Passar – das neue Schweizer Verzollungssystem

Mit Passar modernisiert die Schweiz ihre Zollprozesse grundlegend. Das neue System ersetzt schrittweise die bisherigen Lösungen e-dec und NCTS und ist zentraler Bestandteil des Digitalisierungsprogramms DaziT. Ziel ist eine vollständig digitale, transparente und automatisierte Zollabwicklung entlang der gesamten Lieferkette auf nationaler wie internationaler Ebene.

Passar führt zu deutlich effizienteren Prozessen dank automatisierter Anmeldungen, strukturierter Datenformate und der direkten Integration in ERP- und Logistiksysteme. Gleichzeitig verbessern sich Nachverfolgbarkeit, Transparenz und Compliance. Unternehmen erhalten Echtzeit-Informationen zum Zollstatus und können schneller auf Unregelmäßigkeiten reagieren, was die Planungssicherheit in komplexen Lieferketten stärkt.

Nachdem Passar 1.0 abgeschlossen wurde, sind Transit- und Exportprozesse vollständig digitalisiert. Ab 2026 digitalisiert Passar 2.0 die Importprozesse, einschließlich der Integration des AEO-Status, der Anbindung an das Statistiksystem STADI sowie der Einführung automatisierter Prüfmechanismen. Passar 3.0 wird den Rollout anschließend abschließen, indem auch spezielle Verfahren wie die aktive Veredelung und die vorübergehende Verwendung digitalisiert werden.

Die Umstellung ist verpflichtend und bringt für alle betroffenen Unternehmen technologische und organisatorische Herausforderungen mit sich. Dazu zählen die Integration neuer Schnittstellen, die Harmonisierung interner Datenformate, der Schutz sensibler Zolldaten sowie die sichere Einbindung in bestehende IT-Landschaften. In den drei Phasen der Übergangszeit ist ein Parallelbetrieb mit Altsystemen notwendig, um reibungslose Abläufe sicherzustellen.

Besonders betroffen sind international tätige Branchen wie Logistik, Maschinenbau, Automobilindustrie und die Pharma- und Medizintechnik. In diesen Sektoren ist die Lieferkette eng getaktet, wodurch eine reibungslose Verzollung erfolgskritisch ist. Passar bietet hier durch Echtzeitfähigkeit und Automatisierung reale Mehrwerte.

Unternehmen, die frühzeitig handeln, sichern sich nicht nur regulatorische Konformität, sondern auch operative Vorteile, wie schnellere Abwicklungen, geringere Fehlerquoten, niedrigere Kosten und bessere Integrationsmöglichkeiten in die digitale Handelswelt von morgen.

Das neue Verzollungssystem Passar der Schweizer Eidgenössischen Zollverwaltung (EZV) ersetzt schrittweise die bisherigen Systeme NCTS für Versandverfahren sowie e-dec für Ein- und Ausfuhren. 

Passar macht die Verzollung in der Schweiz effizienter, transparenter und besser in internationale Handelsprozesse integriert. Unternehmen müssen ihre Zollanmeldungen künftig über dieses neue System abwickeln, was Anpassungen an bestehende Prozesse und IT-Systeme erfordert. Die konkreten Ziele und damit verbundenen Aufgaben, Herausforderungen und Vorteile für Unternehmen werden im Folgenden betrachtet.

Als Teil des Schweizer Digitalisierungsprogramms DaziT soll Passar die Zollprozesse durch eine digitale Abbildung vereinfachen, direkt an den Grenzen beschleunigen und an internationale Standards anpassen. Die folgenden Abschnitte betrachten die Ziele und Vorteile im Detail.

Durch die Einführung automatisierter Prozesse werden viele bisher manuelle Schritte überflüssig, was zu einer spürbaren Reduzierung des administrativen Aufwands führt. In der Praxis bedeutet Automatisierung, dass die Warenanmeldung direkt mit der Transportanmeldung integriert wird, sodass sie an der Grenze automatisch aktiviert werden kann. Der Austausch von Zollinformationen wie Import-, Export- und Durchfuhrdaten zwischen Unternehmen und Behörden und die damit einhergehende Dokumentation und deren Übermittlung erfolgen ohne manuelle Eingriffe. Das spart Zeit und erleichtert den Ablauf, ganz ohne zusätzliche Schaltergänge. Die Grenze kann nahtlos passiert werden, wodurch lediglich bei Kontrollen weiterhin Stopps erforderlich bleiben.
Neben der Zeitersparnis und Effizienzsteigerung, erfolgt zudem die Einstufung von Waren und die Risikobewertung automatisch basierend auf vordefinierten Regeln und Algorithmen. Dadurch werden die Prozesse eben nicht nur schneller, sondern auch präziser und sicherer.

Die erweiterte Transparenz und Nachverfolgbarkeit von Zollanmeldungen knüpft direkt an die Automatisierung an. Die kontinuierliche Überwachung von Vorgängen und die automatisierte Erkennung von Unregelmäßigkeiten oder fehlenden Dokumenten unterstützen dabei Compliance und ermöglichen eine nachvollziehbare Zollabwicklung für alle beteiligten Akteure, wovon nicht zuletzt Unternehmen profitieren.
Alle Zollanmeldungen und -prozesse werden in Passar in Echtzeit erfasst. Unternehmen können den aktuellen Status jeder Sendung nachverfolgen – vom Eingang der Anmeldung bis hin zur endgültigen Zollfreigabe. Dabei informiert Passar die Importeure und Exporteure automatisch über den Fortschritt von Zollabwicklungen oder etwaige Unstimmigkeiten, sodass keine wichtigen Informationen verloren gehen. Das beinhaltet die detaillierte und nachvollziehbare Dokumentation von Risikomanagementprozessen und Zollentscheidungen, sodass Unternehmen transparente Einblicke erhalten, warum bestimmte Entscheidungen getroffen wurden und wie der jeweilige Status zustande kam. Diese Möglichkeit zur Nachverfolgung schafft nicht nur mehr Klarheit, sondern hilft auch, Engpässe oder Verzögerungen frühzeitig zu identifizieren, proaktiv zu reagieren und die Kontinuität in der Lieferkette stets zu gewährleisten.

Nicht zuletzt trägt Passar durch die Harmonisierung mit internationalen Standards zur Optimierung grenzüberschreitender Zollprozesse und Effizienzsteigerung im internationalen Handel bei. Passar ist darauf ausgelegt, sich nahtlos mit den globalen Zollsystemen und Plattformen zu verbinden. Dazu gehört die Zusammenarbeit mit anderen großen Zollsystemen wie dem ICS2 der EU und dem ATLAS-System in Deutschland. Passar setzt dabei auf international anerkannte Datenformate und Protokolle, um den Datenaustausch zwischen verschiedenen Zollbehörden zu erleichtern. Das bedeutet, dass Unternehmen nicht mehr mit unterschiedlichen Anforderungen und Formaten arbeiten müssen, sondern eine einheitliche Lösung für alle internationalen Zollanmeldungen nutzen können. Gerade in einem Transitland für den internationalen Warenverkehr in Europa profitieren Unternehmen von unterbrechungsfreien grenzüberschreitenden Zollformalitäten.
Hinzu kommt, dass Passar durch eben diese enge Verzahnung mit internationalen Standards nicht nur für die aktuellen Anforderungen optimiert ist, sondern sich flexibel an zukünftige Änderungen der globalen Zollvorschriften anpassen kann.

Im Zuge dieser Harmonisierung wurde Passar so entwickelt, dass es sich problemlos in die bereits vorhandene IT-Infrastruktur von Unternehmen einfügt. Die Zollabwicklung wird nicht isoliert durchgeführt, sondern nahtlos in die bestehenden Prozesse und Systeme integriert, wodurch Unternehmen ihre aktuellen Softwarelösungen weiterhin effizient nutzen können. Hierfür bietet Passar moderne, standardisierte APIs, welche durch die richtige Integration automatischen Datenaustausch zwischen Passar und anderen IT-Systemen ermöglichen. Dies betrifft vor allem ERP-Systeme, Warenwirtschaftssysteme oder Logistiksoftware. Kurz gesagt: Diese verbesserten Möglichkeiten der Integration bedeuten für Unternehmen, dass Passar nicht als isolierte Lösung betrachtet werden soll, sondern als Teil des bestehenden digitalen Ökosystems.

Die Umstellung auf Passar erfolgt schrittweise, aber verbindlich. Unternehmen, die von den betroffenen Zollverfahren abhängig sind, müssen sich entsprechend rechtzeitig auf diese Teilschritte vorbereiten. Der Grund für die verpflichtende Anpassung der Unternehmenssysteme an Passar liegt darin, dass die alten Fachanwendungen NCTS und e-dec nicht mehr weiterentwickelt und unterstützt, sondern nach und nach außer Betrieb genommen werden.

Diese schrittweise Abschaltung der bisherigen Zollsysteme erfordert, dass Unternehmen ihre internen Prozesse, IT-Infrastrukturen und Mitarbeiterschulungen anpassen. Dabei gilt stets, dass frühzeitige Maßnahmen später reibungslose Abläufe sichern. Dies betrifft insbesondere die Automatisierung der Zolldatenübermittlung, die Integration in bestehende ERP- und Logistiksysteme sowie die Nutzung neuer Schnittstellen, die mit Passar eingeführt werden. Das Kapitel „Technologische und organisatorische Aufgaben bei der Umstellung auf Passar“ behandelt diesen Sachverhalt genauer.

Passar deckt noch nicht alle Bereiche des internationalen Handels, denn er wird schrittweise eingeführt.  Passar 1.0 konzentrierte er sich auf bestimmte Bereiche der Zollabwicklung, nämlich:

Importe in die Schweiz sind derzeit noch nicht direkt von Passar betroffen. Die Pilotphase im Rahmen von Passar 2.0 beginnt im zweiten Quartal 2026 und läuft parallel zu E-dec Import bis zu dessen Ablösung am 31. März 2027.

Passar bezieht sich in seiner ersten Phase somit ausschließlich auf Transit- und Exportprozesse. Änderungen im Bereich Import sind für spätere Phasen von Passar geplant, insbesondere mit Passar 2.0, das ab 2026 die Einfuhr abdeckt.

Hinsichtlich spezifischer Unternehmen und Branchen betrifft Passar als Gesamtprojekt sowohl in der Schweiz ansässige Akteure als auch internationale Firmen, die

• regelmäßig Waren durch die Schweiz transportieren (Durchfuhr),
• Waren in die Schweiz einführen (Import),
• Waren aus der Schweiz heraus befördern (Export).

Passar ist also nicht ausschließlich auf Schweizer Unternehmen beschränkt, sondern betrifft gleichermaßen Firmen mit internationalen Lieferketten, insbesondere im Transit- und Exportbereich. Die EU und andere europäische Handelsabkommen spielen dabei eine wichtige Rolle, da Passar darauf ausgelegt ist, nahtlos in bestehende internationale Zollsysteme integriert zu werden. Dies ermöglicht eine vereinfachte Abwicklung grenzüberschreitender Warenströme und fördert die Effizienz und Nachvollziehbarkeit der Zollprozesse über die Schweizer Grenze hinweg.

Die folgenden Abschnitte betrachten Passar aus der Sicht der jeweiligen Branchen, welche am meisten davon aufgrund ihrer internationalen Wertschöpfungs- und Lieferketten betroffen sind.

Nachdem die vorhergegangenen Kapitel die Vorteile, Pflichten und Perspektiven der verschiedenen Industrien betrachtet haben, beschäftigen sich folgende Abschnitte mit den technologischen und organisatorischen Hürden und Aufgaben in Bezug auf eine effektive Nutzung des neuen Schweizer Verzollungssystem. Eine Umstellung birgt kurzfristig meist Hürden und Probleme, aber bei erfolgreicher Handhabung der Innovation bietet sie langfristigen Nutzen für alle Akteure, die davon betroffen sind.

Dabei spielt die Integration des neuen Systems, also die Zollintegration, in bestehende IT-Landschaften eine zentrale Rolle, um eine reibungslose und automatisierte Zollabwicklung sicherzustellen. Unternehmen müssen sich mit den technologischen Anforderungen, den neuen Schnittstellen und den Prozessen zur Datenübermittlung auseinandersetzen, um Passar erfolgreich in ihre Abläufe einzubinden. Diese werden im Folgenden genauer betrachtet.

Vorab ist jedoch anzumerken, dass Zollprozesse nicht isoliert betrachtet werden dürfen. Sie sind vielmehr integraler Bestandteil der gesamten Lieferkette, der Warenwirtschaft und der Finanzprozesse eines Unternehmens. Eine fehlerhafte oder unzureichende Anbindung an bestehende Systeme kann zu Verzögerungen, Nachverzollungen, manuellen Korrekturen oder sogar rechtlichen Problemen führen. Mit Passar soll die Zollabwicklung automatisiert sowie effizienter und transparenter werden – das setzt jedoch voraus, dass Unternehmen ihre bestehenden IT-Systeme an die neuen Anforderungen anpassen.

Die Einführung von Passar bringt eine fundamentale Veränderung in der Art und Weise, wie Daten im Zollverfahren verarbeitet und übermittelt werden. Im Kern setzt Passar auf modernisierte technische Standards, die eine vollständig digitale, strukturierte und automatisierte Datenübermittlung ermöglichen. Dieser Schritt in Richtung Digitalisierung erfordert von Unternehmen, dass sie ihre bestehenden Zoll- und Logistiksysteme sorgfältig prüfen und gegebenenfalls anpassen, um die neuen Anforderungen und Formate zu unterstützen. Nur so kann eine erfolgreiche Zollintegration gewährleistet werden.

Passar ersetzt die bisher oft papiergebundenen und halbautomatischen Zollprozesse durch eine digitale Abwicklung, bei der alle relevanten Daten in strukturierten Formaten übermittelt werden. Dies sorgt nicht nur für eine höhere Datenqualität, sondern auch für eine schnellere und effizientere Bearbeitung der Zollanmeldungen. Unternehmen, die noch auf manuelle oder hybride Prozesse setzen, müssen sich auf die neuen digitalen Standards einstellen, da Papieranmeldungen oder unstrukturierte Daten zukünftig nicht mehr unterstützt werden.

Dieser digitale Zolldatenaustausch erfolgt ausschließlich über APIs. Unternehmen müssen ihre Systeme so anpassen, dass sie kompatibel mit den neuen Schnittstellen sind. Die meisten nutzen ERP-Systeme wie SAP, Microsoft Dynamics  oder spezialisierte Zoll- und Logistiksoftware, um ihre Warenwirtschaft und Zollanmeldungen zu verwalten. Damit diese Systeme reibungslos mit Passar arbeiten, sind folgende technische Neuerungen zu beachten und dahingehend diverse Vorbereitungen, Anpassungen und Integrationen erforderlich:

• API-basierter Zugriff: Unternehmen müssen ihre Zollsysteme mit den APIs von Passar verbinden, um Daten zu senden und zu empfangen, weil manuelle Eingaben oder papierbasierte Prozesse entfallen. Falls ein ERP- oder Zollsystem keine direkte Passar-API-Anbindung unterstützt, kann eine Integrationsplattform im Sinne einer Middleware eingesetzt werden, die als Vermittler zwischen dem System und Passar agiert.
• Datenformate und Strukturen: Die Kommunikation mit Passar erfolgt über einen strukturierten Datenaustausch, der klar definierte Datenfelder und Formate vorgibt. Bestehenden Systeme müssen diese Formate unterstützen oder eine Middleware zur Unterstützung nutzen, denn Zollanmeldungen sollten ohne manuelle Eingriffe aus dem ERP- oder Warenwirtschaftssystem an Passar übermittelt werden.
• Automatische Datenvalidierung: Fehlerhafte oder unvollständige Daten werden von Passar automatisch erkannt und abgelehnt, was durch eine vorherige Datenprüfung und -validierung vermieden werden sollte.
• Echtzeit-Datenübermittlung: Der Status von Zollanmeldungen wird in Echtzeit übermittelt. Unternehmen benötigen eine Datenbank- oder Monitoring-Lösung, um Änderungen in der Verzollung jederzeit nachverfolgen zu können.

Hieraus ergeben sich drei konkrete Aufgaben für Unternehmen, welche unerlässlich für eine nahtlose Umstellung auf Passar sind:

• Integration neuer APIs und Schnittstellen, die eine direkte Kommunikation mit Passar ermöglichen
• Anpassungen an ERP-Systemen und Zollsoftware, um sicherzustellen, dass die erforderlichen Daten strukturiert und vollständig übermittelt werden können
• Prüfung bestehender Datenbanken und Lagerverwaltungssysteme hinsichtlich der Änderungen bei der Erfassung und Speicherung von Zoll- und Transportdaten

Damit einher gehen auch drei konkrete Herausforderungen:

• Viele Unternehmen nutzen noch veraltete Zollsoftware, die nicht mit den API-Standards von Passar kompatibel ist. Daher ist eine schrittweise Migration mit einem vorübergehenden Parallelbetrieb von Alt- und Neu-Systemen erforderlich. Auf diesen greift das Kapitel „Übergangsphase und Parallelbetrieb“ nochmal zurück.
• Unterschiedliche Systeme im Unternehmen nutzen oft abweichende Datenformate und Terminologien, welche harmonisiert werden müssen, um mit Passar kompatibel zu sein.
• Da Zoll- und Transaktionsdaten über digitale Schnittstellen übermittelt werden, ist ein hoher Schutz der IT-Sicherheit notwendig, um unbefugte Manipulationen oder Datenlecks zu verhindern.

Für Unternehmen, die Verzollungssoftware von Drittanbietern nutzen, stellt sich folglich zudem die Frage, ob ihre Software für Passar geeignet ist oder ob Software-Updates oder Migrationen notwendig sind. Viele Provider bieten mittlerweile Patches und Updates an, die ihre Software auf Passar-kompatible Formate und Schnittstellen anpassen. Unternehmen sollten sicherstellen, dass diese Updates rechtzeitig zur Verfügung stehen und in ihre Systeme integriert werden können. Dabei ist es entscheidend, Fristen und Übergangszeiten genau zu beachten, da bestehende Softwarelösungen ohne die entsprechenden Updates keine gültigen Daten mehr an Passar senden können. Zudem muss beachtet werden, dass Migrationsprojekte – oder allgemeiner die Einführung eines neuen Systems – mehr oder weniger umfangreiche Integrationsprojekte beinhalten können. Das Kapitel „Übergangsphase und Parallelbetrieb “ betrachtet die Migration und Integration nochmals genauer.

Testläufe und Integrationstests stellen dabei sicher, dass die Migration auf ein neues System und dessen Einführung in ein bestehendes Ökosystem erfolgreich verlaufen, die neuen Zollprozesse mit Passar nahtlos funktionieren und digital abgebildet werden, und dass Compliance-relevante Anforderungen an die Sicherheitsarchitektur stets eingehalten werden. Darüber hinaus sollten Unternehmen mit ihren Softwareanbietern regelmäßig kommunizieren, um Informationen zu bevorstehenden Updates und Anpassungen zu erhalten.

Der elektronische Datenaustausch mit den Schweizer Zollbehörden erhöht die Notwendigkeit, sensible Unternehmens- und Handelsdaten zu schützen. Die Gefahr von Cyberangriffen, unberechtigtem Zugriff oder Datenmanipulation wächst, da Zoll- und Handelsdaten für Wirtschaftsspionage oder betrügerische Aktivitäten attraktiv sein können. Zudem müssen Unternehmen sicherstellen, dass sie den gesetzlichen Anforderungen an Datenschutz und Informationssicherheit entsprechen. Besonders Unternehmen, die in mehreren Ländern tätig sind, stehen vor unterschiedlichen Compliance-Vorgaben, wobei Verstöße nicht nur rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen, sondern auch das Vertrauen von Geschäftspartnern und Kunden gefährden können. Dahingehend hat das Bundesamt für Zoll und Grenzsicherheit (BAZG) mit Passar selbst schon diverse Sicherheits- und Compliance-Maßnahmen definiert, zu welchen Unternehmen mit diversen technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOMs) aktiv zur Sicherheit beizutragen haben:

• Registrierung und Zugriffskontrolle
  Der Zugang zu Passar wird über das ePortal des BAZG verwaltet. Unternehmen, die das neue Schweizer Verzollungssystem nutzen, müssen sich dort einmalig registrieren. Dabei wird durch ein digitales Identifikationsverfahren sichergestellt, dass nur autorisierte Benutzer und Unternehmen Zugriff auf das System erhalten. Passar ist hierbei nicht als manuell nutzbares Webportal zu betrachten, sondern wird vielmehr über APIs mit der Zollsoftware des Unternehmens integriert. Die API-Verbindungen sind dabei mit verschlüsselten Kommunikationsprotokollen abgesichert, um die Übertragung sensibler Daten vor Manipulation oder unberechtigtem Zugriff zu schützen. Anwender und Nutzer müssen lediglich entweder eigene Softwarelösungen anpassen oder auf Drittanbieter zurückgreifen. Auch nach der Integration und Einrichtung von Passar im eigenen Unternehmen können diese innerhalb ihres Accounts individuelle Zugriffsrechte und Rollen definieren, um langfristige Schutzmaßnahmen zu etablieren. Nur berechtigte Personen können Verzollungsdaten einsehen, bearbeiten oder freigeben, sodass der unbefugte Zugriff im eigenen Unternehmen oder durch externe Dritte auf sensible Zolldaten verhindert wird.
• Notfallverfahren
  Für den Fall technischer Störungen hat das BAZG ein detailliertes Notfallhandbuch entwickelt. Dieses beschreibt die fachlichen Maßnahmen für Not- und Krisenfälle und wurde aus den bestehenden Notfallverfahren von e-dec und NCTS für Passar adaptiert. Es enthält unter anderem Anweisungen für die Abwicklung von Zollverfahren bei Systemausfällen. Ausgelöst wird das Notfallverfahren entweder durch geplante Unterbrechungen wie Wartungsarbeiten, welche im Voraus über das News Service Portal kommuniziert werden oder durch unvorhergesehene Unterbrechungen. In letzterem Fall informiert der Service Desk des BAZG nach vorheriger eingehender Prüfung und Bewilligung des Störfalls umgehend die betroffenen Stellen. Über das Ampelsystem und den News Service Bund werden regelmäßige Updates zum Status der Störung bereitgestellt. Während der Systemwiederherstellung reichen Unternehmen erforderliche Dokumente per E-Mail oder physisch bei der zuständigen Zollstelle ein. Diese prüft die eingereichten Dokumente manuell und führt die notwendigen Schritte zur Zollabwicklung durch. Detaillierte Informationen erhalten Sie im Notfallhandbuch des BAZG.
• Datenmanagement
  Mit der Einführung von Passar wird das Self-Care-Prinzip etabliert, bei dem Kunden ihre eigenen Daten selbstständig erfassen und verwalten können. Die daraus resultierende Datenqualität trägt zur Richtigkeit der Angaben bei und damit zur Einhaltung von Compliance-Richtlinien. Um das Self-Care-Prinzip jedoch effizient umzusetzen, sollten Unternehmen eine strukturierte Datenmanagement-Strategie verfolgen:
  • Zentrale Datenverwaltung und regelmäßige Updates
    Ein zentrales Stammdatenmanagement durch eine umfassende Integrationsplattform gewährleistet Datenkonsistenz in allen Systemen, während regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung von Stammdaten wie Waren-Codes, Präferenznachweisen und Zollwertangaben sicherstellen, dass alle zollrelevanten Informationen korrekt, vollständig und aktuell sind. Dies reduziert das Risiko von Verzögerungen, Nachforderungen oder fehlerhaften Deklarationen und unterstützt die reibungslose Abwicklung der Verzollungsprozesse.
  • Automatisierte Validierung und Prüfmechanismen
    Prüfmechanismen können automatisch Zolldaten vor der Übermittlung an Passar validieren, wobei künstlicher Intelligenz (KI) oder Machine Learning häufige Fehlerquellen ganz ohne manuelle Eingriffe identifizieren und korrigieren.
  • Schulungen und klare Verantwortlichkeiten
    Angestellte in Zoll- und Logistikabteilungen müssen regelmäßig zu den neuesten Zollvorschriften und Compliance-Anforderungen geschult werden. Eine klare Rollenverteilung für die Dateneingabe und -prüfung als auch Zugriffsprotokolle und Benutzerberechtigungen innerhalb der Organisation verhindern zusätzlich unbefugte Zugriffe und Änderungen der Daten.
  • Sichere Speicherung und Nachweisbarkeit
    Eine revisionssichere Archivierungslösung etabliert eine zuverlässige gesetzeskonforme Speicherung sämtlicher Zolldaten und macht diese auditfähig. Interne Audits und Stichprobenprüfungen erhalten die Datenqualität und stellen die Einhaltung von Compliance-Vorschriften sicher bzw. decken frühzeitig Abweichungen auf, sodass proaktiv gehandelt werden kann, bevor Konsequenzen drohen. Externe Berater können unterstützend bei neuen gesetzlichen Anforderungen zur Seite stehen.

Die Einführung von Passar erfordert von Unternehmen eine sorgfältige Migrationsstrategie, um Störungen im Tagesgeschäft zu vermeiden. Besonders in der Übergangsphase müssen alte und neue Systeme parallel betrieben werden, um eine reibungslose Migration und die damit einhergehende Integration sicherzustellen. Dies bedeutet, dass Unternehmen ihre bestehenden Verzollungssysteme und Prozesse mit den neuen Anforderungen von Passar synchronisieren und in einer kontrollierten Testumgebung erproben müssen.

Der Parallelbetrieb bietet die Möglichkeit, bestehende Schnittstellen, Datenflüsse und Prozessabläufe zu analysieren und sukzessive an die neuen Anforderungen anzupassen. Dabei ist vorab sicherzustellen, dass bestehende Zollsoftware nahtlos mit Passar kommunizieren kann, wobei Middleware oder API-Gateways eine schrittweise Datenübertragung ermöglichen. Während des Parallelbetriebs sollten Unternehmen automatisierte Prüfmechanismen nutzen, um mögliche Abweichungen zwischen alten und neuen Systemen zu erkennen. Gleichzeitig sollten manuelle Validierungen durch Fachkräfte erfolgen, um Datenqualität und Systemstabilität zu gewährleisten.

Die schrittweise Migration sieht hierbei vor, dass das Gesamtprojekt in einzelnen logisch aufeinander aufbauenden Schritten vollzogen wird, um kontrollierte Fehleranalysen zu ermöglichen, bevor die vollständige Migration erfolgt. Unternehmen können einzelne Prozesse oder Warengruppen zunächst über Passar abwickeln, während der Rest über das bisherige System läuft. Nach erfolgreichen Tests sollten alte Systeme nach und nach deaktiviert werden, um technische Redundanzen und Kosten zu minimieren.

Während der gesamten Übergangsphase ist zu beachten, dass Migration ohne Integration nicht funktioniert  . Während der Übergangsphase – und insbesondere, wenn im Zuge von Passar im Unternehmen noch eine neue Zollsoftware eingeführt werden sollte – müssen alte und neue Systeme parallel betreiben werden, um einen Prozesserhalt zu gewährleisten. Ohne eine synchronisierte Integration können Datensilos entstehen, in denen Informationen nicht konsistent zwischen Alt- und Neusystemen abgeglichen werden. Dies erhöht das Risiko von doppelten Einträgen, fehlerhaften Zollmeldungen oder fehlenden Statusinformationen in der Warenwirtschaft. Wegen des vollständig digitalisierten Datenaustauschs über APIs ist manuelle Datenübertragung aus Alt-Systemen nicht nur unpraktikabel, sondern auch fehleranfällig und ressourcenintensiv. Eine gut geplante Integration während und nach der Übergangsphase stellt sicher, dass während des Parallelbetriebs Alt-Daten mit Passar kompatibel gemacht werden, Übergangsfristen effizient genutzt werden und Unternehmen sich schrittweise auf den vollständigen Wechsel vorbereiten können, ohne operative Unterbrechungen zu riskieren.

Die Umstellung auf Passar geht über eine rein technologische Umstellung hinaus. Die erfolgreiche Nutzung von Passar erfordert neben internen Prozessanpassung und einem effektiven Change-Management auch eine klare und kontinuierliche Kommunikation mit den Schweizer Zollbehörden. Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie stets über aktuelle Anforderungen informiert sind und dass offene Fragen zur Systemumstellung, technischen Schnittstellen oder neuen Vorschriften frühzeitig geklärt werden. Eine proaktive Zusammenarbeit mit den Zollämtern hilft, Verzögerungen zu vermeiden und die Einhaltung regulatorischer Vorgaben sicherzustellen. Wie oben bereits angemerkt, können externe Berater hierbei unterstützend zur Seite stehen.

• Regelmäßige Abstimmung mit dem BAZG
  Unternehmen sollten die offiziellen Informationskanäle des BAZG aktiv nutzen, darunter Webinare, Leitfäden und regelmäßige Updates im ePortal, um frühzeitig auf Änderungen reagieren zu können. Die Teilnahme an Schulungen oder Informationsveranstaltungen ermöglicht es, tiefere Einblicke in neue Regelungen zu gewinnen und offene Fragen direkt mit den Behörden zu klären. Um den Wissenstransfer innerhalb des Unternehmens zu optimieren, kann ein Verantwortlicher für Zollfragen ernannt werden, der als zentrale Schnittstelle zwischen dem Unternehmen und den Zollbehörden fungiert. Diese Rolle sollte nicht nur Informationen aus offiziellen Quellen bündeln, sondern auch sicherstellen, dass alle relevanten Abteilungen zeitnah über neue Anforderungen informiert sind und diese effizient umgesetzt werden.
• Klärung technischer Anforderungen und Testphasen
  Vor der vollständigen Umstellung auf Passar sollten technische Details zur API-Integration direkt mit dem BAZG abgestimmt werden, um eine reibungslose Implementierung sicherzustellen. Unternehmen müssen sich daher frühzeitig für Testphasen oder Pilotprojekte mit den Zollbehörden anmelden, um ihre internen Abläufe zu validieren und potenzielle Fehlerquellen frühzeitig zu identifizieren. Dies ermöglicht technische und prozessuale Anpassungen, bevor Passar vollständig in den Live-Betrieb übergeht. Zudem ist, wie oben angesprochen, eine direkte Rücksprache mit den Behörden ratsam, insbesondere wenn Unklarheiten bezüglich Zollvorschriften oder spezifischer Warenkategorien bestehen. So lassen sich fehlerhafte Deklarationen vermeiden, die andernfalls zu Verzögerungen oder zusätzlichen Kosten führen könnten.
• Notfallkommunikation und Support
  Wie im Kapitel zu „Cybersecurity und Compliance“ bereits angemerkt, ist eine gut strukturierte Notfallkommunikation essenziell, um bei technischen Problemen oder Systemausfällen schnell und effizient mit dem BAZG kommunizieren zu können. Unternehmen sollten im Vorfeld klären, welche offiziellen Support-Kanäle zur Verfügung stehen – beispielsweise der Service Desk des BAZG, über den Störungen gemeldet und Unterstützung angefordert werden kann. Gleichzeitig ist es wichtig, interne Prozesse zu etablieren, um Zoll-Rückfragen schnell und strukturiert zu bearbeiten. Ein internes Ticket-System kann helfen, Anfragen zu priorisieren und den Bearbeitungsstatus nachvollziehbar zu dokumentieren. Durch solche Maßnahmen wird sichergestellt, dass Unternehmen auch in Notfällen handlungsfähig bleiben und Zollprozesse ohne größere Verzögerungen weitergeführt werden können.

Nachdem Passar 1.0 die Digitalisierung der Export- und Durchfuhrprozesse abdeckte, sollen mit Passar 2.0 auch Einfuhrprozesse in die Schweiz umfassend digitalisiert werden.

Passar 2.0 fokussiert sich auf die vollständige Ablösung des e-dec Imports mit dem Ziel, die Einfuhrprozesse weiter zu automatisieren und an moderne technische Standards anzupassen. Genauer gesagt beinhaltet der Funktionsumfang von Passar 2.0 die Einfuhr von Waren in den freien Verkehr, einschließlich vereinfachter Verfahren und einer Übergangslösung für den Veredelungsverkehr. Die Kernmerkmale sind:

• Die zentralen regulatorischen Anforderungen für Authorized Economic Operators (AEO) werden in das Passar-System integriert. Das bedeutet, dass Unternehmen mit dem AEO-Status direkt über Passar ihre Zollanmeldungen unter den erleichterten Bedingungen für zugelassene Wirtschaftsbeteiligte abwickeln können. Dies betrifft insbesondere vereinfachte Zollverfahren, reduzierte Prüfquoten und schnellere Abfertigungsprozesse für AEO-zertifizierte Unternehmen. Durch diese Integration müssen AEO-Unternehmen nicht mehr separate Prozesse oder zusätzliche Dokumentationen einreichen, sondern können ihre AEO-bedingten Vorteile direkt innerhalb der standardisierten Abläufe von Passar nutzen.
• Ein weiteres Kernmerkmal von Passar 2.0 ist die Anbindung an das Stadi-System, das eine effiziente Überwachung bestimmter Warenströme ermöglicht. Stadi steht für Statistical Declaration und dient der Erfassung, Kontrolle und statistischen Auswertung von Einfuhren und Warentransporten in die Schweiz. Mit der Integration in Passar wird sichergestellt, dass relevante Daten automatisiert und in Echtzeit an das Stadi-System übermittelt werden, wodurch die manuelle Erfassung entfällt und Fehlerquellen reduziert werden. 

Diese Anbindung ist besonders wichtig für Waren mit speziellen Überwachungsanforderungen, darunter bestimmte landwirtschaftliche Produkte, Rohstoffe oder regulierte Industrieerzeugnisse.

• Ein letzter wichtiger Bestandteil von Passar 2.0 ist die Integration von Probabel (ehemals Richtigcode), einer Funktion zur automatisierten Prüfung und Korrektur von Zollanmeldungen. Diese Einbindung soll die Effizienz der Verzollungsprozesse erhöhen, indem Fehler frühzeitig erkannt und korrigiert werden, bevor sie zu Verzögerungen oder Nachforderungen führen. Eine weitere Neuerung ist die Option einer reduzierten Warenanmeldung mit nachträglicher Ergänzung. Diese Funktion erlaubt Unternehmen, eine vereinfachte Anmeldung durchzuführen und fehlende Informationen innerhalb einer festgelegten Frist nachzureichen. Dies bietet insbesondere Vorteile für Unternehmen mit großen Warensendungen oder komplexen Lieferketten, da sie so ihre Verzollungsprozesse flexibler und effizienter gestalten können, ohne Verzögerungen beim Warenfluss befürchten zu müssen.

Die Roadmap für Passar 2.0 sieht, wie schon bei Passar 1.0, eine schrittweise Einführung vor.

• Bis zum dritten Quartal 2025 soll die finale technische Dokumentation für Softwareentwickler veröffentlicht werden, sodass Unternehmen und IT-Dienstleister ihre Systeme frühzeitig anpassen können.
• Im zweiten Quartal 2026 beginnt die Pilot- und Vorproduktionsphase. Erste Unternehmen können Passar 2.0 testen, mögliche Fehler identifizieren sowie Anpassungen vornehmen. Ab diesem Zeitpunkt läuft auch der Parallelbetrieb mit e-dec Import, um eine reibungslose Umstellung sicherzustellen.
• Bis spätestens 31. März 2027 muss die Migration vollständig abgeschlossen sein, da ab diesem Zeitpunkt keine Einfuhranmeldungen mehr über e-dec Import eingereicht werden können.

Weil die Anforderungen an digitale Zollverfahren kontinuierlich weiterentwickelt werden, wird der detaillierte Zeitplan für die Ablösung von e-dec Web derzeit noch erarbeitet.

Ähnlich wie bei Passar 1.0 bringt die Einführung von Passar 2.0 Unternehmen eine Vielzahl an geschäftlichen Vorteilen, insbesondere durch die Optimierung der Einfuhrprozesse, höhere Automatisierung und verbesserte Compliance. Mit der vollständigen Ablösung von e-dec Import profitieren Unternehmen von einem modernen, digitalisierten System, das die Zollabwicklung schneller, sicherer und kosteneffizienter gestaltet. Die konkreten Vorteile von Passar 2.0 sind:

• Optimierte Zollabwicklung: Passar 2.0 beschleunigt Einfuhrprozesse durch eine vollständig digitale Verarbeitung, reduziert manuelle Eingriffe und minimiert Fehler durch die Integration von Probabel.
• Automatisierte Datenübermittlung und weniger Verwaltungsaufwand: Die Anbindung an das Stadi-System erleichtert die statistische Erfassung von Warenbewegungen, während die direkte AEO-Integration bevorzugte Zollverfahren schneller verfügbar macht.
• Höhere Datenqualität und Transparenz: Das Self-Care-Prinzip ermöglicht Unternehmen die eigenständige Verwaltung ihrer Zollstammdaten, während automatisierte Prüfmechanismen für nachvollziehbare, regelkonforme Einfuhranmeldungen sorgen.
• Reduzierter Prüfaufwand und geringeres Fehlerrisiko: Die Integration regulatorischer Anforderungen, z. B. AEO, erleichtert die Abfertigung, während digitale Prüfverfahren und die reduzierte Warenanmeldung mit nachträglicher Ergänzung Fehlerquoten minimieren.
• Mehr Flexibilität durch optimierte Lager- und Zollprozesse: Die Einbindung von Zoll- und Steuerlagern ermöglicht eine flexible Lagerhaltung und verzögerte Abgabenentrichtung, während der Parallelbetrieb mit e-dec Import eine schrittweise Migration ohne Betriebsunterbrechung erlaubt.
• Kosteneffizienz durch Automatisierung und nahtlose IT-Integration: Optimierte Schnittstellen zu ERP- und Zollsystemen erleichtern komplexe Logistikprozesse, reduzieren manuelle Zollabwicklungen und minimieren Verzögerungen, was langfristig zu niedrigeren Betriebskosten führt.

Während Passar 2.0 den Fokus auf die vollständige Ablösung von e-dec Import und die Digitalisierung der Einfuhrprozesse legt, geht Passar 3.0 einen Schritt weiter. In dieser letzten Phase stehen die Modernisierung und Digitalisierung der überwachten Verfahren im Mittelpunkt.

• Vorübergehende Verwendung: Dies umfasst die Digitalisierung der Ein- und Ausfuhrprozesse für Waren, die nur temporär in die Schweiz eingeführt oder aus der Schweiz ausgeführt werden, wie beispielsweise Messegüter oder Leihwaren.
• Aktive und passive Veredelung: Die Veredelungsverfahren sind spezielle Zollverfahren, die es ermöglichen, Waren zollfrei oder zollermäßigt in die Schweiz einzuführen oder aus der Schweiz auszuführen, um sie dort weiterzuverarbeiten. Passar 3.0 digitalisiert diese Verfahren und erleichtert dadurch die Abwicklung für Unternehmen, die internationale Produktions- und Veredelungsprozesse nutzen.
  Aktive Veredelung betrifft Nicht-EU- und Nicht-EFTA-Waren, welche vorübergehend zollfrei in die Schweiz eingeführt, um dort verarbeitet, veredelt oder repariert zu werden. Nach der Bearbeitung werden sie entweder wieder ausgeführt oder in den freien Verkehr überführt, wobei dann die fälligen Abgaben gezahlt werden. Ein Schweizer Unternehmen kann so beispielsweise Rohstoffe aus einem Nicht-EU-Land importieren, sie zu hochwertigen Bauteilen verarbeiten und sie anschließend aus dem Land hinaus exportieren, ohne dass bei der Einfuhr in die Schweiz Zölle anfallen.
  Bei der passiven Veredelung hingegen werden schweizerische oder bereits in der Schweiz verzollte Waren vorübergehend exportiert, um sie im Ausland weiterzuverarbeiten oder zu reparieren. Danach werden sie wieder in die Schweiz eingeführt, wobei Zölle und Einfuhrabgaben nur auf den Wertzuwachs, z. B. die erbrachte Dienstleistung oder zusätzliche Materialien, berechnet werden. Ein Beispiel hierfür ist ein Schweizer Uhrenhersteller, der Uhrwerke nach Frankreich zur Montage in Gehäuse schickt und die fertigen Uhren anschließend zollvergünstigt zurück in die Schweiz holt.
• Reduzierte Warenanmeldung mit automatischer Überwachung: Mit Passar 3.0 wird das Verfahren der reduzierten Warenanmeldung weiter optimiert und um eine automatische Überwachung ergänzt.
  Dieses Verfahren ermöglicht Unternehmen eine vereinfachte Zollanmeldung für bestimmte Warengruppen oder Transaktionen, wodurch sich der administrative Aufwand erheblich reduziert. In der Praxis bewirkt dies eine reduzierte Erstanmeldung, die nur die notwendigsten Angaben enthält. Dadurch können Waren schneller abgefertigt werden, ohne dass sämtliche Details sofort vorliegen müssen.
  Gleichzeitig werden im Zuge der automatischen Überwachung alle relevanten Informationen im Hintergrund durch die Zollbehörden geprüft, ohne zusätzlichen manuellen Aufwand für das Unternehmen.
  Sobald alle relevanten Daten vorliegen, wird die Anmeldung abgeschlossen. Falls Unstimmigkeiten festgestellt werden, können diese korrigiert werden, bevor Verzögerungen oder Strafen drohen.
• Periodische Sammelanmeldung für Massengüter (PSA): Bei Passar 3.0 wird mit PSA ein Verfahren eingeführt, durch welches gleichartige Waren in regelmäßigen Zeitintervallen gesammelt angemeldet werden können, anstatt jede einzelne Lieferung separat zu deklarieren. Dabei erfolgt die Anmeldung für eine Gesamtmenge über einen bestimmten Zeitraum. Die Abgaben und Zölle werden dann erst nach der Sammelanmeldung berechnet, basierend auf den tatsächlich eingeführten oder ausgeführten Mengen. Voraussetzung hierfür ist jedoch eine vorherige Bewilligung durch die Zollbehörde, die prüft, ob das Unternehmen die notwendigen Anforderungen erfüllt.

Die Roadmap für Passar 3.0 folgt einem ähnlichen schrittweisen Ansatz wie die vorherigen beiden Phasen und konzentriert sich auf die Digitalisierung der überwachten Zollverfahren. 

• Bis zum dritten Quartal 2026 wird die finale technische Dokumentation für Softwareentwickler veröffentlicht.
• Im zweiten Quartal 2027 beginnt die Pilot- und Vorproduktionsphase, in der erste Unternehmen Passar 3.0 testen können. Diese Phase dient dazu, potenzielle Fehler zu identifizieren und notwendige Anpassungen vorzunehmen, bevor das System in den vollständigen Betrieb übergeht.
• Ein konkreter Endtermin für die vollständige Ablösung bestehender papierbasierter Verfahren steht noch nicht fest. Die Umsetzung erfolgt schrittweise, abhängig von den Erfahrungen aus der Pilotphase und der Anpassung der Unternehmen an die neuen digitalen Prozesse. Zudem entwickeln sich die Anforderungen an überwachte Zollverfahren kontinuierlich weiter, weshalb die detaillierte Zeitplanung für einzelne Funktionalitäten noch konkretisiert wird.

Passar 3.0 bringt spezifische Vorteile für Unternehmen, die überwachte Zollverfahren und komplexe Spezialanmeldungen nutzen. Während Passar 1.0 und 2.0 vor allem die Standardprozesse für Durchfuhr, Einfuhr und Ausfuhr digitalisiert haben, konzentriert sich Passar 3.0 auf die Optimierung spezieller Zollverfahren, die bisher mit hohem Verwaltungsaufwand verbunden waren.

• Digitalisierung der vorübergehenden Verwendung: Zollfreie oder zollermäßigte Ein- und Ausfuhr für zeitlich begrenzte Waren wie Messegüter, Leihwaren oder Testmaschinen wird vollständig digital abgewickelt, inklusive automatisierter Fristenkontrolle zur rechtzeitigen Rückführung oder Versteuerung. 
• Optimierte Veredelungsverfahren: Aktive und passive Veredelung wird effizienter gestaltet, indem die digitale Erfassung und Nachverfolgbarkeit von Waren verbessert wird. Dadurch erfolgt eine automatisierte Abgabenberechnung für Veredelungsgüter, ohne manuelle Prüfungen durch die Zollbehörden. 
• Vereinfachung von Spezialanmeldungen: PSA für gleichartige Massengüter, reduzierte Warenanmeldung mit automatischer Überwachung für flexiblere Zollprozesse und zweiteilige Ausfuhr für mehrstufige Exportabläufe erleichtern Spezialverfahren erheblich. 
• Bessere Planbarkeit für Spezialbranchen: Branchen mit hochdynamischen Lieferketten profitieren von exakter Nachverfolgbarkeit, automatisierter Fristenkontrolle und digitalisierten Lagerprozessen für überwachte Waren, wodurch Verzollungen zuverlässiger und planbarer werden.