Was ist eine EDIFACT-INVOIC-Nachricht?

EDIFACT INVOIC ist eine elektronische Rechnung, die zwischen Lieferanten und ihren Kunden ausgetauscht wird. Die INVOIC-Nachricht basiert auf dem UN/EDIFACT-Standard und wird in vielen verschiedenen Branchen verwendet, z. B. in der Automobilindustrie oder im Einzelhandel.

Partner können die EDIFACT-INVOIC-Nachricht nutzen, um Rechnungsinformationen automatisch auszutauschen und die Rechnungen direkt mit den entsprechenden Bestellungen abzugleichen. Die EDIFACT-INVOIC-Nachricht besteht aus Segmenten, die Rechnungsinformationen über die gehandelten Materialien/Dienstleistungen sowie Informationen über den Absender und den Empfänger enthalten. Auf diese Weise ersetzt die INVOIC-Nachricht eine Rechnung auf Papier, wenn Partner über EDI (Electronic Data Interchange) kommunizieren.

Eine INVOIC-D96A-Rechnungsnachricht ist eine Standardnachricht, in der die Zahlung für Waren oder Dienstleistungen gefordert wird, die unter den zwischen Verkäufer und Käufer vereinbarten Bedingungen geliefert wurden. D96A ist das bekannteste Versionsrelease und wird oft als INVOIC D96A abgekürzt. Es stammt aus dem Jahr 1996 und war das Release A der Version D.

Die EDIFACT-INVOIC-Richtlinie spezifiziert Segmente und Elemente, die für eine korrekte und vollständige INVOIC-D96A-Nachricht erforderlich sind. EDI-Lösungen können entweder ein EDI Cloud Service oder eine On-Premises-Lösung sein – sie senden, empfangen oder verarbeiten alle Arten von EDI-Nachrichten wie die Rechnungsnachricht. Um sicherzustellen, dass die elektronische Rechnung alle obligatorischen und vereinbarten Informationen enthält, müssen Sie den gemeinsam vereinbarten EDI-Standard einhalten.

Eine typische EDIFACT-INVOIC-D96A-Nachricht enthält:

Rechnungsnummer
Rechnungsdatum
Verweis auf die Sendung (Datum des Versands der einzelnen Artikel)
Zahlungsbedingungen
Spezifische Artikeldetails und Gebühren
Zuschläge/Rabatte

Normalerweise erstellt der Lieferant eine Rechnungsnachricht und sendet diese an den Kunden. Das System des Kunden, das die Nachricht empfängt, vergleicht sie mit der EDIFACT-INVOIC-Spezifikation und kann beim Empfang eine Funktionsbestätigung zurücksenden. Der Lieferant erhält dann eine Bestätigung, dass er die Rechnungsnachricht erhalten hat. Die Rechnungsdaten können anschließend dem ERP-System des Kunden hinzugefügt werden, um den neuen Rechnungsdatensatz zu erstellen.

EDIFACT-INVOIC- und REMADV-Nachricht

Basierend auf der Definition der Finanzprozesse könnte eine EDIFACT-REMADV-Nachricht als Folgebeleg EDIFACT INVOIC vom Kunden (Käufer) an den Lieferanten (Zahlungsempfänger) gesendet werden. Die REMADV-Nachricht oder Zahlungsavis enthält weitere Anweisungen in Bezug auf die Zahlung. Diese Informationen helfen den Lieferanten, die erhaltenen Zahlungen mit den von ihnen ausgestellten Rechnungen abzugleichen.

EDI-Workflow für die Verarbeitung der EDIFACT-INVOIC-Nachricht

Im Allgemeinen folgen die zwischen EDI-Handelspartnern ausgetauschten Dokumente einer typischen Abfolge von Geschäftsprozessen, die von der Art der Branche abhängen. Die folgenden Beispiele zeigen typische EDI-Workflows und verdeutlichen, wie die Rechnung in Verbindung mit anderen EDI-Nachrichtentypen verwendet wird.

Der ANSI-X12-Standard ist ein EDI-Standard, der in der NAFTA-Region weit verbreitet ist. EDIFACT- und VDA-Nachrichten sind in anderen Regionen wie der Europäischen Union oder Asien weiterverbreitet. Für den Austausch von Rechnungsinformationen können Sie auch den Standard ANSI X12 EDI 810 verwenden. In der Automobilindustrie sind auch die Standards EDI VDA 4906 und EDI VDA 4938 für die Übertragung von Rechnungsdaten gebräuchlich.

Das häufigste Problem beim Austausch von Rechnungsnachrichten sind falsche oder fehlende Daten. Übermittelte Daten in einer EDIFACT-INVOIC-Nachricht, die vom ERP-System des Kunden derzeit nicht erkannt werden, können zu einem Fehler führen.

Teile, die die Lieferung oder Bestellung betreffen, sind nicht im System vorhanden (falsche Referenz oder fehlend)
Preise oder Preiseinheiten sind nicht verfügbar
Die Referenznummer des Zahlungsempfängers oder Zahlers fehlt oder ist falsch

Erhebliche Entlastung der Mitarbeiter, da die Daten nicht von Hand eingegeben werden müssen

Vermeidung von Fehlern, da die Daten automatisch vom System und nicht durch menschliche Interaktion generiert werden

Die EDI-Rechnungsnachricht liegt direkt als elektronische Darstellung vor und kann in dieser Form schnell und einfach archiviert werden

Rechnungen werden sofort versandt und zugestellt

Sichere EDI-Protokolle (OFTP2, SFTP, AS2 oder über VANs) schützen die Vertraulichkeit während der Übertragung

Spezifische Vorteile für Lieferanten/Zahlungsempfänger

Transparenz und vollständiger Überblick über alle gesendeten und empfangenen Rechnungen
Empfangsbestätigung für Rechnungsinformationen

Spezifische Vorteile für den Kunden/Zahler

Rechnungsdaten sind schnell verfügbar, ohne dass diese manuell eingepflegt werden müssen, was Eingabefehler reduziert
Transparente Übersicht über zu bezahlende Sendungen

Wenn Sie über eine Modernisierung von EDI und Ihres Supply-Chain-Managements nachdenken, sollten Sie alle Optionen prüfen. SEEBURGER bietet Ihnen erweiterte Möglichkeiten, wie z. B. die Nutzung eines EDI Cloud Service in der SEEBURGER Cloud oder in Public-Cloud-Umgebungen (Google, Azure, AWS, etc.) oder als Inhouse-Betrieb on-Premises.