Was Sie über E-Invoicing wissen sollten
1. Executive Summary: E-Invoicing
E-Invoicing - die digitale Rechnungsstellung - gewinnt weltweit an Bedeutung. Unternehmen können durch digitalisierte Rechnungsprozesse Einsparungen von bis zu 80 Prozent gegenüber papierbasierten Prozessen erzielen. Zudem werden Eingabefehler reduziert, Durchlaufzeiten verkürzt und Skontoerträge erhöht. Nicht zuletzt wird E-Invoicing in vielen Ländern gesetzlich vorgeschrieben, unter anderem durch die EU-Richtlinie 2014/55/EU. Darüber hinaus stehen Unternehmen bei der Einführung von E-Invoicing vor verschiedenen Herausforderungen.
Doch was genau ist eine elektronische Rechnung? Welche Herausforderungen sind zu bewältigen? Welche Funktionalitäten sollte eine E-Invoicing-Lösung bieten? Und was hat es mit Peppol auf sich? Erfahren Sie mehr in unserem umfassenden Leitfaden zum Thema E-Invoicing und nutzen Sie die Vorteile digitalisierter Rechnungsprozesse für Ihr Unternehmen!
E-Rechnungspflicht in Deutschland ab 01.01.2025 – Ist Ihr Unternehmen vorbereitet?
Mit ZUGFeRD und XRechnung die gesetzlichen Anforderungen erfüllen.
Erfahren Sie mehr2. Was ist eine elektronische Rechnung?
Eine elektronische Rechnung wird vollständig digital erstellt, übermittelt und empfangen. Man unterscheidet zwischen
- Strukturierten Daten (z.B. EDI, XML)
- Unstrukturierten Daten (z.B. Rechnungen im PDF-, TIF-, JPEG- oder Word-Format oder als E-Mail-Text)
- Hybride Datenformate (z.B. ZUGFeRD oder Factur-X)
Rechnungen können auf verschiedenen Wegen übermittelt werden, z. B. per E-Mail, DE-Mail, E-Post, Computerfax, Faxserver, Web-Download, Peppol oder Webservice. Eingescannte Papierdokumente, die in ein elektronisches Format umgewandelt werden, gelten jedoch nicht als elektronische Rechnungen im Sinne des Umsatzsteuergesetzes.
Eine digitale Papierrechnung auszudrucken, zu kuvertieren, zu frankieren und zu versenden, nur um sie vom Empfänger wieder digitalisieren zu lassen, ist ineffizient, teuer und umweltschädlich. Die Gleichstellung der elektronischen Rechnung mit der Papierrechnung seit dem 1. Juli 2011 ermöglicht es, Rechnungen auch ohne elektronische Signatur zu versenden, z.B. per einfacher E-Mail.
Die europäische Richtlinie 2014/55/EU hat die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen verpflichtend eingeführt. Der deutsche Gesetzgeber definiert in § 4a Abs. 2 des Gesetzes zur Förderung der elektronischen Verwaltung (EGovG) eine elektronische Rechnung wie folgt:
Eine Rechnung ist elektronisch, wenn
- sie in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und
- dieses Format die maschinelle und elektronische Verarbeitung der Rechnung ermöglicht.
Der einfache Versand von Rechnungen als PDF-Datei erfüllt diese Anforderungen nicht, da PDF-Dateien lediglich ein Abbild der Rechnung enthalten, das nicht maschinell verarbeitet werden kann. Empfänger erwarten daher elektronische Rechnungen in einem strukturierten Format, das automatisiert ausgelesen und verarbeitet werden kann.
Strukturierte und hybride Rechnungsformate
Strukturierte Rechnungsformate, wie z.B. EDI-Daten (Electronic Data Interchange), bestehen aus reinen maschinenlesbaren Daten, die speziell für die elektronische Übertragung und maschinelle Verarbeitung entwickelt wurden. Diese Formate sind für Menschen nicht lesbar und müssen für die interne Prüfung, Freigabe und Archivierung in eine visuell verständliche Form gebracht werden.
Hybride Rechnungsformate kombinieren die Vorteile strukturierter maschinenlesbarer Formate mit einer für Menschen lesbaren Darstellung. Ein bekanntes Beispiel ist das ZUGFeRD-Format (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) oder das europäische Pendant Factur-X. Technisch wird dies durch die Einbettung eines strukturierten XML-Datensatzes in eine PDF-Datei erreicht. Damit kann der Empfänger die Rechnung sowohl automatisiert verarbeiten als auch manuell prüfen.
3. Digitalisierung mit E-Invoicing – zukunftssicher ins digitale Zeitalter
"Die einzige Konstante im Leben ist die Veränderung." Dieses Zitat des griechischen Philosophen Heraklit trifft auch auf das E-Invoicing zu. Dabei stellt sich nicht die Frage des "Ob", sondern des "Wann" die elektronische Rechnungsstellung die Papierrechnung endgültig ablösen wird.
Die Entwicklung ist klar: Die Europäische Kommission hat bereits entscheidende Maßnahmen ergriffen, um den Übergang zu beschleunigen, indem sie die elektronische Rechnungsstellung schrittweise zur Pflicht macht. In Deutschland erstellen bereits 72 Prozent der Unternehmen mindestens die Hälfte ihrer Rechnungen digital – ein deutlicher Anstieg im Vergleich zu 65 Prozent im Jahr 2020 und nur 41 Prozent vor sechs Jahren. Neben der Nutzung unstrukturierter PDF-Rechnungen, die nur schwer in digitale Prozesse integriert werden können, setzen immer mehr Unternehmen auf strukturierte Formate. Der Anteil der Unternehmen, die E-Rechnungen nach Standards wie EDI, ZUGFeRD oder XRechnung nutzen, liegt mittlerweile bei 45 Prozent. Zum Vergleich: Vor zwei Jahren waren es noch 30 Prozent und 2018 lediglich 19 Prozent.1
Deutschland gehört nicht zu den Vorreitern in der elektronischen Rechnungsstellung. Tatsächlich sind südeuropäische Länder wie Italien, Spanien und Kroatien sowie Ungarn und Skandinavien bei der Umsetzung der europäischen Richtlinie 2014/55/EU weiter fortgeschritten. Dennoch hat sich die elektronische Rechnung in der öffentlichen Verwaltung in Deutschland seit 2020 und 2021 zunehmend etabliert. Ab dem 1. Januar 2025 wird die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung auch auf den B2B-Bereich ausgeweitet, was einen weiteren Schritt in Richtung Digitalisierung für die deutsche Wirtschaft darstellt.
1 Bitkom-Studie 2022: Rechnungen werden digitaler, aber Belege kommen oft noch auf Papier | Presseinformation | Bitkom e. V.
4. Der größte Treiber beim Thema E-Invoicing ist der Gesetzgeber
Immer mehr Staaten fordern E-Invoicing: Die Hauptursache für die wachsende Zahl von Rechnungsstellungs- beziehungsweise E-Invoicing-Vorschriften ist trivial:
Die Regierungen suchen verstärkt nach neuen Wegen, ihre Steuergesetze durchzusetzen und mehr von der erwarteten Mehrwertsteuer einzunehmen.
Der Bericht 2023 analysiert die Mehrwertsteuerlücken (VAT-Gap-Report) in den 27 EU-Mitgliedstaaten für das Jahr 2021. Insgesamt verloren die 27 Mitgliedstaaten rund 61 Milliarden Euro an Mehrwertsteuer, was einen deutlichen Rückgang gegenüber den 99 Milliarden Euro im Jahr 2020 darstellt. Der Bericht zeigt eine positive Entwicklung mit einer kontinuierlichen Verringerung der Mehrwertsteuerlücke. Im Jahr 2017 betrug die Lücke 146 Milliarden Euro in 28 Mitgliedstaaten, was 11,9 Prozent entspricht. Im Jahr 2018 sank der Betrag auf 143 Milliarden Euro für 28 Mitgliedstaaten, was 11,2 % entspricht. Im Jahr 2019 betrug der Verlust 140 Milliarden Euro für 28 Mitgliedstaaten, was 10,7 % entspricht. Im Jahr 2020 betrug der Verlust 99 Mrd. Euro für 27 Mitgliedstaaten, was 9,6 % entspricht. Im Jahr 2021 schließlich betrug der Verlust 61 Mrd. EUR für 27 Mitgliedstaaten, was 5,3 % entspricht.
Angesichts der angespannten Haushaltslagen und des abflachenden Wirtschaftswachstums in den EU-Mitgliedstaaten wird der Anreiz steigen, steuerliche Einnahmen effizienter zu sichern. Ein effektiver Weg, dies zu erreichen, ist die Verpflichtung aller im Land tätigen Unternehmen zur elektronischen Rechnungsstellung. Viele Länder haben bereits Systeme etabliert, bei denen entweder die gesamte Rechnung oder zumindest die relevanten Umsatzsteuerinformationen in Echtzeit an die Steuerbehörden übermittelt werden.
5. Was sind die Vorteile von E-Invoicing?
E-Invoicing bietet zahlreiche Vorteile, die Unternehmen sowohl kurzfristig als auch langfristig profitieren lassen. Der größte Vorteil ist das erhebliche Einsparpotenzial: Druck- und Versandkosten entfallen, Rechnungen werden schneller zugestellt, und Fehler bei der Eingangsrechnungsverarbeitung werden merklich reduziert. Bei vorhandenem Bestellbezug können Rechnungen vollautomatisiert verbucht werden. Zudem verkürzt E-Invoicing die Zeit von der Rechnungsstellung bis zur Bezahlung, was die Liquidität erhöht.
Vorteile von E-Invoicing im Überblick:
6. E-Invoicing für den Rechnungsausgang
Erstellung und Versand von Papierrechnungen sind hochgradig manuelle und wenig effiziente Unternehmensprozesse. Diese verursachen hohe Kosten und führen zu Fehlern und Zahlungsverzug.
Ein digitalisierter Rechnungsausgang durch E-Invoicing optimiert diese internen Prozesse, spart Kosten, erhöht die Transparenz der innerbetrieblichen Prozesse und verbessert die Ökobilanz. Unternehmen können dadurch die Kundenbindung verbessern und sich Marktchancen und Wettbewerbsvorteile sichern.
Der Prozess beim digitalen Rechnungsausgang lässt sich vereinfacht in vier Schritte unterteilen: Eingang, Aufbereitung, Portal und Übergabe/Export.
Nach Erstellung der Rechnungen mit einem ERP-System wird die Ausgangsrechnung über eine Schnittstelle automatisiert an die E-Invoicing-Lösung für den digitalen Rechnungsausgang übergeben.
Je nach E-Invoicing-Standard (z. B. ZUGFeRD oder XRechnung) werden die empfangenen Rechnungsdaten in das gewünschte Zielformat konvertiert.
In einer Portalanwendung kann optional das Rechnungsausgangsbuch zentral eingesehen werden und ein revisionssicheres Archiv mit angebunden werden.
Die elektronische Rechnung wird im letzten Schritt zum Beispiel per E-Mail im Anhang oder als gesicherter Downloadlink an den Rechnungsempfänger zugestellt. Eine Anbindung von Rechnungsempfänger per EDI (EDIFACT) ist ebenso ein geläufiger Ansatz.
Durch den Einsatz einer E-Invoicing-Lösung für den Rechnungsausgang werden manuelle Rechnungsausgangsprozesse eliminiert und die Forderungslaufzeit durch die sofortige Zustellung erheblich verkürzt.
7. E-Invoicing im Rechnungseingang
E-Invoicing ist die Verarbeitung eingehender Rechnungen in einem durchgehenden, automatisierten Prozess: von der Erfassung der Rechnungseingänge bis zur abschließenden Buchung.
Der Prozess beim digitalen Rechnungseingang lässt sich vereinfacht in drei Schritte unterteilen: Eingang, Aufbereitung und Bearbeitung.
Eingang
Die Rechnungen werden automatisiert über verschiedene Eingangskanäle empfangen. Dies sind:
- EDI-Rechnungen
- Hybride Rechnungen, wie z. B. ZUGFeRD
- PDF-Rechnungen
- Gescannte Papierrechnungen
Aufbereitung
Nach dem Rechnungseingang werden die Rechnungsinhalte in einen internen Standard umgewandelt. Elektronische Rechnungen, welche bereits strukturierte Daten enthalten, werden konvertiert. Eingescannte Papierrechnungen und PDF-Rechnungen werden mittels einer OCR-Texterkennungs-Software identifiziert und ihre Inhalte extrahiert.
Bearbeitung
Die aufbereiteten Rechnungsdaten werden mit Kreditorstamm-, Bestell- und Wareneingangsdaten des ERP-Systems angereichert und automatisch hinsichtlich Bestellbezug, Mengen- und Preisabweichungen oder landesspezifischen Regeln geprüft. Bestenfalls können Rechnungen automatisch zur Buchung übergeben werden. Alle anderen Rechnungen müssen an einen integrierten Klärungs- oder Freigabeprozess geleitet werden.
Alle Schritte, die eine Rechnung im Prüfungsprozess durchläuft, werden protokolliert, um den gesetzlichen Anforderungen zu genügen (GoBD). Der für die Buchung benötigte Rechnungsinhalt wird an das ERP-System des Kunden übertragen. Die Rechnung, Anlagen im Bearbeitungsprozess, Konvertierungs- und Bearbeitungsprotokolle müssen revisionssicher gemäß geltenden Landesanforderungen archiviert werden.
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8. Globales E-Invoicing
International tätige Unternehmen sehen sich zunehmend gesetzlichen Anforderungen gegenüber, ihre Rechnungen elektronisch zu erstellen und zu versenden. Da jedoch in jedem Land unterschiedliche rechtliche Regelungen gelten, variiert die Umsetzung. Aktuell gibt es bereits in über 70 Ländern weltweit spezifische E-Invoicing-Vorschriften, und diese Zahl wächst kontinuierlich.
In vielen Ländern führt die Heterogenität der jeweiligen Vorschriften und lokalen Besonderheiten im Rahmen der elektronischen Rechnungsstellung, bezogen auf akkurate und aktuelle Daten, Sicherheitsanforderungen, Systemintegration, Statusmonitoring, Dokumentation usw., zu hoher Komplexität.
Grundsätzlich gibt es zwei Arten von Prüfmodellen für die elektronische Rechnungstellung, allgemein bekannt als Clearance- und Post-Audit-Modelle.
WhitepaperPost-Audit und Continuous Transaction Controls
In vielen Ländern gibt es gesetzliche Vorschriften, die die Aufbewahrungsdauer elektronischer Rechnungen für mögliche automatisierte Prüfungen festlegen. In der EU wird derzeit überwiegend das Post-Audit-Verfahren angewendet, bei dem Rechnungen nachträglich überprüft werden. Allerdings wird zunehmend von diesem zeitlich verzögerten Post-Audit-Ansatz abgewichen.
Stattdessen setzt sich ein zentral reguliertes E-Invoicing-Modell durch, das transaktionsbasierte Steuermeldungen und -kontrollen in nahezu Echtzeit ermöglicht. Diese sogenannten Continuous Transaction Controls (CTC) bieten eine effektivere Methode zur Überwachung und Steuerung von Rechnungen.
Continuous Transaction Controls zur Reduzierung der Steuerlücke
Um Steuerbetrug und Steuerflucht entgegenzuwirken und gleichzeitig den Herausforderungen stagnierenden Wirtschaftswachstums, steigender Staatsausgaben und Inflation zu begegnen, wird die Implementierung von Continuous Transaction Controls in der EU immer dringlicher vorangetrieben. Diese Maßnahmen helfen, die Steuerlücke zu verringern und die Effizienz der Steuererhebung zu verbessern.
Fehlende, länderübergreifende CTC-Standards in der Praxis
Derzeit variieren Clearance-Verfahren (CTCs) erheblich zwischen verschiedenen Ländern, was insbesondere für multinational tätige Unternehmen eine Herausforderung darstellt. Die bestehenden CTC-Modelle konzentrieren sich häufig auf nationale Interessen und Steueroptimierung, wobei länderübergreifende Aspekte oft vernachlässigt werden. Typische Einschränkungen bestehen in:
- Anwenderfreundlichkeit: Die Benutzerfreundlichkeit ist oft nicht ausreichend berücksichtigt.
- Unterstützung indirekter Steuerkontrollen: Grenzüberschreitende und länderübergreifende Operationen werden nicht immer effektiv unterstützt.
- Harmonisierung: Die Wiederverwendbarkeit von CTC-Systemen für andere Länder ist oft begrenzt, da bestehende Standards für Formate, Austausch und Interoperabilität nur teilweise übernommen werden.
- Businessbeschleunigung: Die Effizienz bei der End-to-End-Integration der elektronischen Rechnungsdaten könnte verbessert werden, um eine schnellere Verarbeitung und Optimierung der Supply Chain zu gewährleisten.
Trend zur Einführung von CTC-Systemen
Der Trend zur Einführung von CTC-Systemen nimmt zu. Immer mehr Länder verlangen von Unternehmen, dass sie Rechnungsdaten direkt aus ihren Transaktionsprozessen an die Steuerbehörden übermitteln. Diese Datenübermittlung ergänzt oder ersetzt oft die regulären Mehrwertsteuer-Erklärungen. CTC-Anforderungen, auch als kontinuierliche Transaktionskontrollen (CTC) oder transaktionsbasierte Steuermeldungen bezeichnet, beinhalten häufig Echtzeit-Reporting, digitale Signaturen, eindeutige Belegreferenznummern und QR-Codes. Beispiele für Länder mit CTC-Anforderungen sind Mexiko, Brasilien, Italien, Türkei, Portugal, Spanien und Ungarn.
In Europa und Asien befindet sich der Trend zu CTC-Systemen noch in den Anfängen, obwohl er seinen Ursprung in Lateinamerika hat.
Bestehende E-Invoicing- und CTC-Modelle
Bestehende E-Invoicing- und CTC-Modelle lassen sich, wie von einer Expertengruppe im Dokument „A Next Generation Model for Electronic Tax Reporting and Invoicing“ dargestellt wurde, wie folgt kategorisieren:
- Interoperability-Model
- Real-time Invoice-Reporting-Model
- Clearance-Model
- Centralised Exchange-Model
- Decentralised CTC and Exchange
Interoperability-Model
Der Austausch der Rechnungen zwischen den Handelspartnern ist standardisiert über Formate, Inhalte, Teilnehmerverzeichnisse, Austauschprotokolle und Interoperabilitätskriterien zwischen den zertifizierten Providern. Eine Einbindung der Steuerbehörden oder deren Plattform erfolgt, wie beispielsweise beim traditionellen Peppol-4-Ecken-Modell, nicht.
Real-Time Invoice-Reporting-Model
Das Steuersubjekt meldet die Rechnung oder eine Teilmenge davon an eine Regierungsbehörde kurz nach der Ausstellung und dem Austausch der Rechnung zwischen den Handelsparteien. Der Austausch der Rechnungen zwischen den Handelspartnern ist nicht reguliert.
Clearance-Model
Prüfung und Clearance der Rechnung erfolgen über die zentrale Plattform der Steuerbehörde. Ggf. dürfen nur zertifizierte Provider die Kommunikation mit der Plattform ausführen. Der Austausch der Rechnungen zwischen den Handelspartnern ist nicht reguliert.
Centralised Exchange-Model
Prüfung, Clearance sowie Austausch der Rechnung erfolgen über die zentrale Plattform der Steuerbehörde.
Decentralised CTC- and Exchange-Model: “DCTCE”
Wie beim Interoperability-Model wird beim DCTCE-Modell auf ein dezentrales Netz aus zertifizierten Providern gesetzt, das Anwenderfreundlichkeit, Investitionsschutz, Interoperabilität, Wiederverwendbarkeit von Lösungen in anderen Ländern sowie eine durch die zertifizierten Provider sichergestellte Anbindung der ggf. bereits bestehenden oder sich im Aufbau befindlichen Plattformen der Steuerverwaltungen vorsieht. Ein Beispiel für ein DCTCE-Modell ist das neue Peppol Continuous Transaction Controls Reference Model. Dieses ist ein Peppol-basiertes 5-Ecken-Modell, welches Interoperability (bekannt aus dem klassischen Peppol-4-Ecken-Modell mit den vier Ecken: 1. Lieferant, 2. Access Point vom Lieferanten, 3. Access Point vom Kunden, 4. Kunde) mit der Anbindung der Steuerplattformen (Ecke Nr. 5) in einem Modell vereint.
Internationale Vorschriften ändern sich in einer rasanten Geschwindigkeit. Länder, welche E-Invoicing in irgendeiner Form fordern, nehmen stetig zu und zahlreiche Regulierungsdetails einzelner Länder, welche es zu beachten gibt, steigern die Komplexität des E-Invoicing für international tätige Unternehmen.
Eine der größten Herausforderungen im internationalen Geschäft ist es dabei, mit den regulatorischen Veränderungen Schritt zu halten. Unsere Blogs zu Ländern sind stets aktuell:
| Belgien | Ein Gesetzesentwurf schafft in Belgien Bedingungen für ein B2B-E-Invoicing-Mandat. Dieses verpflichtet Gegenparteien, E-Rechnungen zu senden, zu empfangen und zu verarbeiten. |
| Brasilien | Brasilien hat bereits 2005 ein Total-Clearance-Modell für E-Invoicing eingeführt. Bevor Lieferanten eine Rechnung an ihre Kunden ausstellen können, müssen sie diese zuerst an eine "ok-to-issue"-Clearance-Plattform der Steuerbehörden übermitteln. |
| Deutschland | Seit November 2020 ist die Verwendung von XRechnung im B2G-Sektor in Deutschland verpflichtend. |
| Europa | Am 10. März 2022 hat das Europäische Parlament (EP) im Plenum eine Resolution zum Aktionsplan der Europäischen Kommission (EK) für gerechte und unkomplizierte Steuern zur Förderung der wirtschaftlichen Erholungsstrategie (2020/2254(INL)) verabschiedet. 2022 stellte die Komission den ersten Entwurf zu ViDA vor. |
| Finnland | Seit 2010 ist die Nutzung von Business-to-Government- (B2G) E-Invoicing in Finnland sogar verpflichtend. Dabei setzt das Land auf die spezifischen Formate Finvoice und TEAPPSXML sowie ein 4-Corner-Zustellungsmodell. |
| Frankreich | Frankreich plant die Ausweitung des derzeitigen B2G-Mandats für die elektronische Rechnungsstellung auf B2B-Rechnungen. Die Verpflichtung erfolgt in mehreren Wellen und richtet sich nach der Größe des Unternehmens. Ab einem bestimmten Zeitpunkt wird CTC-B2B-E-Invoicing und -E-Reporting für alle Unternehmen verbindlich. Rechnungen an die öffentliche Verwaltung (B2G) werden über die Plattform Chorus Pro verschickt. |
| Griechenland | Die öffentlichen Auftraggeber in Griechenland sind seit 2020 verpflichtet, Rechnungen in einem EN-konformen Format entgegenzunehmen. E-Rechnungen müssen an die MyDATA-Plattform gesendet werden. Anerkannte Formate für Rechnungen an die Bundesregierung sind PEPPOL-UBL und ebInterface. |
| Großbritannien | Seit 2019 ist die elektronische Meldung von mehrwertsteuerrelevanten Daten an die Steuer- und Zollbehörde „HMRC“ – der sogenannte Move To Digital 'MTD' für Unternehmen – in Großbritannien obligatorisch. NHS-Zulieferer und deren Lieferanten sind angehalten, Peppol- oder GS1-Standars für die elektronische Beschaffung einschließlich der elektronischen Rechnungsstellung anzuwenden. |
| Indien | Seit 2020 wird das Berichtssystem für die elektronische Rechnungsstellung in Indien obligatorisch genutzt. Es basiert auf dem neuen Invoice Reporting Portal (IRP) für die Registrierung von inländischen B2B- und B2G-Rechnungstransaktionen und Exportrechnungen. Seit 2022 müssen alle Steuerzahler die elektronische B2B-Rechnungsstellung gewährleisten. |
| Italien | Seit 2019 müssen in Italien alle Inlandsrechnungen in einem definierten elektronischen Format (FatturaPA) ausgestellt und über ein staatlich betriebenes Rechnungsportal (SdI) ausgetauscht werden. Italien ging 2022 noch einen Schritt weiter und führte die „Crossboarder Invoice“ ein. Rechnungen, die von Italien in einen anderen EU-Staat verschickt bzw. von einem anderen EU-Staat in Italien empfangen werden, unterliegen der umsatzsteuerlichen Meldepflicht an das Rechnungsportal (SdI). 2020 hat Italien das E-Order-Mandat über die NSO-Plattform geschaffen, das für Lieferanten des nationalen Gesundheitssystems verpflichtend ist. |
| Japan | 2022 ist die japanische E-Invoice Promotion Association (EIPA) dem Peppol-Netzwerk beigetreten. Seit dem 1. Oktober 2023 gilt ein neues System zur Verwendung von elektronischen Rechnungen für den Zweck des Vorsteuerabzugs. |
| Luxemburg | Seit 2023 gilt die Verpflichtung zum B2G-E-Invoicing für Unternehmen jeder Größe. Dabei wird der Standard PEPPOL BIS Billing 3.0 verwendet, um eine einheitliche Basis für den Austausch von Rechnungsdaten zu schaffen. |
| Mexiko | Seit dem Jahr 2017 hat Mexiko die CFDI-Version 3.3 ohne jegliche Modifikationen in Gebrauch. Der Begriff CFDI steht für „Comprobante Fiscal Digital por Internet“, was übersetzt so viel bedeutet wie „digitale Steuerbescheinigung über das Internet“. |
| Österreich | Es besteht eine gesetzliche Verpflichtung für alle B2G-Lieferanten, die ihren Sitz in Österreich haben, ihre Rechnungen gemäß dem österreichischen IKT-Konsolidierungsgesetz (IKTKonG) in elektronischer Form zu übermitteln. Der nationale XML-Rechnungsstandard für Österreich ist ebInterface. |
| Polen | In Polen ist B2G-E-Invoicing seit 2020 für Lieferanten verpflichtend. Im Januar 2022 startete in Polen die KSeF-Plattform („Krajowego Systemu e-faktur“) auf freiwilliger Basis für die elektronische B2B-Rechnung. Die B2B-E-Invoicing-Pflicht beginnt voraussichtlich am 01.02.2026. |
| Portugal | In Portugal übernimmt die eSPAP (Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública) die wichtige Rolle als Koordinierungsstelle bei der Einführung der elektronischen Rechnungsstellung. Seit 2019 sind anerkannte Formate an die öffentlichen Verwaltungen UBL 2.1 „CIUS-PT“ und CEFACT „CIUS-PT“ verpflichtend vorgeschrieben. |
| Rumänien | Seit dem 1. Juli 2022 müssen B2B-Lieferungen mit Hochrisikoprodukten über das e-Factura-System laufen – unabhängig davon, ob ihre Käufer im rumänischen Register für elektronische Rechnungen registriert sind. |
| Saudi-Arabien | 2021 startete die erste der Roll-Out-Phasen des E-Invoicing in Saudi-Arabien (FATOORAH). Das E-Invoicing-Mandat umschließt die„Standard Tax Invoices“ („Standardrechnungen“ für B2B und B2G) und „Simplified Tax Invoices“ („vereinfachte Rechnungen“ für B2C-Transaktionen) sowie die mit jeder der beiden Rechnungsarten verbundenen Belastungs- oder Gutschriftsanzeigen. |
| Schweiz | Die elektronische Rechnungsstellung existiert in der Schweiz seit mehr als zwei Jahrzehnten. Die Schweiz rät offiziell die Nutzung eines hybriden Rechnungsformats basierend auf dem dt./frz. Standard ZUGFeRD/Factur-X. |
| Serbien | Seit 2022 ist die elektronische Rechnungsstellung in Serbien für B2G und B2B obligatorisch. „Sistem E-Faktura“ (SEF) ist eine vom serbischen Finanzministerium zur Verfügung gestellte IT-Lösung des Clearance-E-Invoicing-Modells für das Senden, Empfangen, Erfassen, Verarbeiten und Speichern von elektronischen Rechnungen. |
| Slowakei | In der Slowakei ist das Informations- und Kommunikationssystem für elektronische Rechnungen „Informačný system elektronickej fakturácie“ (IS EFA) zum Austausch elektronischer B2G- und B2B-Rechnungen eingeführt. Seit April 2023 ist E-Invoicing an öffentliche Auftraggeber (B2G) verpflichtend. B2B- und B2C-Inlandstransaktionen sollen über IS EFA ab 2024 obligatorisch werden. |
| Spanien | Bereits seit 2015 besteht in Spanien im B2G-Bereich E-Invoicing-Pflicht. Dieses wird voraussichtlich ab 2024 auf B2B ausgeweitet. Die autonome Region Baskenland unterhält nicht nur ein eigenes Steuersystem neben dem der spanischen Steuerbehörde. Mit Ticket BAI hat das Baskenland hat seit 1. Januar 2022 ein neues System zum E-Reporting von Rechnungen eingeführt. |
| Ungarn | In Ungarn ist seit 2018 die elektronische Mehrwertsteuermeldung von Ausgangsrechnungen an das ungarische Steuersystem NAV (National Tax and Customs Administration, NTCA) unter bestimmten Bedingungen obligatorisch. Die nationale Steuer- und Zollverwaltung Ungarns (Nav Nemzeti Adoes Vamhivatai, kurz: NAV) bietet für diese Meldungen das sogenannte Online szamla-System IT-System/-Verfahren der ungarischen Finanzbehörde an. |
Internationaler Standard für die elektronische Rechnungsstellung: Peppol
Peppol ist ein offenes, grenzübergreifendes Netzwerk. Durch eine einzige Schnittstelle ermöglicht Peppol den Austausch von elektronischen Beschaffungsdokumenten mit allen im Peppol-Netzwerk registrierten Partnern. Dabei umfasst Peppol nicht nur die elektronische Rechnungsstellung (E-Invoicing), sondern den gesamten Prozess von Ausschreibung und Beschaffung (E-Procurement). Selbstverständlich unterstützt Peppol auch die EU-Richtlinie 2014/55/EU zur elektronischen Rechnungsstellung im Rahmen öffentlicher Aufträge (Public eProcurement).
Um Teil des Peppol-Netzes zu werden, benötigen Sie eine Verbindung zu einem Peppol-Access-Point. Ein Peppol-Access-Point übernimmt die Rolle des sendenden und des empfangenden Access-Points und ermöglicht so den elektronischen Austausch von Dokumenten wie Katalogen, Bestellungen, Lieferavisen und insbesondere Rechnungen.
Erfahren Sie mehr über Peppol in unserem Leitfaden: Was ist Peppol?
Welches Betriebsmodell ist das optimale für Ihr E-Invoicing?
Eine der Vorüberlegungen zur Einführung der elektronischen Rechnung betrifft die Betriebsart der E-Invoicing-Lösung. Dabei sollten drei strategische Fragen im Vorfeld beantwortet werden:
Hosting:
Soll die E-Invoicing-Lösung im eigenen Rechenzentrum stehen oder soll der Betrieb an einen Rechenzentrumsbetreiber auslagert werden?
Betriebsart:
Soll die Lösung als Lizenzprodukt on-Premises oder als Cloud Service auf pay-per-use-Basis betrieben werden?
Standards und Formate:
Welche E-Invoicing-Standards und -Formate werden aktuell und ggf. in der Zukunft benötigt?
Haben maximale Kontrolle über Ihre Rechnungslegungs- und Abwicklungsprozesse für Sie höchste Priorität, bietet sich die klassische, auf Lizenzen basierte On-Premises-Installation an. Für größtmögliche Flexibilität bietet sich eine Cloud-Lösung an. Für die cloudbasierte Rechnungseingangsbearbeitung spricht noch mehr: schnelle Implementierung, einfache Integration und hohe Betriebssicherheit.
Im Unterschied zum flexiblen Cloud-Betrieb sind die Anschaffungskosten der Hard- und Software, sowie die Implementierung und technische Einrichtung, nur die Spitze des Eisbergs beim On-Premises-Betrieb. Die laufenden Kosten für Personal und Wartung einer On-Premises-E-Invoicing-Lösung sind nicht zu unterschätzen.
Fazit
In diesem Leitfaden haben Sie erfahren, was eine elektronische Rechnung ist, und warum E-Invoicing heute und zukünftig relevant ist. Treiber des E-Invoicing sind der Gesetzgeber und internationale Vorschriften. Doch auch die vielen Vorteile, insbesondere das Kosteinsparungspotential, machen das Thema E-Invoicing für Unternehmen interessant.
Manuelle Rechnungsausgangsprozesse werden durch Digitalisierung eliminiert und verkürzen somit die Forderungslaufzeit durch sofortige Zustellung immens.
Durch die Digitalisierung des Rechnungseingangs steigt die Verarbeitungsqualität, da manuelle Fehler vermieden werden können. Unsere Datenerhebungen zeigen außerdem, dass bereits ab 12.000 eingehenden Rechnungen pro Jahr die Kosten um bis zu 85 % durch den Einsatz von E-Invoicing reduziert werden – verglichen mit der konventionellen manuellen Rechnungsverarbeitung.
International tätige Unternehmen stehen vor der Problematik, die unterschiedlichen E-Invoicing-Standards unterstützen und verarbeiten zu können. Die Peppol-Initiative könnte dieser Problematik entgegensteuern, falls sie sich durchsetzen kann. Um den sich ständig ändernden Vorschriften Herr zu werden, empfiehlt sich der Einsatz einer cloudbasierten E-Invoicing-Lösung.
1Quelle: https://www.europarl.europa.eu/doceo/document/TA-9-2022-0082_DE.html#title1 (Aufruf 11.08.2022)
