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Was Sie über E-Invoicing wissen sollten

Das Thema E-Invoicing ist in aller Munde. Digitalisierte Rechnungsprozesse versprechen enorme Kosteneinsparungen zwischen 60 und 80 Prozent im Vergleich zum papierbasierten Rechnungsprozess. Als positive Nebeneffekte werden Erfassungsfehler reduziert, Durchlaufzeiten verkürzt und Skontoerträge gesteigert. Außerdem wird E-Invoicing vermehrt gesetzlich verpflichtend (z. B. europäische Richtlinie 2014/55/EU).

Doch was genau ist eine elektronische Rechnung, was sind die Herausforderungen beim E-Invoicing, welche Bestandteile sollte eine E-Invoicing-Lösung haben und was ist eigentlich Peppol? Diese und weitere Fragen beantwortet der nachfolgende Leitfaden zum Thema E-Invoicing.

Was ist eine elektronische Rechnung?

Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt, übertragen und empfangen wird. Dabei wird unterschieden zwischen

  • strukturierten Daten (z. B. EDI, XML),
  • unstrukturierten Daten (z. B. Rechnungen im PDF-/TIF-JPEG-/Word-Format oder E-Mail-Text) und
  • hybriden Daten (z.B. ZUGFeRD oder Factur-X).

Als Übertragungs-/ Empfangswege stehen u. a. E-Mail, DE-Mail, E-Post, Computer-Fax, Fax-Server, Web-Download, Peppol oder Webservice zur Verfügung. In Papierform eingegangene und in elektronische Formate umgewandelte Rechnungen fallen nicht unter die Definition der elektronischen Rechnung nach dem Umsatzsteuergesetz.

Es ist nicht sehr effizient, eine digitale Rechnung auf Papier zu drucken, zu kuvertieren, zu frankieren und zu versenden – nur um sie vom Empfänger manuell erfassen und wieder digitalisieren zu lassen, bevor sie schließlich gebucht und bezahlt werden kann.

Ein solcher Prozess ist komplex,  teuer und nicht sehr umweltfreundlich (Papier, Transport). Dies wurde auch vom Gesetzgeber erkannt und am 01. Juli 2011 wurde die elektronische Rechnung der Papierrechnung gleichgestellt. Seitdem können elektronische Rechnungen auch ohne elektronische Signatur und zum Beispiel einfach per E-Mail verschickt werden.

Doch welche Formen und Arten der E-Rechnungen gibt es?

Als Reaktion auf die europäische Richtlinie 2014/55/EU definiert der Gesetzgeber eine elektronische Rechnung im Gesetz zur Förderung der elektronischen Verwaltung wie folgt:
Eine Rechnung ist elektronisch, wenn

  1. sie in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und
  2. das Format die automatische und elektronische Verarbeitung der Rechnung ermöglicht.

Quelle: §4a Abs. 2 EGovG

Der einfache Versand von Rechnungen als PDF-Dateien erfüllt diese Anforderungen nicht, da die Empfänger die bildlichen PDF-Dateien nicht automatisch verarbeiten können. Stattdessen erwarten Empfänger, dass elektronische Rechnungen in einem strukturierten Format vorliegen, das sie maschinell lesen können.

Strukturierte Rechnungsformate in ihrer reinen Form, sogenannte EDI-Daten (EDI = Electronic Data Interchange), sind für den Menschen nicht lesbar. Die Empfänger müssen daher zunächst die strukturierten elektronischen Rechnungen für die interne Rechnungsprüfung, Freigabe und anschließende Archivierung visualisieren.

Hybride Rechnungsformate vermeiden diesen Nachteil, indem sie das maschinenlesbar strukturierte Format und die menschenlesbare visuelle Darstellung kombinieren. Technisch kann dies etwa durch die Einbettung einer XML-Struktur in eine PDF-Datei erreicht werden. Abbildung 1 zeigt z. B. eine ZUGFeRD-Rechnung, die ein menschenlesbares PDF mit strukturierten Rechnungsdaten im XML-Format enthält.

Digitalisierung mit E-Invoicing – zukunftssicher ins digitale Zeitalter

Prognosen sind schwierig, insbesondere, wenn sie die Zukunft betreffen. Diese Mark Twain zugeschriebene Binsenweisheit gilt natürlich auch für das E-Invoicing, allerdings ist es weniger eine Frage des "Ob", sondern vielmehr des "Wann" die elektronische Rechnungstellung die Papierrechnung auf breiter Front verdrängt haben wird.

Die Entwicklung ist jedenfalls eindeutig und die Europäische Kommission hat bereits alles Notwenige getan, um dieser Entwicklung weiter Vorschub zu leisten, indem sie die elektronische Rechnungsstellung nach und nach verpflichtend vorschreibt. Wurden in 2017 noch 70 % aller Rechnungen per Papier ausgetauscht und 22 % in Form nicht elektronisch weiter-verarbeitbarer, bildlicher PDF-Dateien, so haben sich die Mehrheitsverhältnisse mittlerweile umgekehrt. Inzwischen beträgt der Anteil der strukturierten und hybriden Rechnungsformate mehr als 50 %. Und die Erwartung ist, dass sich dieser Trend ganz klar fortsetzt und der Anteil an Papierrechnungen und bildhaften PDF-Rechnungen auf ein Minimum reduzieren wird.

Dabei gehört Deutschland keineswegs zu den Vorreitern in Sachen elektronischer Rechnungsstellung. Im Gegenteil, hier laufen die südeuropäischen Länder wie Italien, Spanien, Kroatien, aber auch Ungarn und Skandinavien Deutschland bei der Umsetzung der europäische Richtlinie 2014/55/EU den Rang ab. Nichtsdestotrotz hat sich auch in Deutschland die elektronische Rechnung in der öffentlichen Verwaltung seit 2020 und 2021 auf breiter Front durchgesetzt und Unternehmen sind gut beraten, sich zeitnah mit entsprechenden digitalen Lösungen für das E-Invoicing zu rüsten, falls noch nicht erfolgt.

  1. Seit 1. Juli 2011 können Rechnungen auch ohne elektronische Signatur per E-Mail oder im E-Invoicing-Verfahren übermittelt werden. Man kann digitale Signatur nutzen, MUSS es aber nicht mehr. Papier- und elektronische Rechnungen sind seit dem 1. Juli 2011 umsatzsteuerrechtlich gleich zu behandeln
  2. 26.06.2013: Vorschlag für EU-Richtlinie
  3. 16.04.2014: Richtlinie über elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen
  4. Seit 2018 sind öffentliche Verwaltungen verpflichtet, E-Rechnungen anzunehmen und zu verarbeiten (B2G)
  5. Seit 2020 sind E-Rechnungen auch zwischen Unternehmen (B2B) an den Bund und an bestimmte Bundesländer Pflicht

Der größte Treiber beim Thema E-Invoicing ist der Gesetzgeber

Sind Sie Lieferant des öffentlichen Sektors? Ist Ihr Unternehmen international tätig? Wenn Sie eine dieser beiden Fragen mit ja beantworten, ist es sehr wahrscheinlich, dass Sie entweder bereits heute oder in naher Zukunft elektronische Rechnungen versenden müssen.

Trotz der enormen Einsparungspotenziale durch die Digitalisierung des Rechnungseingangs sowie Rechnungsausgangs ist der Treiber des E-Invoicing der Gesetzgeber.

Die EU-Norm 2014/55 regelt die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen und verpflichtete über 300.000 öffentliche Administrationen in EU-Ländern seit 2018 ihre Systeme und seit 2019 Prozesse fit für das E-Invoicing zu machen. Da typischerweise 45 bis 65 Prozent aller Unternehmen eines Landes Lieferanten des öffentlichen Sektors sind, hat die besagte EU-Norm eine große Hebelwirkung für das E-Invoicing. Lieferanten von öffentlichen Auftraggebern müssen überwiegend elektronische Rechnungen mit strukturierten Daten stellen.

24 von 28 EU-Ländern (Stand Februar 2020)

  • haben eine Lösung für die elektronische Rechnungsstellung im B2G-Bereich eingeführt,
  • bieten Lieferanten eine elektronische Rechnungsstellung an oder
  • verlangen bereits eine Lösung für die elektronische Rechnungsstellung im B2G-Bereich.

Immer mehr Staaten fordern E-Invoicing: Die Hauptursache für die wachsende Zahl von Rechnungsstellungs- beziehungsweise E-Invoicing-Vorschriften ist trivial:

Die Regierungen suchen verstärkt nach neuen Wegen, ihre Steuergesetze durchzusetzen und mehr von der erwarteten Mehrwertsteuer einzunehmen. Aus dem VAT GAP Report 2021 geht hervor, dass den EU-Mitgliedsstaaten im Jahr 2021 schätzungsweise 134 Milliarden Euro Mehrwertsteuereinnahmen entgangen sind – oder relativ ausgedrückt 11,2 % der gesamten erwarteten Mehrwertsteuer. Die sogenannte Steuerlücke zwischen der erwarteten Mehrwertsteuer (auch bekannt als die theoretische Gesamtsteuerschuld „VAT Total Theoretical Liability“, abgekürzt als "VTTL") und der tatsächlich erhobenen Mehrwertsteuer wird wahrscheinlich ihren rückläufigen Trend fortsetzen und 2018 unter 130 Milliarden Euro und 10 % der VTTL fallen.

Angesichts angespannter Länderhaushalte und abflachenden Wirtschaftswachstums wird die Motivation in den EU-Mitgliedstaaten, mehr von der zu erwartenden Steuer auch tatsächlich einzunehmen, sicherlich weiter steigen.

Dies gelingt am einfachsten, indem die Steuerbehörden alle Unternehmen, die innerhalb ihrer Landesgrenzen tätig sind, dazu verpflichten, sämtliche Rechnungen elektronisch bereitzustellen und – wie in einigen Ländern bereits umgesetzt – entweder die ganze Rechnung oder zumindest die darin enthaltenen Umsatzsteuerinformationen elektronisch und in Echtzeit an die Steuerbehörden zu melden.

Was sind die Vorteile von E-Invoicing?

Der Hauptvorteil von E-Invoicing liegt im enormen Einsparungspotential, welches die Einführung der elektronischen Rechnungen in Unternehmen mit sich bringt. Druck und Versandkosten fallen weg, Rechnungen können schneller zugestellt werden und Fehler bei der Eingangsrechnungsverarbeitung werden immer mehr reduziert. Liegt ein Bestellbezug zu einer eingehenden Rechnung vor, kann diese vollautomatisiert verbucht werden. Außerdem verkürzt der Einsatz von E-Invoicing die Zeit von der Rechnungsstellung bis zur Bezahlung und erhöht damit die Liquidität.

Alle Vorteile von E-Invoicing im Überblick:

Geringere Kosten und schneller ROI

Mit der Umstellung auf E-Invoicing entfallen 60 bis 80 % der Prozesskosten je Rechnung.

Effizientere Prozesse und höhere Compliance

Effizientere und transparentere Prozesse bei der Abwicklung Ihrer Rechnungen und einfacheres Einhalten gesetzlicher Anforderungen.

Mehr Sicherheit

Sicherer Austausch aller Rechnungen durch verschlüsselte Übertragungsverfahren.

Besserer Cashflow

Sofortige Zustellung der Rechnungen verkürzt den Zeitraum bis zur Zahlung und sorgt für verbesserten Cashflow.

Komplette Transparenz und schnelle Buchung

Automatisierte Abwicklung eingehender Rechnungen mit workflowbasierten Freigabeprozessen sorgt für komplette Transparenz und schnellere Buchungen der Rechnungen.

Erfüllung gesetzlicher Anforderungen

Einhaltung gesetzlicher Vorschriften im Bereich B2B- und B2G-E-Invoicing sowie auch bei B2T-Real-Time.Reporting.

E-Invoicing für den Rechnungsausgang

Erstellung und Versand von Papierrechnungen sind hochgradig manuelle und wenig effiziente Unternehmensprozesse. Diese verursachen hohe Kosten und führen zu Fehlern und Zahlungsverzug.

Ein digitalisierter Rechnungsausgang durch E-Invoicing optimiert diese internen Prozesse, spart Kosten, erhöht die Transparenz der innerbetrieblichen Prozesse und verbessert die Ökobilanz. Unternehmen können dadurch die Kundenbindung verbessern und sich Marktchancen und Wettbewerbsvorteile sichern.

Der Prozess beim digitalen Rechnungsausgang lässt sich vereinfacht in vier Schritte unterteilen: Eingang, Aufbereitung, Portal und Übergabe/Export.

Nach Erstellung der Rechnungen mit einem ERP-System wird die Ausgangsrechnung über eine Schnittstelle automatisiert an die E-Invoicing-Lösung für den digitalen Rechnungsausgang übergeben.

E-Invoicing im Rechnungseingang

E-Invoicing ist die Verarbeitung eingehender Rechnungen in einem durchgehenden, automatisierten Prozess: von der Erfassung der Rechnungseingänge bis zur abschließenden Buchung.

Der Prozess beim digitalen Rechnungseingang lässt sich vereinfacht in drei Schritte unterteilen: Eingang, Aufbereitung und Bearbeitung.

Eingang: Die Rechnungen werden automatisiert über verschiedene Eingangskanäle empfangen. Dies sind:

  1. EDI-Rechnungen
  2. Hybride Rechnungen, wie z. B. ZUGFeRD
  3. PDF-Rechnungen
  4. Gescannte Papierrechnungen

Aufbereitung

Nach dem Rechnungseingang werden die Rechnungsinhalte in einen internen Standard umgewandelt. Elektronische Rechnungen, welche bereits strukturierte Daten enthalten, werden konvertiert. Eingescannte Papierrechnungen und PDF-Rechnungen werden mittels einer OCR-Texterkennungs-Software identifiziert und ihre Inhalte extrahiert.

Bearbeitung

Die aufbereiteten Rechnungsdaten werden mit Kreditorstamm-, Bestell- und Wareneingangsdaten des ERP-Systems angereichert und automatisch hinsichtlich Bestellbezug, Mengen- und Preisabweichungen oder landesspezifischen Regeln geprüft. Bestenfalls können Rechnungen automatisch zur Buchung übergeben werden. Alle anderen Rechnungen müssen an einen integrierten Klärungs- oder Freigabeprozess geleitet werden.

Alle Schritte, die eine Rechnung im Prüfungsprozess durchläuft, werden protokolliert, um den gesetzlichen Anforderungen zu genügen (GoBD). Der für die Buchung benötigte Rechnungsinhalt wird an das ERP-System des Kunden übertragen. Die Rechnung, Anlagen im Bearbeitungsprozess, Konvertierungs- und Bearbeitungsprotokolle müssen revisionssicher gemäß geltenden Landesanforderungen archiviert werden.

Machen Sie den Self-Check: Wie digital ist Ihr Rechnungseingang?

Globales E-Invoicing

International tätige Unternehmen sind aufgrund staatlicher Vorgaben zunehmend dazu verpflichtet, ihre Rechnungen elektronisch zu erstellen und zu versenden. Doch in jedem Land gelten andere rechtliche Regelungen. Entsprechende E-Invoicing-Regelungen gibt es bereits in mehr als 65 Ländern weltweit; und ihre Zahl steigt.

In vielen Ländern führt die Heterogenität der jeweiligen Vorschriften und lokalen Besonderheiten im Rahmen der elektronischen Rechnungsstellung, bezogen auf akkurate und aktuelle Daten, Sicherheitsanforderungen, Systemintegration, Statusmonitoring, Dokumentation usw., zu hoher Komplexität.

Grundsätzlich gibt es zwei Arten von Prüfmodellen für die elektronische Rechnungstellung, allgemein bekannt als Clearance- und Post-Audit-Modelle.

Post-Audit

Die Vorschriften der einzelnen Länder legen eine Mindestdauer fest, über die elektronische Versionen der Rechnungen für eine mögliche automatisierte Prüfung aufbewahrt werden müssen. Zurzeit wird in der EU das Post-Audit-Verfahren noch überwiegend angewendet.

Doch die Abkehr vom zeitlich stark verzögerten Post-Audit-Verfahren und Neuorientierung hin zu einem zentral regulierten E-Invoicing-Modell und transaktionsbasierten Steuermeldungen und Kontrollen in (nahezu) Echtzeit, sogenannte Clearance-Verfahren, die auch als Continuous Transaction Controls („CTC“ oder „CTCs“) bezeichnet werden, verfestigt sich zunehmend in der EU.

Continuous Transaction Controls zur Reduzierung der Steuerlücke

Die Bekämpfung von Steuerbetrug und Steuerflucht unter gleichzeitigem Druck stagnierendem Wirtschaftswachstums, steigender Staatsausgaben und Inflation erhöht die Motivation der EU-Mitglieder zur raschen Implementierung von Continuous Transaction Controls.

Durch E-Invoicing und E-Reporting in Echtzeit soll die Steuerlücke in Höhe von 134 Mrd. € im Jahr 2019 (VAT Gap Report der Europäischen Kommission von 2021) zukünftig reduziert werden.

EU-weite Standardisierung und Harmonisierung der CTCs – aktueller Stand
Das EU-Parlament forderte in einer Plenarsitzung vom 10. März 2022 die EU-Kommission zur unverzüglichen Umsetzung eines EU-weiten, harmonisierten E-Invoicing-Standards bis 2022 auf. Dabei soll das E-Invoicing eine definierte Rolle beim real-time E-Reporting einnehmen und sukzessiv eine E-Invoicing-Pflicht bis 2023 eigeführt werden, um die Compliance-Kosten der Unternehmen maßgeblich durch staatlich betriebene oder zertifizierte Systeme zu verringern.1

Dieses Bestreben zur EU-weiten Standardisierung und Harmonisierung der CTCs beim E-Invoicing und E-Reporting ist sehr zu begrüßen.

Fehlende, länderübergreifende CTC-Standards in der Praxis
Bisher fielen die Clearance-Verfahren zum Leidwesen vieler multinationaler Unternehmen von Land zu Land sehr unterschiedlich aus. Denn der Fokus bestehender CTC-Modelle liegt meist auf dem Inland, und dient zuerst dem Staatsinteresse der Steueroptimierung. Untergeordnet berücksichtigen bestehende CTCs beispielsweise folgende Aspekte:

  • Anwenderfreundlichkeit
  • Unterstützung indirekter Steuerkontrollen für grenzüberschreitende und länderübergreifende Operationen
  • Harmonisierung zur Wiederverwendbarkeit für andere Länder durch Anwendung bestehender Standards für Formate, Austausch und Interoperabilität
  • Businessbeschleunigung und Supply-Chain-Optimierung durch effiziente End-to-End-Integration der elektronischen Rechnungsdaten beim Erstellen, Austauschen, Empfangen und Weiterverarbeiten über alle Unternehmensgrößen hinweg

Trend zur Einführung von CTC-Systemen
Der Trend zu CTC-Anforderungen gewinnt an Fahrt. Bei CTCs verlangen Länder von den Wirtschaftssubjekten, dass sie Rechnungsdaten direkt aus ihren Transaktionsprozessen an die Systeme und Portale der Steuerbehörden melden, um die regelmäßigen MwSt-Erklärungen zu ergänzen oder sogar zu ersetzen. Die Anforderungen an E-Invoicing und elektronische Reporting, das sogenannte „E-Reporting“ von Rechnungsdaten in (nahezu) Echtzeit an die Steuerverwaltung zu Meldezwecken, werden häufig als kontinuierliche Transaktionskontrollen (CTC) und als transaktionsbasierte Steuermeldungen bezeichnet. Diese Echtzeitsteuerung der transaktionsbasierten Meldungen beinhalten nicht selten digitale Signaturen, eindeutige Belegreferenznummern und QR-Codes. CTC-Anforderungen an die Wirtschaftsteilnehmer bestehen z. B. in Mexiko, Brasilien, Italien, der Türkei, Portugal, Spanien und Ungarn.

In Europa und in Asien hat der CTC-Trend, der seinen Ursprung in Lateinamerika hat, erst begonnen.

Bestehende E-Invoicing- und CTC-Modelle
Bestehende E-Invoicing- und CTC-Modelle lassen sich, wie von einer Expertengruppe im Dokument „A Next Generation Model for Electronic Tax Reporting and Invoicing“ dargestellt wurde, wie folgt kategorisieren:

  1. Interoperability-Model
  2. Real-time Invoice-Reporting-Model
  3. Clearance-Model
  4. Centralised Exchange-Model
  5. Decentralised CTC and Exchange

Interoperability-Model
Der Austausch der Rechnungen zwischen den Handelspartnern ist standardisiert über Formate, Inhalte, Teilnehmerverzeichnisse, Austauschprotokolle und Interoperabilitätskriterien zwischen den zertifizierten Providern. Eine Einbindung der Steuerbehörden oder deren Plattform erfolgt, wie beispielsweise beim traditionellen Peppol-4-Ecken-Modell, nicht.

Real-Time Invoice-Reporting-Model
Das Steuersubjekt meldet die Rechnung oder eine Teilmenge davon an eine Regierungsbehörde kurz nach der Ausstellung und dem Austausch der Rechnung zwischen den Handelsparteien. Der Austausch der Rechnungen zwischen den Handelspartnern ist nicht reguliert.

Clearance-Model
Prüfung und Clearance der Rechnung erfolgen über die zentrale Plattform der Steuerbehörde. Ggf. dürfen nur zertifizierte Provider die Kommunikation mit der Plattform ausführen. Der Austausch der Rechnungen zwischen den Handelspartnern ist nicht reguliert.

Centralised Exchange-Model
Prüfung, Clearance sowie Austausch der Rechnung erfolgen über die zentrale Plattform der Steuerbehörde.

Decentralised CTC- and Exchange-Model: “DCTCE”
Wie beim Interoperability-Model wird beim DCTCE-Modell auf ein dezentrales Netz aus zertifizierten Providern gesetzt, das Anwenderfreundlichkeit, Investitionsschutz, Interoperabilität, Wiederverwendbarkeit von Lösungen in anderen Ländern sowie eine durch die zertifizierten Provider sichergestellte Anbindung der ggf. bereits bestehenden oder sich im Aufbau befindlichen Plattformen der Steuerverwaltungen vorsieht. Ein Beispiel für ein DCTCE-Modell ist das neue Peppol Continuous Transaction Controls Reference Model. Dieses ist ein Peppol-basiertes 5-Ecken-Modell, welches Interoperability (bekannt aus dem klassischen Peppol-4-Ecken-Modell mit den vier Ecken: 1. Lieferant, 2. Access Point vom Lieferanten, 3. Access Point vom Kunden, 4. Kunde) mit der Anbindung der Steuerplattformen (Ecke Nr. 5) in einem Modell vereint.

Internationale Vorschriften ändern sich in einer rasanten Geschwindigkeit. Länder, welche E-Invoicing in irgendeiner Form fordern, nehmen stetig zu und zahlreiche Regulierungsdetails einzelner Länder, welche es zu beachten gibt, steigern die Komplexität des E-Invoicing für international tätige Unternehmen.

Eine der größten Herausforderungen im internationalen Geschäft ist es dabei, mit den regulatorischen Veränderungen Schritt zu halten. Unsere Blogs zu Ländern sind stets aktuell:

Belgien Ein Gesetzesentwurf schafft in Belgien Bedingungen für ein B2B-E-Invoicing-Mandat. Dieses verpflichtet Gegenparteien, E-Rechnungen zu senden, zu empfangen und zu verarbeiten.
Brasilien Brasilien hat bereits 2005 ein Total-Clearance-Modell für E-Invoicing eingeführt. Bevor Lieferanten eine Rechnung an ihre Kunden ausstellen können, müssen sie diese zuerst an eine "ok-to-issue"-Clearance-Plattform der Steuerbehörden übermitteln.
Deutschland Seit November 2020 ist die Verwendung von XRechnung im B2G-Sektor in Deutschland verpflichtend.
Europa Am 10. März 2022 hat das Europäische Parlament (EP) im Plenum eine Resolution zum Aktionsplan der Europäischen Kommission (EK) für gerechte und unkomplizierte Steuern zur Förderung der wirtschaftlichen Erholungsstrategie (2020/2254(INL)) verabschiedet. 2022 stellte die Komission den ersten Entwurf zu ViDA vor.
Finnland Seit 2010 ist die Nutzung von Business-to-Government- (B2G) E-Invoicing in Finnland sogar verpflichtend. Dabei setzt das Land auf die spezifischen Formate Finvoice und TEAPPSXML sowie ein 4-Corner-Zustellungsmodell.
Frankreich Frankreich plant die Ausweitung des derzeitigen B2G-Mandats für die elektronische Rechnungsstellung auf B2B-Rechnungen. Die Verpflichtung erfolgt in mehreren Wellen und richtet sich nach der Größe des Unternehmens. Ab einem bestimmten Zeitpunkt wird CTC-B2B-E-Invoicing und -E-Reporting für alle Unternehmen verbindlich. Rechnungen an die öffentliche Verwaltung (B2G) werden über die Plattform Chorus Pro verschickt. Erfahren Sie mehr in unserem Whitepaper.
Griechenland Die öffentlichen Auftraggeber in Griechenland sind seit 2020 verpflichtet, Rechnungen in einem EN-konformen Format entgegenzunehmen. E-Rechnungen müssen an die MyDATA-Plattform gesendet werden. Anerkannte Formate für Rechnungen an die Bundesregierung sind PEPPOL-UBL und ebInterface.
Großbritannien Seit 2019 ist die elektronische Meldung von mehrwertsteuerrelevanten Daten an die Steuer- und Zollbehörde „HMRC“ – der sogenannte Move To Digital 'MTD' für Unternehmen – in Großbritannien obligatorisch. NHS-Zulieferer und deren Lieferanten sind angehalten, Peppol- oder GS1-Standars für die elektronische Beschaffung einschließlich der elektronischen Rechnungsstellung anzuwenden.
Indien Seit 2020 wird das Berichtssystem für die elektronische Rechnungsstellung in Indien obligatorisch genutzt. Es basiert auf dem neuen Invoice Reporting Portal (IRP) für die Registrierung von inländischen B2B- und B2G-Rechnungstransaktionen und Exportrechnungen. Seit 2022 müssen alle Steuerzahler die elektronische B2B-Rechnungsstellung gewährleisten.
Italien Seit 2019 müssen in Italien alle Inlandsrechnungen in einem definierten elektronischen Format (FatturaPA) ausgestellt und über ein staatlich betriebenes Rechnungsportal (SdI) ausgetauscht werden. Italien ging 2022 noch einen Schritt weiter und führte die „Crossboarder Invoice“ ein. Rechnungen, die von Italien in einen anderen EU-Staat verschickt bzw. von einem anderen EU-Staat in Italien empfangen werden, unterliegen der umsatzsteuerlichen Meldepflicht an das Rechnungsportal (SdI). 2020 hat Italien das E-Order-Mandat über die NSO-Plattform geschaffen, das für Lieferanten des nationalen Gesundheitssystems verpflichtend ist.
Japan 2022 ist die japanische E-Invoice Promotion Association (EIPA) dem Peppol-Netzwerk beigetreten. Seit dem 1. Oktober 2023 gilt ein neues System zur Verwendung von elektronischen Rechnungen für den Zweck des Vorsteuerabzugs.
Luxemburg Seit 2023 gilt die Verpflichtung zum B2G-E-Invoicing für Unternehmen jeder Größe. Dabei wird der Standard PEPPOL BIS Billing 3.0 verwendet, um eine einheitliche Basis für den Austausch von Rechnungsdaten zu schaffen.
Mexiko Seit dem Jahr 2017 hat Mexiko die CFDI-Version 3.3 ohne jegliche Modifikationen in Gebrauch. Der Begriff CFDI steht für „Comprobante Fiscal Digital por Internet“, was übersetzt so viel bedeutet wie „digitale Steuerbescheinigung über das Internet“.
Österreich Es besteht eine gesetzliche Verpflichtung für alle B2G-Lieferanten, die ihren Sitz in Österreich haben, ihre Rechnungen gemäß dem österreichischen IKT-Konsolidierungsgesetz (IKTKonG) in elektronischer Form zu übermitteln. Der nationale XML-Rechnungsstandard für Österreich ist ebInterface.
Polen In Polen ist B2G-E-Invoicing seit 2020 für Lieferanten verpflichtend. Im Januar 2022 startete in Polen die KSeF-Plattform („Krajowego Systemu e-faktur“) auf freiwilliger Basis für die elektronische B2B-Rechnung. Die B2B-E-Invoicing-Pflicht beginnt voraussichtlich am 01.07.2024.
Portugal In Portugal übernimmt die eSPAP (Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública) die wichtige Rolle als Koordinierungsstelle bei der Einführung der elektronischen Rechnungsstellung. Seit 2019 sind anerkannte Formate an die öffentlichen Verwaltungen UBL 2.1 „CIUS-PT“ und CEFACT „CIUS-PT“ verpflichtend vorgeschrieben.
Rumänien Seit dem 1. Juli 2022 müssen B2B-Lieferungen mit Hochrisikoprodukten über das e-Factura-System laufen – unabhängig davon, ob ihre Käufer im rumänischen Register für elektronische Rechnungen registriert sind.
Saudi-Arabien 2021 startete die erste der Roll-Out-Phasen des E-Invoicing in Saudi-Arabien (FATOORAH). Das E-Invoicing-Mandat umschließt die„Standard Tax Invoices“ („Standardrechnungen“ für B2B und B2G) und „Simplified Tax Invoices“ („vereinfachte Rechnungen“ für B2C-Transaktionen) sowie die mit jeder der beiden Rechnungsarten verbundenen Belastungs- oder Gutschriftsanzeigen.
Schweiz Die elektronische Rechnungsstellung existiert in der Schweiz seit mehr als zwei Jahrzehnten. Die Schweiz rät offiziell die Nutzung eines hybriden Rechnungsformats basierend auf dem dt./frz. Standard ZUGFeRD/Factur-X.
Serbien Seit 2022 ist die elektronische Rechnungsstellung in Serbien für B2G und B2B obligatorisch. „Sistem E-Faktura“ (SEF) ist eine vom serbischen Finanzministerium zur Verfügung gestellte IT-Lösung des Clearance-E-Invoicing-Modells für das Senden, Empfangen, Erfassen, Verarbeiten und Speichern von elektronischen Rechnungen.
Slowakei In der Slowakei ist das Informations- und Kommunikationssystem für elektronische Rechnungen „Informačný system elektronickej fakturácie“ (IS EFA) zum Austausch elektronischer B2G- und B2B-Rechnungen eingeführt. Seit April 2023 ist E-Invoicing an öffentliche Auftraggeber (B2G) verpflichtend. B2B- und B2C-Inlandstransaktionen sollen über IS EFA ab 2024 obligatorisch werden.
Spanien Bereits seit 2015 besteht in Spanien im B2G-Bereich E-Invoicing-Pflicht. Dieses wird voraussichtlich ab 2024 auf B2B ausgeweitet. Die autonome Region Baskenland unterhält nicht nur ein eigenes Steuersystem neben dem der spanischen Steuerbehörde. Mit Ticket BAI hat das Baskenland hat seit 1. Januar 2022 ein neues System zum E-Reporting von Rechnungen eingeführt.
Ungarn In Ungarn ist seit 2018 die elektronische Mehrwertsteuermeldung von Ausgangsrechnungen an das ungarische Steuersystem NAV (National Tax and Customs Administration, NTCA) unter bestimmten Bedingungen obligatorisch. Die nationale Steuer- und Zollverwaltung Ungarns (Nav Nemzeti Adoes Vamhivatai, kurz: NAV) bietet für diese Meldungen das sogenannte Online szamla-System IT-System/-Verfahren der ungarischen Finanzbehörde an.

Internationaler Standard für die elektronische Rechnungsstellung: Peppol

Peppol ist ein offenes, grenzübergreifendes Netzwerk. Durch eine einzige Schnittstelle ermöglicht Peppol den Austausch von elektronischen Beschaffungsdokumenten mit allen im Peppol-Netzwerk registrierten Partnern. Dabei umfasst Peppol nicht nur die elektronische Rechnungsstellung (E-Invoicing), sondern den gesamten Prozess von Ausschreibung und Beschaffung (E-Procurement). Selbstverständlich unterstützt Peppol auch die EU-Richtlinie 2014/55/EU zur elektronischen Rechnungsstellung im Rahmen öffentlicher Aufträge (Public eProcurement).

Um Teil des Peppol-Netzes zu werden, benötigen Sie eine Verbindung zu einem Peppol-Access-Point. Ein Peppol-Access-Point übernimmt die Rolle des sendenden und des empfangenden Access-Points und ermöglicht so den elektronischen Austausch von Dokumenten wie Katalogen, Bestellungen, Lieferavisen und insbesondere Rechnungen.

Erfahren Sie mehr über Peppol in unserem Leitfaden: Was ist Peppol?

Welches Betriebsmodell ist das optimale für Ihr E-Invoicing?

Eine der Vorüberlegungen zur Einführung der elektronischen Rechnung betrifft die Betriebsart der E-Invoicing-Lösung. Dabei sollten drei strategische Fragen im Vorfeld beantwortet werden:

Hosting:
Soll die E-Invoicing-Lösung im eigenen Rechenzentrum stehen oder soll der Betrieb an einen Rechenzentrumsbetreiber auslagert werden?

Betriebsart:
Soll die Lösung als Lizenzprodukt on-Premises oder als Cloud Service auf pay-per-use-Basis betrieben werden?

Standards und Formate:
Welche E-Invoicing-Standards und -Formate werden aktuell und ggf. in der Zukunft benötigt?

Haben maximale Kontrolle über Ihre Rechnungslegungs- und Abwicklungsprozesse für Sie höchste Priorität, bietet sich die klassische, auf Lizenzen basierte On-Premises-Installation an. Für größtmögliche Flexibilität bietet sich eine Cloud-Lösung an. Für die cloudbasierte Rechnungseingangsbearbeitung spricht noch mehr: schnelle Implementierung, einfache Integration und hohe Betriebssicherheit.

Im Unterschied zum flexiblen Cloud-Betrieb sind die Anschaffungskosten der Hard- und Software, sowie die Implementierung und technische Einrichtung, nur die Spitze des Eisbergs beim On-Premises-Betrieb. Die laufenden Kosten für Personal und Wartung einer On-Premises-E-Invoicing-Lösung sind nicht zu unterschätzen.

Zusammenfassung

In diesem Leitfaden haben Sie erfahren, was eine elektronische Rechnung ist, und warum E-Invoicing heute und zukünftig relevant ist. Treiber des E-Invoicing sind der Gesetzgeber und internationale Vorschriften. Doch auch die vielen Vorteile, insbesondere das Kosteinsparungspotential, machen das Thema E-Invoicing für Unternehmen interessant.

Manuelle Rechnungsausgangsprozesse werden durch Digitalisierung eliminiert und verkürzen somit die Forderungslaufzeit durch sofortige Zustellung immens.

Durch die Digitalisierung des Rechnungseingangs steigt die Verarbeitungsqualität, da manuelle Fehler vermieden werden können. Unsere Datenerhebungen zeigen außerdem, dass bereits ab 12.000 eingehenden Rechnungen pro Jahr die Kosten um bis zu 85 % durch den Einsatz von E-Invoicing reduziert werden – verglichen mit der konventionellen manuellen Rechnungsverarbeitung.

International tätige Unternehmen stehen vor der Problematik, die unterschiedlichen E-Invoicing-Standards unterstützen und verarbeiten zu können. Die Peppol-Initiative könnte dieser Problematik entgegensteuern, falls sie sich durchsetzen kann. Um den sich ständig ändernden Vorschriften Herr zu werden, empfiehlt sich der Einsatz einer cloudbasierten E-Invoicing-Lösung.

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