Was ist eine VDA-4938-Nachricht?
1. Executive Summary
Die VDA 4938 wird auch als VDA Global Invoice bezeichnet und dient dem Austausch von Rechnungs- und Gutschriftsdaten. Dabei werden Rechnungsdaten vom Lieferanten an den Kunden und Gutschriftsdaten umgekehrt vom Kunden an den Lieferanten unter Verwendung des VDA-4938-Formats gesendet.
Das Format VDA 4938 basiert auf EDIFACT (Version D.07A) und ist als solches ein Subset von EDIFACT INVOIC, die speziell für die Prozesse in der Automobilindustrie entwickelt wurde.
2. Die Verwendung der VDA-4938-Nachricht
Die Partner können die VDA-4938-Nachricht nutzen, um automatisch Rechnungsinformationen auszutauschen und die Rechnungen direkt mit den repräsentativen Bestellungen abzugleichen. Dazu besteht die VDA-4938-Nachricht aus Segmenten, die Abrechnungsinformationen für die ausgetauschten Materialien/Dienstleistungen und Informationen über Absender und Empfänger enthalten. Damit soll die VDA-4938-Nachricht die papiergebundene Rechnung bei der EDI-Kommunikation zwischen den Partnern ersetzen.
Da das Format VDA 4938 in verschiedenen Szenarien verwendet wird, hat der VDA die Beschreibung in 4 Teile aufgeteilt:
- Teil 1: Prozess-Rahmendokumentation zur Erläuterung des Prozesses im Allgemeinen
- Teil 2: Global INVOIC Anwendungshinweise mit Erläuterungen zum Aufbau und den Segmenten einer VDA-4938-Nachricht
- Teil 3: Elektronischer Rechnungsaustausch mit kleinen und mittelständischen Unternehmen, in dem beschrieben wird, wie der Prozess mit diesen Unternehmen umgesetzt werden kann
- Teil 4: Datenstruktur für den Austausch von Rechnungsdaten für Transportdienstleistungen, die einen standardisierten Austausch von Rechnungsdaten für solche Partner beschreibt
Whitepaper3. Wie sieht eine typische VDA-4938-Struktur aus?
Die VDA-4938-Richtlinie legt die Segmente und Elemente fest, die für den korrekten Aufbau einer VDA-4938-Nachricht verwendet werden müssen. EDI-Lösungen – die entweder eine On-Premises-Lösung oder ein EDI-Cloud-Service sein können – senden, empfangen und verarbeiten EDI-Nachrichten wie die VDA 4938. Um eine hohe Qualität des elektronischen Rechnungsprozesses zu gewährleisten, ist es zwingend erforderlich, die VDA-4938-Standards zu befolgen.
Eine typische VDA-4938-Nachricht enthält:
- Rechnungs-/Gutschriftsnummer
- Rechnungs-/Gutschriftsdatum
- Verwendungszweck (Datum des Versands der einzelnen Artikel)
- Zahlungsbedingungen
- die tatsächlichen Positionen, die belastet oder gutgeschrieben werden
- Zuschläge/Nachlässe
4. Verarbeitung der VDA-4938-Nachricht als Rechnung
Die VDA-4938-Nachricht wird vom Lieferanten erzeugt und an den Kunden gesendet, wenn sie als Rechnung verwendet werden soll. Das Empfangssystem auf Kundenseite validiert die Nachricht anhand der VDA-4938-Spezifikationen und sendet nach erfolgreichem Empfang eine Funktionsbestätigung zurück. Die Funktionsbestätigung bestätigt dem Lieferanten den Empfang der Rechnungsnachricht. Anschließend werden die VDA-4938-Daten an das ERP-System des Kunden weitergeleitet, wo sie als neuer Rechnungsdatensatz angezeigt werden.
5. Verarbeitung der VDA-4938-Nachricht als Gutschrift
Wenn die VDA-4938-Nachricht als Gutschrift verwendet wird, bereitet der Kunde die Gutschriftsdaten auf seiner Seite vor und sendet sie über eine VDA-4938-Nachricht. Anschließend wird die Nachricht vom System des Lieferanten empfangen und validiert, bevor sie an dessen ERP-System weitergeleitet wird. Dort werden die Gutschriftsdaten mit den Sendungen abgeglichen, die in der VDA-4938-Nachricht referenziert sind.
VDA-4938- und VDA-4988-Nachrichten
Aufgrund der Definition der Finanzprozesse ist es möglich, dass eine VDA-4988-Nachricht als Folgebeleg zur VDA-4938-Nachricht vom Kunden (Käufer) an den Lieferanten (Zahlungsempfänger) gesendet wird. Die VDA-4988-Nachricht oder das Zahlungsavis enthält weitere Anweisungen, wie die Zahlung durchgeführt wird. Diese Informationen helfen den Lieferanten, die erhaltenen Zahlungen mit den von ihnen ausgestellten Rechnungen abzustimmen.
EDI-Workflow für die Verarbeitung der VDA-4938-Nachricht
Im Allgemeinen folgen die Dokumente, die zwischen EDI-Handelspartnern ausgetauscht werden, einer typischen Abfolge von Geschäftsprozessen, die von der Art der Branche abhängt. Die folgende Abbildung zeigen, welche Rolle der Standard VDA 4938 spielt und welche anderen Nachrichtentypen in einem Automobilszenario verwendet werden:
6. Wie wird das VDA-4938-Format in anderen EDI-Nachrichtenstandards genannt?
Der Standard VDA 4938 definiert ein Format, das in der Automobilindustrie als EDIFACT-Subset weit verbreitet ist. In der EU und in Asien ist der EDIFACT-INVOIC-Standard für den Austausch von Rechnungsdaten auch in anderen Branchen wie der Konsumgüterindustrie oder dem Einzelhandel weit verbreitet.
Das Format ANSI X12 EDI 810 hingegen ist in der NAFTA-Region für den gleichen Zweck weit verbreitet.
7. Typische Fehler bei der Verwendung der VDA-4938-Nachricht
Häufige Probleme, die beim Austausch von Rechnungsnachrichten auftreten, beruhen auf falschen oder fehlenden Daten. Werden innerhalb einer VDA-4938-Nachricht Daten übermittelt, die im ERP-System des Lieferanten oder Kunden nicht bekannt sind, führt dies zu einem Fehler im Verarbeitungsprozess. Typische Probleme im Zusammenhang mit VDA-4938-Nachrichten sind:
- Teile betreffend Lieferung oder Bestellung fehlen (fehlende oder falsche Referenz)
- Preise oder Preiseinheiten fehlen
- Zahlungsempfänger oder Zahlerreferenz ist falsch oder fehlt
8. Vorteile von EDI und der VDA-4938-Nachricht
Die Vorteile des Austauschs von Rechnungsdaten über VDA 4938 sind für Kunden und Lieferanten
9. Fazit: Automatisieren Sie die VDA-4938-Nachricht mit flexiblen Betriebsmodellen
EDI-Lösungen müssen heute stabil, kosteneffizient und flexibel laufen. Betreiben Sie für Ihre EDI-Lösung der nächsten Generation EDI im eigenen Haus, buchen Sie es als EDI-Cloud-Service in der SEEBURGER Cloud oder betreiben Sie die EDI-Lösung in Public-Cloud-Umgebungen wie die von Google, Azure, AWS etc.
