Was ist eine ANSI-X12-EDI-810-Nachricht?

Die ANSI-X12-EDI-810-Nachricht stellt eine elektronische Rechnung dar, die zwischen Lieferanten und ihren Kunden ausgetauscht wird. Die EDI-810-Nachricht basiert auf dem ANSI-X12-Standard und wird in verschiedenen Branchen eingesetzt, z. B. in der Automobilindustrie oder im Einzelhandel.

Partner können die ANSI-X12-EDI-810-Nachricht verwenden, um automatisch Rechnungsinformationen auszutauschen und die Rechnungen direkt mit den repräsentativen Aufträgen abzugleichen. Dazu besteht die ANSI-X12-EDI-810-Nachricht aus Segmenten, die Abrechnungsinformationen für die ausgetauschten Materialien/Dienstleistungen und Informationen über Absender und Empfänger enthalten. Damit soll die EDI-810-Nachricht die papiergebundene Rechnung ersetzen, wenn die Partner über EDI (Electronic Data Interchange) kommunizieren.

Die ANSI-X12-EDI-810-Richtlinie spezifiziert Segmente und Elemente, die für den korrekten Aufbau einer EDI-810-Nachricht verwendet werden müssen. EDI-Funktionen – sei es eine On-Premises-Lösung oder ein EDI-Cloud-Service – senden, empfangen und verarbeiten EDI-Nachrichten wie die EDI 810. Um eine hohe Qualität des elektronischen Rechnungsprozesses zu gewährleisten, ist es zwingend erforderlich, die ANSI-810-Standards einzuhalten.

Eine typische ANSI-X12-EDI-810-Nachricht enthält:

Rechnungsnummer
Rechnungsdatum
Verweis auf den Versand (Datum des Versands der einzelnen Artikel)
Zahlungsbedingungen
Die tatsächlich berechneten Positionen
Zuschläge/Rabatte

ISA*00* *00* *08*SENDER *08*RECEIVER *231014*1507*U*00401*000000001*0*P*>~
GS*IN*APP SENDER*APP RECEIVER*20231014*1507*0001*X*004010~
ST*810*0001~
BIG*20231014*INVOICE1*20231014*ORDER1~
REF*IA*VENDOR ID~
N1*SU*SUPLIER NAME*ZZ*11222333~
N1*ST*SEEBURGER AG*ZZ*00000085~
N3*EDISONSTRASSE 1~
N4*BRETTEN**75015*DE~
ITD*08*3*1**30*******CHK~
FOB*PP~
IT1**420*CA*15.6**UP*123456789*IN*987654321~
PID*F****DESCRIPTION~
TDS*655200~
ISS*420*CA~
CTT*1~
SE*15*0001~
GE*1*0001~
IEA*1*000000001~

ANSI X12 810 — Typisches Workflow-Beispiel aus der Automobilbranche

Die EDI-810-Nachricht wird vom Lieferanten erstellt und an den Kunden gesendet. Das Empfängersystem auf Kundenseite validiert die Nachricht anhand der ANSI-X12-EDI-810-Spezifikationen und sendet nach erfolgreichem Empfang eine Funktionsbestätigung (Nachrichtentyp ANSI X12 997) zurück. Die Funktionsbestätigung bestätigt dem Lieferanten den Empfang der Rechnungsnachricht. Im nächsten Schritt werden die EDI-810-Daten an das ERP-System des Kunden weitergeleitet, wo sie als neuer Rechnungsdatensatz angezeigt werden.

ANSI-X12-EDI-810-Nachricht und ANSI X12 EDI 820

Aufgrund der Definition der Finanzprozesse ist es möglich, dass eine ANSI-X12-EDI-820-Nachricht als Folgebeleg zur ANSI-810-Nachricht vom Kunden (Käufer) an den Lieferanten (Zahlungsempfänger) gesendet wird. Die EDI-820-Nachricht oder Remittance Advice enthält weitere Anweisungen, wie die Zahlung ausgeführt wird. Diese Informationen helfen den Lieferanten, die erhaltenen Zahlungen mit den von ihnen ausgestellten Rechnungen abzustimmen.

EDI-Workflow für die Verarbeitung der ANSI-X12-EDI-810-Nachricht

Im Allgemeinen folgen die Dokumente, die zwischen EDI-Handelspartnern ausgetauscht werden, einer typischen Abfolge von Geschäftsprozessen, die von der Art der Branche abhängt. Die folgenden Abbildungen zeigen, welche Rolle der ANSI-X12-EDI-810-Standard spielt und welche anderen Nachrichtentypen in einem Produktions- oder Handelsszenario verwendet werden:

Der ANSI-X12-Standard ist ein in der NAFTA-Region weit verbreiteter EDI-Standard. EDIFACT- und VDA-Nachrichten sind in anderen Regionen wie der Europäischen Union oder Asien weiter verbreitet. Für den Austausch von Rechnungsdaten können Sie den EDIFACT INVOIC-Standard verwenden. In der Automobilindustrie werden auch die Standards VDA4906 und VDA4938 für den Austausch von Rechnungsdaten verwendet.

Häufige Probleme, die beim Austausch von Rechnungsnachrichten auftreten, beruhen auf falschen oder fehlenden Daten. Werden in einer ANSI-X12-EDI-810-Nachricht Daten übermittelt, die im ERP-System des Lieferanten nicht bekannt sind, führt dies zu einem Fehler im Verarbeitungsprozess. Typische Probleme im Zusammenhang mit EDI-810-Nachrichten sind:

Teile betreffend Lieferung oder Bestellung fehlen (fehlende oder falsche Referenz)
Preise oder Preiseinheiten fehlen
Zahlungsempfänger oder Zahler-Referenz ist falsch oder fehlt

Enorme Entlastung der Mitarbeiter

da die Daten nicht mehr manuell abgetippt werden müssen

Vermeidung von Fehlern

da die Daten automatisch vom System generiert werden, ohne dass ein Mensch eingreifen muss

Beim Versand als EDI-Nachricht liegen die Rechnungen direkt als elektronische Informationen vor

sodass die Archivierung schnell und einfach erfolgen kann

Rechnungsinformationen werden sehr schnell ausgetauscht

Die Verwendung sicherer EDI-Protokolle (AS2, OFTP2, SFTP oder über VANs) gewährleistet den vertraulichen Austausch von Rechnungsdaten

Spezifische Vorteile für Lieferanten/Zahlungsempfänger

Transparente Übersicht, welche Rechnungen ausgestellt worden sind
Empfangsbestätigung stellt sicher, dass die Rechnungsinformationen erfolgreich gesendet und vom Zahlungspflichtigen empfangen wurden

Spezifische Vorteile für den Kunden/Zahler

Rechnungsdaten sind schnell verfügbar und müssen nicht manuell eingegeben werden, was Eingabefehler reduziert
Transparente Übersicht über zu bezahlende Sendungen

Wenn Sie sich mit dem Gedanken beschäftigen, eine veraltete EDI-Lösung, mit der Sie bisher gearbeitet haben, abzulösen, sollten Sie alle Optionen evaluieren, wie Sie Ihre EDI-Lösung auf die nächste Stufe heben wollen. SEEBURGER bietet Ihnen alle Möglichkeiten: On-Premises als Inhouse-Betrieb oder als EDI-Cloud-Service in der SEEBURGER Cloud oder Public-Cloud-Umgebungen wie Google, Azure, AWS etc.