E-Invoicing erfolgreich einführen

E-Invoicing erfolgreich einführen

Zur Durchsetzung ihrer Steuergesetze suchen viele Länder nach neuen Wegen. Sie verpflichten Unternehmen, ihre Rechnungen elektronisch zu melden.

Erfahren Sie, wie die SEEBURGER Global E-Invoicing-Lösung den Austausch von Rechnungsdaten zwischen Unternehmen und öffentlichen Verwaltungen verbessert.

E-Invoicing – Gesetzlich verpflichtend und steuerrelevant

Erfahren Sie, wie unsere E-Invoicing-Lösungen unterstützt:

Mit zunehmender Zahl internationaler Handelsbeziehungen steigt die technische Komplexität gesetzeskonformer E-Rechnungen. Dies gilt insbesondere für Business-to-Government-Lieferanten (B2G) und für Business-to-Business-Rechnungen mit Steuerfreigabe (B2Tax).

E-Invoicing in verschiedenen Ländern

Pflicht zum Empfang und Weiterverarbeitung elektronischer Rechnungen durch die öffentliche Verwaltung.

Das E-Rechnungsgesetz setzt die Vorgaben der Europäischen Richtlinie 2014/55/EU vom 16. April 2014 in nationales Recht in Deutschland um. Das E-Rechnungsgesetz schafft damit eine verbindliche Rechtsgrundlage für den Empfang und die Verarbeitung elektronischer Rechnungen durch öffentliche Auftraggeber.

XRechnung ist die nationale Ausgestaltung der Europäischen Norm für die deutsche Verwaltung und von der Koordinierungsstelle für IT Standards (KoSIT) herausgegeben.

 

Umsetzungstermine der EU-Richtlinie in Deutschland

Die E-Rechnungsverordnung des Bundes hält an den ursprünglichen Umsetzungsfristen fest, die in der EU-Richtlinie vorgesehen waren, d.h.:

  • 27. November 2018 für öffentliche Auftraggeber des Bundes
  • 27. November 2019 für dezentrale öffentliche Auftraggeber des Bundes.

 

Verpflichtung zum Senden von E-Rechnungen an den Bund

Basierend auf dem Erwägungsgrund der EU-Richtlinie führt der Bund eine E-Rechnungspflicht für Lieferanten zum 27. November 2020 ein.

Ausnahmen sind:

  • Bagatellgrenze
  • Verteidigungs- und sicherheitsrelevante Aufträge
  • Organleihen der Länder.

 

UN/CEFACT und UBL, die zwei verpflichtenden Syntaxen für die öffentliche Verwaltung

Gemäß Durchführungsbeschluss von 16. Oktober 2017 der Europäischen Kommission sind die folgenden zwei Syntaxen für den Empfang und die Weiterverarbeitung für die öffentlichen Verwaltungen verpflichtend:[1]

  • UN/CEFACT Cross Industry Invoice XML message gemäß XML Schemas 16B (SCRDM — CII)[2]
  • UBL für Rechnungen und Gutschriften gemäß ISO/IEC 19845:2015[3]

 

ZUGFeRD: B2B- B2G- E-Invoicing, die branchenübergreifende Hybridrechnung

UN/EDIFACT als globaler Standard ist der weltweit meistgenutzte Standard in der Wirtschaft im B2B-Bereich. Daneben hat sich seit 2014 das branchenübergreifende Hybrid-Format ZUGFeRD im B2B-Bereich etabliert. ZUGFeRD bietet insbesondere für kleine- und mittelständische Unternehmen im Rahmen des E-Rechnungsaustausches die Rechnung als Bild (PDF-A/3) sowie als maschinenlesbaren E-Rechnungs-Datensatz als XML-Datei auf Basis der Cross Industry Invoice XML von UN/CEFACT. Das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) der AWV – Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e. V. ist der Herausgeber des Standard ZUGFeRD.

 

XRechnung und EU-Rechnung an die öffentliche Verwaltung

Die aktuellste ZUGFeRD Version 2.0/Factur-X ist konform zur Europäischen Norm (EU-Rechnung) und ermöglicht damit das B2G-E-Invoicing („XRechnung“).

Neben dem gemeinsamen deutsch-französischen Standard Factur-X/ZUGFeRD 2.0 basiert die deutsche Spezifikation XRechnung für Behörden auch auf der Europäischen Norm – Electronic Invoice, beide Standards bilden zwei sogenannte Kernrechnungsanwendungsspezifikation („Core Invoice Usage Specification“, CIUS).

Gemäß der E-Rechnungsverordnung des Bundes ist eine E-Rechnung grundsätzlich als XRechnung einzureichen oder als EU-Rechnung.

 

XRechnung – die nationale Ausgestaltung (CIUS) der Europäischen Norm für E-Rechnungen der öffentlichen Verwaltung in Deutschland

Ebenso wie Factur-X/ZUGFeRD 2.0 stellt die XRechnung auch eine CIUS dar und bildet für die Verwaltung in Deutschland die Europäische Norm zur elektronischen Rechnung ab und ergänzt diese um weitere nationale, für die Verwaltung in Deutschland relevante Regelungen, z.B. durch die Heraufstufung von optionalen Feldern zu Pflichtfeldern. Damit kann die Verwaltung gezielt notwendige Angaben in einer Rechnung fordern, die für die Rechnungsverarbeitung in der Verwaltung wichtig sind. Durch XRechnung werden die europäischen Vorgaben verbindlich den nationalen Erfordernissen angepasst.

 

Das zentrale Rechnungseingangsportal des Bundes für E-Rechnungen

Die E-Rechnung ist über ein zentrales E-Rechnungsportal des Bundes einzureichen durch:

  • Manuelle Erfassung im Webformular
  • Dateiupload
  • E-Mail
  • De-Mail
  • Webserviceschnittstelle/PEPPOL

 

Das zentrale Rechnungseingangsportal des Bundes für E-Rechnungen

Das Rechnungsportal ist eine besondere Fachanwendung des übergreifenden Verwaltungsportals und auf föderale Erweiterung ausgelegt. Es ist immer eine vorherige Registrierung für ein Servicekonto erforderlich. Die E-Rechnungen werden vom E-Rechnungsportal per ERP-Integration in Buchungssysteme der Behörden übertragen, z.B. MACH oder SAP.


[1] Dieses Dokument ist zur Verfügung gestellt unter https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/PDF/?uri=CELEX:32017D1870

[2] Diese Dokumente werden von der UNECE (Wirtschaftskommission der Vereinten Nationen für Europa) zur Verfügung gestellt unter http://www.unece.org/cefact/xml_schemas/index

[3] Diese Dokumente werden von Oasis UBL (Universal Business Language) zur Verfügung gestellt unter http://docs.oasis-open.org/ubl/cs1-UBL-2.1/UBL-2.1.pdf

 

Stadtwerke Augsburg

ZUGFeRD kommt – die Stadtwerke Augsburg sind bereit!

Mithilfe der SEEBURGER ZUGFeRD-Lösung können wir schnell und kostengünstig auf Ausschreibungen reagieren und steigern nebenbei auch noch unseren Cash-Flow. Wir sind sehr zufrieden mit der Umsetzung und gewohnten professionellen Zusammenarbeit. Die swa ist bereits auf den ZUG aufgesprungen!

Michael Schnall, Teamleiter Strategie und Daten Energiewirtschaft der swa

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Frankreich

B2G E-Invoicing mit Chorus Pro

Alle B2G (Business to Government) oder G2G (Government to Government) E-Rechnungen in Frankreich werden auf der speziellen Plattform Chorus Pro zentral abgewickelt.

Alle B2G (Business to Government) oder G2G (Government to Government) E-Rechnungen in Frankreich werden auf der speziellen Plattform Chorus Pro zentral abgewickelt.

  • Chorus Pro wird von AIFE (Agentur für Finanzinformationstechnologie der französischen Regierung) entwickelt und betrieben.
  • Subunternehmer, die zur direkten Zahlung von Verträgen zugelassen sind, die vom Staat, von Gebietskörperschaften und öffentlichen Einrichtungen abgeschlossen wurden, übermitteln ihre Rechnungen in elektronischer Form.
  • Staat, Kommunen und öffentliche Einrichtungen akzeptieren Rechnungen in elektronischer Form. Im Endausbau werden alle rund 78.000 öffentlichen Verwaltungen in Frankreich jährlich rund 100 Millionen Rechnungen über die Chorus Pro Plattform austauschen.

 

Das Chorus Pro Portal:

  • Reduziert Kosten und Durchlaufzeiten, die zu Produktivitätsgewinnen für Unternehmen und Kunden führen
  • Ermöglicht den sicheren Austausch
  • Begünstigt eine nachhaltige Entwicklung (Reduktion von CO2-Emissionen, Papier, Verkehrsmittel, etc.)
  • Ist kostenfrei

 

Wer ist verpflichtet, Chorus Pro einzusetzen?

  • 1. Januar 2017: für große Unternehmen
    • (> 5.000 Mitarbeiter oder Jahresumsatz > 1,5 Milliarden €)
  • 1. Januar 2018: für den Mittelstand
    • (250 <> 5.000 Mitarbeiter oder Jahresumsatz 50 Millionen € <> 1,5 Milliarden €)
  • 1. Januar 2019: für kleine und mittlere Unternehmen
    • (10 <> 250 Mitarbeiter oder Jahresumsatz 2 Millionen € <> 50 Millionen €)
  • 1. Januar 2020: für Kleinstunternehmen
    • alle anderen inklusive "1-Personen"-Unternehmen

 

Akzeptierte E-Rechnungsformate auf Chorus Pro

  • Strukturierte Rechnungsformate: UBL (FEN105), CII (FEN135) plus Syntax aus der Europäischen Norm
  • PDF-Rechnungen (signiert oder unsigniert), die Lieferanten auf die Chorus Pro-Plattform hochladen. Auf der Plattform werden die Daten der PDF-Rechnungen per OCR ausgelesen. Der Lieferant muss dann die Ergebnisse der OCR überprüfen und manuell korrigieren
  • Online-Abrechnung auf der Chorus Pro Plattform
  • Leichtes XML mit eingebetteter PDF-Rechnung
  • Hybridrechnung FACTUR-X

Frankreich

B2B EDI DEMAT-konforme elektronische Rechnungsstellung

Alle B2B (Business to Business) E-Rechnungen in Frankreich müssen den DEMAT-Anforderungen entsprechen.

Für EDI-DEMAT-konforme E-Invoicing bedeutet dies:

  • EDI-DEMAT-Konformität des Rechnungsinhalts: Rechnungen müssen die von den DEMAT-Vorschriften geforderten Angaben in den entsprechenden Datenfeldern enthalten.
  • Akzeptiertes E-Rechnungsformat für EDI-DEMAT: EDIFACT D96A.
  • Rechnungszusammenfassungsliste: Eine sequentielle Zusammenfassung der Rechnungen muss erstellt und aufgebaut werden, da Nachrichten gesendet oder empfangen werden und nicht veränderbar sein dürfen.
  • Partnerliste: Eine Partnerdatei, mit der das Unternehmen Rechnungen elektronisch austauscht, muss erstellt werden.
  • Eine elektronische Archivierung ist erforderlich:
    • Die elektronische Rechnung muss archiviert werden.
    • Zusätzlich müssen eine Rechnungszusammenfassungsliste und eine Partnerliste archiviert werden.
    • Archivierungszeiträume sind:
      • Die Steuerbehörde benötigt sechs Jahre nach Ablauf des laufenden Geschäftsjahres.
      • Das Handelsrecht schreibt für die Archivierung von Dokumenten einen Zeitraum von zehn Jahren vor.
      • Der Lagerort kann sowohl im Inland als auch außerhalb Frankreichs liegen
        • Wenn in Europa, aber außerhalb Frankreichs: Der Kunde muss dies den französischen Steuerbehörden mitteilen.
        • Außerhalb Europas: Das jeweilige Land muss ein Abkommen mit den französischen Steuerbehörden unterzeichnet haben (z.B. die USA oder die Türkei haben es nicht unterzeichnet).
    • Den Finanzbehörden muss ein Online-Zugang zum Herunterladen – zu Kontrollzwecken – und zur Nutzung der gespeicherten Daten gewährt werden, unabhängig vom Ort der Speicherung oder der für die Speicherung verantwortlichen Person.

 

Wer ist verpflichtet, DEMAT-konformes E-Invoicing einzuhalten?

  • EDI DEMAT E-Invoicing ist bisher nicht obligatorisch.
  • Wenn sich französische Geschäftspartner jedoch auf EDI-DEMAT für Inlandsrechnungen einigen, müssen sie die Regeln der französischen Dematerialisierung beachten.

 

SEEBURGER hat im April 2018 die von GS1 ausgestellte Qualifikation für die elektronische EDI-Rechnung nach DEMAT erneuert. Die GS1-Qualifizierung benennt Lösungen, die den Anforderungen des Marktes gerecht werden.

Italien

Fattura PA für B2G und (ab 1.1.2019) B2B

Mit der Verabschiedung des Haushaltsgesetzes 2018 wurde die obligatorische elektronische Rechnungsstellung zwischen privaten Unternehmen in Italien endgültig genehmigt. Sie wird für inländische B2B- und B2C-Rechnungen obligatorisch.

Bereits im März 2015 etabliert

  • Italien war einer der Pioniere bei der Umsetzung der E-Invoicing EU-Richtlinie mit der Austauschplattform "Sistema di Interscambio" (SdI). Diese basiert auf der FatturaPA-Spezifikation.
  • FatturaPA ist die einzige Art der elektronischen Rechnung, die von den öffentlichen Verwaltungen (PA) akzeptiert wird, die nach dem Gesetz verpflichtet sind, die Austasuchplattform zu nutzen.
  • Seitdem wurden rund 2,7 Millionen elektronische Rechnungen als FatturaPA verschickt.
  • FatturaPA XML ist das obligatorische XML-Format, das mit einer zertifizierten XAdES-BES-Signatur signiert werden muss.
  • SdI bietet Kommunikationskanäle für die automatisierte Integration (z.B. Web Services und FTP) und ein Webinterface für manuelle Uploads.
  • FatturaPA-Rechnungen müssen wie jede andere elektronische B2B-Rechnung nach italienischem Recht aufbewahrt werden.

 

Aktueller Stand (seit Januar 2017)

  • FatturaPA XML's, die über SdI übertragen werden, können für E-Invoicing auch zwischen Geschäftspartnern der Privatwirtschaft (B2B) verwendet werden.
  • Für B2B ist die Nutzung von SdI optional und reduziert – sofern praktiziert – bestehende Berichtspflichten.
  • Pro Quartal wurden ca. 5.000 B2B-Rechnungen elektronisch über SdI ausgetauscht – da bisher keine Verpflichtung zur Nutzung bestand.

 

Neue anstehende Verpflichtungen

Mit der Verabschiedung des Haushaltsgesetzes 2018 wurde die obligatorische elektronische Rechnungsstellung zwischen privaten Unternehmen in Italien endgültig genehmigt. Sie wird für inländische B2B- und B2C-Rechnungen obligatorisch:

1) 1. Juli 2018

  • Dienstleistungen von Subunternehmern in der Lieferkette von Unternehmen, die an Verträgen mit einer öffentlichen Verwaltung beteiligt sind

2) 1. September 2018:

  • Steuerfreies Einkaufen
    • Eine reguläre Rechnung wird ausgestellt
    • Die Waren werden im persönlichen Gepäck aus der Europäischen Gemeinschaft innerhalb von 3 Monaten nach dem Kauf ausgeführt
    • Die Waren sind für den persönlichen oder familiären Gebrauch bestimmt
    • Die Waren werden von einer Privatperson gekauft
    • Die neue Verpflichtung betrifft die elektronische Rechnungsstellung für den Verkauf von Waren (keine Dienstleistungen), die den Schwellwert von 155 € (einschließlich MwSt.) überschreiten und aus einer einzigen Rechnung am selben Verkaufspunkt resultieren
    • Es entsteht ein Steuervorteil für Personen mit Wohnsitz außerhalb der Europäischen Gemeinschaft, der es ihnen ermöglicht, die auf in Italien getätigte Einkäufe gezahlte Mehrwertsteuer zurückzuerstatten

3) 1. Januar 2019

  • Lieferung von Benzin oder Diesel zur Verwendung als Kraftstoff
  • Alle anderen Business-to-Business-Transaktionen

 

Jede Rechnung eines italienischen Lieferanten an einen italienischen Käufer muss im FatturaPA-Format über das SdI-Austauschsystem eingereicht werden, bevor sie aus steuerlicher Sicht als ausgestellt gilt. Mit dieser Verpflichtung wird Italien sehr ähnlich wie Clearance-Länder wie Mexiko, Türkei etc. agieren.

Mexiko

E-Invoicing mit CFDI 3.3

E-Invoicing in Mexiko mit CFDI 3.3 und New Complement for Payments. Verlängerte Fristen für den Versand von CFDI-Rechnungen Version 3.3 in Mexiko.

Mexiko führte bereits 2011 das CFDI-Format ein, das seitdem für die meisten elektronischen Rechnungen obligatorisch ist

CFDI steht für "Comprobante Fiscal Digital por Internet" – wörtlich übersetzt „digitales Steuerdokument via Internet (Rechnung)“. Die CFDI-Rechnung muss sowohl die Unterschrift des Ausstellers als auch die eines Zertifizierungsanbieters PAC "Proveedor Autorizado de Certificación" enthalten. Der PAC muss von der mexikanischen Steuerbehörde (SAT) zertifiziert werden.

 

Es gibt vier Arten von CFDI's: Rechnungen, Lastschriften, Gutschriften und Frachtbriefe. Das Attribut CFDI tipoDeComprobante kann dazu folgende Werte haben:

  • "Ingreso for facture" (Rechnungen)
  • "Nota de cargo" (Lastschriften)
  • "Egreso for nota de crédito" (Kredite)
  • "Traslado for carta de porte" (Frachtbriefe)

 

Die Fristen für das neue CFDI 3.3 wurden leicht verschoben

  1. CFDI Version 3.3 wurde vom 01. Dezember 2017 auf den 01. Januar 2018 verschoben.
    Steuerpflichtige können die aktuelle Version CFDI 3.2 bis zum 31. Dezember 2018 nutzen.
  2. CFDI mit "Payment Complemento"-Verpflichtung wurde verschoben

Vom 1. Dezember 2017 bis 1. April 2018 (Meldung vom November 2017)
Vom 1. April 2018 bis 1. September 2018 (Meldung vom Februar 2018)

Bis dahin bleibt die Verwendung freiwillig.

Österreich

B2G über ebInterface oder PEPPOL

Wegen des §5 IKT-Konsolidierungsgesetzes (IKTKonG) akzeptieren die Bundesressorts nur elektronische Rechnungen.

Rechnungsempfänger

Über E-RECHNUNG.GV.AT ist es möglich, elektronische Rechnungen an den Bund und an angeschlossene Institutionen anderer Bereiche des öffentlichen Sektors zu übermitteln. Es kann der nationale XML-Standard ebInterface oder der internationale PEPPOL UBL Standard als Rechnungsformat verwendet werden.

 

Rechnungsempfänger des Bundes

Aufgrund der Bestimmungen des § 5 IKT-Konsolidierungsgesetzes (IKTKonG) akzeptiert die österreichische Bundesregierung nur elektronische Rechnungen (e-Invoices) für die Bereitstellung von Waren und Dienstleistungen. Die Institutionen des Bundes sind im Allgemeinen:

  • Alle Ministerien und ihre nachgeordneten Verwaltungen
  • Das Parlament
  • Das Amt des Bundespräsidenten
  • Der Verwaltungsgerichtshof
  • Das Verfassungsgericht
  • Die österreichische Ombudsstelle
  • Der Rechnungshof

 

Rechnungsempfänger anderer öffentlicher Einrichtungen

Eine detaillierte Auflistung aller Rechnungsempfänger anderer an die E-RECHNUNG.GV.AT angeschlossener öffentlicher Einrichtungen ist ebenfalls verfügbar. Derzeit besteht keine rechtliche Verpflichtung zur Nutzung von E-Rechnungen für diese anderen Institutionen des öffentlichen Sektors.

 

Für Vertragspartner des öffentlichen Sektors

  1. Um E-Rechnungen übermitteln zu können, müssen sich Unternehmen einmalig (kostenlos) beim USP (User Service Portal - siehe www.usp.gv.at) registrieren. Lieferanten, die ihre Rechnung über einen Dritten einreichen oder die PEPPOL-Transportinfrastruktur nutzen, müssen sich nicht bei der USP registrieren.
  2. Nach der Registrierung und Anmeldung bei der USP und dem Zugriff auf' E-RECHNUNG.GV.AT' (unter'Meine Dienste') wird die nächste Seite angezeigt.
  3. Für die Übermittlung einer E-Rechnung über eine der unterstützten Versandarten sind bestimmte Rechnungsdaten obligatorisch.

 

Innerhalb des öffentlichen Sektors

  1. Andere öffentliche Einrichtungen müssen die Funktionen von E-RECHNUNG.GV.AT in ein öffentliches Portal (PVP) einbetten, um E-Rechnungen übermitteln zu können.
  2. Nach der Registrierung eines autorisierten Mitarbeiters auf dem Portal Austria (PAT) können E-Rechnungen über eine der unterstützten Zustellmethoden eingereicht werden. Auch hier sind bestimmte Rechnungsdaten obligatorisch.

 

PEPPOL (Pan-European Public Procurement OnLine)

PEPPOL ist innerhalb der Europäischen Union die standardisierte Lösung für grenzüberschreitende elektronisch unterstützte öffentliche Beschaffungsverfahren (Public eProcurement).

Der Zweck von PEPPOL ist, dass jedes Unternehmen in Europa – egal welcher Größe – mit jedem öffentlichen Auftraggeber und jedem privatwirtschaftlichen Unternehmen, welches ebenfalls teilnimmt,  in einem jeden EU-Land auf Basis von standardisierten Lösungen elektronische Nachrichten austauschen kann.

Die elektronische Rechnungslegung ist ein Teilprozess im Rahmen der öffentlichen Beschaffung. Daher ist PEPPOL ein wichtiger Schritt in Richtung E-Rechnung. Es werden hohe Kostenersparnisse aufgrund von schnelleren Rechnungslegungsprozessen, bei weniger Fehlern aufgrund manueller Interaktion und einheitlichem Datenmanagement, ermöglicht.

Die PEPPOL-Transportinfrastruktur basiert auf verschiedenen technischen Spezifikationen, technischen Standards und Geschäftsprozessen.

 

SEEBURGER E-Invoicing Cloud Service für Österreich – B2G über ebInterface oder PEPPOL:

Bei Buchung des SEEBURGER E-Invoicing Cloud Service für Österreich können die SEEBURGER-Kunden die präferierte Anbindungsvariante (über ebInterface oder PEPPOL) entsprechend wählen.

Spanien

B2Tax AEAT VAT

Abwicklung mit SII – Neues MwSt-Managementsystem auf der Grundlage von Informationen aus Geschäftsvorgängen.

Am 1. Juli 2017 hat die spanische Steuerbehörde ein neues Mehrwertsteuer-Managementsystem auf der Grundlage von Informationen aus Geschäftsvorfällen mit dem Namen Aeat eingeführt

  • AEAT steht für "Agencia Estatal de Administración Tributaria", Staatliche Steuerverwaltung in Echtzeit. Das technische System, das es ermöglicht, heißt SII (Immediate Information Sharing System)
  • Dieses Verfahren ist derzeit für 63.000 steuerpflichtige Unternehmen erforderlich, die aus Großunternehmen, MwSt-Gruppen und im Rahmen der monatlichen Erstattungsregelung registrierten Unternehmen bestehen
  • Vorteil für die Unternehmen: Sie haben zusätzlich 10 Tage Zeit für Selbstbewertungen und reichen keine Formulare 340 (Registerbücher), 347 (Transaktionen mit Dritten) oder 390 (Jahresübersicht) ein
  • Mit den erhaltenen Informationen und den in der Datenbank bereits enthaltenen Informationen bereitet das Finanzamt die Steuerdaten des Steuerpflichtigen für Mehrwertsteuerzwecke auf und erleichtert so die Steuererklärung

 

Wer ist verpflichtet, SII einzusetzen?

  • Große Unternehmen (mehr als 6 Mio. € Jahresumsatz)
  • In der monatlichen Umsatzsteuererklärung für Rückerstattung eingetragene Unternehmen (Régimen de devolución mensual del IVA - REDEME)
  • MwSt-Gruppen
  • Kleine und mittlere Unternehmen können das neue System auf freiwilliger Basis nutzen. Sie könnenen auf Basis der Steuerschätzung im Dezember des Vorjahres aufgenommen werden. 
  • Insgesamt sind es ca. 62.000 Unternehmen, die 80% der gesamten Mehrwertsteuerabrechnung in Spanien ausmachen

 

Relevante Meldungen und deren Fristen für die Registrierung in SII

  • Rechnung ausgestellt: Frist von 4 Kalendertagen ab Rechnungsstellung bzw. ab dem Datum der Buchung
  • Rechnung erhalten
    • Frist von 4 Kalendertagen ab dem Datum der Buchung der Rechnung, auf jeden Fall bis zum 16. des Monats, der auf die Liquidationsperiode folgt, in der die betreffenden Vorgänge enthalten sind
    • Bei Einfuhren sind die 4 Kalendertage ab der Buchführung des Dokuments zu zählen, in dem der an den Zoll (DUA) gezahlte Betrag vermerkt ist, auf jeden Fall aber bis zum 16. des Monats, der auf die Liquidationsperiode folgt, in der die betreffenden Vorgänge enthalten sind

 

Strafen werden ab dem 1. Januar 2018 erhoben, wenn die Steuerpflichtigen nicht über SII berichten.

 

Würth

Würth setzt auf SEEBURGER bei globaler E-Invoicing-Strategie und nutzt die SEEBURGER E-Invoicing-Lösungen zur elektronischen Meldung von Steuerinformationen an die spanische und ungarische Steuerbehörde

“Die SEEBURGER Lösungen zur elektronischen Rechnungsstellung für Spanien (SII) und Ungarn (NAV) meistern sowohl die Compliance-Anforderungen als auch technische Komplexität. Sie sorgen für eine sichere Übergabe der sensiblen Daten und eine zuverlässige Basis zur Nutzung weiterer SEEBURGER E-Invoicing-Lösungen in diesem dynamischen Umfeld.”

Markus Worsch, E-Business Manager, Würth Industrie Service GmbH und Co. KG

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RavensburgerRavensburger nutzt die SEEBURGER E-Invoicing-Lösung zur SII-Umsatzsteuervoranmeldung an die spanische Steuerbehörde

“Die Einführung und Nutzung der SEEBURGER E-Invoicing-Lösung für SII in Spanien gelang in gewohnter Ravensburger-Manier ‚spielerisch‘. Auch die durch die neue Version 1.1 des SII-Systems hervorgerufenen Anpassungen an die Lösung waren in kurzer Zeit berücksichtigt.”

Markus Deiß, Head of Business Development and Process Analysis, Ravensburger AG

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Spanien

B2G über FACe

Aufgrund gesetzlicher Bestimmungen akzeptiert der öffentliche Sektor in Spanien nur elektronische Rechnungen. Seit 2015 gilt dies für alle Rechnungen größer 5.000 Euro; Rechungen in Papierform dürfen nur noch unter 5.000 Euro akzeptiert werden.

 

Rechnungsempfänger

Über das FACe GATEWAY – http://www.facturae.gob.es/Paginas/Index.aspx – ist es möglich, elektronische Rechnungen an die spanische Zentralregierung und an angeschlossene Institutionen anderer Bereiche des öffentlichen Sektors zu übermitteln. Als Rechnungsformat muss der nationale XML-Standard Facturae mit einer eSignatur nach dem XAdES-Standard verwendet werden.

 

Rechnungsempfänger anderer öffentlicher Einrichtungen

FACe ist die einzige Anlaufstelle für elektronische Rechnungen an die Zentralregierung in Spanien. Lokalen und regionalen Regierungen steht es frei, eigene Lösungen zu entwickeln oder eine Lösung anderer Verwaltungen nutzen; in der Regel nutzen sie jedoch ebenfalls FACe. Alle E-Invoice-Empfangssysteme sind in das Rechnungsregister integriert, das den Zahlungsprozess zentral steuert.

Die von FACe angebotenen elektronischen Rechnungsstellungsdienste können über das Portal der Plattform abgerufen werden. Um die direkte Integration von Anwendungen zur Rechnungsbearbeitung zu unterstützen, steht eine Webservice-Schnittstelle zur Verfügung.

 

Für Vertragspartner des öffentlichen Sektors

Lieferanten können FACe als "Gelbe Seiten" des öffentlichen Sektors nutzen, um die E-Invoicing-Adressen einer öffentlichen Verwaltung (auch solcher, die nicht an FACe angeschlossen sind) zu erhalten.

Ungarn

B2Tax für Mehrwertsteuermeldung

Seit dem 01.07.2018 ist in Ungarn eine Mehrwertsteuer-Echtzeitmeldung vorgeschrieben. Diese ist obligatorisch für Rechnungen, die zwischen inländischen Steuerzahlern ausgestellt werden, in denen 100.000 HUF/320 € oder mehr Steuern erhoben werden.

Die Nationale Steuer- und Zollverwaltung Ungarns (Nav Nemzeti Adoes Vamhivatai) hat ein neues System namens Kobak eingeführt, dessen Nutzung seit 1. Juli 2018 verbindlich ist.

  • Steuerzahler sind verpflichtet, Mehrwertsteuerdaten auf Rechnungen, die in Echtzeit ausgestellt wurden (Real Time Invoice Reporting (RTIR)), über das KOBAK-System des NAV ab dem 1. Juli 2018 zu übermitteln

 

Gründe für die Einführung der Mehrwertsteuermeldung in Ungarn

  • Ein großer Teil des Rechnungsumsatzes wird in Echtzeit für die Nationale Steuerbehörde NAV sichtbar
  • NAV kann das Steuermanagement effektiver gestalten
  • Erhöhung der Mehrwertsteuereinnahmen durch Betrugsprävention

 

NAV – Allgemeine Informationen

  • Die Informationen des NAV zu diesem Mandat wurden in letzter Zeit geändert und regelmäßig aktualisiert
  • Wenn solche neuen Prozesse und Systeme eingeführt werden, kommt es in der Regel am Anfang häufig zu Änderungen bei Fälligkeitsterminen, Strafen, Formaten, Benachrichtigungen etc.
  • Alle hier gemachten Angaben zur Umsatzsteuererklärung in Ungarn entsprechen daher dem aktuellen SEEBURGER-Wissen, das auf einem intensiven Dialog mit den zuständigen Behörden beruht

 

Fristen für die Umsatzsteuerregistrierung von ausgestellten Rechnungen an den NAV

  • Beträge unter 100.000 HUF: Keine MwSt.-Meldung an den NAV erforderlich
  • Vorformatierte Rechnungen, die durch ein EC- oder Kreditkartenlesegerät erzeugt wurden
    • Rechnungsbeträge zwischen 100.000 HUF und 499.999 HUF für Rechnungen mit Mehrwertsteuer: Diese müssen dem NAV innerhalb von 5 Tagen nach Rechnungsstellung gemeldet werden
    • Rechnungsbeträge ab 500.000 HUF für Rechnungen mit Mehrwertsteuer: Diese müssen innerhalb von 24 Stunden nach Rechnungsstellung an den NAV gemeldet werden
  • Andere Rechnungen müssen spätestens am 15. Tag nach Lieferung der Dienstleistungen oder Waren erstellt werden
  • Bericht sofort nach der "technischen Erstellung" einer Rechnung

 

Sanktionen bei Zuwiderhandlung

Bis zu 500.000 HUF/1.600 € pro Rechnung werden ab dem 1. August 2018 berechnet, wenn der Steuerpflichtige nicht an den NAV meldet.

 

Würth

Würth setzt auf SEEBURGER bei globaler E-Invoicing-Strategie und nutzt die SEEBURGER E-Invoicing-Lösungen zur elektronischen Meldung von Steuerinformationen an die spanische und ungarische Steuerbehörde

“Die SEEBURGER Lösungen zur elektronischen Rechnungsstellung für Spanien (SII) und Ungarn (NAV) meistern sowohl die Compliance-Anforderungen als auch technische Komplexität. Sie sorgen für eine sichere Übergabe der sensiblen Daten und eine zuverlässige Basis zur Nutzung weiterer SEEBURGER E-Invoicing-Lösungen in diesem dynamischen Umfeld.”

Markus Worsch, E-Business Manager, Würth Industrie Service GmbH und Co. KG

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Funktionsüberblick der SEEBURGER BIS E-Invoicing Solution

Steuerung der Verarbeitung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen sowie Erweiterungen für tiefe Prozessintegration mit beliebigen ERP-Systemen

 

Über die Unterstützung aller E-Invoicing-Messaging-Formate hinaus ist es wichtig, die Eingangs- und Ausgangsrechnungsprozesse von und zu Ihrem ERP zu automatisieren und ordnungsgemäß zu verwalten. Diese kann in Ihre bestehenden EDI-Prozesse integriert werden und mit einer länderbezogenen Compliance-Komponente angereichert werden.

Elektronische Rechnungsstellung

Die elektronische Rechnungsstellung ist eine Form des elektronischen Zahlungsverkehrs zwischen Handelspartnern, z.B. einem Kunden und einem Lieferanten

E-Invoicing kann verschiedene Technologien beinhalten, mit denen eine Rechnung einem Kunden elektronisch zur Zahlung vorgelegt wird.

Eine E-Rechnung kann als strukturierte Rechnungsdaten definiert werden, die als EDI-Nachricht (Electronic Data Interchange) ausgegeben werden. Eine E-Rechnung baut in der Regel auf früheren Prozessschritten wie Bestellungen, Auftragsbestätigungen und Lieferankündigen auf.

Bei geringeren Integrationsanforderungen steht nur die Bearbeitung der Rechnung im Vordergrund.

Handelspartner, die ihre Rechnungsprozesse elektronisch automatisiert abwickeln, können zwischen 60 und 80 Prozent der Kosten einsparen – im Vergleich zu einem papierbasierten Prozess. Erreicht wird dies durch verkürzte Durchlaufzeiten bei gleichzeitig erhöhter Qualität und Transparenz. E-Invoicing verbessert auch die Geschäftsbeziehung zu Ihren Lieferanten und Kunden: keine verlorenen Rechnungen, bessere Nutzung von Rabatten und optimiertes Cash-Management.

Lebenszyklus von Rechnungen

Clearance als Compliance-Komponente dominiert in Ländern mit Korruption und niedriger Steuermoral

Es gibt zwei Arten von E-Invoicing-Vorschriften, allgemein bekannt als Clearance und Post-Audit.

Für Clearance-Regelungen verlangen die regulierenden Länder, dass Rechnungen an Unternehmen in ihrem Land über eine zwischengeschaltete Regulierungsbehörde beglichen werden müssen. Diese Echtzeit-Kontrollen beinhalten in der Regel digitale Signaturen. Es wird erwartet, dass die Clearance („Freigabe“) weltweit wächst und mittel- bis langfristig die Prüfung im Nachgang („Post Audit“) vollständig ersetzen wird.

Die Rechnungsstellung macht es einfach, den Steuerbehörden Mehrwertsteuer-/GST-Daten in Echtzeit zu melden. Es wird erwartet, dass die Clearance in der Welt wächst und mittel- bis langfristig die Nachprüfung vollständig ersetzen wird.

Post-Audit bedeutet, dass die Vorschriften des Landes einen Mindestzeitraum festlegen, in dem elektronische Versionen der Rechnungen für eine mögliche Prüfung aufbewahrt werden müssen.

 

 

Pionierländer wie Mexiko fördern seit 2011 E-Invoicing als Voraussetzung einer Freigabe. Der Staat verpflichtet die Verwendung eines einzigen XML-Formats. Jede Transaktion findet in Echtzeit für jeden B2B-Prozess statt.

In den meisten Ländern der Europäischen Union wird nach wie vor Post Audit eingesetzt, was bedeutet, dass ein Audit zu einem späteren Zeitpunkt stattfinden kann.

Globale Situation

Der Trend geht von Post Audit zu Clearance

Das folgende Bild zeigt die Länder, in denen heute Post-Audit- und Clearance-Modelle eingesetzt werden.

 

Lage in der Europäischen Union

Der rechtliche Rahmen für die gesamte Europäische Union wird durch die Richtlinie 2010/45/EG geregelt, wobei die Verwendung in den einzelnen Ländern unterschiedlich ist

  • Der Rechtsrahmen wird durch die Richtlinie 2010/45/EG geregelt, wobei der Schwerpunkt auf der Notwendigkeit liegt, die Herkunft und Echtheit elektronischer Dokumente zu gewährleisten
  • Jeder Mitgliedstaat hat seine eigenen Rechtsvorschriften entwickelt, um diese Richtlinie in seinen eigenen Rechtsrahmen umzusetzen
  • Das Format für den elektronischen Dokumentenaustausch ist bisher immer XML , da es weit verbreitet und kostengünstig ist
  • E-Invoicing in Europa wurde eingeführt, um E-Commerce zwischen Unternehmen zu vereinfachen. Die obligatorische Verwendung im B2B-Bereich wurde bisher in keinem Mitgliedstaat eingeführt
  • Die überwiegende Mehrheit der europäischen Staaten führt mit ihren Lieferanten eine obligatorische elektronische Rechnungsstellung ein, um ihre E-Government-Systeme zu modernisieren und die Inkassozeiten zu verkürzen
  • Gewöhnliche Anforderungen erfordern E-Zertifikate, die von autorisierten Stellen ausgestellt werden, um die entsprechenden elektronischen Dokumentensignaturverfahren zu validieren
  • Italien ist das jüngste Beispiel eines EU-Mitglieds, das von Post Audit auf Clearance umgestellt hat

E-Invoicing-Ressourcen & Blogs

Italien: FatturaPA

Aktuelle Gesetzesänderung in Italien schreibt die Nutzung der Online-Plattform SdI für Business-to-Business E-Invoicing vor.

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VAT Reporting in Hungary

Electronic invoicing becomes mandatory in Hungary as of July 1, 2018 – Avoid penalties by transferring data to NAV automatically.

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Mexico with CFDI 3.3

Extended deadlines to send CFDI invoices version 3.3 in Mexico.

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Frankreich: E-Invoicing mit Chorus Pro

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AEAT VAT Abwicklung mit SII in Spanien

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