EDIFACT: Der universelle Nachrichtenstandard

Überblick

EDIFACT ist die Abkürzung für »Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport«, zu Deutsch »elektronischer Datenaustausch für Verwaltung, Handel und Transport«. Dies ist ein von der UN festgelegtes, weltweites Regelwerk für den zwischenbetrieblichen, elektronischen Datenaustausch zwischen zwei oder mehreren Geschäftspartnern.

Das Ziel von EDIFACT ist die Optimierung und Standardisierung des Datenflusses unter Geschäftspartnern (EDI Standards). Durch die Definition von einheitlichen Segmenten und Elementen, welche die Angaben der elektronischen Datei beschreiben und welche für die verschiedensten Belegarten (wie z. B. Rechnung, Bestellung, Lieferschein etc.) lediglich durch eine differenzierte Anordnung eingesetzt werden, wurde ein Standard für den weltweiten Einsatz geschaffen.

Da jedoch der Standard sehr umfangreich und für nahezu jeden Geschäftsvorfall und jede Branche geschaffen wurde, entwickelten sich daraus wieder Untergruppen, die sog. Subsets. Für die Branche Handel entstand daraus das Subset EANCOM, welches nur die absoluten Muss-Felder des EDIFACT-Standards und die brachenspezifischen Kann-Felder enthält. Durch die Bildung sogenannter Subsets sind die Nachrichten leichter zu handhaben und besser zu verstehen. Die nachfolgende Tabelle verschafft einen Überblick über die EDIFACT-Nachrichten.

Aufbau einer EDIFACT-Nachricht (EDIFACT Datei)

Die EDIFACT-Regeln basieren, wie jede Sprache, auf einem zu verwendenden Zeichensatz:

• dem Wortschatz (Datenelemente)
• und der Grammatik (Syntax).

Ausgehend von den Datenelementen, Datenelementgruppen und Segmenten der Syntax und den Richtlinien für die Entwicklung von Nachrichtentypen, werden weltweit anwendbare einheitliche Nachrichten geschaffen. Die Syntax enthält Regeln, nach denen unabhängig von verwendeter Hard- und Software, die zwischen den Kommunikationspartnern ausgetauschten Nachrichten einheitlich, also für alle Beteiligten gleich gut verständlich strukturiert werden können. Außerdem bietet die Syntax dem Anwender die Möglichkeit die Übertragungsdateien so zu reduzieren, dass nur die tatsächlich benötigten Inhalte übertragen werden.

Die Segmente und Datenelemente sind in ihrer Länge variabel. Ihr Inhalt muss im Gegensatz zu Datensätzen fester Länge nicht mit Leerzeichen oder Nullen gefüllt werden. Es werden nur die Segmente, Datenelementgruppen und Datenelemente übertragen, für die in der aktuellen Nachricht Inhalte vorhanden sind. Das führt zu deutlichen Einsparungen in der Datenübermittlung.

Die EDIFACT-Syntax

Diese EDIFACT Syntax Version definiert folgende Sachverhalte:

A) Verwendbare Zeichensätze

Welche Arten gibt es in den einzelnen Nachrichten? Zur Darstellung der Nachrichteninhalte werden zur Zeit zwei Zeichensätze definiert:

• Typ A: nur druckbare Zeichen
• Typ B: druckbare Zeichen und alle in der Datenkommunikation zulässigen Zeichen des 7- und 8-Bit-Codes.

B) EDIFACT-Datenelemente

Dies ist der Grundbaustein, der eine Information darstellt, z. B. die Artikelnummer. Ein Datenelement ist vergleichbar mit einem Datenfeld. Die Datenelemente stehen innerhalb eines Segments immer in einer fest definierten Reihenfolge. Anhand ihrer Position können sie im Segment identifiziert werden.

C) EDIFACT-Segmente

Dies ist die Zusammenfassung von logisch zusammenhängenden Datenelementen. Es ist vergleichbar mit einem Datensatz. Die Segmente stehen innerhalb einer Nachricht immer in der im Nachrichtenaufbaudiagramm definierten Reihenfolge.

D) EDIFACT-Nachrichten

Die Nachricht ist eine Zusammenfassung aller Segmente, die zur Darstellung eines Geschäftsvorfalls, z. B. einer Rechnung, erforderlich sind. Die Nachricht wird durch die Angaben im Nachrichtenkopfsegment (UNH) identifiziert. Sie wird mit dem Nachrichtenendsegment (UNT) abgeschlossen. Es werden nur solche Segmente übertragen, deren Datenelemente Inhalte aufweisen. Segmente, für die keine Information vorliegen, werden komplett weggelassen.

Der EDIFACT-Nachrichtenname »ORDERS D96 A« bedeutet, dass die Nachricht:

• Eine Bestellung ist »ORDERS«
• Der Buchstabe »D« steht für Draft (= Entwurf )
• »96« ist das Jahr, an welchem eine Änderung in dieser Nachricht vorgenommen wurde und
• »A« bedeutet in der ersten Jahreshälfte von 1996

Eine Nachrichtengruppe ist eine Zusammenfassung von Nachrichten gleicher Nachrichtenart, z. B. mehrere Lieferscheine, für den gleichen Empfänger.

Da jede Nachricht durch die Nachrichtenreferenznummer identifiziert wird, ist die Reihenfolge der Nachrichten innerhalb der Nachrichtengruppe beliebig. Die Identifikation der Nachrichtengruppe findet durch die Angaben im Kopfsegment UNG statt. Das Ende einer Nachrichtengruppe wird mit dem Endsegment UNE beschrieben.

E) EDIFACT-Übertragungsdatei

Dies ist eine Zusammenfassung von Nachrichten oder Nachrichtengruppen. Die Übertragungsdatei wird an einen Empfänger direkt versandt oder über ein Clearing-Center an mehrere Empfänger weitergeleitet. Da jede Nachrichtengruppe durch Absender- und Empfängerangaben und die Nachrichtenreferenznummer eindeutig ist, kann die Reihenfolge der Nachrichtengruppe innerhalb der Übertragungsdatei beliebig sein. Sie wird durch die Angaben im Nutzdatenkopfsegment (UNB) identifiziert und mit dem Nutzdatenendsegment (UNZ) beendet. Die Übertragungsdatei einer EDIFACT-Nachricht sieht folgendermaßen aus:

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