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Accounts Payable Workflow Automation

Automatisierte
Workflows
in der Kreditorenbuchhaltung

Mehr als Compliance

Verarbeiten Sie eingehende Rechnungen nicht nur regelkonform, sondern auch effizient und kontrolliert mit automatisierter Weiterleitung, strukturierter Klärung von Abweichungen und vollständiger Transparenz über den gesamten Prozess.

B2B-E-Invoicing-Mandate digitalisieren die Rechnung, nicht den Prozess

B2B-E-Invoicing-Mandate machen die strukturierte elektronische Rechnung in immer mehr Ländern zur gesetzlichen Vorgabe. Was Unternehmen bisher freiwillig zur Effizienzsteigerung eingeführt haben, wird damit verpflichtend. Sie müssen Rechnungen über vorgegebene Netzwerke und Plattformen austauschen, verbindliche Formate unterstützen, Rechnungsdaten validieren sowie länderspezifische Melde- und Archivierungspflichten erfüllen.

Für die Kreditorenbuchhaltung bieten diese Vorgaben zugleich die Chance, ihre Prozesse grundlegend zu modernisieren. Wer über die reine Compliance hinausgeht, kann den Eingang, die Prüfung und die Integration elektronischer Rechnungen in bestehende Systeme neu gestalten. So entstehen die hochautomatisierten und effizienten Abläufe, die der Finanzbereich benötigt.

Dafür müssen Unternehmen über den regelkonformen Rechnungsaustausch hinaus weitere Anforderungen erfüllen:

  • Flexibel konfigurierbare Weiterleitungs- und Freigabeprozesse
    Definierte Regeln, Zuständigkeiten, Schwellenwerte und Freigabeanforderungen stellen sicher, dass jede Rechnung die richtigen Personen erreicht.
  • Strukturierte Bearbeitung von Abweichungen
    Fehlende Angaben, Preis- oder Mengenabweichungen und andere Unstimmigkeiten erfordern klar geregelte Klärungswege, eindeutige Zuständigkeiten und eine dokumentierte Nachverfolgung.
  • Intuitive Arbeitsbereiche für die Fachabteilungen
    Finanzteams und Freigabeverantwortliche benötigen direkten Zugriff auf Rechnungen, Begleitdokumente, Aufgaben, Kommentare und mögliche Bearbeitungsschritte – ohne auf Werkzeuge für die IT angewiesen zu sein.
  • Transparenz und Kontrolle im laufenden Betrieb
    Mitarbeitende im Finanzbereich und Prozessverantwortliche benötigen jederzeit Einblick in Rechnungsstatus, Zuständigkeiten, anstehende Schritte, Bearbeitungszeiten, überfällige Aufgaben, Engpässe und das Aufkommen von Abweichungen.
  • Integrierte und lückenlos nachvollziehbare Verarbeitung
    Rechnungsdaten, Prozessergebnisse, Freigaben und Statusänderungen müssen ohne manuelle Neuerfassung in ERP-, Finanz-, Beschaffungs- und Archivsysteme einfließen. Gleichzeitig muss jeder Bearbeitungsschritt vollständig nachvollziehbar bleiben.
SEEBURGER | Automatisierte Workflows für die Kreditorenbuchhaltung

 

 

 

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Von Compliance zu automatisierten Prozessen in der Kreditorenbuchhaltung

Der Finanzbereich sollte sich weder mit der Komplexität verschiedener E-Invoicing-Netzwerke noch mit der technischen Umsetzung länderspezifischer Mandate befassen müssen. Umgekehrt darf die Compliance-Ebene nicht vorgeben, wer eine Rechnung prüft, freigibt, kontiert oder Unstimmigkeiten klärt. Entscheidend ist die zuverlässige Übergabe geprüfter Rechnungsdaten an einen automatisierten Prozess, den der Finanzbereich steuert und kontrolliert.

EbeneZentrale AufgabeNutzen für die Kreditorenbuchhaltung
ComplianceSteuert den regelkonformen Empfang elektronischer Rechnungen – von der Konnektivität und Interaktion mit Netzwerken oder Plattformen über die Validierung und Normalisierung bis zur zuverlässigen Übergabe der Rechnungsdaten.Schafft eine regelkonforme, validierte und strukturierte Datengrundlage für die weitere Rechnungsverarbeitung.
Automatisierung der KreditorenbuchhaltungSteuert die operativen Abläufe der Kreditorenbuchhaltung: Prüfung, Anreicherung, Abgleich, Kontierung, Klärung von Abweichungen, Freigaben, Aufgabensteuerung, Buchungsvorbereitung, Überwachung und Berichterstattung.Ermöglicht einen kontrollierten und nachvollziehbaren Rechnungsprozess mit intuitiven Arbeitsbereichen, strukturierten Bearbeitungsschritten und umfassender Prozesstransparenz.

Eine ganzheitliche Lösung für Ihre Eingangsrechnungen

Zwei sich ergänzende Ebenen mit klar verteilten Aufgaben verbinden Compliance und automatisierte Rechnungsverarbeitung in einer durchgängigen E-Invoicing-Lösung.

SEEBURGER E-Invoicing Hub

Komplexe E-Invoicing-Anforderungen zuverlässig in nutzbare Rechnungsdaten überführen

Der SEEBURGER E-Invoicing Hub bildet die Compliance- und Transaktionsebene. Er steuert den regelkonformen Empfang elektronischer Rechnungen, stellt die erforderliche Konnektivität bereit, validiert und normalisiert die Daten, übernimmt die Interaktion mit staatlichen Plattformen und Netzwerken und sorgt für eine zuverlässige Übergabe der E-Rechnungen.

So erhält die Kreditorenbuchhaltung technisch und regulatorisch aufbereitete Rechnungsdaten für die nachgelagerten Geschäftsprozesse. Unternehmen können damit:

  • Länderspezifische Mandate sowie vorgeschriebene Netzwerke, Plattformen und Formate abbilden
  • Eingehende Rechnungsdaten validieren und normalisieren
  • Konnektivität und regulatorische Interaktionen zentral steuern
  • Übertragungs-, Validierungs- und Statusinformationen transparent nachvollziehen
  • Eine skalierbare Grundlage für weitere Länder, Gesellschaften und Mandate schaffen

Damit werden eingehende Rechnungsdaten für die nachgelagerte Workflow- und Automatisierungsebene vorbereitet.

Die Grundlage für kontrollierte Kreditorenprozesse

Regelbasierte Abläufe, intuitive Arbeitsbereiche für den Finanzbereich und aktuelle Prozessinformationen greifen ineinander und reduzieren manuelle Übergaben, führen durch die Klärung von Abweichungen und verschaffen Prozessverantwortlichen den nötigen Überblick, damit Rechnungen ohne unnötige Verzögerungen bearbeitet werden.

Regelbasierte Workflow-Automatisierung

Rechnungen werden anhand von Schwellenwerten, Zuständigkeiten oder festgestellten Abweichungen automatisch durch die vorgesehenen Freigabeprozesse geleitet.

Intuitive Arbeitsbereiche für den Finanzbereich

Zentrale Ansichten bündeln Daten, Aufgaben und bestehende Verpflichtungen. So können Fachabteilungen Abweichungen eigenständig bearbeiten, ohne dafür IT-Werkzeuge zu benötigen.

Aktuelle Transparenz über den laufenden Betrieb

Übersichten machen Bearbeitungszeiten, Engpässe und überfällige Aufgaben sichtbar. Damit können Verantwortliche Prozesse vorausschauend steuern, statt erst auf Probleme zu reagieren.

Was eine leistungsfähige Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung auszeichnet

Unklare Zuständigkeiten, manuelle Übergaben, ungelöste Abweichungen und fehlende Prozesstransparenz verzögern die Rechnungsverarbeitung und erhöhen den Aufwand im Finanzbereich. Eine wirksame Workflow-Automatisierung schließt diese Lücken durch klar gesteuerte Abläufe, eine strukturierte Einbindung der Fachabteilungen und durchgängige Transparenz. So gelangen Rechnungen vom Eingang über die Klärung und Freigabe bis zur Buchungsvorbereitung effizient durch den gesamten Prozess.

Vom regelkonformen Rechnungseingang zum kontrollierten Kreditorenprozess

Ein durchgängiger Eingangsrechnungsprozess führt verlässliche Daten durch alle erforderlichen Prüfungen, Entscheidungen und Bearbeitungsschritte, ohne dass Zusammenhänge oder Transparenz verloren gehen. Standardschritte laufen automatisch ab, Abweichungen werden von den zuständigen Fachabteilungen bearbeitet und Prozessverantwortliche können den gesamten Ablauf vom regelkonformen Empfang bis zur Buchungsvorbereitung nachvollziehen.

SchrittWas im Prozess geschiehtWie die Automatisierung unterstützt

01

Empfangen und validieren

Die Rechnung geht über regelkonforme elektronische Kanäle ein und wird für die weitere Verarbeitung vorbereitet.Die Compliance-Ebene stellt Konnektivität, technische Validierung, regulatorische Interoperabilität und eine zuverlässige Datenübergabe sicher.

02

Normalisieren und übergeben

Unterschiedliche elektronische Formate werden in einheitliche, nutzbare Rechnungsinformationen überführt.Formatkonvertierung und Normalisierung ermöglichen die strukturierte Übergabe an den Kreditorenprozess.

03

Prüfen und anreichern

Die Fachabteilungen prüfen Rechnungswerte und Vollständigkeit und ergänzen erforderliche Angaben.Rechnungsarbeitsbereiche, Dokumentenansichten und interaktive Bearbeitungsfunktionen unterstützen die Prüfung.

04

Abgleichen und kontieren

Rechnungen mit Bestellbezug werden mit Bestell- und Wareneingangsdaten abgeglichen. Rechnungen ohne Bestellbezug werden kontiert und zugeordnet.Automatisierter Abgleich, Kontierungsunterstützung und optional intelligente Vorschläge erleichtern die Bearbeitung von Rechnungen ohne Bestellbezug.

05

Abweichungen klären

Fehlende Angaben, Unstimmigkeiten oder Prozessblockaden werden den zuständigen Personen zugewiesen.Strukturierte Klärungsprozesse bündeln Rechnungskontext, Kommentare und Dokumente und schaffen eindeutige Zuständigkeiten.

06

Freigeben und Buchung vorbereiten

Die Rechnung durchläuft die erforderlichen Freigabeschritte und wird für Buchung und Zahlung vorbereitet.Rollenbasierte Freigaben, Zuweisungen, Erinnerungen und Eskalationen sorgen für eine lückenlos nachvollziehbare Entscheidungshistorie.

07

Überwachen und optimieren

Prozessverantwortliche verfolgen Bearbeitungsstände, Arbeitsaufkommen, Verzögerungen und wiederkehrende Engpässe.Aufgabenübersichten, Prozessüberwachung, Berichte, Detailansichten und historische Analysen schaffen die nötige Transparenz.

Die passende Automatisierungslösung für Ihre Anwendungslandschaft

Je nach Anwendungslandschaft und Betriebsmodell lässt sich die Workflow- und Automatisierungsebene mit dem SEEBURGER Invoice Portal oder mit SEEBURGER Purchase-to-Pay umsetzen. Beide Lösungen verfolgen dasselbe Ziel: verlässliche Eingangsdaten in kontrollierte, transparente und zunehmend automatisierte Kreditorenprozesse zu überführen.

Dafür decken sie die zentralen Funktionen der Automatisierungs-Ebene ab – von der Rechnungsprüfung, dem Abgleich und der Kontierung über Weiterleitung, Freigabe und Klärung von Abweichungen bis hin zu Aufgabensteuerung, Statustransparenz und lückenloser Nachvollziehbarkeit. Der wesentliche Unterschied liegt darin, wo der operative Prozess gesteuert wird und wie tief er in die bestehende Anwendungslandschaft eingebunden ist.

Welche Lösung besser passt, hängt deshalb davon ab, in welcher Umgebung die Workflow- und Automatisierungsebene betrieben werden soll, welche Systeme und Fachbereiche sie unterstützen muss und wie eng die Rechnungsverarbeitung mit der vorhandenen Systemlandschaft verzahnt sein soll.

Wann das SEEBURGER Invoice Portal
die richtige Wahl ist

Das SEEBURGER Invoice Portal eignet sich besonders für Unternehmen, die ihre Rechnungsverarbeitung zentral über eine webbasierte Umgebung steuern möchten – über verschiedene Systeme, Organisationseinheiten oder ERP-Landschaften hinweg.

Die Lösung bietet sich an, wenn Unternehmen Folgendes benötigen:

  • einen zentralen Arbeitsbereich für Rechnungen aus mehreren Gesellschaften oder nachgelagerten Systemen
  • einen einheitlichen Prozess über unterschiedliche ERP- und Finanzsysteme hinweg
  • eine zentrale Übersicht über eingehende Rechnungen, Aufgaben, Zuständigkeiten und Abweichungen
  • einen Prozess für die Fachabteilungen, der nicht an die Oberfläche eines bestimmten ERP-Systems gebunden ist

Damit schafft das Invoice Portal einen einheitlichen operativen Ablauf – auch in einer vielfältigen Systemlandschaft.

 

 

Wann SEEBURGER Purchase-to-Pay
die richtige Wahl ist

SEEBURGER Purchase-to-Pay bindet die Rechnungsverarbeitung direkt in den SAP-Procure-to-Pay-Prozess ein. Das SAP Add-on greift auf bestehende Bestellungen, Wareneingänge, Lieferantenstammdaten, Freigabestrukturen, Finanzkontrollen und Buchungsprozesse zurück. So entsteht eine durchgängige Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung innerhalb von SAP – ohne zusätzliche Plattform.

Die Lösung bietet sich an, wenn:

  • SAP das strategische ERP und führende System ist
  • Beschaffungs- und Finanzprozesse in SAP ablaufen
  • Bestellungen und Wareneingänge die Grundlage der automatisierten Rechnungsverarbeitung bilden sollen
  • die Kreditorenbuchhaltung in SAP-zentrierten Geschäftsprozessen arbeitet
  • bestehende Steuerungsmechanismen, Kontrollen und Freigaben in SAP erhalten bleiben sollen
  • eine tiefe Integration mit Stamm- und Transaktionsdaten aus SAP erforderlich ist
  • ein vollständig durchgängiger Purchase-to-Pay-Prozess das Ziel ist

Beide Lösungen in einer unternehmensweiten Strategie kombinieren

SEEBURGER Invoice Portal und SEEBURGER Purchase-to-Pay können Teil derselben unternehmensweiten Automatisierungsstrategie sein. Das ist insbesondere dann sinnvoll, wenn einzelne Bereiche eines Unternehmens mit unterschiedlichen Systemlandschaften und Prozessmodellen arbeiten.

Typische Einsatzszenarien sind:

  • Purchase-to-Pay für SAP-zentrierte Gesellschaften, die eine tief integrierte Rechnungsverarbeitung auf Basis von SAP-Stammdaten, Bestellungen, Wareneingängen, Workflows und Buchungsprozessen benötigen
  • Invoice Portal für heterogene oder zentral gebündelte Serviceumgebungen, die mehrere Gesellschaften, Länder, ERP-Systeme oder Finanzsysteme umfassen
  • ein kombiniertes konzernweites Modell, bei dem SAP-Gesellschaften Purchase-to-Pay einsetzen und Tochtergesellschaften mit anderen Betriebsmodellen das Invoice Portal nutzen
  • eine gemeinsame Compliance-Ebene, die über den E-Invoicing Hub den regelkonformen Empfang, die Validierung, Normalisierung, Konnektivität und zuverlässige Datenübergabe für alle Gesellschaften bereitstellt

Mit diesem Ansatz lassen sich Compliance, Steuerungsgrundsätze und Prozessvorgaben vereinheitlichen, ohne allen Geschäftsbereichen dasselbe operative Modell vorzugeben. Jeder Prozess oder organisatorische Geltungsbereich sollte jedoch grundsätzlich einer primären Automatisierungslösung zugeordnet sein. Wird dieselbe Rechnung nacheinander durch beide Lösungen geleitet, können sich Workflows, Schnittstellen und Zuständigkeiten überschneiden.

Ein automatisierter Rechnungsprozess. Mehr Kontrolle für Finanzbereich und IT.

Die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung schafft einen Mehrwert, der über einzelne Abteilungen und die reine Compliance hinausgeht. Der Finanzbereich erhält mehr Kontrolle über die tägliche Rechnungsverarbeitung. Gleichzeitig reduziert die IT die Integrationskomplexität und schafft die Grundlage für skalierbare, klar gesteuerte Prozesse über Systeme und Gesellschaften hinweg.

Mehr Kontrolle für den Finanzbereich bei weniger manuellem Aufwand

  • Schnellere Rechnungsverarbeitung
    Regelbasierte Weiterleitungen, automatisierte Abgleiche, definierte Freigaben und strukturierte Klärungsprozesse halten Rechnungen im Prozess und vermeiden unnötige Verzögerungen.
  • Strukturierte Klärung von Abweichungen
    Rechnungsdaten, Dokumente, Kommentare und der gesamte Klärungsverlauf bleiben miteinander verknüpft. Das reduziert verstreute E-Mail-Abstimmungen und wiederholte Rückfragen.
  • Höherer Automatisierungsgrad
    Standardfälle durchlaufen den Prozess mit minimalen Eingriffen. So können sich Finanzteams auf Abweichungen und wertschöpfende Aufgaben konzentrieren.
  • Mehr Kontrolle und Nachvollziehbarkeit
    Freigabeentscheidungen, Statusänderungen und Bearbeitungsverläufe bleiben über den gesamten Lebenszyklus einer Rechnung hinweg nachvollziehbar.
  • Klare Prioritäten und operative Steuerung
    Aufgabenlisten, Zuständigkeiten, Statusansichten, Erinnerungen und Übersichten zeigen, wo Handlungsbedarf besteht und an welcher Stelle sich Rechnungen verzögern.

Integrierte Prozesse für die IT – ohne unnötige Komplexität

  • Eine wiederverwendbare Compliance-Grundlage
    Die Compliance-Ebene bündelt Konnektivität, Validierung, Formatverarbeitung und länderspezifische Anforderungen zentral, anstatt auf isolierte lokale Lösungen zu setzen.
  • Flexible Betriebsmodelle
    Unterschiedliche Gesellschaften und Systemlandschaften können das Verarbeitungsmodell nutzen, das am besten zu ihren jeweiligen Anforderungen passt.
  • Zentrale Steuerung und Transparenz
    Standardisierte Schnittstellen, Prozessüberwachung und nachvollziehbare Datenflüsse erleichtern Betrieb, Verwaltung und Unterstützung der Rechnungsprozesse.
  • Skalierbare Automatisierung
    Bestehende Prozesse lassen sich auf weitere Länder, Geschäftsbereiche und ERP-Umgebungen ausweiten, ohne die gesamte Rechnungslandschaft für jedes neue Mandat neu aufzusetzen.
  • Zuverlässige, integrierte Verarbeitung
    Strukturierte Verbindungen zwischen E-Invoicing-Kanälen, ERP-, Finanz-, Beschaffungs- und Archivsystemen reduzieren Mehrfacherfassungen, Tabellenlösungen, unverbundene Übergaben und fehleranfällige Punkt-zu-Punkt-Verbindungen.

Erfahren Sie, wie ein führender Hersteller und Systemanbieter für Antriebs- und Automatisierungstechnik mit den SEEBURGER E-Invoicing-Lösungen Compliance und Prozessoptimierung erfolgreich verbindet.

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Direkter Kontakt:

Thomas Kamper
Thomas Kamper

SVP Strategic Product Marketing

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