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Polens B2B-E-Invoicing-Mandat im Überblick

Seit Februar 2026 ist KSeF 2.0 das zentrale System für verpflichtendes B2B-E-Invoicing in Polen. Empfangspflicht, gestaffelte Ausstellungspflicht und staatliche Validierung greifen dabei über eine zentrale Plattform zusammen.

Übersicht

Polen setzt mit KSeF 2.0 auf eine zentrale staatliche E-Invoicing-Plattform

Polen organisiert sein B2B-E-Invoicing über das Krajowy System e-Faktur (KSeF 2.0), eine zentrale staatliche Plattform für Ausstellung und Empfang strukturierter Rechnungen. Seit dem 1. Februar 2026 ist KSeF 2.0 produktiv. Seither müssen alle betroffenen Unternehmen Rechnungen über KSeF empfangen können.

Prägend für das polnische Modell sind die zentrale Verarbeitung über KSeF, die strukturierte Rechnungslogik FA(3), die Vergabe einer KSeF-ID, Authentifizierung und Berechtigungen sowie besondere Betriebsmodi wie offline24, Offline- und Störfallverfahren. Auch QR-Codes spielen in bestimmten Szenarien eine Rolle. Damit ist KSeF nicht nur ein Übertragungskanal, sondern die zentrale Infrastruktur, über die Rechnungen technisch geprüft, identifiziert und im System verarbeitet werden.

Anders als dezentrale Peppol-Modelle läuft der Rechnungsaustausch in Polen damit über eine staatlich betriebene Plattform. Für Unternehmen stehen deshalb nicht nur Format und Versand im Mittelpunkt, sondern vor allem KSeF-Anbindung, Berechtigungsmanagement, FA(3)-Validierung, KSeF-IDs, Offline-Szenarien und die Integration in ERP- und Finanzprozesse.

Polens KSeF-Rollout ist nach Unternehmensgröße gestaffelt und seit 1. Februar 2026 in Kraft

Der erste Stichtag betrifft nicht nur große Unternehmen: Ab diesem Datum müssen alle Unternehmen elektronische Rechnungen empfangen können. Für Ausstellungspflicht und E-Reporting greift der Rollout gestaffelt nach Unternehmensgröße.

DatumMeilensteinBetroffene Unternehmen
Seit 1. Februar 2026KSeF 2.0 startet produktivUnternehmen mit einem Umsatz von mehr als 200 Mio. PLN brutto im Jahr 2024 müssen Rechnungen über KSeF ausstellen. Gleichzeitig beginnt die allgemeine Empfangspflicht über KSeF.
Seit 1. April 2026Ausstellungspflicht wird ausgeweitetKSeF wird für die übrigen Unternehmen verpflichtend. Ausgenommen bleiben zunächst nur die kleinsten Unternehmen mit einem monatlichen fakturierten Umsatz von höchstens 10.000 PLN.
Bis 31. Dezember 2026Übergangsregelungen bleiben bestehenUnternehmen dürfen unter anderem weiterhin Rechnungen über Registrierkassen ausstellen; Sanktionen für Fehler bei der KSeF-Nutzung sind bis Jahresende ausgesetzt.
1. Januar 2027KSeF wird auch für die bislang ausgenommenen Kleinstunternehmen verpflichtendDamit endet die letzte wesentliche Übergangsstufe für Unternehmen mit bis zu 10.000 PLN fakturiertem Monatsumsatz.

KSeF erfasst polnische B2B-Rechnungen breit, kennt aber klare Ausnahmen

Polens KSeF-Pflicht knüpft vor allem daran an, ob der Rechnungsaussteller in Polen ansässig ist oder dort eine an der konkreten Transaktion beteiligte feste Niederlassung hat. Ziel ist ein möglichst flächendeckendes System für Rechnungen, die nach polnischem Umsatzsteuerrecht ausgestellt werden müssen. Gleichzeitig gibt es klar definierte Ausnahmen nach Status der Parteien, Art der Transaktion und Sonderverfahren.

Polnische Unternehmen und beteiligte feste Niederlassungen stehen im Mittelpunkt

Verpflichtet sind grundsätzlich Steuerpflichtige mit Sitz in Polen sowie ausländische Unternehmen mit einer festen Niederlassung in Polen, sofern diese Niederlassung an der betreffenden Lieferung oder Leistung beteiligt ist. Eine reine polnische VAT-Registrierung ohne Sitz oder beteiligte feste Niederlassung führt dagegen nicht automatisch zur Ausstellungspflicht über KSeF.

Für internationale Unternehmensgruppen ist diese Abgrenzung besonders relevant. Sie müssen nicht nur prüfen, ob eine polnische VAT-Nummer vorhanden ist, sondern welche rechtliche Einheit beziehungsweise Niederlassung den konkreten Umsatz tatsächlich ausführt.

Auch grenzüberschreitende Rechnungen können über KSeF verpflichtend sein

KSeF ist nicht ausschließlich auf Rechnungen zwischen zwei polnischen Unternehmen beschränkt. Wenn ein in Polen ansässiger beziehungsweise verpflichteter Steuerpflichtiger beispielsweise eine innergemeinschaftliche Lieferung, einen Export oder eine Leistung an einen ausländischen Unternehmer abrechnet, muss die Rechnung grundsätzlich ebenfalls in KSeF ausgestellt werden.

 

Kann der ausländische Empfänger die Rechnung nicht über KSeF abrufen, muss sie ihm zusätzlich auf einem zwischen den Parteien vereinbarten Weg bereitgestellt werden. Die Ausstellung im KSeF und tatsächliche Zustellung an den ausländischen Geschäftspartner können zwei getrennte Schritte sein.

Bestimmte Sonderverfahren bleiben außerhalb von KSeF

Vom verpflichtenden KSeF ausgenommen sind außerdem bestimmte umsatzsteuerliche Sonderverfahren, darunter insbesondere Non-Union OSS, IOSS sowie bestimmte internationale Gelegenheits-Personenbeförderungen. Auch Rechnungen für Umsätze im Rahmen des grenzüberschreitenden SME-Verfahrens nach den einschlägigen polnischen VAT-Regeln werden nicht über KSeF ausgestellt.

Für diese Fälle kann die Ausnahme stärker sein als bei B2C oder ausländischen Unternehmen. Bestimmte ausgeschlossene Transaktionen dürfen auch freiwillig nicht über KSeF fakturiert werden. Dadurch müssen Unternehmen gegebenenfalls parallele Rechnungsprozesse innerhalb und außerhalb von KSeF vorhalten.

Empfangspflicht und Ausstellungspflicht sind getrennt zu betrachten

Die gestaffelte Einführung betrifft nur die Ausstellung strukturierter Rechnungen. Der Empfang von KSeF-Rechnungen ist für betroffene Steuerpflichtige bereits einheitlich verpflichtend. Ein Käufer kann während des Pflichtbetriebs nicht einfach erklären, dass er Rechnungen über KSeF nicht akzeptiert.

Für den Pflichtumfang ist diese Trennung wichtig. Ein Unternehmen kann bereits KSeF-Rechnungen empfangen müssen, obwohl seine eigene Ausstellungspflicht erst zu einem späteren Zeitpunkt greift.

Grenzüberschreitende Rechnungen folgen eigenen KSeF-Regeln

KSeF betrifft nicht nur rein inländische B2B-Rechnungen. Entscheidend ist vor allem, wer die Rechnung ausstellt, ob eine polnische feste Niederlassung beteiligt ist und ob der Empfänger KSeF nutzen kann. Deshalb können bei grenzüberschreitenden Transaktionen Ausstellung und Zustellung unterschiedlichen Regeln folgen.

Polnischer Aussteller, ausländischer Kunde
KSeF kann trotzdem verpflichtend sein

Stellt ein in Polen ansässiges Unternehmen beispielsweise eine Rechnung für eine innergemeinschaftliche Lieferung, einen Export oder eine Leistung an ein ausländisches Unternehmen aus, kann die Rechnung weiterhin über KSeF auszustellen sein.

Wichtig: Kann der ausländische Empfänger die Rechnung nicht regulär über KSeF abrufen, muss sie zusätzlich auf einem vereinbarten Weg außerhalb des Systems bereitgestellt werden. Ausstellung und Zustellung sind damit zwei getrennte Prozessschritte.

Ausländisches Unternehmen mit Polen-Bezug
Eine VAT-Registrierung allein reicht nicht

Eine polnische VAT-Registrierung führt nicht automatisch zur KSeF-Ausstellungspflicht. Relevant ist insbesondere, ob das Unternehmen in Polen eine feste Niederlassung hat und ob diese an der konkreten Lieferung oder Leistung beteiligt ist.

Für internationale Unternehmensgruppen bedeutet das: VAT-Registrierung, rechtliche Einheit und beteiligte Niederlassung müssen getrennt betrachtet werden. Das polnische Finanzministerium nennt Unternehmen ohne Sitz oder relevante feste Niederlassung ausdrücklich als Ausnahme von der verpflichtenden Ausstellung über KSeF.

Bestimmte Cross-Border-Fälle bleiben außerhalb von KSeF

Bestimmte umsatzsteuerliche Sonderverfahren fallen nicht unter die verpflichtende KSeF-Ausstellung. Dazu gehören unter anderem Non-Union OSS und IOSS sowie weitere gesetzlich definierte Ausnahmen. Unternehmen können deshalb parallel Rechnungsprozesse innerhalb und außerhalb von KSeF benötigen.

KSeF 2.0: Polens zentrale Plattform steuert Ausstellung, Empfang und Validierung

Polen setzt nicht auf einen dezentralen Austausch zwischen zwei Geschäftspartnern, sondern auf KSeF 2.0 als zentrale staatliche Infrastruktur. Rechnungen werden im vorgeschriebenen strukturierten Format an KSeF übermittelt, dort technisch verarbeitet und anschließend für den Empfänger über das System bereitgestellt. Damit wird KSeF selbst zum zentralen Knoten des Rechnungsaustauschs.

Rechnung im FA(3)-Format erstellen und an KSeF übermitteln

Im regulären Online-Modus erstellt das Unternehmen die Rechnung im FA(3)-Format und übermittelt sie über seine Rechnungssoftware beziehungsweise die KSeF-Schnittstelle an KSeF 2.0.

Auch bei technischen Unterbrechungen bleibt die Rechnungsstellung möglich. Im offline24-Modus kann die Rechnung zunächst außerhalb von KSeF erstellt werden und muss grundsätzlich spätestens am nächsten Arbeitstag nachgereicht werden. Zusätzlich gibt es Verfahren für Wartungen, Störungen und vollständige Systemausfälle.

KSeF verarbeitet die Rechnung und macht die Daten für die Steuerverwaltung verfügbar

KSeF verarbeitet die eingereichte Rechnung und vergibt nach erfolgreicher Verarbeitung eine eindeutige KSeF-Nummer. Gleichzeitig befindet sich die Rechnung damit in der zentralen staatlichen Plattform. Ein separater E-Reporting-Schritt wie in dezentralen Modellen ist deshalb nicht erforderlich: Die Finanzverwaltung erhält die relevanten Rechnungsdaten bereits über die Einreichung in KSeF. KSeF ist ausdrücklich als zentrale Datenbank für ausgestellte Rechnungen konzipiert und verändert dadurch auch die Analyse- und Kontrollprozesse der Steuerverwaltung.

QR-Codes werden insbesondere relevant, wenn Rechnungen außerhalb des regulären KSeF-Abrufs bereitgestellt werden, etwa bei bestimmten ausländischen Empfängern oder in Offline-Szenarien.

Rechnung über KSeF empfangen und intern weiterverarbeiten

Nach der Verarbeitung stellt KSeF die Rechnung dem Empfänger zur Verfügung. Für inländische Empfänger erfolgt der Bezug grundsätzlich direkt aus KSeF; als Empfangsdatum gilt dabei grundsätzlich das Datum, an dem die KSeF-Nummer vergeben wird.

Die anschließende interne Verarbeitung bleibt Aufgabe des Unternehmens: Die Rechnung muss aus KSeF übernommen und in die jeweiligen ERP-, Finanz- oder Kreditorenprozesse integriert werden.

Die Rechnung läuft zentral über KSeF 2.0 und wird erst nach Validierung und Vergabe der KSeF-Nummer bereitgestellt

FA(3) ist der verbindliche Rechnungsstandard in KSeF 2.0

Seit dem 1. Februar 2026 müssen strukturierte Rechnungen in KSeF 2.0 nach der logischen Struktur FA(3) erstellt werden. FA(3) ist damit nicht nur ein empfohlenes Profil, sondern die verbindliche Rechnungsstruktur für KSeF. Die Rechnung wird als XML-Datei erzeugt und muss den veröffentlichten Struktur- und Validierungsregeln entsprechen.

FA(3) ist die zentrale Rechnungsstruktur für KSeF

FA(3) definiert, welche Felder und Datenstrukturen eine KSeF-Rechnung enthalten muss und welche davon verpflichtend, bedingt erforderlich oder optional sind. Dazu gehören unter anderem Identifikationsdaten, Steuerinformationen, Rechnungspositionen, Beträge und weitere gesetzlich relevante Angaben. Die Struktur wurde speziell für KSeF 2.0 entwickelt und ersetzt die frühere Version FA(2).

Wichtig ist dabei, dass FA(3) nicht nur für reguläre Ausgangsrechnungen gilt . Auch Korrekturrechnungen und bestimmte Schlussrechnungen müssen seit Februar 2026 nach FA(3) erstellt werden, selbst wenn sich die zugrunde liegende ursprüngliche Rechnung noch auf FA(1) oder FA(2) stützte.

Polen verbindet E-Invoicing und steuerliche Datentransparenz direkt in KSeF

Im polnischen Modell sind E-Invoicing und E-Reporting nicht zwei getrennte Prozesse. Die Rechnung selbst wird über KSeF 2.0 an die staatliche Plattform übermittelt. Dadurch liegen die relevanten Rechnungsdaten bereits bei der Steuerverwaltung vor. Ein zusätzlicher Reporting-Kanal für dieselben Rechnungsdaten ist deshalb nicht nötig.

Parallel dazu bleibt jedoch das JPK_VAT-Reporting bestehen. Seit Februar 2026 wurden die JPK_VAT-Strukturen an KSeF angepasst und enthalten unter anderem die jeweilige KSeF-Nummer. Dadurch werden Rechnungsdaten aus KSeF und die periodische VAT-Berichterstattung miteinander verknüpft.

Rechnungsausstellung und -empfang über KSeF

Beim E-Invoicing steht die strukturierte Rechnung selbst im Mittelpunkt. Sie wird im FA(3)-Format erstellt, an KSeF übermittelt, dort verarbeitet und mit einer eindeutigen KSeF-Nummer versehen. Für inländische Empfänger wird die Rechnung anschließend über KSeF bereitgestellt.

KSeF ist damit nicht nur Transportweg, sondern die zentrale Plattform für Ausstellung, Empfang und Identifikation der Rechnung. Die Steuerverwaltung erhält Zugriff auf die Rechnungsdaten bereits dadurch, dass die Rechnung durch das System läuft.

Keine separate Rechnungsdatenmeldung, aber JPK_VAT bleibt bestehen

Ein separates transaktionsbezogenes E-Reporting derselben Rechnungsdaten gibt es im KSeF-Prozess nicht. Die Steuerverwaltung verfügt bereits über die Rechnung im zentralen System. Das unterscheidet Polen von Modellen, bei denen Rechnungsaustausch und Reporting über getrennte Datenströme laufen.

Daneben bleibt jedoch JPK_VAT, das polnische VAT-Reporting, bestehen. Die seit Februar 2026 geltenden Strukturen JPK_V7M(3) und JPK_V7K(3) enthalten einen eigenen KSeF-Bereich. Dort werden unter anderem die KSeF-Nummer oder Kennzeichnungen für Rechnungen außerhalb des Systems angegeben. So kann die VAT-Berichterstattung mit den bereits in KSeF vorhandenen Rechnungen abgeglichen werden.

Hohe Sanktionen mit straffreier Toleranzphase bis Ende 2027

Polen hat für Verstöße gegen die KSeF-Pflichten konkrete finanzielle Sanktionen vorgesehen. Diese richten sich nicht nach einem festen Betrag pro Rechnung, sondern nach dem Steuer- beziehungsweise Rechnungswert.

Das Finanzministerium plant, die Anwendung dieser Sanktionen bis zum 31. Dezember 2027 auszusetzen. Das bedeutet aber nicht, dass die KSeF-Pflicht in diesem Zeitraum entfällt. Die Steuerverwaltung kann weiterhin reagieren, wenn Rechnungen außerhalb von KSeF ausgestellt werden, und prüfen, ob dadurch steuerliche Pflichten verletzt werden.

VerstoßVorgesehene Sanktionen
Verpflichtete Rechnung wird außerhalb von KSeF ausgestelltBis zu 100 % des auf der Rechnung ausgewiesenen VAT-Betrags
Rechnung ohne ausgewiesene VAT wird außerhalb von KSeF ausgestelltBis zu 18,7 % des gesamten Rechnungsbetrags
Rechnung wird in einem Offline- oder Störfallmodus nicht nach dem vorgeschriebenen Muster ausgestelltEbenfalls bis zu 100 % der VAT bzw. 18,7 % des Rechnungsbetrags
Offline ausgestellte Rechnung wird nicht fristgerecht an KSeF nachgereichtEbenfalls nach derselben Sanktionslogik

Polen setzt ViDA schrittweise neben KSeF um

Polens KSeF-Mandat bleibt ein eigenständiges nationales E-Invoicing-System. Parallel dazu beginnt Polen, einzelne ViDA-Bausteine in nationales Recht zu überführen. Der erste aktuelle Schritt betrifft noch nicht KSeF selbst, sondern vor allem den bestehenden VAT-E-Commerce-Rahmen rund um OSS, IOSS, elektronische Marktplätze und grenzüberschreitende Warenbewegungen. Der Ministerrat hat dazu am 2. September 2026 einen Gesetzentwurf gebilligt, aber das parlamentarische Verfahren ist noch nicht abgeschlossen.

Für Unternehmen ist deshalb wichtig, dass die digitale VAT-Transformation auch nach KSeF weiterläuft. KSeF bildet die nationale Rechnungsinfrastruktur, während ViDA schrittweise zusätzliche Anforderungen für E-Commerce, Warenbewegungen und später grenzüberschreitendes B2B-Reporting ergänzt.

Die erste ViDA-Umsetzungsphase betrifft vor allem E-Commerce und OSS

Der aktuelle Gesetzentwurf setzt zunächst einen frühen Teil des ViDA-Pakets um. Geplant sind unter anderem präzisere Regeln für elektronische Schnittstellen, klarere Vorgaben zum EU-weiten Schwellenwert von 10.000 €, Anpassungen bei Union OSS und Non-Union OSS sowie Vereinfachungen bei der Registrierung für OSS und IOSS. Zusätzlich soll OSS auf bestimmte B2C-Lieferungen von Strom, Wärme, Kälte und Erdgas ausgeweitet werden. Die meisten Regelungen sollen nach aktuellem Entwurf am 1. Januar 2027 in Kraft treten.

Call-off Stock soll durch Transfer of Own Goods ersetzt werden

Ein weiterer ViDA-Baustein betrifft grenzüberschreitende Warenbewegungen. Polen plant, die bisherigen Call-off-Stock-Regelungen zum 1. Juli 2028 aufzuheben. In einer späteren Umsetzungsphase soll dafür die neue ViDA-Systematik Transfer of Own Goods (TOOG) eingeführt und über OSS abgewickelt werden. Damit verschiebt sich die Logik von nationalen Sonderregelungen hin zu stärker vereinheitlichten EU-weiten Verfahren.

KSeF bleibt zunächst unverändert

Die derzeit geplanten ViDA-Anpassungen verändern die geltenden KSeF-Pflichten nicht unmittelbar. KSeF bleibt das zentrale System für strukturierte elektronische Rechnungen in Polen, während der aktuelle ViDA-Gesetzentwurf vor allem E-Commerce-, OSS-, IOSS- und Warenverlagerungsthemen adressiert. Für Unternehmen bedeutet das, dass KSeF-Compliance und ViDA-Umsetzung vorerst parallel betrachtet werden müssen, auch wenn sich beide Bereiche später stärker annähern werden.

Die größere Herausforderung kommt mit den ViDA-Reporting-Pflichten

Spätestens mit den EU-weiten Digital Reporting Requirements für grenzüberschreitende B2B-Transaktionen wird die Verbindung zwischen KSeF und ViDA deutlich enger. Polen muss dann sein bestehendes zentrales Rechnungsmodell mit den harmonisierten europäischen E-Invoicing- und Reporting-Vorgaben in Einklang bringen.

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Häufig gestellte Fragen rund um Polens B2B-E-Invoicing-Mandat

Welche KSeF-Rückmeldungen sollten Unternehmen in ihren internen Systemen speichern?

Die KSeF-Nummer allein reicht für einen belastbaren Betriebsprozess nicht aus. KSeF erzeugt unter anderem ein Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO) als offizielle Empfangsbestätigung. Außerdem entstehen Informationen zu Status, Verarbeitung und gegebenenfalls Fehlern.

Für Audit, Support und Fehleranalyse sollten diese Rückmeldungen mit der internen Rechnungs-ID verknüpft werden. Besonders in Umgebungen mit hohem Rechnungsvolumen erleichtert das die Frage: Wurde die Rechnung technisch versendet, von KSeF akzeptiert, mit welcher Nummer registriert und anschließend korrekt im ERP weitergeführt?

Wie sollten Unternehmen KSeF in einer Multi-ERP-Landschaft anbinden?

Bei mehreren ERP-, Billing- oder Finance-Systemen sollte nicht jedes System seine eigene KSeF-Logik unabhängig implementieren. Sonst entstehen schnell unterschiedliche FA(3)-Mappings, Berechtigungsmodelle, Fehlerbehandlungen und Rückmeldelogiken.

Praktisch sinnvoll ist eine zentrale Integrationsschicht, die die verschiedenen Quellsysteme mit KSeF verbindet und KSeF-Nummern, UPOs, Statusmeldungen sowie Fehler wieder an das jeweils verantwortliche Backend zurückgibt. KSeF selbst stellt diese Informationen über API-integrierte Lösungen und die offiziellen Anwendungen bereit.

Wie lassen sich KSeF und JPK_VAT zuverlässig miteinander abstimmen?

KSeF ersetzt JPK_VAT nicht. Beide Systeme greifen vielmehr stärker ineinander. Die VAT-Berichterstattung enthält KSeF-bezogene Kennzeichnungen und kann unter anderem die zu einer Rechnung gehörende KSeF-Nummer aufnehmen. Bei Offline-Rechnungen kann zunächst eine andere Kennzeichnung verwendet werden, die nach Vergabe der KSeF-Nummer korrigiert werden muss.

Für Unternehmen bedeutet das: Rechnungs-, Buchungs- und VAT-Daten dürfen nicht in voneinander getrennten Datenwelten geführt werden. Die KSeF-Nummer sollte nach der Rückmeldung aus dem System zuverlässig in ERP- und Tax-Prozesse zurückgeführt werden, damit spätere JPK_VAT-Meldungen mit den KSeF-Daten übereinstimmen.

Wie sollten Unternehmen Offline24 in ihre Rechnungsprozesse einbauen?

Offline24 sollte nicht als Notlösung betrachtet werden, die nur manuell verwendet wird. Unternehmen müssen festlegen, wann dieser Modus eingesetzt wird, wie offline ausgestellte Rechnungen gekennzeichnet werden und wie sichergestellt wird, dass sie fristgerecht an KSeF nachgereicht werden.

Besonders wichtig ist die Prozesskontrolle: Eine im Offline24-Modus ausgestellte Rechnung muss grundsätzlich spätestens am nächsten Arbeitstag an KSeF übermittelt werden. Korrekturen hängen anschließend von der vergebenen KSeF-Nummer ab.

Können Unternehmen Anhänge wie Leistungsnachweise oder PDFs direkt mit einer KSeF-Rechnung versenden?

KSeF 2.0 unterstützt Anhänge, aber nicht als beliebige PDF-, Bild- oder Word-Dateien. Der KSeF-Anhang ist selbst strukturiert und XML-basiert, weil er als integraler Bestandteil der Rechnung behandelt wird. Nicht strukturierte Dokumente wie PDFs, Bilder oder sonstige Begleitunterlagen müssen weiterhin außerhalb von KSeF an den Geschäftspartner übermittelt werden.

Für Unternehmen mit umfangreichen Anhängen bedeutet das, dass sie zwischen steuerlich beziehungsweise fachlich strukturierten Rechnungsinformationen in KSeF und zusätzlichen Geschäftsdokumenten außerhalb des Systems unterscheiden müssen.

Wie funktionieren Rechnungen an ausländische Kunden, die KSeF nicht nutzen?

Eine Rechnung kann in Polen KSeF-pflichtig sein, obwohl der ausländische Empfänger selbst keinen regulären Zugang zum System nutzt. In solchen Fällen wird die Rechnung weiterhin in KSeF ausgestellt, dem Geschäftspartner aber zusätzlich auf einem vereinbarten Weg außerhalb des Systems bereitgestellt.

Dabei werden QR-Codes relevant. Sie ermöglichen dem Empfänger, die Rechnung zu verifizieren beziehungsweise auf die im KSeF gespeicherten Daten zuzugreifen. In bestimmten Offline-Szenarien werden zwei QR-Codes verwendet: einer zur Rechnungsverifikation und einer zur Bestätigung der Identität des Ausstellers.

Was passiert, wenn eine bereits in KSeF ausgestellte Rechnung fehlerhaft ist?

Eine Rechnung kann nach der Ausstellung in KSeF nicht bearbeitet, storniert oder gelöscht werden. Fehler müssen über eine Korrekturrechnung berichtigt werden.

Das ist besonders relevant für ERP-Prozesse. Unternehmen sollten vermeiden, dass Benutzer eine in KSeF bereits akzeptierte Rechnung intern einfach überschreiben. Ursprungsrechnung, KSeF-Nummer und Korrekturrechnung müssen nachvollziehbar miteinander verbunden bleiben. Bei Offline-Rechnungen muss die ursprüngliche Rechnung zudem zunächst an KSeF übermittelt und mit einer KSeF-Nummer versehen werden, bevor eine Korrektur dazu erstellt werden kann.

Wie sollten Unternehmen KSeF-Berechtigungen in größeren Organisationen organisieren?

KSeF funktioniert nicht nur über eine technische Schnittstelle, sondern auch über ein Berechtigungsmodell. Unternehmen müssen festlegen, welche Personen, Systeme oder Dienstleister Rechnungen ausstellen, abrufen oder Berechtigungen verwalten dürfen. KSeF 2.0 unterstützt dafür unter anderem Zertifikate, qualifizierte elektronische Signaturen beziehungsweise Siegel und unterschiedliche Rollen- und Zugriffsmodelle. Tokens können nur noch bis Ende 2026 zur Authentifizierung verwendet werden.

Für Unternehmensgruppen, Shared Services oder mehrere ERP-Systeme sollte das Berechtigungskonzept deshalb nicht erst beim technischen Go-live entstehen. Besonders wichtig ist die Trennung zwischen fachlichen Rollen, technischen Systemzugängen und administrativen Rechten.

Stand: September 2026. Grundlage sind die veröffentlichten Informationen des polnischen Finanzministeriums, der Krajowa Administracja Skarbowa und der offiziellen KSeF-Dokumentation zu KSeF 2.0 sowie den ersten nationalen ViDA-Anpassungen.