere Unternehmen finden Sie in unseren Broschüren Seeburger for small and medium sized enterprises und Seeburger express for EDI/B2B.

6. Wie wird mein EDI-Projekt erfolgreich?

Um ein EDI-Projekt erfolgreich im Unternehmen umzusetzen, sind drei Faktoren ausschlaggebend: Die volle Unterstützung durch das Management, ein professionelles Projektmanagement und eine exakte und klare Zieldefinition.

 
  • Managementunterstützung

Wichtigster Erfolgsfaktor bei der Einführung eines EDI-Projekts ist die Unterstützung durch das Management. Das gesamte Management ist über die betroffenen Fachabteilungen hinweg gefordert, Sinn und Zweck des EDI-Einsatzes zu verdeutlichen und aktiv in allen Bereichen Unterstützung zu leisten.

Die Priorität des EDI-Projektes im Unternehmen wird beispielsweise durch die Einführung eines klassischen Controllings durch übergeordnete Stellen von Beginn an für alle Mitarbeiter klar erkennbar.

Eindeutig definierte Berichtswege und Entscheidungsverantwortliche des Managements machen es für allen Beteiligten einfacher, die Projektabläufe zu verstehen und die richtigen Ansprechpartner zu finden.

  • Eine positive Haltung des Managements beeinflusst die Akzeptanz des Systems bei den Mitarbeitern wesentlich.

 

 

  • Projektmanagement

Das Einführungsprojekt muss mit den notwendigen personellen Ressourcen für alle Phasen der Einführung - angefangen von der Vorbereitung bis zur Endabnahme und Freigabe der Lösung - ausgestattet sein. Es versteht sich von selbst, dass die Mitglieder des EDI-Projektteams entsprechend qualifiziert sind. Die fachliche Qualifikation ist eine Grundvoraussetzung für alle Mitglieder eines EDI-Teams.

Hiermit Hand in Hand geht die erforderliche Entscheidungskompetenz, die den Projektbeteiligten zugesprochen wird. Denn durch kurze Entscheidungswege und ausreichende Zeit- und Personalpuffer lässt sich ein gut einzuhaltender Zeitplan aufstellen und Termindruck vermeiden.

  • Eine stringente Projektplanung und –steuerung, klare Aufgabenzuweisung durch die Projektleitung, hohe Führungsqualitäten und eine enge Zusammenarbeit mit dem EDI-Lösungsanbieter sind wesentlich für einen reibungslosen Projektablauf.

 

 

  • Exakte Zieldefinition

Die exakte Definition der EDI-Projektziele ist der Beginn jederPlanung. Die Zieldefinition stellt den Maßstab für die Zielerreichung dar und ermöglicht die Kontrolle der Zieleinhaltung während des gesamten Projektverlaufs.

  • Das Projektziel muss eine eindeutige, vollständige und überprüfbare Beschreibung des Sollzustands, der durch das Projekt herbeigeführt werden soll, beinhalten.

 

Was erreicht man durch eine exakte Zieldefinition?

  • gesicherte Planungs- und Aktionsgrundlage für den Projektleiter
  • Ausgangspunkt für den Aufbau der gesamten Projektplanung
  • Fixierung des Projektabschlusses

Wie sieht eine exakte Zielformulierung aus?

Ein korrekt formuliertes Projektziel sollte folgende Attribute besitzen:

  • erreichbar
  • vollständig 
  • widerspruchsfrei 
  • nicht interpretierbar 
  • prüfbar 
  • lösungsneutral 
  • dokumentiert

 

Welche Fragen helfen bei der Definition der Zielsetzung?

  • Warum wird eine EDI-Lösung eingeführt? (Kosteneinsparung, Transparenz, Compliance etc.)
  • Was soll mit dem EDI-Projekt erreicht werden? (z.B. Steigerung der Lieferantenzufrieden, Beschleunigung der Prozesszeit um 10%, Verbesserung des Unternehmensimages am Markt)
  • Wie tief soll die Integration erfolgen bzw. wie hoch soll der Grad der Automatisierung sein?
  • In welchen Standorten und Ländern soll die EDI-Lösung betrieben werden?

Weitere Antworten finden Sie in unserem Ratgeber zur Einführung eines EDI Projektes oder direkt bei den EDI-FAQ.

nach oben

7. Projektbausteine eines EDI Projektes

Die Vorstudie

Eine Vorstudie hat zum Ziel, mit möglichst wenig Aufwand zu prüfen, in welchen Bereichen und mit welchen Ressourcen der Einsatz eines EDI-Projektes sinnvoll erscheint.

Was kann in einer Vorstudie definiert werden?

  • Projektdimensionen
  • Produktstrategie
  • Aufwände für Detailanalysen
  • Planung des Einführungs- und Realisierungsprojektes
  • Potenzial des EDI-Projektes
  • Interessen und Bedarf der derzeitigen Handelspartner

Die Vorstudie umfasst eine Beschreibung der bestehenden Systeme in jedem Funktionsbereich und ermittelt, auf welche Art und Weise diese Systeme mit EDI verbessert werden können.

Die Vorstudie bildet die Grundlage für die endgültige Entscheidung über das EDI-Projekt, die beste unmittelbare Nutzung in der Organisation und die besten Einsatzmethoden der Technologie.

Der Bericht sollte finanzorientiert sein und der Geschäftsleitung als fundierte Entscheidungsgrundlage dienen.

 

Anforderungskriterien und Systemauswahl

Sobald das Lösungskonzept für die gewünschte EDI-Lösung definiert ist, werden detaillierte Anforderungen aus dem Soll-Konzept abgeleitet. Diese Anforderungen bilden die Basis für ein späteres Lastenheft.

Neben den technischen Anforderungen muss generell die Entscheidung getroffen werden, ob eine Inhouse- oder SaaS-Lösung angestrebt wird.

Hierfür sollten u.a. folgende Kriterien herangezogen werden:

  • Implementierungskosten der EDI-Lösung
  • Zusätzliche Soft- und Hardwarekosten für den Betrieb der EDI-Lösung
  • Laufende Kosten für Administration, Wartung, Transaktion
  • interne Personalressourcen

nach oben

8. Implementierung der EDI-Lösung in Ihrem Unternehmen

Die EDI-Konzeptphase

Die EDI-Konzeptphase findet vor der Installation statt, um eine optimale Lösung zu erzielen. In dieser Phase können EDI-Standardeinstellungen in einer praxisnahen Umgebung installiert und die Parameter entsprechend getestet werden.

Im Rahmen der Konzeptphase erfolgt die

  • Installation der EDI-Lösung auf dem Test-Server,
  • Grundinstallation und -parametrisierung der EDI-Lösung,
  • Überprüfung und ggf. Bereinigung der Stamm- und Bewegungsdaten,
  • mögliche Anpassungen der Prozesse und der Schnittstellen,
  • Fixierung und Dokumentation der Installation,
  • Entscheidung über die Produktivsetzung der EDI-Lösung,
  • Erstellung von Testszenarien und Testplänen mit entsprechenden Referenzdaten.

Die EDI-Konzeptphase ermöglicht dem Kunden, die Funktionen der Software und Dienste frühzeitig und ganzheitlich nachzuvollziehen und ein umfassendes Verständnis für die EDI-Lösung und ihre technischen Möglichkeiten zu entwickeln.

 

Die EDI-Testphase

In der EDI-Konzeptphase wurden Testpläne und Referenzdaten definiert, diese werden nun in der EDI-Testphase intensiv mit den angeschlossenen Handelspartnern geprüft.

In dieser Phase wird in einem iterativen Prozess ermittelt, ob und welche Korrekturen hinsichtlich des Prozesses bzw. der EDI-Lösung erforderlich sind. Diese Testläufe ziehen wiederum eine Änderung der Definition und Dokumentation des Gesamtsystems nach sich.
Dieser Prozess endet schließlich mit Abnahme des Systems.

 

Produktivsetzung und Live-Betrieb

Ist die Testphase erfolgreich abgeschlossen, wechselt das EDI-System vom Testsystem ins Produktivsystem.

Projekterfahrungen haben gezeigt, dass es nach einem zweimonatigen Live-Betrieb sinnvoll ist, eine zusätzlich nachgelagerte Schulung für die Key-User, Administratoren und den Endanwender durchzuführen, um noch offene Fragen und eventuelle Anwendungsprobleme zu lösen.

Ausführliche Informationen rund um EDI finden Sie in unserem EDI-Ratgeber.

nach oben

9. EDI-FAQ

Häufige Fragen rund um die Implementierung von EDI

Sie haben sich grundsätzlich entschieden, eine EDI-Lösung zur Automatisierung von Prozessen zwischen Ihren Geschäftspartnern und Ihrem Unternehmen zu implementieren. Doch wie fangen Sie an? Antworten auf die drängendsten Fragen zu den ersten Schritten in die EDI-Welt:

Bevor Sie sich mit der Implementierung eines EDI-Projektes auseinandersetzen, stellen Sie sicher, dass es einen Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen gibt, der die erforderlichen Kenntnisse besitzt, um die Leitung Ihres EDI-Projektes zu übernehmen. Alternativ kann für die EDI-Projekt- und Implementierungsphase ein externer Experte herangezogen werden.

Der EDI-Projektverantwortliche muss sowohl die internen Prozessabläufe gut kennen, als auch über grundlegendes IT-Wissen verfügen. So kann er als Schnittstelle zwischen Ihrem Unternehmen und dem IT-Partner, der Ihr EDI-Projekt implementiert, optimal zu einer möglichst reibungslosen und schnellen Umsetzung beitragen. Mit einem kompetenten Projektleiter an der Seite, können Sie die nächsten Schritte in Angriff nehmen.

Es gibt zwei Möglichkeiten, die Ihren Einstieg in ein EDI-Projekt definieren:

a) In den meisten Fällen wird das Anliegen, EDI im Unternehmen einzuführen, von extern an Sie herangetragen.  Beispielsweise hat ein Lieferant oder Kunde Sie dazu verpflichtet, die Arbeitsprozesse digital abzuwickeln, damit die zukünftige Zusammenarbeit gewährleistet ist. Er fungiert in diesem Falle als Hub, der sich über EDI mit vielen Spokes verbindet.
 

-> Sie, als Spoke, passen Ihre EDI-Umgebung zunächst an die Vorgaben der B2B/EDI-Infrastruktur Ihres Lieferanten oder Kunden (dem Hub) an, können jedoch auf dieser Basis weitere Geschäftspartner mit einbeziehen und gleichzeitig die Automatisierung und Digitalisierung weiterer interner Geschäftsabläufe in Betracht ziehen.
 

b) Sie sind der Hub, also der Initiator der Automatisierung Ihrer Geschäftsprozesse, weil Sie von den Vorteilen des elektronischen Datenaustausches in Ihrem Unternehmen profitieren möchten. Durch die Implementierung von B2B/EDI bleiben Sie wettbewerbsfähig, da Sie Abläufe transparenter, sicherer und effizienter gestalten.
 

-> Sie planen und gestalten Ihre EDI-Umgebung optimal auf Ihren Bedarf zugeschnitten und entscheiden, mit welchen Prozessen und mit welchen Geschäftspartnern (Spokes) Sie EDI auf B2B Ebene sinnvollerweise einführen möchten.

Unabhängig davon, wie der Bedarf für die Implementierung einer EDI/B2B-Lösung in Ihrem Unternehmen entstanden ist – eine detaillierte Aufstellung der Geschäftspartner, mit denen Sie diese Lösung sinnvoller Weise einführen, hilft Ihnen, das Projekt einzugrenzen.

Ob der Impuls, EDI im Unternehmen zu implementieren, von außen an Sie herangetragen wurde, oder Sie selbst Ihr Unternehmen durch die Automatisierung von Geschäftsprozessen wettbewerbsfähig halten möchten – konsequenter Weise müssen die Prozesse, die über ein EDI-System automatisiert werden sollen, definiert werden. Hierbei spielen Faktoren wie Lieferantenanforderungen oder Möglichkeiten des eigenen ERP-Systems eine Rolle.

Für viele kleine Unternehmen, die von Extern zum Einsatz einer EDI-Lösung verpflichtet werden, stellt das Thema Digitalisierung eine Herausforderung dar, vor allem, wenn im Unternehmen keine einheitliche, ERP-Software zur Anbindung eines EDI-Systems vorhanden ist.

Datenaustausch über WebEDI bietet hier eine einfache und leistungsstarke Lösung, bei der die EDI-Dienste über eine Web-Lösung bereitgestellt werden, ohne dass umfangreiche Investitionen in Hardware nötig werden.

Arbeiten Sie bereits mit einem ERP-System, gilt es herauszufinden, ob dieses EDI-fähig ist.
Um mit einem EDI-System zu kommunizieren, benötigt Ihr ERP-System sogenannte Schnittstellen. Gängige ERP Systeme verfügen über Schnittstellen. Nutzen Sie ein selbst entwickeltes ERP System, müssen Schnittstellen meist noch entwickelt und programmiert werden.

Einen Überblick über gängige ERP-Systeme, die über Schnittstellen verfügen, finden Sie hier.

Damit Daten zwischen Geschäftspartnern elektronisch ausgetauscht werden können, müssen sich beide für die Verwendung eines bestimmten Standards entscheiden. Diese Standards werden von verschiedenen Organisationen wie der UN, ANSI, DIN oder dem VDA festgelegt.

Das am häufigste verwendete Format ist die UN/EDIFACT-Nachricht (United Nations rules for Electronic Data Interchange For Administration, Commerce and Transport) der UNO. Unterhalb dieses Formats gibt es noch eine Reihe von Abwandlungen (meist durch eine Branche definiert, zum Beispiel EANCOM). Diese Dialekte werden üblicherweise als Subsets bezeichnet.

Inhouse-Nachrichten werden individuell für die speziellen Bedürfnisse des hausinternen Systems angepasst.

Verschaffen Sie sich einen Überblick über die gängigen Nachrichtenstandards sowie über EDIFACT-Nachrichten.

Der Datenaustausch kann sowohl über ein Mailbox-System, eine Punkt-zu-Punkt-Verbindung oder das Internet erfolgen. Entscheidend bei der Auswahl des geeigneten Kommunikationsweges ist hierbei, ob Sie partnerunabhängig kommunizieren möchten, eine intensive Kommunikationsbeziehung zu Ihrem Geschäftspartner unterhalten, oder lediglich kleine Datenmengen kostengünstig transportieren möchten.

Nähere Informationen zu den Möglichkeiten, die Ihnen diese drei Kommunikationswege bieten, finden Sie hier.

Die EDI-Software kann on-premises (in Eigenbetrieb), als Cloud-Modell oder über das Internet, als sogenanntes WebEDI bei einem Provider betrieben werden.

Der Vorteil einer On-Premises-Lösung ist, dass alle EDI-Anforderungen ohne Abhängigkeit von externen Partnern umgesetzt werden können.

Ein EDI Cloud Service ist für mittelständische Unternehmen geeignet, da diese einen 24/7-Eigenbetrieb einer EDI-Lösung nicht immer gewährleisten können und die Gesamtkosten bei einem klar kalkulierbaren EDI Cloud Service meist deutlich unter denen eines Eigenbetriebes liegen.

Kleine und mittlere Unternehmen (KMU) mit geringem Nachrichtenvolumen und fehlender ERP-Anbindung fahren meist mit einer WebEDI-Lösung am besten.

Näheres zu den EDI-Plattformen finden Sie hier.

Erfahrungen aus größeren EDI-Projekten haben gezeigt, dass Softwarelizenz- und Hardwarekosten zusammen nur 20 bis 30 Prozent der Gesamteinführungs- und Betriebskosten in den ersten drei Jahren ausmachen. Die überwiegenden Kosten entfallen auf organisatorische Maßnahmen, Anpassungen der EDI-Lösung an die unternehmensspezifischen Anforderungen, den Betrieb sowie die Weiterentwicklung des Systems.

EDI-Lösungen können daher nur bei einer langfristigen Strategie, die auch künftige Anforderungen eines Unternehmens einbezieht, wirtschaftlich eingesetzt werden. Erst die organisatorischen Vorarbeiten ermöglichen die technische Implementierung eines solchen Systems. Bei allen EDI-Projekten gilt daher der Grundsatz: »Strategie vor Organisation, Organisation vor Technik!«

-> Laut einer Studie von GS1 Germany aus dem Jahr 2009 spart ein Unternehmen mit jeder Rechnung, die elektronisch statt papierbasiert erstellt und versendet wird, im Schnitt 16 Euro.

Umfangreiche Informationen zum Thema EDI, Electronic Data Interchange, finden Sie in unserer Broschüre Was ist EDI?

Die Broschüre Einführung eines EDI-Projektes in Ihrem Unternehmen fasst alles Wesentliche, was Sie vor dem Start eines EDI-Projektes wissen sollten, zusammen.

nach oben

Haben wir Ihr Interesse geweckt?

Wir unterstützen Sie gerne bei der Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse.

Mehr als 10.000 zufriedene Kunden weltweit vertrauen auf SEEBURGER-Lösungen

Hier geht es zu den Erfolgsgeschichten unserer Kunden.

FAMAR exchanges business data using SEEBURGER BIS

Famar is one of Europe’s leading providers of Contract Manufacturing and Development Services to the Pharmaceutical and Health & Beauty industry.

Sicherer und effizienter Austausch von CAx-Daten bei TECOSIM

Mit der SEEBURGER-Komplettlösung für Engineering-Datenaustausch inklusive EPX & SEE FX und einem Team von weltweit ca. 400 Berechnungsingenieuren erarbeitet TECOSIM Lösungen alle Geschäftsfelder.

SEEBURGER begleitet LIDL als strategischer Partner

Im Zuge der Optimierung von Prozessen und Roll-Outs in weitere Länder verdoppelt LIDL die Lieferantenanzahl und Belegvolumen innerhalb von 15 Monaten mit der SEEBURGER Business Integration Suite.

EDI Business Tracking in SAP R/3 oder S/4HANA

Die SEEBURGER Console in SAP® sorgt für einfache Belegüberwachung und Korrektur. SAP-Fachbereiche sowie auch die SAP-IT können fehlerhafte oder wartende IDocs schneller finden und korrigieren.

Faster response time with SEEBURGER Cloud Services

GNUTTI CARLO decided to consolidate the ERP systems and the EDI/B2B system into one single solution. After a comprehensive evaluation, SAP and SEEBURGER Cloud Services for EDI/B2B was chosen.

Autoliv konsolidiert seine EDI-Landschaft auf BIS6 von SEEBURGER

Mit Fokus auf Investitionssicherheit ersetzt Autoliv mehrere EDI-Systeme durch ein zentrales SEEBURGER-System zur besseren Kontrolle und Standardisierung im Anschluss an europaweite ERP-Systeme.

Erfolgreiche Kunden- und Lieferantenanbindung als Managed Service

Der SEEBURGER Cloud Service übernimmt Empfang, Konvertierung und Integration der Daten in SAP sowie zeitkritische Just-in-time Prozesse zu namhaften Kunden.

Sicherer Datenaustausch im Arbeitsalltag von Magna verankert

BIS FileExchange als konzernweite und sichere Datenaustauschplattform für jegliche Art von Daten außerhalb von EDI-Standards für die Mitarbeiter des stark diversifizierten Automobilzulieferers Magna.

Wachsender Erfolg von Wucato durch die SEEBURGER Cloud Services

Das Startup, 100%-ige Tochter von Würth, profitiert von reibungslosen Lieferantenprozessen in der Cloud wie z.B. schnelles Onboarding neuer Lieferanten und anschließende Bestellabwicklung via WebEDI.

Digitale Abwicklung der gesamten Lieferkette bei Winkels

Der Großhändler beliefert alle Lebensmittelketten und sämtliche Fachhändler in Baden-Württemberg über teilweise zeitkritische EDI-Prozesse. Lieferanten werden über SEEBURGER ebenso einfach angebunden.

Erschließung neuer Geschäftsfelder bei VARTA Microbattery

Die Anbindung neuer Geschäftspartner beruht auf dem digitalen Datenaustausch über SEEBURGER mit Struktur und Nachvollziehbarkeit der Daten, aktiver Fehlerbehebung und erfolgreicher OFTP2-Umstellung.

Fast implementation and migration to SEEBURGER BIS

UECC now connects with the main car manufacturers, exchanges information with factories and ports and integrates both internal booking systems and purchasing systems with one central platform.

Innovating Philipsʼ communication by SEEBURGER BIS

One solution for all the Human-to-Human, Philips’ EDI communication and partner Onboarding services with their trading partners

H. D. Smith outsources B2B and secure file collaboration

With the cloud service in place, SEEBURGER manage the EDI hardware and software and also provides 24/7 Services with system monitoring, message validation, problem resolution and message mappings.

Digitalisierung bei der Gersfelder Metallwaren GmbH

Der Automobilzulieferer verbessert den digitalen Datenaustausch und bindet über den BIS Geschäftspartner, Lieferanten und Spediteure an. Er setzt dabei auf Know-How und Expertise von SEEBURGER.