Was Sie über E-Invoicing wissen sollten

Das Thema E-Invoicing ist in aller Munde. Digitalisierte Rechnungsprozesse versprechen enorme Kosteneinsparungen zwischen 60 und 80 Prozent im Vergleich zum papierbasierten Rechnungsprozess. Als positive Nebeneffekte werden Erfassungsfehler reduziert, Durchlaufzeiten verkürzt und Skontoerträge gesteigert. Außerdem wird E-Invoicing vermehrt gesetzlich verpflichtend (z.B. europäische Richtlinie 2014/55/EU).

Doch was genau ist eine elektronische Rechnung, was sind die Herausforderungen beim E-Invoicing, welche Bestandteile sollte eine E-Invoicing-Lösung haben und was ist eigentlich Peppol? Diese und weitere Fragen beantwortet der nachfolgende Leitfaden zum Thema E-Invoicing.

1. Was ist eine elektronische Rechnung?

Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt, übertragen und empfangen wird. Dabei wird unterschieden zwischen

  • strukturierten Daten (z.B. EDI, XML)
  • unstrukturierten Daten (z.B. Rechnungen im PDF-/TIF-JPEG-/Word-Format oder E-Mail-Text) und
  • hybriden Daten (z.B. ZUGFeRD).

Als Übertragungs-/Empfangswege stehen u.a. E-Mail, DE-Mail, E-Post, Computer-Fax, Fax-Server, Web-Download, Peppol oder Webservice zur Verfügung. In Papierform eingegangene und in elektronische Formate umgewandelte Rechnungen fallen nicht unter die Definition der elektronischen Rechnung nach dem Umsatzsteuergesetz.

Es ist nicht sehr effizient, eine digitale Rechnung auf Papier zu drucken, zu kuvertieren, zu frankieren und zu versenden – nur um sie vom Empfänger manuell erfassen und wieder digitalisieren zu lassen, bevor sie schließlich gebucht und bezahlt werden kann.

Ein solcher Prozess ist komplex und teuer und nicht sehr umweltfreundlich (Papier, Transport). Dies wurde auch vom Gesetzgeber erkannt und am 01. Juli 2011 wurde die elektronische Rechnung der Papierrechnung gleichgestellt. Seitdem können elektronische Rechnungen auch ohne elektronische Signatur und zum Beispiel einfach per E-Mail verschickt werden.

Doch welche Formen und Arten der E-Rechnungen gibt es?

Als Reaktion auf die europäische Richtlinie 2014/55/EU definiert der Gesetzgeber eine elektronische Rechnung im Gesetz zur Förderung der elektronischen Verwaltung wie folgt:

Eine Rechnung ist elektronisch, wenn

1. sie in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und
2. das Format die automatische und elektronische Verarbeitung der Rechnung ermöglicht.

Quelle: §4a Abs. 2 EGovG

 

Der einfache Versand von Rechnungen als PDF-Dateien erfüllt diese Anforderungen nicht, da die Empfänger die bildlichen PDF-Dateien nicht automatisch verarbeiten können. Stattdessen erwarten Empfänger, dass elektronische Rechnungen in einem strukturierten Format vorliegen, das sie maschinell lesen können.

Strukturierte Rechnungsformate in ihrer reinen Form, so genannte EDI-Daten (EDI = Electronic Data Interchange), sind für den Menschen nicht lesbar. Die Empfänger müssen daher zunächst die strukturierten elektronischen Rechnungen für die interne Rechnungsprüfung, Freigabe und anschließende Archivierung visualisieren.

Hybride Rechnungsformate vermeiden diesen Nachteil, indem sie das maschinenlesbar strukturierte Format und die menschenlesbare visuelle Darstellung kombinieren. Technisch kann dies etwa durch die Einbettung einer XML-Struktur in eine PDF-Datei erreicht werden. Die Abbildung zeigt z.B. eine ZUGFeRD-Rechnung, die ein menschenlesbares PDF mit strukturierten Rechnungsdaten im XML-Format enthält.

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2. Digitalisierung mit E-Invoicing – zukunftssicher ins digitale Zeitalter

Prognosen sind schwierig, insbesondere, wenn sie die Zukunft betreffen. Diese Mark Twain zugeschriebene Binsenweisheit gilt natürlich auch für das E-Invoicing, allerdings ist es weniger eine Frage des "Ob" sondern vielmehr des "Wann" die elektronische Rechnungstellung die Papierrechnung auf breiter Front verdrängt haben wird. Die Entwicklung ist jedenfalls eindeutig und die Europäische Kommission hat bereits alles Notwenige getan, um dieser Entwicklung weiter Vorschub zu leisten, indem sie die elektronische Rechnungsstellung nach und nach verpflichtend vorschreibt. Wurden in 2017 noch 70% aller Rechnungen per Papier ausgetauscht und 22% in Form nicht elektronisch weiter verarbeitbarer bildlicher PDF Dateien, so haben sich die Mehrheitsverhältnisse mittlerweile umgekehrt. Mittlerweile beträgt der Anteil der strukturierten und hybriden Rechnungsformate mehr als 50%. Und die Erwartung ist, dass sich dieser Trend ganz klar fortsetzt und der Anteil der Papierrechnungen und bildhafter PDF-Rechnung bis 2021 auf ein Minimum reduzieren wird.

Dabei gehört Deutschland keineswegs zu den Vorreitern in Sachen elektronischer Rechnungsstellung. Im Gegenteil, hier laufen die südeuropäischen Länder wie Italien, Spanien, Kroatien aber auch Ungarn und Skandinavien Deutschland bei der Umsetzung der europäische Richtlinie 2014/55/EU den Rang ab. Nichtsdestotrotz wird sich auch in Deutschland die elektronische Rechnung in der öffentlichen Verwaltung 2020 und 2021 auf breiter Front durchsetzen und die Unternehmen sind gut beraten, sich zeitnah mit entsprechenden digitalen Lösungen für das E-Invoicing zu rüsten.

  1. Seit 1. Juli 2011 können Rechnungen auch ohne elektronische Signatur per E-Mail oder im E-Invoicing-Verfahren übermittelt werden. Man kann digitale Signatur nutzen, MUSS es aber nicht mehr. Papier- und elektronische Rechnungen sind ab dem 1. Juli 2011 umsatzsteuerrechtlich gleich zu behandeln.
  2. Vorschlag für EU- Richtlinie
  3. 16.04.2014: Richtlinie über elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen
  4. Seit 2018 sind öffentliche Verwaltungen verpflichtet E-Rechnungen anzunehmen und zu verarbeiten (B2G)
  5. Seit 2020 werden E-Rechnungen auch zwischen Unternehmen Pflicht (B2B) an den Bund und an bestimmte Bundesländer

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3. Der größte Treiber zum Thema E-Invoicing ist der Gesetzgeber

Sind Sie Lieferant des öffentlichen Sektors? Ist Ihr Unternehmen international tätig? Wenn Sie eine dieser beiden Fragen mit ja beantworten, ist es sehr wahrscheinlich, dass Sie entweder bereits heute oder in naher Zukunft elektronische Rechnungen versenden müssen.

Trotz der enormen Einsparungspotenziale durch die Digitalisierung des Rechnungseingangs sowie Rechnungsausgangs ist der Treiber des E-Invoicing der Gesetzgeber.

Die EU-Norm 2014/55 regelt die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen und verpflichtet über 300.000 öffentliche Administrationen in EU-Ländern ab November 2018/2019 system- wie prozessmäßig fit für das E-Invoicing zu sein. Da typischerweise 45 bis 65 Prozent aller Unternehmen eines Landes Lieferanten des öffentlichen Sektor sind, geht von der besagten EU-Norm eine große Hebelwirkung aufs E-Invoicing aus. Lieferanten von öffentlichen Auftraggebern müssen überwiegend elektronische Rechnungen mit strukturierten Daten stellen.

Stand Februar 2020 haben 24 EU-Länder eine Lösung für die elektronische Rechnungsstellung im B2G-Bereich eingeführt, bieten Lieferanten eine elektronische Rechnungsstellung an oder verlangen bereits eine Lösung für die elektronische Rechnungsstellung im B2G-Bereich.

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Immer mehr Staaten fordern E-Invoicing: Die Hauptursache für die wachsende Zahl von Rechnungsstellungs- beziehungsweise E-Invoicing-Vorschriften ist trivial: Die Regierungen suchen nach neuen Wegen, ihre Steuergesetze durchzusetzen und mehr Mehrwertsteuer zu erheben.

Aus dem VAT GAP Report 2019 geht hervor, dass die EU-Mitgliedsstaaten im Jahr 2017 schätzungsweise 137,5 Milliarden Euro Mehrwertsteuereinnahmen entgangen sind - oder relativ ausgedrückt 11,2% der gesamten erwarteten Mehrwertsteuer. Die so genannte Steuerlücke zwischen der erwarteten Mehrwertsteuer (auch bekannt als die theoretische Gesamtsteuerschuld „VAT  Total  Theoretical  Liability“, abgekürzt als "VTTL") und der tatsächlich erhobenen Mehrwertsteuer wird wahrscheinlich ihren rückläufigen Trend fortsetzen und 2018 unter 130 Milliarden Euro und 10% der VTTL fallen.

Aber vor dem Hintergrund angespannter Länderhaushalte und abflachendem Wirtschaftswachstums wird die Motivation in den EU-Mitgliedstaaten, mehr der erwarteten Steuer auch tatsächlich einzunehmen, sicherlich weiter steigen.

Dies gelingt ihnen am einfachsten, indem sie Unternehmen, die innerhalb ihrer Landesgrenzen tätig sind, dazu verpflichten, sämtliche Rechnungen elektronisch bereitzustellen und – wie in einigen Ländern bereits umgesetzt – entweder die ganze Rechnung oder zumindest die darin enthaltenen Umsatzsteuerinformationen elektronisch an die Steuerbehörden in Echtzeit zu melden.

Italien hat durch eine aktuelle Gesetzesänderung eine Vorreiterrolle beim elektronischen Rechnungsaustausch in Europa übernommen: Spätestens seit dem 1. Januar 2019 müssen in Italien alle Inlandsrechnungen in einem definierten elektronischen Format ausgestellt und über ein staatlich betriebenes Rechnungsportal (SdI) ausgetauscht werden. In Ungarn ist seit August 2018 die elektronische Mehrwertsteuermeldung von Ausgangsrechnungen unter bestimmten Bedingungen obligatorisch. Ein weiteres Beispiel: Frankreich plant bis Anfang 2025 die Ausweitung des derzeitigen B2G-Mandats für die elektronische Rechnungsstellung auf B2B-Rechnungen. Außerhalb Europas führt Indien ein neues Berichtssystem ein, das ab dem 1. April 2020 für die elektronische Rechnungsstellung in Indien obligatorisch genutzt werden soll.

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4. Was sind die Vorteile von E-Invoicing?

Der Hauptvorteil von E-Invoicing liegt im enormen Einsparungspotential, welches die Einführung der elektronischen Rechnungen in Unternehmen mit sich bringt. Druck und Versandkosten fallen weg, Rechnungen können schneller zugestellt werden und Fehler bei der Eingangsrechnungsverarbeitung werden reduziert. Liegt ein Bestellbezug zu einer eingehenden Rechnung vor, kann diese vollautomatisiert verbucht werden. Außerdem verkürzt der Einsatz von E-Invoicing die Zeit von der Rechnungsstellung bis zur Bezahlung und erhöht damit Ihre Liquidität.

Alle Vorteile von E-Invoicing im Überblick:

  • Geringere Kosten & schneller ROI: Mit der Umstellung auf E-Invoicing entfallen 60 bis 80% Ihrer Prozesskosten je Rechnung.
  • Effizientere Prozesse & höhere Compliance: Sorgen Sie für effizientere und transparentere Prozesse bei der Abwicklung Ihrer Rechnungen und halten Sie so gesetzliche Anforderungen besser ein.
  • Mehr Sicherheit: Sicherer Austausch aller Rechnungen durch verschlüsselte Übertragungsverfahren.
  • Besserer Cashflow: Sofortige Zustellung der Rechnungen verkürzt den Zeitraum bis zur Zahlung und verbessert so Ihren Cashflow.
  • Komplette Transparenz & schnelle Buchung: Automatisierte Abwicklung eingehender Rechnungen mit workflowbasierten Freigabeprozessen sorgt für komplette Transparenz und schnellere Buchungen der Rechnungen.
  • Erfüllung gesetzlicher Anforderungen: Einhaltung gesetzlicher Vorschriften im Bereich B2B- und B2G-E-Invoicing.

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5. E-Invoicing für den Rechnungsausgang

Erstellung und Versand von Papierrechnungen sind hochgradig manuelle und wenig effiziente Unternehmensprozesse. Diese verursachen hohe Kosten und führen zu Fehlern und Zahlungsverzug.

 

Papier versus digital

 

Ein digitalisierter Rechnungsausgang durch E-Invoicing optimiert diese internen Prozesse, spart Kosten, erhöht die Transparenz der innerbetrieblichen Prozesse und verbessert die Ökobilanz. Unternehmen können dadurch Ihre Kundenbindung verbessern und sich Marktchancen und Wettbewerbsvorteile sichern.

Der Prozess beim digitalen Rechnungsausgang lässt sich vereinfacht in vier Schritte unterteilen: Eingang, Aufbereitung, Portal und Übergabe/Export.

Eingang: Nach Erstellung der Rechnungen mit einem ERP-System wird die Ausgangsrechnungen über eine Schnittstelle automatisiert an die E-Invoicing-Lösung für den digitalen Rechnungsausgang übergeben.

Aufbereitung: Je nach E-Invoicing Standard (z.B. ZUGFeRD oder XRechnung) werden die empfangenen Rechnungsdaten in das gewünschte Zielformat konvertiert.

Portal: In einer Portalanwendung kann optional das Rechnungsausgangsbuch zentral eingesehen werden und ein revisionssicheres Archiv mit angebunden werden.

Übergabe/Export: Die elektronische Rechnung wird im letzten Schritt zum Beispiel per E-Mail im Anhang oder als gesicherter Downloadlink an den Rechnungsempfänger zugestellt. Eine Anbindung von Rechnungsempfänger per EDI (EDIFACT) ist ebenso ein geläufiger Ansatz.

Durch den Einsatz einer E-Invoicing-Lösung für den Rechnungsausgang werden manuelle Rechnungsausgangsprozesse eliminiert und die Forderungslaufzeit durch die sofortige Zustellung erheblich verkürzt.

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6. E-Invoicing im Rechnungseingang

Durch den Einsatz von E-Invoicing lassen sich eingehende Rechnungen in einem durchgehenden, automatisierten Prozess verarbeiten: von der Erfassung der Rechnungseingänge bis zur abschließenden Buchung.

 

Papier versus digital

 

Der Prozess beim digitalen Rechnungseingang lässt sich vereinfacht in drei Schritte unterteilen: Eingang, Aufbereitung und Bearbeitung.

Eingang: Die Rechnungen werden automatisiert über verschiedene Eingangskanäle empfangen. Dies sind:

  1. EDI-Rechnungen
  2. Hybride Rechnungen z.B. ZUGFeRD
  3. PDF-Rechnungen
  4. Gescannte Papierrechnungen

Aufbereitung: Nach dem Rechnungseingang werden die Rechnungsinhalte in einen internen Standard umgewandelt. Elektronische Rechnungen, welche bereits strukturierte Daten enthalten, werden konvertiert. Eingescannte Papierrechnungen und PDF-Rechnungen werden mittels einer OCR-/Texterkennungs-Software identifiziert und ihre Inhalte extrahiert.

Bearbeitung: Die aufbereiteten Rechnungsdaten werden mit Kreditorstamm-, Bestell- und Wareneingangsdaten des ERP-Systems angereichert und automatisch hinsichtlich Bestellbezug, Mengen- und Preisabweichungen oder landesspezifischen Regeln geprüft. Bestenfalls können Rechnungen automatisch zur Buchung übergeben werden. Alle anderen Rechnungen müssen an einen integrierten Klärungs- oder Freigabeprozess geleitet werden.

Alle Schritte, die eine Rechnung im Prüfungsprozess durchläuft, werden protokolliert, um den gesetzlichen Anforderungen zu genügen (GoBD). Der für die Buchung benötigte Rechnungsinhalt wird zum ERP-System des Kunden übertragen. Die Rechnung, Anlagen im Bearbeitungsprozess, Konvertierungs- und Bearbeitungsprotokolle müssen revisionssicher gemäß geltenden Landesanforderungen archiviert werden.

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7. Globales E-Invoicing

International tätige Unternehmen sind aufgrund staatlicher Vorgaben zunehmend dazu verpflichtet, ihre Rechnungen elektronisch zu erstellen und zu versenden. Doch in jedem Land gelten andere rechtliche Regelungen. Entsprechende E-Invoicing-Regelungen gibt es bereits in mehr als 65 Ländern weltweit, und ihre Zahl steigt.

Die Vielfalt in vielen Ländern mit ihren jeweiligen Vorschriften und lokalen Besonderheiten machen die internationale elektronische Rechnungsstellung komplex. In fast allen 65 Ländern, in denen bereits heute E-Invoicing-Regelungen gelten, gibt es feine Unterschiede, welche Daten gesammelt werden müssen, wie diese Daten gesammelt werden müssen und welche Anforderungen die digitale Signatur erfüllen muss.

Grundsätzlich gibt es zwei Arten von Vorschriften für die elektronische Rechnungstellung, allgemein bekannt als Clearance und Post-Audit. 

 

Lebenszyklus der Rechnung

 

Clearance-Regelungen: die regulierenden Staaten verlangen, dass Rechnungen an Unternehmen in dem jeweiligen Land über eine zwischengeschaltete Regulierungsbehörde beglichen werden müssen, so dass unter anderem Echtzeit-Kontrollen möglich sind. Diese Echtzeit-Kontrollen beinhalten in der Regel digitale Signaturen. Clearance-Verfahren werden z.B. in Mexiko, Brasilien, Italien, der Türkei, Portugal, Spanien und Ungarn angewendet.

Die Clearance-Verfahren sind von Land zu Land unterschiedlich und können - neben anderen Kriterien - in Bezug auf den Zeitpunkt, zu dem eine Rechnung an den Käufer ausgestellt werden kann, differenziert werden.

Rechnungen können ausgestellt werden

  • in Echtzeit z.B. in Mexiko und Italien oder
  • in einem verzögerten Clearance-Prozess z.B. in Kolumbien und Peru oder
  • die Rechnungsausstellung selbst ist nicht reguliert, jedoch sind die Rechnungsvorgänge in Echtzeit oder nahezu in Echtzeit elektronisch an die Steuerbehörde zu melden wie es beispielsweise Ungarn und Spanien praktizieren.

Post-Audit: Die Vorschriften der einzelnen Länder legen eine Mindestdauer fest, über die elektronische Versionen der Rechnungen für eine mögliche automatisierte Prüfung aufbewahrt werden müssen. Das Post-Audit-Verfahren wird in der EU mit wenigen Ausnahmen angewendet.

Die Umsetzung der EU-Norm EN16931 fordert, dass Rechnungsempfänger Rechnungen elektronisch empfangen und verarbeiten können. Das bedeutet aber nicht, dass sie es Ihren Lieferanten auch vorschreiben. Soweit gehen heute bei weitem nicht viele Mitgliedstaaten.

Internationale Vorschriften ändern sich in einer rasanten Geschwindigkeit. Länder, welche E-Invoicing in irgendeiner Form fordern, nehmen stetig zu und zahlreiche Regulierungsdetails einzelner Länder, welche es zu beachten gibt, steigern die Komplexität des E-Invoicing für international tätige Unternehmen.

Eine der größten Herausforderungen im internationalen Geschäft ist es dabei, mit den regulatorischen Veränderungen Schritt zu halten. Hierfür drei Beispiele:

 

NAV, XML

In Ungarn ist die elektronische Übermittlung mehrwertsteuerrelevanter Daten an die Steuerbehörde seit dem 1. Juli 2018 gesetzlich vorgeschrieben.

Bis April 2020 hat das Mandat alle paar Monate neue XML-Versionen, Datenelemente und Validierungsregeln erhalten, und es wurden bevorstehende Änderungen angekündigt, die 2020 und 2021 in Kraft treten sollen.

FatturaPA, XML

In Italien, der achtgrößten Volkswirtschaft der Welt, ist die elektronische Rechnungsstellung seit dem 1. Januar 2019 für alle B2B-Rechnungen Pflicht.

Im Jahr 2019 wurden über 2 Milliarden Rechnungen über das SDI (Sistema Di Interscambio) erfolgreich prozessiert.  Die Ströme waren hauptsächlich B2B (in Richtung Mehrwertsteuer) und B2C (in Richtung Steuer-ID-Nummern), mit einer Minderheit von B2G (in Richtung öffentliche Verwaltung).

Stattdessen wird 2020 als das Jahr der Konsolidierung und Verbesserung der elektronischen Rechnungsstellung mit einem echten Schub in Richtung Digitalisierung betrachtet.

Zu diesem Zweck sind auf der Grundlage der Vorschrift Nr. 99922 der Finanzverwaltung vom 28. Februar 2020 ein neues XML-Layout und neue technische Spezifikationen ab dem 4. Mai 2020 geplant, um den Abrechnungsprozess für Rechnungen schneller und präziser zu gestalten.

MTD

Seit dem 1. April 2019 ist die elektronische Meldung von mehrwertsteuerrelevanten Daten an die Steuer- und Zollbehörde „HMRC“ - der so genannte Move To Digital 'MTD' für Unternehmen - in Großbritannien obligatorisch.

Die Soft-Landing-Periode von MTD endet am 31. März 2020. Ab dem 1. April 2020 beginnt das Strafsystem für Steuerzahler, die die Anforderungen der digitalen Aufzeichnungen und der vollständig digitalen Verbindung nicht erfüllen.

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Herausforderung weltweite elektronische Rechnungsstellung

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8. Internationaler Standard für die elektronische Rechnungsstellung: Peppol

PEPPOL war ein Akronym, das für "Pan-European Public Procurement OnLine" stand und die Begriffe "europäisch" und "Public Procurement" beinhaltete. Das Projekt PEPPOL wurde 2008 mit dem Ziel gestartet, die elektronische Beschaffung über die Grenzen hinweg zu vereinfachen. Alle europäischen Regierungen haben Technologiestandards entwickelt und implementiert. PEPPOL ist die wichtigste Triebkraft für die elektronische Beschaffung durch Behörden in der EU und unterstützt natürlich die Richtlinie 2014/55/EU.

Ende 2019 wurde PEPPOL zu Marketingzwecken in Peppol umbenannt. Die neue Marke ‚Peppol‘ hat keine tiefere Bedeutung mehr wie einst PEPPOL. Peppol ist jetzt nur noch ein Name. Bedeutungslosigkeit wird oft negativ assoziiert, aber im Falle von Peppol ist es das Gegenteil. Peppol ist jetzt eine Marke für wirklich globales E-Procurement, wobei etwa zehn Prozent der etwa 300 Peppol-Dienstleister außerhalb Europas kommen (z.B. Singapur, Australien, Türkei, USA und wahrscheinlich Malaysia und andere, die bald beitreten werden) - und Länder, die Peppol für B2B und nicht für B2G eingeführt haben, wie z.B. die Peppol-Neuzugänge aus Asien.

Das Peppol-Netzwerk wird z.B. als offenes Austauschnetzwerk genutzt - nicht als Plattform! - für die elektronische Beschaffung einschließlich elektronischer Bestellung und Rechnungsstellung. Es wird zunehmend für Business-to-Business (B2B)-Szenarien genutzt. Peppol gewinnt weltweit an Dynamik und wird in 31 Ländern in Europa, Kanada, Singapur und den USA eingesetzt.

Peppol besteht derzeit aus einem Konsortium von Projektpartnern aus zwölf europäischen Ländern. In den Ländern sind die so genannten Peppol-Behörden für die Definition der nationalen Merkmale der elektronischen Rechnungsstellung zuständig. In Deutschland übernimmt die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) diese Aufgabe. So definiert das KoSIT zum Beispiel die Konformität des Rechnungsstandards XRechnung und des Transportprotokolls AS4 mit Peppol.

Die Einführung von Peppol in den Benelux-Ländern wird von den zuständigen Regierungsbehörden gefördert und unterstützt. Darüber hinaus ist die elektronische Rechnungsstellung für B2G-Rechnungen in Kroatien seit dem 1. Juli 2019 obligatorisch, wobei das Peppol-Netzwerk für die Übermittlung der Rechnungen genutzt wird. Ein weiteres Beispiel ist die elektronische Rechnungsstellung in Polen über Peppol, die ab November 2020 obligatorisch sein wird.

 

Peppol 4-Corner-Model

 

Der Rechnungsaustausch im Peppol-Netzwerk basiert auf dem so genannten 4-Ecken-Modell. Das 4-Ecken-Modell besteht aus einem Sender, einem Empfänger und deren Zugangspunkten. Das Peppol-Format UBL (Universal Business Language) wird für die nahtlose Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Systemen verwendet. Die Kommunikation erfolgt über das Peppol-Netzwerk, das ein Partnerverzeichnis zur Verfügung stellt, über das die Empfänger, die unterstützten Prozesse (z.B. die elektronische Rechnung) und der Empfängerzugangspunkt identifiziert werden.

Um Teil des Peppol-Netzes zu werden, benötigen Sie eine Verbindung zu einem Peppol Access Point. Ein Peppol Access Point übernimmt die Rolle des sendenden und des empfangenden Access Points und ermöglicht so den elektronischen Austausch von Dokumenten wie Katalogen, Bestellungen, Lieferavise und insbesondere Rechnungen.

 

SEEBURGER ist ein zertifizierter Peppol Access Point Provider

 

SEEBURGER ist ein zertifizierter Peppol Access Point Provider für AS2 und AS4 und bietet Peppol Access auch als Cloud-Service an. Rechnungssteller können diesen SEEBURGER Peppol Cloud Service nutzen, um schnell und einfach EU-konforme Rechnungen an Behörden und andere globale Rechnungsempfänger zu versenden.

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9. Welches Betriebsmodell ist das optimale für Ihr E-Invoicing?

Eine der Vorüberlegungen zur Einführung der elektronischen Rechnung betrifft die Betriebsart der E-Invoicing-Lösung. Dabei sollten drei strategische Fragen im Vorfeld beantwortet werden:

Hosting

Hosting:
soll die E-Invoicing-Lösung im eigenen Rechenzentrum stehen oder soll der Betrieb an einen Rechenzentrumsbetreiber auslagert werden?

Betriebsart

Betriebsart:
soll die Lösung als Lizenzprodukt On-Premises oder als Cloud Service auf einer pay-per-Use-Basis betrieben werden?

Standards und Formate

Standards und Formate:
welche E-Invoicing-Standards und -Formate benötige ich aktuell und ggf. in der Zukunft?

 

Wenn Sie die maximale Kontrolle über Ihre Rechnungslegungs- und Abwicklungsprozesse als Priorität sehen, bietet sich die klassische, auf Lizenzen basierte On-Premises-Installation an. Möchten Sie jedoch die größtmögliche Flexibilität haben, bietet sich eine Cloud-Lösung an. Neben der größtmöglichen Flexibilität spricht noch mehr für die cloudbasierte Rechnungseingangsbearbeitung: eine schnelle Implementierung, einfache Integration und hohe Betriebssicherheit.

 

Vergleich Cloud und lokaler Betrieb

 

Im Unterschied zum flexiblen Cloud-Betrieb sind die Anschaffungskosten der Hard- und Software, sowie die Implementierung und technische Einrichtung, nur die Spitze des Eisbergs beim On-Premises-Betrieb. Die laufenden Kosten für Personal und Wartung einer On-Premises-E-Invoicing-Lösung sind nicht zu unterschätzen.

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10. Zusammenfassung

In diesem Leitfaden haben wir erläutert, was eine elektronische Rechnung ist, und warum E-Invoicing heute und zukünftig relevant ist. Der Treiber des e-Invoicing ist der Gesetzgeber und internationale Vorschriften. Doch auch die vielen Vorteile, insbesondere das Kosteinsparungspotential, machen das Thema E-Invoicing für Unternehmen interessant.

Manuelle Rechnungsausgangsprozesse werden durch Digitalisierung eliminiert und somit die Forderungslaufzeit durch die sofortige Zustellung immens verkürzt.

Durch die Digitalisierung des Rechnungseingangs steigt die Verarbeitungsqualität, da manuelle Fehler vermieden werden können. Unsere Datenerhebungen zeigen außerdem, dass bereits ab 12.000 eingehenden Rechnungen pro Jahr die Kosten um bis zu 85% durch den Einsatz von E-Invoicing reduziert werden – verglichen mit der konventionellen manuellen Rechnungsverarbeitung.

International tätige Unternehmen stehen vor der Problematik die unterschiedlichen E-Invoicing-Standards unterstützen und verarbeiten zu können. Die Peppol-Initiative könnte dieser Problematik entgegensteuern, falls sie sich durchsetzen kann. Um den ständig sich ändernden Vorschriften Herr zu werden, empfiehlt sich der Einsatz einer cloudbasierten E-Invoicing-Lösung.

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Haben Sie noch Fragen – dann kontaktieren Sie uns:

11. Weitere Informationen zum Thema

Neues verbindliches E-Invoice-Berichtssystem in Indien

Die indische Regierung führt ein neues obligatorisches Berichtssystem für elektronische Rechnungen ein, das am 1. April 2020 in Kraft treten wird. Es basiert auf dem neuen Invoice Reporting Portal (IRP) für die Registrierung von inländischen B2B- und B2G-Rechnungstransaktionen und Exportrechnungen.

Ungarn: Mehrwertsteuer-Meldung

Die elektronische Rechnungsstellung wird in Ungarn ab dem 1. August 2018 obligatorisch. Vermeiden Sie Strafen, indem Sie die Daten automatisch in den NAV übertragen.

 

Vereinigtes Königreich: Steuern digitalisieren - MTD

Die elektronische Mehrwertsteuererklärung ist in Großbritannien seit dem 1. April 2019 obligatorisch.

Am 1. April 2020 endet die weiche Übergangsfrist und es drohen Strafen bei Nichterfüllung.

Italien: FatturaPA

Jüngste Änderungen des italienischen Gesetzes erfordern, dass die Online-Plattform SdI für alle Business-to-Business-E-Rechnungen verwendet wird.

Frankreich: E-Invoicing mit Chorus Pro

Senden Sie Rechnungen an die öffentliche Verwaltung in Frankreich über Plattform Chorus Pro.

Die Schweiz: Wie wird E-Invoicing in der Schweiz umgesetzt?

Die elektronische Rechnungsstellung existiert in der Schweiz seit mehr als zwei Jahrzehnten.

Wie verbinde ich mich mit Peppol?

Mit den SEEBURGER Cloud Services können Sie elektronische Rechnungen schnell und einfach an Behörden und andere Peppol-Teilnehmer weltweit versenden.

E-Order-Mandat in Italien über die NSO-Plattform - verschoben auf den 1. Februar 2020

Italien schreibt E-Ordering für Lieferanten des nationalen Gesundheitssystems vor, die als SSN (Servizio Sanitario Nazionale) bezeichnet werden. Für die E-Bestellung ist die aus der Region Emilia-Romagna bekannte NSO-Plattform "Nodo di Smistamento degli Ordini di acquisto delle amministrazioni pubbliche (NSO)" bis zum 1. Februar 2020 (ursprüngliche Frist war der 1. Oktober 2019) obligatorisch zu verwenden.

Frankreich plant, das derzeitige Mandat für die elektronische Rechnungsstellung im B2G-Bereich auf elektronische Rechnungen im B2B-Bereich bis Anfang 2025 zu verlängern.

Hat der Wettlauf um die obligatorische elektronische Rechnungsstellung im Business-to-Business-Bereich (B2B) in Europa gerade erst begonnen? Nach dem neuen B2B-Mandat Italiens plant Frankreich nun, das derzeitige Mandat für die elektronische Rechnungsstellung im Business-to-Government (B2G) bis Anfang 2025 auf elektronische Rechnungen im B2B-Bereich auszudehnen.