Wie Mitsubishi Electric den Auftragseingang mit KI und IWS orchestriert
Mitsubishi Electric Europe B.V., German Branch, Living Environment Systems
Globales Technologieunternehmen und Hersteller elektrischer und elektronischer Produkte
Deutschland
Wichtigste Ergebnisse
- Schnellere Bearbeitung E-Mail-basierter Kundenbestellungen
- Weniger manuelle Datenerfassung in SAP S/4HANA
- Fachliche Prüfung vor der finalen ERP-Buchung
- Transparente, monitorbare und anpassbare Prozesssteuerung mit IWS
- Skalierbare Grundlage für weitere Fachbereiche und dokumentenbasierte Workflows
Mitsubishi Electric macht aus bislang manuell erfassten E-Mail-Bestellungen einen kontrollierten, KI-gestützten Prozess bis in SAP S/4HANA. Der SEEBURGER Integrator Workspace (IWS) orchestriert dabei AI-Services, Prozesslogik und SAP-Integration, während das ERP-Add-on die fachliche Prüfung absichert und so eine transparente, anpassbare und skalierbare Grundlage für weitere Automatisierung schafft.
Branche
SEEBURGER
Funktionen & Lösungen
Umfang der Integration
Ausgangssituation: manuelle Auftragserfassung aus E-Mails und PDFs
Mitsubishi Electric erhält Kundenbestellungen per E-Mail. Je nach Kunde befinden sich die Bestelldaten direkt im E-Mail-Text, in einem angehängten PDF oder verteilt über beide Quellen.
Vor dem Projekt prüften Fachkräfte jede Bestellung einzeln, glichen Kunden- und Artikelnummern ab und erfassten die Daten manuell in SAP S/4HANA.
Der hohe Aufwand verlangsamte den Auftragseingang. Der Fachbereich startete deshalb die Initiative, um die Auftragsbearbeitung zu modernisieren, manuelle Schritte zu reduzieren und Reaktionszeiten zu verbessern.
Herausforderung: unstrukturierte Eingangsdaten und notwendige SAP-Kontrolle
E-Mail-basierte Bestellungen lassen sich nur schwer automatisieren, weil sie keiner einheitlichen Struktur folgen. Relevante Informationen können an unterschiedlichen Stellen, in verschiedenen Formaten und mit unterschiedlicher Vollständigkeit vorliegen.
Mitsubishi Electric musste die unstrukturierten Bestelldaten für SAP nutzbar machen, ohne die Kontrolle über geschäftskritische Buchungen zu verlieren. Gleichzeitig sollte der Gesamtprozess transparent, wartbar und auf weitere Fachbereiche übertragbar sein.
Warum SEEBURGER: IWS macht aus KI-Extraktion einen steuerbaren Geschäftsprozess
Der Fachbereich Living Environment Systems entwickelte gemeinsam mit einem Entwicklungspartner einen KI-basierten Ansatz, um Bestelldaten aus E-Mails und Dokumenten automatisiert zu extrahieren. Damit war eine wichtige Grundlage für die Modernisierung des Auftragseingangs geschaffen.
Für die Mitsubishi Electric IT reichte eine punktuelle Verbindung zwischen KI-Anwendung und SAP jedoch nicht aus. Der Gesamtprozess sollte transparent überwachbar, anpassbar und auf weitere Fachbereiche und Use Cases übertragbar sein.
Diese Aufgabe übernimmt der SEEBURGER Integrator Workspace. IWS bildet die übergreifende Prozesslogik ab, bindet die AI-Services ein, steuert die Ausführung und ermöglicht ein zentrales Monitoring. Gleichzeitig überführt IWS die strukturierten Bestelldaten kontrolliert in den SAP-Prozess.
Das SEEBURGER ERP-Add-on für Order-to-Cash ergänzt die Orchestrierung um die fachliche Prüfung vor der finalen Buchung. So verbindet Mitsubishi Electric KI-gestützte Automatisierung mit der notwendigen Transparenz, Nachvollziehbarkeit und Kontrolle in einem geschäftskritischen SAP-Prozess.
Lösung: IWS orchestriert den Prozess vom Postfach bis zur SAP-Buchung
Der neue Workflow verbindet Postfach, AI-Services, SEEBURGER IWS, das SEEBURGER ERP-Add-on und SAP S/4HANA zu einem durchgängigen Prozess.
Ergebnis und Mehrwert: schnellerer Auftragseingang mit kontrollierter SAP-Buchung
Mit dem neuen Workflow müssen Fachanwender Bestelldaten nicht mehr vollständig manuell in SAP S/4HANA erfassen. Sie konzentrieren sich auf die Prüfung, Korrektur und Freigabe der bereits strukturiert bereitgestellten Informationen.
Das reduziert manuelle Prozessschritte und unterstützt eine schnellere Bearbeitung von Kundenbestellungen. Gleichzeitig erhält die IT mit IWS eine zentrale, transparente Prozessschicht für Orchestrierung, Monitoring und kontrollierte SAP-Integration.
Statt einer punktuellen Verbindung zwischen KI-Anwendung und ERP schafft Mitsubishi Electric damit einen wiederverwendbaren Steuerungsrahmen. Prozesse lassen sich gezielt anpassen und auf weitere Fachbereiche oder dokumentenbasierte Anwendungsfälle übertragen.
Vorteile
Lösungsbausteine auf einen Blick
| Postfach | Eingang der Kundenbestellungen per E-Mail, E-Mail-Text und PDF-Anhang |
| AI-Services in der Kundenumgebung | Content Extraction, Content Analysis und erste automatisierte Validierung der Bestelldaten |
| SEEBURGER Integrator Workspace | Prozessdesign, KI-Orchestrierung, Prozessausführung, Monitoring, Transformation und SAP-Integration |
| SEEBURGER ERP-Add-on für Order-to-Cash | Gegenüberstellung von Originalbestellung und importierten Daten sowie fachliche Prüfung vor der Buchung |
| SAP S/4HANA | finale Verarbeitung und Buchung der Kundenaufträge |
Vision: den Ansatz auf weitere Workflows skalieren
Mitsubishi Electric plant, den Workflow mit IWS schrittweise weiterzuentwickeln. Künftige Erweiterungen sollen unter anderem Abweichungen vom Standardprozess gezielter abfangen und zusätzliche Funktionsbausteine einbinden, beispielsweise zur Prüfung von Artikelnummern.
Darüber hinaus soll der Ansatz für weitere Fachbereiche nutzbar gemacht werden. Auch verwandte dokumentenbasierte Use Cases werden geprüft, darunter das Einlesen und Vorkontieren eingehender Rechnungen. Dies könnte künftig auch statistische Auswertungen vereinfachen und beschleunigen.
Mit der zentralen Orchestrierung in IWS schafft Mitsubishi Electric damit eine Grundlage, um weitere KI-gestützte Prozesse kontrolliert in die bestehende ERP-Landschaft zu integrieren. SEEBURGER begleitet den schrittweisen Ausbau als langfristiger Integrationspartner.
Über Mitsubishi Electric Europe B.V.
Mitsubishi Electric Corporation ist ein globales Technologieunternehmen mit Hauptsitz in Tokio, Japan. Mit mehr als 100 Jahren Erfahrung in der Bereitstellung zuverlässiger und qualitativ hochwertiger Produkte ist Mitsubishi Electric ein weltweit anerkannter Marktführer in der Herstellung, dem Marketing und dem Vertrieb von elektrischen und elektronischen Geräten für die Informationsverarbeitung und Kommunikation, Weltraumentwicklung und Satellitenkommunikation, Unterhaltungselektronik, Industrietechnologie, Energie, Mobilitäts- und Gebäudetechnologie sowie Heiz-, Kälte- und Klimatechnologie. In über 30 Ländern beschäftigt das Unternehmen weltweit mehr als 150.000 Mitarbeitende.
Seit 1978 ist Mitsubishi Electric in Deutschland als Niederlassung der Mitsubishi Electric Europe B.V. vertreten. Mitsubishi Electric Europe ist eine hundertprozentige Tochter der Mitsubishi Electric Corporation in Tokio.